羅群

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-116-01

摘 要 從建立檔案數據庫、選擇檔案檢索項目及關鍵詞、提高檔案信息錄入人員素質等幾個方面提出提高檔案管理軟件檢索效率的方法。

關鍵詞 檔案管理 管理軟件 檢索效率

信息時代將加快信息資源的更新，并每天生成大量的信息資源。文件管理也有了新的變化，檔案數也急劇增加。檔案在組織中起著重要的作用，是個人信息的重要載體，發(fā)揮著不可或缺的作用。文件管理成為了工作效率高的一個重要指標。文件管理信息的實現(xiàn)不僅提高了歸檔資源的使用效率.實現(xiàn)文件管理部門現(xiàn)代化的重要表現(xiàn)。因此，文件管理部門非常注重信息化建設。針對目前信息化建設中存在的問題，采取有效措施，不斷提高信息化水平，使公共機關文件管理在現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展。

一、制約檔案管理軟件檢索效率的因素分析

缺乏專業(yè)的信息化人才。作為文件管理的主體，機構的文件管理者在確保整體的管理品質方面起到了重要的作用。但是，由于目前的記錄管理人的工作能力和專業(yè)素質，許多員工不是畢業(yè)于專門學校的專門人才，缺乏一定的專業(yè)化能力.工作團隊缺乏技能，整個工作團隊缺乏專業(yè)水平，缺乏知識結構，無法適應現(xiàn)代文件管理要求。許多員工還不足以理解他們的工作。反映工作在中就是工作不科學，工作不活躍，工作不完美。文件管理作業(yè)很有可能是流于形式的。相關員工不能履行職務，無法快速發(fā)現(xiàn)工作中的不足之處，嚴重影響文件管理工作質量和機構工作秩序。

存檔數據庫構建得過于細致，很容易造成文件信息輸入和檢索的麻煩。在輸入和檢索存檔信息時，有必要考慮數據應屬于哪個數據庫，是否不清楚它屬于哪個數據庫，如果選擇了錯誤的信息和錯誤的文件選擇數據庫后，將不會檢索相應的文件信息，這將影響文件輸入或檢索的效率。

文件檢索條件和單詞數量不應太多。眾所周知，歸檔信息的檢索通常由一個或多個連接的關鍵字搜索。一次輸入太多的關鍵字或條件，這將大大降低文件檢索的效率。有效的方法是減少關鍵字中的單詞數量，適當增加搜索條件，通過組合條件達到提高文件搜索的召回率和精度的目的。

二、檔案管理軟件檢索效率的改進建議

建立起完善的檔案檢索體系，是為了能夠進一步提高檔案檢索的效率。檢索體系的出現(xiàn)有效地改良了查詢利用的方式，傳遞檔案資料的速度也變得更加的快速，從而促進相關服務的發(fā)展。為了能夠更好的提高檢索效率，必須要建立起完善的檢索體系?？茖W性主要體現(xiàn)在三點：檢索語言的過程中，要能夠滿足迅速、全面靈活的要求，檢索語言體系能夠更加科學，方便使用。著錄與標引能夠做到規(guī)范化和標準化，方便檔案管理體系能夠建立起統(tǒng)一的管理方法，從而實現(xiàn)檔案的快速檢索。檢索工具也要進行合理組織，做到明確分工，彼此還能夠優(yōu)勢互補，從而實現(xiàn)多種渠道檢索。

準確選擇文件信息檢索項目。文件管理軟件有很多檢索項目，如文件日期，標題，負責人，文件號，備案時間，附件編號，附件標題等。搜索者應該能夠準確地參考審閱者提供的信息。判斷并選擇一個或多個關鍵詞組合進行搜索，從而達到檢索的目的。

跨數據庫搜索以提高命中率的文件查詢。跨數據庫搜索過程相對繁瑣，檢索時間長，并且在文件檢索中很少用到。但是，由于審閱者經常不知道該文件的詳細信息，他手邊的信息相當模糊。例如，憑自已的印象只知道大概發(fā)生時間或近似內容或近似負責人。如果只查看存檔數據庫中讀者提供的信息，很多時候將錯過真正的文件數據庫并且找不到該文件。當沒有檢索到文件時，嘗試搜索整個數據庫。

輸入搜索關鍵詞要精準。文件檢索中最重要的因素是提取關鍵詞。輸入相對準確的關鍵詞將大大提升文件檢索的召回率和準確率。如果負責審核的是“岳陽市人民政府”的文件，由于文件信息輸入人員有不同的理解，標準化的短名稱輸入文件信息時負責人不準確。根據實際情況，需要反復輸入各種可能的短名稱，如“市政府”，“岳陽人民政府”和“市人民政府”達到完全檢索的目的。

對文件信息輸入人員進行必要的崗前培訓。文件信息輸入人員不僅是計算機輸入，而且文件信息輸入的準確性直接影響未來文件檢索的效率。

建立檔案信息數據錄入的統(tǒng)一標準。根據工作經驗，如果輸入文件信息，如負責人的標準化短名稱，文件編號的格式和內部的特殊字符等，必須在入口前統(tǒng)一。避免因入口不一致而導致檢索不完整的現(xiàn)象。建議將相關信息制作成“數據字典”。文件管理軟件系統(tǒng)事先為錄入者提供拉相應的菜單選擇，避免輸入數據信息不統(tǒng)一的情況。

三、結語

檔案檢索的效率與上述方面密切相關。增加文件信息錄入的數量，規(guī)范和規(guī)范文件信息錄入，不斷提高文件信息搜索者的知識和檢索技能，掌握文件信息檢索，可以大大提高文件信息的精確性，從而使文件信息服務的工作能力得到顯著提高。

參考文獻：

[1]董鵬昊.談提高檔案管理軟件檢索效率的方法[J].檔案管理，2019（02）：88.

[2]張在奎，王豐霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中國集體經濟，2017（12）：31-32.

[3]王甦.做好學校檔案信息數字化建設的策略[J].黑龍江檔案，2016（04）：102.

[4]滕曼葛.基于VBA語言檔案電子目錄檢索軟件的研究實現(xiàn)[J].電子科技，2015，28（05）：150-153+157.

[5]馬東薇.計算機技術在檔案管理中的應用[J].科技資訊，2014，12（30）：11.