孔晨　葉仙蓉

[摘要] 推行辦公自動(dòng)化（OA）是科研機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代的必然選擇。目前，科研機(jī)構(gòu)OA建設(shè)在工作方式、思維模式、需求分析、整體規(guī)劃、推廣力度以及安全性上都存在一定的問(wèn)題。根據(jù)我所建設(shè)及實(shí)施OA系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)上述難點(diǎn)提出了加強(qiáng)各部門(mén)重視、建立健全相適應(yīng)的制度、重視軟件二次開(kāi)發(fā)、加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)及普通用戶培訓(xùn)、有步驟分階段推行OA并確保系統(tǒng)安全的解決措施。

[關(guān)鍵詞] 科研機(jī)構(gòu);辦公自動(dòng)化系統(tǒng);難點(diǎn);對(duì)策

[中圖分類號(hào)] R197.323? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ? ? ? ? [文章編號(hào)] 1673-7210（2019）06（a）-0167-04

Problems and countermeasures analysis of research institution office automation system

KONG Chen? ?YE Xianrong

Institute of Materia Medica， Chinese Academy of Medical Sciences & Peking Union Medical College， Beijing? ?100050， China

[Abstract] It is an inevitable choice to carry out office automation （OA） for scientific research institutions in the information age. There are a number of drawbacks in the current office automation construction of research institutions in terms of working methods， thinking patterns， need analysis， overall planning， promotion effort， and security as well. According to our experiences of the office automation construction of OA system in writer′s unit， it is proposed that office automation construction of research institution needs to focus on improving the attention of every department， establishing the system applicable to the office automation system， emphasizing on the secondary software development， strengthening the training of talents and normal users， implementing office automation in stages and steps， and to ensure the system security.

[Key words] Research institution; Office automation system; Problems; Countermeasures

OA系統(tǒng)全稱為Office Automation System，即辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，是20世紀(jì)70年代出現(xiàn)的日常管理應(yīng)用系統(tǒng)。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以及我國(guó)工業(yè)化與信息化“兩化融合”的逐步實(shí)現(xiàn)，實(shí)施辦公自動(dòng)化受到政府部門(mén)和企事業(yè)單位的高度重視，OA系統(tǒng)應(yīng)用的范圍也越來(lái)越廣泛。通過(guò)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)一步融合，OA系統(tǒng)在辦公管理中的應(yīng)用也得到進(jìn)一步推廣，使無(wú)紙化辦公成為了可能[1]?？蒲袡C(jī)構(gòu)是建設(shè)創(chuàng)新型國(guó)家的重要力量，提高科研機(jī)構(gòu)的管理水平和工作效率、建設(shè)科研機(jī)構(gòu)的OA系統(tǒng)勢(shì)在必行，因此從事這方面的探索及研究極具意義[2]。

本文結(jié)合中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥物研究所（以下簡(jiǎn)稱“我所”）OA系統(tǒng)的實(shí)際建設(shè)情況及運(yùn)行現(xiàn)狀，回避技術(shù)性因素，從管理角度剖析了系統(tǒng)建設(shè)及實(shí)施過(guò)程中存在的一些共性問(wèn)題，提出一些行之有效的解決方法，以期能對(duì)科研機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)工作有所裨益。

我所作為國(guó)家重點(diǎn)藥物研究機(jī)構(gòu)之一，于2014年引進(jìn)OA系統(tǒng)，現(xiàn)正在全所范圍內(nèi)推行使用。該系統(tǒng)由我所信息中心與萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限公司聯(lián)合開(kāi)發(fā)，包含了信息管理平臺(tái)、工作流程平臺(tái)、公文管理平臺(tái)、科研辦公平臺(tái)、個(gè)人辦公平臺(tái)等內(nèi)容，同時(shí)還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索和統(tǒng)計(jì)，并設(shè)有站內(nèi)通知公告欄及內(nèi)部郵件。這些設(shè)置基本涵蓋了科研機(jī)構(gòu)行政管理的方方面面。此外，萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)公司還為我所開(kāi)發(fā)了移動(dòng)終端應(yīng)用軟件，以便用戶不受到時(shí)間和空間限制，利用手機(jī)app真正做到移動(dòng)辦公。為了更好地推廣使用OA系統(tǒng)，各課題組設(shè)置了科研財(cái)務(wù)助理崗位，協(xié)助課題組相關(guān)業(yè)務(wù)的辦理。

1 科研機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的難點(diǎn)分析

1.1 傳統(tǒng)工作方式的干擾

科研機(jī)構(gòu)辦公自動(dòng)化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要的不僅僅是資金、技術(shù)上的支持，更為重要的是所有使用者（包括領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)管理人員以及科研工作者）的通力協(xié)作。通過(guò)筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多機(jī)構(gòu)在OA系統(tǒng)試運(yùn)行初期會(huì)有一些“通病”。如：某些部門(mén)依舊習(xí)慣傳統(tǒng)手工辦公方式，不按照自動(dòng)化辦公的要求進(jìn)行管理，使無(wú)紙化辦公成為空談，反而大大增加了相關(guān)工作人員的工作量;有一些人雖然不反對(duì)建設(shè)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，但在實(shí)際工作中卻不使用，仍舊一意孤行我行我素，嚴(yán)重影響了OA系統(tǒng)的使用率;個(gè)別部門(mén)有自己獨(dú)立的辦公軟件，不能為全局著想，一味固守自己的一方“領(lǐng)地”，導(dǎo)致很多工作流程無(wú)法順利完成;還存在一些“先辦事，后補(bǔ)流程”的不規(guī)范現(xiàn)象，在一定程度上阻礙了OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

1.2 固有思維模式的影響

人們都有一種思維慣性，面對(duì)新鮮事物時(shí)總是依賴舊有的思維模式，尤其是年長(zhǎng)者對(duì)于改變往往缺少主觀能動(dòng)性。而自動(dòng)化辦公恰恰是一個(gè)全新的理念，是信息化社會(huì)的重要標(biāo)志，如果不及時(shí)轉(zhuǎn)變思想，很難理解和適應(yīng)先進(jìn)的OA系統(tǒng)，更遑論信息飛速發(fā)展的新時(shí)代。OA的開(kāi)展是人際互動(dòng)到人機(jī)互動(dòng)工作模式的重大變革，它挑戰(zhàn)了人們的傳統(tǒng)觀念和慣性思維[3]。在科研機(jī)構(gòu)中行政管理發(fā)展緩慢，很多年來(lái)一成不變，早已形成的工作流程“深入人心”，再加上老中青三代科研工作者計(jì)算機(jī)水平參差不齊，對(duì)待新事物的接受能力[4]、適應(yīng)能力亦各不相同，因此很容易形成不愿改變現(xiàn)狀的抵觸情緒和畏難思想。

1.3 系統(tǒng)建設(shè)需求不明確

OA系統(tǒng)建設(shè)主體的不同，很大程度上影響著系統(tǒng)應(yīng)用的全面性和準(zhǔn)確性。很多科研機(jī)構(gòu)在建設(shè)系統(tǒng)時(shí)不完全了解自身需求，只能摸著石頭過(guò)河[5]。研發(fā)初期進(jìn)行需求調(diào)研時(shí)，往往是研發(fā)公司的技術(shù)人員與各行政職能部門(mén)的管理人員直接對(duì)接，由于技術(shù)人員精通代碼編寫(xiě)而缺乏相關(guān)管理知識(shí)，在很大程度上導(dǎo)致設(shè)計(jì)的流程與實(shí)際管理需求脫節(jié)，系統(tǒng)功能不健全，無(wú)法滿足日常辦公及管理的需求。此外，很容易出現(xiàn)一味地求全貪多，擴(kuò)充不必要的功能模塊，但在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中使用率極低，造成一定程度的資源浪費(fèi)。目標(biāo)和規(guī)劃不夠明確詳盡，沒(méi)有形成高效的溝通和信息反饋機(jī)制，需求論證亦不夠充分，從而導(dǎo)致功能模塊、系統(tǒng)擴(kuò)展性及兼容性等欠缺，以至于使用一段時(shí)間后發(fā)現(xiàn)難以應(yīng)對(duì)用戶需求的變化[6]，這些均是前期需求分析沒(méi)有把好關(guān)的結(jié)果。需求分析工作是軟件開(kāi)發(fā)的首要環(huán)節(jié)，它不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的技術(shù)行為，同時(shí)還是一個(gè)管理行為，它是管理與技術(shù)交互作用的行為，輕視任何一方都將導(dǎo)致需求分析的不徹底，必定會(huì)為后期系統(tǒng)功能模塊的使用及升級(jí)留下隱患[7]。

1.4 系統(tǒng)缺乏整體規(guī)劃

科研機(jī)構(gòu)行政部門(mén)的職能定位是為所有科研工作者提供服務(wù)和幫助的，確保其科研工作沒(méi)有后顧之憂。顯而易見(jiàn)，他們希望得到無(wú)縫鏈接的“一站式服務(wù)”，而不是各管理部門(mén)“各具特色”的工作系統(tǒng)，如煙囪林立般的局面。而很多科研機(jī)構(gòu)目前的現(xiàn)狀恰恰是各部門(mén)缺乏聯(lián)系，形成了信息孤島[8]，數(shù)據(jù)資源浪費(fèi)嚴(yán)重，系統(tǒng)自動(dòng)化建設(shè)成為空談。因此能否統(tǒng)籌安排各部門(mén)工作流程，把條塊分割的各種業(yè)務(wù)建立起聯(lián)系變得至關(guān)重要。只有對(duì)系統(tǒng)做出整體規(guī)劃，才能避免各職能部門(mén)需求重復(fù)或者無(wú)法兼容，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的最大共享，進(jìn)而提高辦公效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮自動(dòng)化辦公的強(qiáng)勢(shì)功能。此外，要以發(fā)展眼光看待未來(lái)用戶數(shù)量、需求動(dòng)態(tài)增長(zhǎng)等情況，為系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)留下接口，否則將出現(xiàn)前后建設(shè)的新舊功能模塊無(wú)法兼容，使重新開(kāi)發(fā)系統(tǒng)或更新原有系統(tǒng)處于進(jìn)退維谷的境地，這也是缺乏整體規(guī)劃的一種表現(xiàn)[6]。

1.5 系統(tǒng)推廣及實(shí)施力度不足

OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完畢并沒(méi)有大功告成，只是萬(wàn)里長(zhǎng)征第一步，更為重要的是得到用戶的認(rèn)可。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，很多科研機(jī)構(gòu)感到推廣OA系統(tǒng)具有相當(dāng)難度，主要表現(xiàn)在系統(tǒng)試運(yùn)行后人們?nèi)匀灰揽總鹘y(tǒng)辦公模式，用戶數(shù)量有限，系統(tǒng)利用率較低。這樣導(dǎo)致的結(jié)果是很難發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的問(wèn)題，不利于系統(tǒng)的修改完善，久而久之形成惡性循環(huán)，用戶體驗(yàn)不佳，并沒(méi)有感受到OA系統(tǒng)的方便快捷，隨之回歸到低效但駕輕就熟的老辦法，最后使得重金開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)成了擺設(shè)。我所科研工作者在使用初期曾遇到各種各樣的問(wèn)題，積極性嚴(yán)重受挫，這時(shí)各個(gè)職能部門(mén)（特別是負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)后期運(yùn)行維護(hù)的信息中心）耐心細(xì)致地做好推廣工作，及時(shí)記錄存在的問(wèn)題向開(kāi)發(fā)公司反饋，并提出優(yōu)化建議，使系統(tǒng)更加簡(jiǎn)便易操作，也更加合理規(guī)范。

1.6 系統(tǒng)的安全性[9]

網(wǎng)絡(luò)OA建設(shè)會(huì)使科研機(jī)構(gòu)的各類信息（如項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、科研協(xié)議、專利等）在一定范圍內(nèi)處于開(kāi)放狀態(tài)，由于傳輸、處理、存儲(chǔ)的內(nèi)容具有很高的學(xué)術(shù)價(jià)值和一定的保密性，可能成為黑客、惡意程序或計(jì)算機(jī)病毒攻擊的目標(biāo)，如果直接與Internet相連的辦公系統(tǒng)存在漏洞，信息安全將很難保障。因此在OA建設(shè)的過(guò)程中，一方面要切實(shí)加強(qiáng)全體管理人員和科研工作者的保密意識(shí);另一方面要通過(guò)數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過(guò)身份驗(yàn)證、設(shè)置審核權(quán)限等方式保證合法用戶的使用，從而在保證OA系統(tǒng)安全的前提下，使其得以有效運(yùn)行[10]。

2 科研機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的管理對(duì)策

2.1 提高各部門(mén)對(duì)OA系統(tǒng)的重視

眾所周知，科研機(jī)構(gòu)OA系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施是一項(xiàng)極其復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，綜合性很強(qiáng)。它涉及到軟硬件設(shè)備的迭代更新，科研人員和管理人員思維方式、工作方式的巨大改變，以及科研機(jī)構(gòu)方方面面的工作。因此，要深切理解OA系統(tǒng)不是一個(gè)人或一個(gè)部門(mén)的事，必須得到所有科研工作者、各職能部門(mén)管理人員，特別是領(lǐng)導(dǎo)的積極配合與支持。當(dāng)然，系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施更離不開(kāi)經(jīng)費(fèi)和設(shè)備的支撐，只有各部門(mén)統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)提高重視程度[11]，自動(dòng)化辦公所需條件等問(wèn)題才會(huì)迎刃而解。

2.2 建立健全與管理OA相適應(yīng)的制度

OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行有賴于完善的管理制度。系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，必須有一種制度對(duì)人的行為進(jìn)行約束和管理，才能保證所有使用者都能夠正確規(guī)范地使用該系統(tǒng)，以確保OA在行政管理工作中的真正實(shí)現(xiàn)[12]。因此，各機(jī)構(gòu)都應(yīng)建立健全的、符合自身實(shí)際情況的規(guī)章制度，規(guī)避傳統(tǒng)行政管理模式人工操作為主導(dǎo)，帶來(lái)的隨意性以及潛在的不合規(guī)的可能性，從而使得科研機(jī)構(gòu)的行政管理更加透明、更加科學(xué)。規(guī)章制度應(yīng)該包括業(yè)務(wù)流程、人員職責(zé)、管理辦法等方面的內(nèi)容，明確科研人員的操作規(guī)范、行政管理人員的崗位職責(zé)以及領(lǐng)導(dǎo)的審核權(quán)限，責(zé)任分工細(xì)化到部門(mén)和個(gè)人，既提高辦事效率，也讓每個(gè)人的行為有章可循，還避免出現(xiàn)問(wèn)題后的相互推諉，從而使得整個(gè)OA系統(tǒng)能有效、安全運(yùn)營(yíng)。

2.3 重視軟件二次開(kāi)發(fā)

從OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)方面來(lái)說(shuō)，一是應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)周期較長(zhǎng)，而開(kāi)發(fā)好的應(yīng)用軟件從真正投入使用到全面推廣運(yùn)行至少需要1～3年的時(shí)間。因此，在該軟件真正開(kāi)始使用時(shí)，其需求可能已經(jīng)發(fā)生了變化，這樣就有必要對(duì)軟件進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)[12]。二是軟件開(kāi)發(fā)時(shí)，人們無(wú)法窮盡所有情況，在使用過(guò)程中各種問(wèn)題會(huì)逐步顯露出來(lái)，因此應(yīng)用軟件的升級(jí)或更新很有必要[12]。綜上所述，在OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)之初就必須充分考慮系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)，為系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)預(yù)留接口，以便將來(lái)系統(tǒng)平穩(wěn)地?cái)U(kuò)展和升級(jí)[13]。2018年技術(shù)公司對(duì)我所原OA系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，調(diào)試測(cè)試系統(tǒng)，優(yōu)化原有流程及修訂補(bǔ)丁，保證原有功能包括模塊之間的相互關(guān)聯(lián)。同時(shí)基于升級(jí)后系統(tǒng)進(jìn)行了需求擴(kuò)充，包括流程、門(mén)戶、信息、文檔資料管理等。此外，部署報(bào)表系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)14個(gè)報(bào)表的開(kāi)發(fā)，并與OA系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)以O(shè)A系統(tǒng)為基礎(chǔ)的統(tǒng)一身份認(rèn)證。在系統(tǒng)的二次開(kāi)發(fā)過(guò)程中，我們得到的經(jīng)驗(yàn)是不要追求大而全的“航空母艦”式系統(tǒng)，不盲目開(kāi)發(fā)華而不實(shí)的應(yīng)用模塊，而是允許產(chǎn)品的迭代發(fā)展[14]。

2.4 加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)人才、培訓(xùn)終端用戶

OA是一門(mén)綜合性的科學(xué)技術(shù)，其建設(shè)與應(yīng)用涉及多學(xué)科知識(shí)，因此對(duì)人員的綜合能力和專業(yè)知識(shí)都提出了較高的要求。在建設(shè)和使用OA系統(tǒng)過(guò)程中或多或少會(huì)遇到一些技術(shù)難題，需要有專業(yè)的人才，特別是對(duì)技術(shù)和管理都精通的綜合型人才。所以，在OA系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，就應(yīng)在技術(shù)公司的幫助下培養(yǎng)一支后期能夠運(yùn)行、維護(hù)平臺(tái)的專業(yè)隊(duì)伍[15-16]，熟悉模塊功能，熟練掌握軟件工具，在系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)及時(shí)分析和處理。更重要的是，還要針對(duì)系統(tǒng)的終端用戶進(jìn)行操作培訓(xùn)，包括科研工作者、各職能部門(mén)管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)等，由于他們是使用OA系統(tǒng)最頻繁的人群，且年齡、接受能力、計(jì)算機(jī)水平大相徑庭，必須開(kāi)展更細(xì)化、更有針對(duì)性的培訓(xùn)，包括詳細(xì)介紹相關(guān)窗口、功能按鈕、字段含義、流程運(yùn)轉(zhuǎn)、信息安全等內(nèi)容，同時(shí)采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題交替進(jìn)行的方式，以掃清用戶技術(shù)上和操作上的障礙。

2.5 有步驟分階段推行OA

在OA系統(tǒng)建立運(yùn)行初期，需要統(tǒng)籌規(guī)劃，有步驟分階段地推行，切實(shí)做好傳統(tǒng)辦公與自動(dòng)化辦公的銜接與過(guò)渡[17]。這里列出我所的幾個(gè)案列：①由于目前公文的法定效力只有在紙質(zhì)文件上呈現(xiàn)才能得到公認(rèn)，所以審批用印流程雖然可以通過(guò)OA系統(tǒng)來(lái)完成，但最終的公文仍通過(guò)紙質(zhì)形式來(lái)保存，這種即OA系統(tǒng)和傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)并存的情況，就需要做好傳統(tǒng)文檔的管理工作。②合同審批流程（圖1）較長(zhǎng)且復(fù)雜，在OA系統(tǒng)試運(yùn)行階段，實(shí)行雙軌制[18]，即紙質(zhì)審批單與電子審批單同時(shí)流轉(zhuǎn)，逐步在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中完善流程，從而將系統(tǒng)調(diào)試到最佳狀態(tài)，努力把問(wèn)題基本消除在試運(yùn)行階段，一段時(shí)間后使用OA系統(tǒng)電子審批全面取代線下紙質(zhì)審批的流轉(zhuǎn)。③OA系統(tǒng)初步建立時(shí)選取科研處作為“試點(diǎn)部門(mén)”，技術(shù)公司開(kāi)發(fā)了一系列具有代表性的功能模塊，所內(nèi)科研人員、管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)逐漸熟悉各種操作流程，并感受到自動(dòng)化辦公的方便快捷與簡(jiǎn)單靈活?？蒲腥藛T不必拿著審批單在不同辦公室之間奔走，管理人員不必挨個(gè)打電話反饋審批意見(jiàn)，領(lǐng)導(dǎo)也不必不停簽字或是在出差中擔(dān)心文件無(wú)法簽發(fā)。當(dāng)所有人開(kāi)始依賴OA系統(tǒng)辦公時(shí)，又陸續(xù)開(kāi)發(fā)了其他職能部門(mén)的工作流程，使得現(xiàn)在的OA系統(tǒng)更加強(qiáng)大更加完整，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享[19]、協(xié)同辦公。

2.6 確保系統(tǒng)安全

習(xí)總書(shū)記指出：“網(wǎng)絡(luò)安全和信息化是一體之兩翼、驅(qū)動(dòng)之雙輪，必須統(tǒng)一謀劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一推進(jìn)、統(tǒng)一實(shí)施[14]。”移動(dòng)互聯(lián)環(huán)境下的OA系統(tǒng)面臨著更加錯(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。因此OA系統(tǒng)的安全性問(wèn)題應(yīng)該放在首要的位置，要針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的不同階段設(shè)置針對(duì)性的防護(hù)措施，做到對(duì)信息的有效保護(hù)。一方面對(duì)硬件采取一系列的安全措施，另一方面在軟件上針對(duì)不同權(quán)限用戶進(jìn)行訪問(wèn)權(quán)限的分級(jí)設(shè)置，如我所就劃分了普通科研人員、課題組長(zhǎng)、普通管理人員、管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)導(dǎo)等層級(jí)，用戶只能根據(jù)自己的權(quán)限對(duì)OA系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行操作，從而達(dá)到各級(jí)數(shù)據(jù)安全的目的。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)中心建立了詳細(xì)的系統(tǒng)安全日志，記錄所有訪問(wèn)該系統(tǒng)的用戶;對(duì)IP地址屏蔽進(jìn)行設(shè)置（只允許內(nèi)網(wǎng)登陸）、最大登錄失敗次數(shù)[20]等安全選項(xiàng)。此外加強(qiáng)對(duì)人為因素影響的控制，開(kāi)展用戶安全知識(shí)培訓(xùn)等，比如涉密文件決不能在OA系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)。

3 結(jié)語(yǔ)

OA系統(tǒng)于20世紀(jì)60年代由美國(guó)提出，經(jīng)歷了從最初以辦公文件處理為核心到當(dāng)前的Web提供的標(biāo)準(zhǔn)信息集成平臺(tái)，其發(fā)展歷程可以簡(jiǎn)單地分為文件型、流程型、知識(shí)型、大數(shù)據(jù)時(shí)代[15]。傳統(tǒng)OA系統(tǒng)建設(shè)中，關(guān)注的熱點(diǎn)一直是數(shù)據(jù)傳遞、流程控制的自動(dòng)化，為事務(wù)而事務(wù)，較少有人重視OA系統(tǒng)的知識(shí)管理和數(shù)據(jù)分析潛能[11]。我所正在嘗試?yán)肙A系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一定程度的知識(shí)管理和數(shù)據(jù)分析，深入挖掘出數(shù)據(jù)背后的信息，充分利用這些數(shù)據(jù)所帶來(lái)的價(jià)值。這就要求OA系統(tǒng)能夠具備處理、分析大數(shù)據(jù)的功能。目前正在與技術(shù)公司探討如何結(jié)合大數(shù)據(jù)分析手段，對(duì)平臺(tái)數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)鍵參數(shù)的趨勢(shì)發(fā)展分析與評(píng)價(jià)，從而為決策者提供科學(xué)數(shù)據(jù)支撐，以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息與知識(shí)的自動(dòng)化管理與利用。

OA系統(tǒng)作為科研機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)的重要標(biāo)志，正處于不斷發(fā)展的階段。雖然在建設(shè)實(shí)施過(guò)程中遇到不少問(wèn)題，但隨著人們對(duì)自動(dòng)化辦公的需求日益增長(zhǎng)，通過(guò)不斷改進(jìn)管理方法、更新管理理念，OA系統(tǒng)必能全面取代傳統(tǒng)工作方式，廣泛應(yīng)用到科研機(jī)構(gòu)實(shí)際管理當(dāng)中，發(fā)揮出應(yīng)用的作用。通過(guò)OA系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)資源，帶來(lái)更有效準(zhǔn)確的管理，更周到全面的服務(wù)，更科學(xué)合理的決策，從而為全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（收稿日期：2018-11-23? 本文編輯：蘇? ?暢）