劉玉梅

摘 要：文書檔案在我們?nèi)粘９ぷ饔兄匾淖饔?，文書檔案的管理也是一項非常艱巨的工作任務(wù)。傳統(tǒng)的文書管理方式，費時，工作內(nèi)容十分的繁瑣。隨著改革形勢的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用給人們的日常文書檔案管理工作提供了一個改革契機。怎樣才能提升文書檔案管理水平，以及如何才能及時快速的提供所需的檔案信息，是目前文書檔案管理需要解決的新問題。因此，本文針對于辦公自動化文化檔案管理應(yīng)用方式，進行了探究。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;辦公自動化;應(yīng)用分析

隨著社會經(jīng)濟的進步與改革，只有不斷提高文書檔案管理水平以及管理工作效率，才能跟上新時代發(fā)展步伐。辦公自動化的應(yīng)用推動了文書檔案管理工作的進步與發(fā)展，通過辦公自動化對文書檔案進行管理，不僅讓檔案工作更加的標準規(guī)范化，相對于傳統(tǒng)文書檔案管理的方式，還提高了工作效率。因此，自動化文化檔案管理應(yīng)用是非常有必要的。

一、文書檔案的概念

文書檔案指的是企業(yè)單位以及機關(guān)單位在行政管理中產(chǎn)生的檔案，就是文書檔案，其中內(nèi)容包括會議記錄、工作總結(jié)計劃、請假或報告通知等等。文書檔案在內(nèi)容和形式上有一定的相似，所以統(tǒng)稱為文書檔案。對文書檔案進行管理和研究，能夠幫助事業(yè)單位順利開展內(nèi)部工作。

二、實現(xiàn)辦公自動化文書檔案管理的重要作用

（一）獲取所需數(shù)據(jù)信息更加便利

信息化時代的來臨給文書檔案工作帶來一個改革的契機。通過計算機對檔案信息進行歸檔或錄入，不僅提高了工作效率，而且查找自己所需的數(shù)據(jù)和信息都非常方便，辦公自動化管理文書檔案，不僅提高了工作效率，還提升了文書檔案管理水平，更為重要的意義是減少了文書檔案管理十分繁瑣的工作過程。利用計算機進行檔案管理，對檔案系統(tǒng)進行定期維護，通過資源傳播和共享的方式來觀看自己所需要的檔案信息，自動化文書檔案管理比起傳統(tǒng)管理工作來說，更加的方便，從而提高了工作效率，減少了很多工作步驟。

（二）提升了文書檔案工作管理效率

伴隨著科技時代的不斷發(fā)展，自動化辦公對文書檔案管理人員提出了進一步的管理水平要求，要求管理人員不僅要有專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗，還必須要有專業(yè)的電子設(shè)備操作技能，同時管理人員比較具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，稍有不慎，就會容易在操作過程中出現(xiàn)錯誤。傳統(tǒng)的文書檔案管理有很多的缺陷，不僅費時間，操作程序十分的繁瑣，人工操作工作量。信息時代的降臨，不僅簡化了檔案管理工作流程，還提升了工作管理效率，通過計算機技術(shù)的傳播和共享特點，不僅讓文書管理工作變得更加的輕松，還讓各行業(yè)之間更加方便溝通和交流。

三、提升辦公自動化進行文書檔案管理應(yīng)用有效途徑

（一）完善辦公自動化硬件設(shè)備

怎樣才能更好的通過辦公自動化對文書檔案進行管理呢？首先，企業(yè)單位應(yīng)該不斷完善硬件設(shè)備，因為硬件設(shè)備是保障辦公自動化落實的基礎(chǔ)。其次，為了保障文書檔案管理工作順利的進行，第二步就應(yīng)該完善計算機網(wǎng)絡(luò)安全，定期對計算機網(wǎng)絡(luò)進行維護，建立防火墻，這樣才能保障文書檔案的安全性。也能更好的實行辦公自動化文書檔案管理，從而進一步的提高了檔案管理的工作效率，也減輕了人工檔案管理的壓力。

（二）加強企業(yè)內(nèi)部專業(yè)管理團隊建設(shè)，注重培養(yǎng)管理人員專業(yè)水平

自動化辦公檔案管理工作的基礎(chǔ)保障就是需要擁有專業(yè)的管理團隊，受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，很多人對管理人員的職業(yè)有錯誤的認知，覺得檔案管理員，就是單純的整理一下資料就可以了，看似簡單的工作實則只是片面化的認識。辦公自動化的到來，對檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)提出了更高的要求，一個專業(yè)檔案管理員必須具備專業(yè)的計算機技能知識，還要熟練應(yīng)用其他電子設(shè)備，以更加專業(yè)的水平嚴格要求自己有高的文化知識以及精湛的業(yè)務(wù)溝通能力，企業(yè)也應(yīng)該定期對管理人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，從而全方面提升管理人員的全方面綜合能力，自身也要不斷的學(xué)習(xí)研究更多的檔案管理有效方式，創(chuàng)新文書管理途徑來進行更高效的檔案管理工作。利用自身的創(chuàng)新方式和現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合來不斷優(yōu)化檔案資源管理，構(gòu)建專業(yè)的團隊，可以更好的滿足市場需求以及順應(yīng)時代發(fā)展的步伐。

四、結(jié)束語

目前，社會和現(xiàn)代化信息技術(shù)都在不斷的發(fā)展與改革中，為了跟上科技時代的發(fā)展步伐，我們應(yīng)該不斷研究辦公自動化技術(shù)來進行文書檔案管理，在傳統(tǒng)文書檔案管理方式上，進一步完善辦公自動化檔案管理的有效途徑。如何利用辦公自動化進行更好的文書檔案管理，還需要企業(yè)單位從完善計算機自動化設(shè)備和專業(yè)團隊建設(shè)兩方面入手，不斷的加強管理團隊隊伍建設(shè)，定期對管理人員進行檔案管理專業(yè)化培訓(xùn)，從而提升管理人員水準同時，也能提高整體的檔案管理水平，從而讓文書檔案管理工作順利的開展。辦公自動化管理檔案的方式，不僅讓文書檔案管理工作統(tǒng)一化、規(guī)范化、標準化。還讓檔案管理工作變得更加有效率，最終實現(xiàn)了自動化檔案管理工作上升到了一個新的發(fā)展層次。

參考文獻：

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