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【摘要】照片檔案在民辦高校建設(shè)發(fā)展揮著重要作用，民辦高校在辦學(xué)過(guò)程中的艱難起步、校園文化、基礎(chǔ)建設(shè)、學(xué)校大師、領(lǐng)導(dǎo)班子及重大活動(dòng)等，為民辦高校發(fā)展歷程起到了見(jiàn)證的作用。

【關(guān)鍵詞】民辦高校 照片檔案管理

現(xiàn)代人的生活已進(jìn)入到快速時(shí)代，慢節(jié)湊的地細(xì)細(xì)品味冗長(zhǎng)的文字已經(jīng)不太切合實(shí)際，“讀圖時(shí)代”到來(lái)，照片檔案是以記錄影像為主要形式的載體檔案，具有獨(dú)特性，已成為現(xiàn)代民辦高校檔管理的重要組成部分。

1照片檔案的特點(diǎn)

照片檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)生活中形成的具有保存價(jià)值，并按一定的原則和方法，配以簡(jiǎn)單的文字說(shuō)明，集中保管起來(lái)的以感光材料為載體的歷史記錄。具有文書(shū)及其它檔案的一般屬性外，還具有一些特殊性。

1.1、直觀地記錄歷史、真實(shí)地反映情景

文字記錄的歷史，不管是記錄者還是讀者都多多少少帶有定的情感色彩，添加自己的思維方式，寫(xiě)法與看法各不相同，不能真實(shí)直觀的表達(dá)意思。照片則不同，給人以身臨其竟的感覺(jué)，更加生動(dòng)地將事情發(fā)生的真實(shí)場(chǎng)景展示給讀者，直觀的記錄事情發(fā)生的瞬間狀態(tài)。

1.2、信息量大、簡(jiǎn)單易懂

文字檔案，需要讀者了解意境，深入情境之中才可能知曉文中了意義，而照片檔案則不然，它能簡(jiǎn)單的直觀的讓讀者明白圖片要表達(dá)的意思，不受任何的限制，比如語(yǔ)種文字等。通過(guò)一張或是一組照片就可以反映出事件的宏大場(chǎng)面，對(duì)事物的表達(dá)力要比文字簡(jiǎn)潔易懂。所以說(shuō)照片檔案方便交流，是世界通用的一種檔案載體。

2照片檔案的作用

照片檔案在民辦高校建設(shè)發(fā)展揮著重要作用，民辦高校在辦學(xué)過(guò)程中的艱難起步、校園文化、基礎(chǔ)建設(shè)、學(xué)校大師、領(lǐng)導(dǎo)班子及重大活動(dòng)等，為民辦高校發(fā)展歷程起到了見(jiàn)證的作用。

2.1、歷史憑證作用

照片檔案是學(xué)校發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，能準(zhǔn)確地記錄和形象地再現(xiàn)學(xué)校在漫長(zhǎng)發(fā)展中的變化，比文字檔案更能準(zhǔn)確、生動(dòng)地反映學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的人物和事件。大量的照片檔案真實(shí)、直觀、形象、生動(dòng)、完整地記錄了民辦高校這些年來(lái)不懈努力、一路前行的辦學(xué)理念與取得的成績(jī)。當(dāng)一幅幅包含著汗水和努力歷史圖片呈現(xiàn)眼前時(shí)，我們?yōu)樽蛱熳院篮托牢浚悠诖龑W(xué)校的美好明天。

2.2、科學(xué)研究作用

與國(guó)外相比較我國(guó)的民辦教育發(fā)展還處在一個(gè)起步期，完整的照片檔案可以真實(shí)記錄整個(gè)學(xué)校發(fā)展變化歷程，照片檔案可以幫助人們回憶、分析、對(duì)比研究和闡述有關(guān)問(wèn)題，從中獲得更多的信息，通過(guò)對(duì)照片檔案的研究，有助于對(duì)學(xué)校的辦學(xué)理念、辦學(xué)模式、辦學(xué)思想深入研究。每一個(gè)能經(jīng)歷幾十年風(fēng)雨，發(fā)展規(guī)模宏大的民辦高校，在辦學(xué)的過(guò)程中形成的具有價(jià)值的信息資源和歷史以驗(yàn)教訓(xùn)。站在前人的肩膀上，研究過(guò)去、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開(kāi)創(chuàng)未來(lái)。

2.3、信息交流作用

和紙質(zhì)檔案相比，照片檔案打破了時(shí)間和空間上的限制，在增加文檔的容納量的同時(shí)，也擴(kuò)展了照片的信息量。根據(jù)照片檔案的作用，充分利用其形式簡(jiǎn)單、直觀，記錄真實(shí)的信息資源，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)照片檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用。這些照片檔案實(shí)時(shí)更新，內(nèi)容豐富、信息準(zhǔn)確，主要有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、黨組領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、學(xué)校文化建設(shè)、大型會(huì)議及活動(dòng)等照片檔案。依托網(wǎng)絡(luò)將照片以電子文件形式在網(wǎng)上流傳，這樣既提高了照片檔案的利用率，又起到了檔案資源信息共享的效果。

2.4、愛(ài)校教育作用

通過(guò)校史館將完整的系列照片，從“艱苦創(chuàng)業(yè)”、“開(kāi)拓進(jìn)取”、“砥礪前行”到現(xiàn)在的“走向輝煌”，這是一所民辦高校的創(chuàng)業(yè)史，讓每一位剛?cè)胄Ｒ约皩⒁厴I(yè)的學(xué)生，利用對(duì)校史館參觀或6月9日檔案宣日活動(dòng)，加強(qiáng)愛(ài)校教育，讓學(xué)校檔案室、校史館既是資料珍藏的場(chǎng)所，同時(shí)也是愛(ài)校教育基地。

3照片檔案在利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

3.1、照片檔案收集力度不強(qiáng)

一些民辦高校管理人員只重視教學(xué)科研活動(dòng)的開(kāi)展，不注重日常工作資料的歸整，更缺乏對(duì)照片檔案工作的重視，覺(jué)得照片是本人的，無(wú)需歸到學(xué)校檔案室保存，或者歸檔時(shí)將質(zhì)量不高，內(nèi)容不能反映情景的照片歸檔，圖片清晰及景像人物取舍較好的，留存在自己手中，造成照片檔案的缺失，不完整。收集難度大，不統(tǒng)一，不規(guī)范。

3.2、庫(kù)存照片檔案數(shù)量少

由于信息技術(shù)的限制，在當(dāng)時(shí)照像技術(shù)及設(shè)備的不完善，所拍攝的照片不能夠體現(xiàn)照片檔案的價(jià)值和特性。往往是一類(lèi)照片同一場(chǎng)景復(fù)本量十幾張，多則幾十張，造成了極大的資源浪費(fèi)。

3.3、庫(kù)存照片無(wú)文字說(shuō)明

照片檔案文字說(shuō)明一般包括6要素，即：事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及攝影者。但從本次利用上來(lái)看，照片的6要素基本沒(méi)有體現(xiàn)，有的雖在照片的背后備注了事由和人物，但事由不清楚，人物介紹不完整。只好在照片大概的年份查找校報(bào)、文書(shū)等檔案，以求照片的文字說(shuō)明。

3.4、照片檔案整理不規(guī)范

我國(guó)高等學(xué)校檔案管理辦法、高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法規(guī)定，按照檔案的內(nèi)容，分為十大類(lèi)目，聲像檔案做為其中之一，照片檔案作為聲像檔案的一種，在實(shí)際規(guī)范管理中往往容易被輕視。雖然我國(guó)各大高校都在產(chǎn)生并應(yīng)用照片檔案，但針對(duì)當(dāng)今科技信息高速發(fā)展的需求，民辦高校照片檔案的管理制度還不夠完善，這樣對(duì)照片檔案完整性和安全性管理存在很大的影響。由于未能建立完善的照片檔案管理制度，民辦高校相關(guān)管理人員只能根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行照片檔案管理，特別是應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代數(shù)碼照片檔案管理的新技術(shù)、新問(wèn)題感到措手不及，甚至無(wú)章可循。照片及數(shù)碼照片檔案沒(méi)有嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，而是很隨意裝在一張光盤(pán)、硬盤(pán)或者計(jì)算機(jī)中，這些檔案在利用或者載體本身?yè)p壞而丟失，這種不安全因素時(shí)刻存在。

3.5、庫(kù)房條件不利于照片檔案保存

民辦高校由于屬于自主辦學(xué)，沒(méi)有政府部門(mén)的資金支持，相對(duì)于公辦院校辦學(xué)資金缺乏，雖然近幾年學(xué)校發(fā)展較快，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、教學(xué)設(shè)備投入、科研獎(jiǎng)勵(lì)等方面都增加了很多的投入，但做為教學(xué)輔助部門(mén)，部門(mén)經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)難問(wèn)題依然存在。近年來(lái)，檔案室辦公條條雖然得到很大改善，但庫(kù)房存條件并沒(méi)有提高，檔案保存基本條件達(dá)不到，尤其是特別載體材料，不易保存。

4對(duì)今后檔案管理的思考

4.1、增加照片檔案意識(shí)，加強(qiáng)收集力度

照片檔案有歷史見(jiàn)證作用，讓人直觀的看到事物的場(chǎng)景，但現(xiàn)在數(shù)碼照像，圖像的改動(dòng)性較普遍，檔案收集人要嚴(yán)把照片關(guān)口，不能讓已修有失原圖，失去照片檔案原有特性，起不到照片檔案利用價(jià)值的照片存入檔案室。由于民辦高校教職員工變動(dòng)較快，遵循檔案隨辦隨的原則，對(duì)照片進(jìn)行一事件一收集，防止人為丟失或損壞。

4.2、按照照片檔案要求，規(guī)范化整理

從收集的源頭抓起，學(xué)校目前的大部分拍照任務(wù)由新聞中心部門(mén)承擔(dān)，建議本部門(mén)的兼職檔案員由攝影者擔(dān)任或不定時(shí)的普及檔案照片歸檔的業(yè)務(wù)知識(shí)與檔案室的要求，嚴(yán)格按照照片的6要素完成文字說(shuō)明部分，按照事件內(nèi)容及類(lèi)別對(duì)照片進(jìn)行分類(lèi)歸籠，重大活動(dòng)同一事件同一場(chǎng)景留存照片不過(guò)2張，同一事件不同場(chǎng)或此事件共存不超過(guò)5張照片等。一般事件所存照常片不超過(guò)3張。

4.3、改善庫(kù)房條件，利于照片檔案保存

在庫(kù)房?jī)?nèi)添加溫濕度計(jì)，空調(diào)、防磁柜等設(shè)備，改善照片檔案保存條件，加強(qiáng)庫(kù)房日常管理工作，控制庫(kù)房溫濕，做好灰塵和有害氣體的防護(hù)工作。對(duì)傳統(tǒng)照照片及數(shù)碼照片的載體做好定期檢查運(yùn)行，防止傳統(tǒng)照片出現(xiàn)色變、表層裂紋、和霉菌污染等。儲(chǔ)存數(shù)碼照片的載體無(wú)論是光盤(pán)、U盤(pán)或是硬盤(pán)等都應(yīng)按規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行機(jī)讀播放，以防時(shí)間過(guò)長(zhǎng)無(wú)法讀取信息。

4.4、加強(qiáng)照片檔案的開(kāi)發(fā)，提高利用效率

《“十三五”規(guī)劃綱要》提出了檔案共享發(fā)展的理念，要求檔案工作走向開(kāi)放和現(xiàn)代化，把檔案的開(kāi)發(fā)放在了重要位置。我們學(xué)校檔案工作者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到照片檔案重要性，往往將未整理的照片直接裝盒塵封在了檔案室?guī)旆恐?，沒(méi)有得到開(kāi)發(fā)利用，一些珍貴的歷史照片無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。讀圖時(shí)代的到來(lái)，引發(fā)了檔案工作者對(duì)照片檔案的重視，對(duì)照片檔案進(jìn)行編開(kāi)發(fā)，將一串串零散的照片整合在一起，勾起學(xué)校老教師及校友對(duì)以往的點(diǎn)滴回憶，激發(fā)新教師及學(xué)生對(duì)學(xué)校發(fā)展的憧憬。

4.5、照片檔案在整理中的感情

通過(guò)對(duì)照片檔案的整理，越發(fā)的感覺(jué)到檔案的開(kāi)發(fā)勢(shì)在必行，針對(duì)照片檔案，本人在整理和利用的過(guò)程中有幾點(diǎn)感想。首先，傳統(tǒng)的照片檔案是學(xué)校的珍貴財(cái)富，最能直觀的反映學(xué)校發(fā)展歷程，體現(xiàn)出學(xué)校創(chuàng)始人的不畏堅(jiān)難白手起家，要將這些寶貴的照片進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，比如：分為領(lǐng)導(dǎo)視察、基礎(chǔ)建設(shè)、對(duì)外交流、校校合作、校企合作，學(xué)校文化建設(shè)，大型活動(dòng)等等，在每類(lèi)下面按照年度順序?qū)⒄掌b入相冊(cè)，然后對(duì)這些照片進(jìn)行統(tǒng)一掃描信息化工作。其次：數(shù)碼照片方便快捷，更有連拍功能，不用考慮底片和印刷沖洗問(wèn)題，所以本人要對(duì)照片檔案收緊移交口，將不清楚、一個(gè)事件多張照片、無(wú)需移交的照片等，請(qǐng)移交人（攝影人）進(jìn)行篩選，對(duì)照片進(jìn)行六要素標(biāo)注，移交檔案室之后，再按照傳統(tǒng)照片分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)，下一步將整理完成的數(shù)碼照片按分類(lèi)-時(shí)間順序進(jìn)行照片縮印，以便日后翻閱查找，從而減少數(shù)碼照片的載體過(guò)度機(jī)讀，損壞信息。

總之，照片檔案是記載學(xué)校歷史、傳承校園文明的原始憑證之一。借助照片檔案，我們能夠更好地了解學(xué)校的過(guò)去，預(yù)見(jiàn)未來(lái)。我們要不斷努力探索照片檔案管理的新途徑新方法，在學(xué)校的發(fā)展中體現(xiàn)照片檔案的價(jià)值，為學(xué)校內(nèi)涵文化建設(shè)添磚加瓦。