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        醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理PDCA理論應(yīng)用研究

        2019-09-10 07:22:44葛成霞
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2019年20期
        關(guān)鍵詞:質(zhì)量管理醫(yī)院

        摘 要:醫(yī)院的文書檔案管理一直是醫(yī)院檔案管理中的重要組成部分,隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生制度改革的逐步深入,文書檔案工作效率需要進(jìn)一步改進(jìn)和提升。本文介紹了醫(yī)院文書檔案在管理過程中出現(xiàn)的問題,并提出了運(yùn)用PDCA理論來幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)文書檔案質(zhì)量管理水平的全面提升,進(jìn)而為醫(yī)院的健康發(fā)展提供良好的支撐。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;文書檔案;質(zhì)量管理;PDCA;應(yīng)用

        醫(yī)院的檔案類別有很多,如文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等。醫(yī)院的文書檔案指的是醫(yī)院在公共衛(wèi)生服務(wù)和醫(yī)療服務(wù)中產(chǎn)生的原始記錄。主要包括:黨群、宣傳類,綜合類,組織人事類,勞動(dòng)工資類,基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)類,醫(yī)療、行政類和其他類。

        醫(yī)院文書檔案在內(nèi)容上具有專業(yè)性,在管理上具有綜合性。而由于文書檔案具有與其他檔案不一樣的特點(diǎn),因此,在保存和管理過程中具有階段性和相對的保密性。作為醫(yī)院的管理者和檔案管理的從業(yè)人員,應(yīng)該認(rèn)識(shí)到文書檔案對于醫(yī)院發(fā)展的重要價(jià)值和特殊意義,它是醫(yī)院管理和發(fā)展歷程的見證,是解決醫(yī)院各類糾紛問題的重要憑證,它能夠成為領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考,也可以為臨床研究提供數(shù)據(jù)支撐。然而,在醫(yī)院文書檔案管理過程中卻仍然存在一些問題亟待解決。

        一、醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題

        雖然文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分,對醫(yī)院的歷史和前途都有著非常重要的作用和意義,但在管理過程中,仍然存在著一些問題有待改進(jìn)。

        1.對文書檔案管理的重視程度不足。文書檔案只是醫(yī)院眾多類別檔案中的一種,一些醫(yī)院只重視與病例有關(guān)的業(yè)務(wù)檔案,對于文書檔案的重視程度不足,因此有疏于管理的現(xiàn)象。檔案的管理在一定程度上能反映出醫(yī)院的管理水平,有些醫(yī)院從上層領(lǐng)導(dǎo)開始就沒有把文書檔案管理和檔案部門的建設(shè)放在重要位置上,因此對于檔案部門的投入普遍不足,年預(yù)算中經(jīng)常把檔案的建設(shè)和需求放在最后。而有些醫(yī)院由于客觀條件限制,存放文書檔案的空間不夠,有些存放檔案的地方甚至出現(xiàn)潮濕、偏僻等檔案管理的大忌,檔案的安全無法得到保證。

        2.對文書檔案管理的制度建設(shè)不健全。醫(yī)院的文書檔案的管理制度建設(shè)無法跟上醫(yī)院的發(fā)展腳步。部分醫(yī)院的科室在收悉上級下發(fā)的文件或其他檔案材料時(shí),不能做到及時(shí)歸檔整理,甚至有時(shí)為了查詢應(yīng)用方便,就放置于本科室內(nèi),未能按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。醫(yī)院本身的檔案管理制度不健全會(huì)導(dǎo)致文書檔案的散亂、丟失。

        3.文書檔案管理的信息化程度不高。傳統(tǒng)的文書檔案都是紙質(zhì)檔案,并且在查詢上使用的是人工翻找,這樣的方式效率低,還占用了人員。雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展,越來越多的醫(yī)院都采用了現(xiàn)代化的信息手段進(jìn)行檔案的管理,然而,之前保存的紙質(zhì)檔案依然沒有全部影像化轉(zhuǎn)為電子檔案,在需要查詢的時(shí)候依然需要占用大量的人力,而且速度慢、效率低。此外,不少醫(yī)院的檔案管理設(shè)備還未到位,檔案的信息化建設(shè)程度堪憂。

        4.文書檔案的管理人員專業(yè)性不強(qiáng)。文書檔案的管理人員多為辦公室的行政人員,而這些人員基本上都不是專職從事檔案工作的,而且沒有進(jìn)行過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí),對檔案管理制度的了解程度有限,且檔案意識(shí)還不夠。甚至有些醫(yī)院的專門負(fù)責(zé)文書檔案的檔案部門人員都是非專業(yè)化出身,對檔案管理認(rèn)識(shí)還停留在“簡單、不是技術(shù)活兒、誰都能干”的觀念上,專業(yè)性較弱,再加上培訓(xùn)制度和培訓(xùn)教育跟不上,導(dǎo)致檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)化水平亟待提升。

        二、PDCA理論概述

        PDCA循環(huán)又稱戴明環(huán),它是有“統(tǒng)計(jì)質(zhì)量控制之父”之稱的著名統(tǒng)計(jì)學(xué)家休哈特首先提出的,后由管理學(xué)家戴明采納、宣傳,獲得普及。它是全面質(zhì)量管理的思想基礎(chǔ)和方法依據(jù),是一個(gè)使質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)的模型。PDCA循環(huán)包含4個(gè)步驟P(plan)計(jì)劃、D(do)執(zhí)行、C(check)檢查、A(action)處理,這4個(gè)步驟循環(huán)往復(fù),周而復(fù)始,最終達(dá)到促進(jìn)和優(yōu)化質(zhì)量管理的目標(biāo)。其中P階段指的是工作計(jì)劃和目標(biāo)的確定;D階段為具體開始按照P階段的計(jì)劃開始運(yùn)行;C階段為總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果,分析問題,明確效果;A階段為行動(dòng)改進(jìn),對C階段產(chǎn)生的效果進(jìn)行處理,好的經(jīng)驗(yàn)持續(xù)推廣,失敗的教訓(xùn)進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)持續(xù)改進(jìn)。

        三、PDCA理論在醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理中的探索應(yīng)用

        為了能夠改善和提升醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量,提升工作效率,更好地為醫(yī)院、醫(yī)生、病患等相關(guān)人員服務(wù),本研究利用全面質(zhì)量管理中的質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)模型——戴明環(huán),來嘗試解決相關(guān)問題,保證文書檔案的管理質(zhì)量,增強(qiáng)醫(yī)院檔案的管理水平。

        1.P階段。第一階段為P(計(jì)劃)階段。通過對目前醫(yī)院文書檔案管理過程中出現(xiàn)問題的分析,可以發(fā)現(xiàn)問題集中在觀念、制度、技術(shù)、人員4個(gè)方面。因此,在制定解決方案時(shí)要從這4個(gè)方面入手。第一,要在觀念上予以重視,加大投入。第二,要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況,對相關(guān)制度進(jìn)行完善,保障工作人員在工作中有法可依、有章可循。第三,要加強(qiáng)信息化建設(shè),盡可能完善電子檔案,為有需要的人員方便快速獲取檔案提供保證。第四,要建設(shè)專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。

        2.D階段。在重視程度上,醫(yī)院要開展檔案管理會(huì)議,從管理層到工作人員都必須認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)和文獻(xiàn)資料,加強(qiáng)對檔案特別是文書檔案管理的重視程度。建立檔案意識(shí),培養(yǎng)檔案管理的習(xí)慣,將檔案管理也納入到醫(yī)院所有工作人員的工作事項(xiàng)和崗位職責(zé)中,從而形成全員都參與到文書檔案管理的工作氛圍。醫(yī)院要在人、財(cái)、物上為檔案管理部門配備齊全,切實(shí)將檔案管理納入醫(yī)院重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目中。加大對于文書檔案管理的專項(xiàng)投入力度,改善檔案管理環(huán)境,增強(qiáng)軟硬件設(shè)施的改進(jìn)和提升,加快檔案信息化進(jìn)程。

        在制度建設(shè)上,要切實(shí)結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》《電子檔案管理辦法》《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》等與文書檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)條文,制定符合本院實(shí)際的檔案制度體系,進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理與流程操作,使之更加規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí),還要及時(shí)規(guī)范文書檔案的存儲(chǔ)類別,哪些哪類檔案需要及時(shí)歸檔,如何歸檔,責(zé)任人是誰,都要在檔案管理責(zé)任制中體現(xiàn)出來,細(xì)化每個(gè)職責(zé),切實(shí)落實(shí)制度要求,以此提升檔案管理效率。

        在信息技術(shù)上,及時(shí)配備電腦、掃描儀等儀器,盡快完成電子檔案的錄入和整理,將能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔的文書檔案在短時(shí)間內(nèi)全部轉(zhuǎn)化為電子檔案。對沒有轉(zhuǎn)化為電子檔案的文書檔案要妥善保管,同時(shí)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙軌制運(yùn)行,保證文書檔案的存檔安全。要依靠信息技術(shù)建立檔案管理平臺(tái),在對文書檔案加強(qiáng)管理的同時(shí),提升醫(yī)院整體的檔案管理技術(shù)水平。此外,要特別注重對檔案管理技術(shù)方面的創(chuàng)新和新技術(shù)的應(yīng)用。尤其是在大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天,要讓醫(yī)院的文書檔案“活起來”,切實(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用和價(jià)值,要關(guān)注并不斷引入最新的檔案管理技術(shù),如“區(qū)塊鏈+量子加密”技術(shù),對需要進(jìn)行保密的文件進(jìn)行加密,保證檔案信息安全。

        在人員隊(duì)伍上,要做到“進(jìn)人才、重培養(yǎng)”。對從事檔案管理的人員要求具有檔案管理專業(yè)背景,并實(shí)行專業(yè)化管理,同時(shí)在引進(jìn)檔案管理專業(yè)人員的基礎(chǔ)上,更要重視本院專兼職檔案人員的培養(yǎng)和培訓(xùn),定期舉辦培訓(xùn)課程或講座,讓他們了解并認(rèn)識(shí)到檔案工作的必要性,提升他們的政治覺悟、專業(yè)能力和技術(shù)水平,從而加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的整體實(shí)力和綜合素質(zhì)。

        3.C階段。在按照D階段進(jìn)行完畢之后,醫(yī)院要組成專門的檢查小組,對檔案管理工作,特別是文書檔案管理提升的成效進(jìn)行調(diào)研和分析,搜集第一手的資料進(jìn)行整理,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)提出在該階段過程中發(fā)現(xiàn)的新問題,準(zhǔn)備進(jìn)入下一階段中。

        4.A階段。在這一階段中,醫(yī)院要對之前明確的新問題進(jìn)行解決,好的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)推廣,待解決的問題尋求解決途徑,做好計(jì)劃,隨時(shí)進(jìn)入下一個(gè)新的循環(huán),周而復(fù)始,直至所有問題都被解決。

        在PDCA循環(huán)中,醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量改善和提升過程將會(huì)變得非常清晰,醫(yī)院的管理人員能夠非常明顯地感受到文書檔案管理水平的增強(qiáng)。通過PDCA循環(huán),醫(yī)院能夠達(dá)到檢驗(yàn)文書檔案管理過程中出現(xiàn)的問題,并及時(shí)地加以解決的目的,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),持續(xù)應(yīng)用該循環(huán)進(jìn)行改進(jìn)提升,同時(shí)引入新技術(shù),加強(qiáng)檔案整理、檔案數(shù)字化加工的速度和水平,提升檔案管理效果。

        四、結(jié)束語

        衛(wèi)生部將檔案管理晉級達(dá)標(biāo)作為醫(yī)院等級評審申報(bào)的必要條件,由此可見檔案管理工作的重要性。而醫(yī)院的文書檔案由于保留著醫(yī)院重要的歷史記錄和臨床科研記錄,所以它在一定程度上能夠反應(yīng)醫(yī)院的歷史文化和運(yùn)營情況。通過將PDCA循環(huán)引入到醫(yī)院文書檔案管理中,解決醫(yī)院文書檔案管理混亂的情況,這對于醫(yī)院提升綜合管理能力和管理科學(xué)化、規(guī)范化是大有裨益的。特別要在這個(gè)過程中重視并加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),突破檔案管理瓶頸,挖掘文書檔案的內(nèi)在價(jià)值,充分發(fā)揮文書檔案應(yīng)有的作用,切實(shí)為醫(yī)院的綜合管理水平提升提供幫助。此外,在大的PDCA循環(huán)的每個(gè)階段還可進(jìn)行小型的PDCA循環(huán),進(jìn)一步細(xì)化文書檔案管理的流程,解決一些細(xì)節(jié)問題,從各個(gè)部分持續(xù)提升文書檔案管理的專業(yè)化程度、辦事效率和利用率。

        參考文獻(xiàn):

        [1]孫芳麗.醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理PDCA理論應(yīng)用研究[J]. 蘭臺(tái)內(nèi)外,2018(04):67-68.

        [2]大數(shù)據(jù)讓檔案“活”起來:用區(qū)塊鏈技術(shù)防篡改,用量子加密技術(shù)防盜竊[EB/OL].(2019-05-27).?http://www.sohu.com/a/316788705_119665.

        [3]許愛德,苗翠玲,潘曉楓.PDCA循環(huán)原理在推動(dòng)醫(yī)院文書檔案規(guī)范管理中的初步探索運(yùn)用[J].中國農(nóng)村衛(wèi)生,2013(12):45-46.

        作者簡介:葛成霞(1979-),女,漢,籍貫:山東濱州市,本科學(xué)歷,館員,辦公室主任,研究方向:檔案管理。

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