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        電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

        2019-08-30 08:27:29姜立新
        求知導(dǎo)刊 2019年13期
        關(guān)鍵詞:電子檔案管理電子政務(wù)

        摘 要:從文件連續(xù)體理論來(lái)看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系,其實(shí)無(wú)論是狹義的還是廣義的,電子政務(wù)都離不開電子檔案的管理。傳統(tǒng)的檔案管理理念轉(zhuǎn)變,不能再完全依賴于曾經(jīng)的管理體制,檔案管理的工作人員應(yīng)該更新現(xiàn)有的管理知識(shí),制定新的電子檔案來(lái)適應(yīng)電子政務(wù)的建設(shè)和發(fā)展。文章通過(guò)研究文件連續(xù)理論等方面,對(duì)電子政務(wù)和電子檔案管理進(jìn)行探析。

        關(guān)鍵詞:電子政務(wù);電子檔案管理;文件連續(xù)體理論

        一、從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系

        其實(shí)電子商務(wù)與電子檔案的管理,一直都是相輔相成的關(guān)系。而當(dāng)代的文件管理所依據(jù)的一個(gè)重要理論就是文件連續(xù)理論。這種理論起源于20世紀(jì),是繼傳統(tǒng)的文件生命周期理論以后,升級(jí)和進(jìn)步的、被國(guó)際檔案界所廣泛接受的文件管理理論。這個(gè)理論最核心的思想是文件逐漸隨著時(shí)代的發(fā)展演變?yōu)闄n案的一個(gè)過(guò)程,這個(gè)過(guò)程是連續(xù)的、一致的。

        根據(jù)文件連續(xù)體理論,文件管理者與檔案工作者可以在任何時(shí)候、任何階段,即使文件在不斷變動(dòng)和運(yùn)動(dòng)中,也能進(jìn)行管理,以達(dá)到他們各自的、又很協(xié)調(diào)一致的目的。這樣,檔案的管理者也能夠在文件管理系統(tǒng)中隨時(shí)介入,對(duì)文件進(jìn)行鑒定、檢查、審核。在這個(gè)過(guò)程中,能確保文件不丟失,甚至在長(zhǎng)期的保管過(guò)程中,也可以對(duì)文件進(jìn)行完整無(wú)誤的保存。電子檔案就需要這樣性質(zhì)的管理。

        電子檔案是需要前段控制管理的,如果還是沿用后端控制管理,將電子文件移交到檔案部門后再進(jìn)行管理,走這樣的程序,那么與管理紙質(zhì)檔案毫無(wú)差別。

        所以從文件連續(xù)體理論看電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系,就一定要從傳統(tǒng)的電子檔案管理入手。傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)是載體與信息可以分離,因此信息容易在載體上被更改,一旦被篡改,其價(jià)值和信息的完整就很難去界定,很難保存原有信息數(shù)據(jù)。因此,如果電子政務(wù)依然運(yùn)用后端的管理模式,就無(wú)法保證電子文件是否符合檔案的管理要求,電子檔案的憑證價(jià)值也無(wú)法確定,這樣的政務(wù)方式也不再適應(yīng)當(dāng)下的信息數(shù)據(jù)時(shí)代了。

        二、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

        1.高密度存儲(chǔ),經(jīng)濟(jì)環(huán)保

        傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案其實(shí)存在很多弊端,比如,紙質(zhì)檔案的管理需要投入大量的人力和物力,研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)總是面臨很大的難度。并且紙張?jiān)诋?dāng)下的環(huán)保理念中,也是消耗品,不太適合當(dāng)前的社會(huì)。

        2.網(wǎng)絡(luò)共享,方便傳輸

        一般來(lái)說(shuō),紙質(zhì)檔案總是獨(dú)一份,如果需要再整理一份一模一樣的,就需要投入許多管理檔案的人員和時(shí)間,耗費(fèi)了人力和財(cái)力。這種有形的信息資源,會(huì)限制信息的傳播和檔案的使用。不同時(shí)間、不同地點(diǎn),總是無(wú)法被多人同時(shí)查看和使用,無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。由于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展,紙質(zhì)檔案已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的社會(huì)。檔案的管理人員通過(guò)電子檔案可以隨時(shí)隨地查看檔案以及管理人員信息。

        三、電子政務(wù)與電子檔案管理關(guān)系的總結(jié)

        電子政務(wù)是電子檔案管理的源頭,電子檔案管理為電子政務(wù)提高了效率。所以電子檔案管理是電子政務(wù)必不可少的內(nèi)容,這兩者無(wú)法分離來(lái)看。電子政務(wù)的建設(shè)也涵蓋了電子檔案管理,所以在參與電子政務(wù)的建設(shè)中,一定要有電子檔案的管理職工參加,電子政務(wù)實(shí)施之前,也需要電子檔案管理者的指導(dǎo)。

        四、結(jié)語(yǔ)

        目前電子政務(wù)的系統(tǒng)工程正在蓬勃的發(fā)展,政務(wù)部門應(yīng)該積極參與電子政務(wù)建設(shè),讓檔案工作的人員努力學(xué)習(xí)電子檔案管理。這既是一個(gè)機(jī)遇,也是一個(gè)挑戰(zhàn),筆者作為威海海事局的工作人員,無(wú)論是從理念上還是職能上,都應(yīng)該積極地創(chuàng)造電子政務(wù)和電子檔案管理的良好環(huán)境。讓電子政務(wù)真正的服務(wù)社會(huì)和人民。

        參考文獻(xiàn):

        [1]張正強(qiáng).電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系[J].中國(guó)檔案,2004(8):20-22.

        [2]劉竹子.電子政務(wù)與電子檔案管理的關(guān)系[J].科學(xué)時(shí)代,2014(18).

        作者簡(jiǎn)介:姜立新(1970—),女,威海海事局新港海事處海事監(jiān)管。

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