陳萍
【摘要】隨著社會信息化進程的加快,信息資源已經(jīng)成為人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源,檔案作為一種原生的信息資源,其重要性日益凸顯出來。檔案信息化是檔案工作創(chuàng)新的客觀需要,是傳統(tǒng)檔案管理走向現(xiàn)代化檔案管理的一個重要標志,它將全面促進檔案工作的現(xiàn)代化、標準化和服務(wù)化。
【關(guān)鍵詞】檔案工作 信息時代
檔案事業(yè)是我們黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的重要方面。檔案記載著單位發(fā)展史上的優(yōu)秀成果,對研究本單位的工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手的資料,同時檔案作為一種原生的信息資源,其重要性日益凸顯出來。面對劇烈的社會變化,我們應(yīng)清楚的認識到,信息時代給我們檔案管理工作帶來了的不僅是挑戰(zhàn),更是機遇和新生。我們檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)科學(xué)知識,逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù),為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),為社會主義精神文明建設(shè)服務(wù)。
一、檔案的定義
檔案是指在各項工作中形成的,具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄,是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù),是對工作查考的憑據(jù),也是科學(xué)研究和基礎(chǔ)設(shè)施,設(shè)備建設(shè)的可靠資料,因此做好檔案管理工作,對于管好用好檔案,充分開發(fā)利用資源起著重要作用。
二、信息時代檔案管理的內(nèi)容
檔案管理一般包括檔案的收集、整理、保管、編目、檢索與統(tǒng)計等。信息時代檔案管理工作的內(nèi)容在信息時代,檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。尤其是計算機技術(shù)的加入,是的檔案管理由傳統(tǒng)的、簡單的紙介保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化改變。利用計算機信息技術(shù),編次,分類來進行統(tǒng)一管理。當有需要提取檔案時,利用計算機技術(shù)篩選,有效的提取所需要的文件,提高工作效率。信息時代,檔案管理工作的主要內(nèi)容包括:檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、檔案信息化和規(guī)范化管理、檔案信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息化檔案管理人才的培養(yǎng)等等內(nèi)容。
三、檔案管理信息化的重要性
改革開放以來,中國的經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展,到了現(xiàn)在的信息時代,人們從思維、行為方式上都有著根本性的轉(zhuǎn)變。這也使得許多行業(yè)也得到了發(fā)展,使得行業(yè)技術(shù)的進一步提高。作為檔案,無論是在傳統(tǒng)時候,還是在改革變遷之后的信息時代,其最主要的作用就是信息的一種載體,而我們隨著時代的進步,我們要做的就是思考如何使得檔案管理也隨著時代一起發(fā)展,怎樣才能提高檔案管理效率,更好的為人民服務(wù)。信息時代的檔案管理最主要的特征就是進行信息化轉(zhuǎn)變,案存在形勢由以往的紙質(zhì)形勢轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募蝿莸奈淖帧D片、音視頻等資料。檔案管理中,需要對檔案進行長時間的管理和保存,防止檔案出現(xiàn)問題等,對于傳統(tǒng)的紙介來說,這不是一個簡單的問題。紙介檔案在放置時間過長之后可能會有受潮、蟲害等事故的發(fā)生。而且關(guān)于紙質(zhì)的檔案往往只有一份,沒有其他備份,一旦檔案發(fā)生損毀,無法彌補。所以傳統(tǒng)情況下為了保證紙介檔案的安全,往往需要投入大量的人力以及財力,而信息化的檔案管理則可以輕松克服這個問題。信息化的檔案管理中,每份檔案都在計算機網(wǎng)絡(luò)中,存儲簡便,而且不易被破壞,且可以備份,更可以進行云存儲。而且由于計算機的計算速度特別的快,當存儲好的文件在電腦里時,如果需要提取檔案時,相比較傳統(tǒng)的紙介檔案查閱難度大,所花費的時間也較長,效率較低;信息化的檔案管理卻是傳閱速度迅速、準確、高效。
四、信息時代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)
隨著科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展,信息的公開化被提上了重要議事日程,各項工作包括檔案工作都面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。必須以創(chuàng)新思維指導(dǎo)檔案工作,以適應(yīng)新時期快速發(fā)展需要。為此檔案部門要改變一切不適應(yīng)新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務(wù)方式。傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)方式,是一種封閉式的,局限于咨詢者上門查閱檔案,檔案館雖然有大量的檔案信息資源,但大部分不能方便地被員工所利用,談不上充分發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)員工、服務(wù)科研生產(chǎn)發(fā)展的作用。具體表現(xiàn)在以下幾個方面:
(一)對于檔案管理來說,它的保密性是其重要的屬性,有關(guān)于檔案資料的保密工作也是日常管理人員需要注意的問題,我國也有相應(yīng)的法律法規(guī)來進行規(guī)范。
(二)信息開發(fā)利用率低。我國檔案事業(yè)起步較早,雖然信息時代的迅猛發(fā)展為檔案事業(yè)的發(fā)展注入了新鮮的血液,但是受傳統(tǒng)觀念的影響,檔案信息的開發(fā)利用依舊比較呆板和保守。
(三)檔案管理人員的配置問題。信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展對管理人員提出了更高的要求,管理人員除了要精通檔案業(yè)務(wù)知識外,還要具備熟練的計算機操作技能、以及不斷提高學(xué)習(xí)更新檔案知識的意識。
(四)檔案管理設(shè)施的配置問題。信息時代下合理的設(shè)施配置對檔案管理有很大的促進作用。目前幾乎所有檔案部門都擁有電腦、打印機等基礎(chǔ)設(shè)施,但由于檔案管理系統(tǒng)軟件較高、系統(tǒng)維護投入大、完善升級復(fù)雜等原因?qū)е鲁霈F(xiàn)檔案管理系統(tǒng)不一致、不能通用的現(xiàn)象影響了檔案信息化建設(shè)的進度。
五、如何做好信息時代下的檔案工作的應(yīng)對措施
信息化是當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢,我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變陳舊的檔案管理理念,才能使得檔案管理工作跟上信息時代的步伐,更好地服務(wù)社會。
(一)加強領(lǐng)導(dǎo)、提高認識。加快檔案信息化的建設(shè),要更新各級檔案人員的知識結(jié)構(gòu)。檔案事業(yè)改革創(chuàng)新,關(guān)鍵在于管檔案的人,使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化管理水平和業(yè)務(wù)工作水平,以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容,逐步構(gòu)建起各地檔案信息平臺,提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。
(二)不斷完善檔案管理相關(guān)制度。為了更好的做好檔案工作,同時規(guī)范檔案管理人員的工作行為,創(chuàng)造一個良好的工作氛圍,結(jié)合自身檔案管理實際情況,在原管理標準的基礎(chǔ)上,制定適應(yīng)信息時代發(fā)展要求的檔案管理制度。
(三)推進檔案信息化建設(shè)。堅持文檔一體化原則,充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),逐步實現(xiàn)檔案資源上內(nèi)部局域網(wǎng),資源共享,進一步提高檔案管理現(xiàn)代化水平。
(四)加強檔案工作者的業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員應(yīng)該提高認識水平,強化繼續(xù)教育,加強制度建設(shè),堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視時效”的方針,切實遵守學(xué)以致用的原則。積極參加上級部門舉辦的培訓(xùn)班,提高自身的檔案工作業(yè)務(wù)能力。
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