摘 要:醫(yī)院檔案管理是國(guó)家檔案事業(yè)范疇的基本構(gòu)成部分。相對(duì)經(jīng)濟(jì)、科技、人事等檔案管理而言,“醫(yī)院檔案”的管理水平長(zhǎng)期處于較低檔次,這不僅與我國(guó)龐大的醫(yī)療市場(chǎng)規(guī)模不相匹配,同時(shí)也嚴(yán)重阻礙了我國(guó)醫(yī)療產(chǎn)業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展,導(dǎo)致醫(yī)療檔案信息的社會(huì)價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值被嚴(yán)重削弱。本文基于新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化需求,探索存在的問(wèn)題并提出相應(yīng)對(duì)策,從宏觀角度為醫(yī)院檔案管理工作提供可行性建議。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案;檔案管理;以人文本;全生命周期
1 主、客體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性
一方面,主體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性。所謂主體,包括醫(yī)院及相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)為代表的檔案管理執(zhí)行者,新形勢(shì)下我國(guó)醫(yī)療事業(yè)蓬勃發(fā)展,人民群眾健康意識(shí)不斷提高,醫(yī)院作為社會(huì)主要醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu),其工作負(fù)荷在不斷提高。
另一方面,客體視角下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必要性。所謂客體,主要是指醫(yī)院檔案的服務(wù)對(duì)象(以患者為主),在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,醫(yī)院檔案發(fā)揮著更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值,微觀層面它可以為患者提供精準(zhǔn)的病歷信息、病史追查,為醫(yī)療糾紛提供可靠的法律依據(jù)、緩解醫(yī)患矛盾,宏觀上它可以為醫(yī)療事業(yè)科學(xué)規(guī)劃、決策提供參考,為醫(yī)學(xué)科研工作提供豐富素材,整體上關(guān)系到我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
2 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題分析
以下從宏觀角度分析新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化中存在的主要問(wèn)題。
2.1 以病為本的檔案管理思維造成嚴(yán)重的信息孤島
“以病為本”是當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理的“通病”,其表現(xiàn)為,根據(jù)病患當(dāng)前疾病情況建立“臨時(shí)性檔案”,在結(jié)束治療之后,檔案交付患者或直接丟棄,病患再次入院治療過(guò)程中重新開(kāi)啟建檔,由此形成一個(gè)低效率的“檔案循環(huán)”。值得注意的是,這一過(guò)程中大量寶貴的醫(yī)療信息會(huì)失真甚至丟失,臨時(shí)建檔又會(huì)導(dǎo)致醫(yī)療資源的嚴(yán)重浪費(fèi)(如治療方案、體檢數(shù)據(jù)、病史資料等),不僅醫(yī)院要進(jìn)行重復(fù)勞動(dòng),也導(dǎo)致病患面臨較大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
更為嚴(yán)重的是,新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理在“以病為本”的思維下,難以有效地推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)。例如,臨時(shí)性檔案大多以紙質(zhì)或部分電子化形式存儲(chǔ),“人機(jī)混合”的檔案生成途徑容易造成系統(tǒng)對(duì)接障礙,如“門(mén)診”、“繳費(fèi)”、“住院”、“醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)”等各部分形成的數(shù)據(jù),難以通過(guò)統(tǒng)一、完整形式交付,各部門(mén)之間形成“信息孤島”;此外,一些規(guī)格較高的大型醫(yī)院(如三甲醫(yī)院)雖然引進(jìn)了較為發(fā)達(dá)的醫(yī)療管理系統(tǒng),一定程度上消除了部門(mén)之間的“信息孤島”,但由此所形成的檔案內(nèi)容卻被封閉到醫(yī)院內(nèi)部,與其他醫(yī)院及醫(yī)療機(jī)構(gòu)、主管部門(mén)之間的共享程度不足,在“以病為本”檔案流轉(zhuǎn)過(guò)程中,同樣無(wú)法完全發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。
2.2 各自為政的檔案管理方式造成權(quán)責(zé)范圍不明確
宏觀層面,我國(guó)醫(yī)院檔案管理表現(xiàn)出較強(qiáng)的“各自為政”現(xiàn)狀,不同醫(yī)院在檔案管理模式構(gòu)建中,都會(huì)采取更適合自身的方式。誠(chéng)然,這與國(guó)內(nèi)醫(yī)院檔案管理匱乏統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制度有關(guān),但更核心的問(wèn)題在于,醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng),尤其是領(lǐng)導(dǎo)層沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值,操作中仍以“經(jīng)驗(yàn)主義”為指導(dǎo)原則?,F(xiàn)實(shí)中,醫(yī)院檔案管理部門(mén)的設(shè)計(jì)是位于“辦公室”之下的,除了病歷檔案之外,還包括設(shè)備、基建、人事、會(huì)計(jì)、科研等諸多方面,分別有不同的部門(mén)負(fù)責(zé),即在同一個(gè)醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)下形成了多部門(mén)管理檔案的現(xiàn)象,這很明顯是違背《檔案法》關(guān)于“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理”的要求的,檔案信息、數(shù)據(jù)、實(shí)物等分散管理,一旦發(fā)生丟失或損壞,難以確認(rèn)權(quán)責(zé)問(wèn)題,最終給國(guó)家、醫(yī)院和患者造成損失。
2.3 人才觀念的落后導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的后勁不足
現(xiàn)階段,我國(guó)醫(yī)院檔案管理部門(mén)在人才吸納中,表現(xiàn)出一系列的弊端,較為突出的是人才專(zhuān)業(yè)性不足、穩(wěn)定性較差、缺乏人才隊(duì)伍長(zhǎng)遠(yuǎn)思考。其中,“專(zhuān)業(yè)性不足”意味著大多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理工作的人員,并為經(jīng)歷專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)、培訓(xùn),例如,醫(yī)院通過(guò)社會(huì)招聘的形式,吸收一些“半路出家”、具有一定計(jì)算機(jī)操作能力的人員,補(bǔ)充到檔案管理部門(mén)中,此類(lèi)人才往往不具備高水平的檔案意識(shí),其工作認(rèn)知僅為“輸入”、“統(tǒng)計(jì)”、“打印”等淺顯內(nèi)容。而“穩(wěn)定性較差”的表現(xiàn),更多源于醫(yī)院對(duì)于檔案管理的重視不足,由于檔案部門(mén)并非創(chuàng)收部門(mén),在員工薪資待遇、崗位晉升、相關(guān)福利等方面給予不足,發(fā)生“跳槽”的現(xiàn)象十分普遍。
3 新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化相應(yīng)對(duì)策
3.1 樹(shù)立“以人為本”思維、打破醫(yī)院檔案管理信息孤島
將現(xiàn)有“以病為本”思維扭轉(zhuǎn)為“以人為本”思維,可以有效破解醫(yī)院檔案“臨時(shí)性”的弊病,無(wú)論是針對(duì)外部病患還是內(nèi)部工作人員,在新建檔案中遵循“一次識(shí)別、終身有效”的原則,有利于醫(yī)院檔案中信息、數(shù)據(jù)的完整性建設(shè)?;诎l(fā)達(dá)國(guó)家醫(yī)院檔案管理經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,這一做法可以有效緩解社會(huì)醫(yī)療資源不足、共享信息孤島等問(wèn)題。例如,美國(guó)在20世紀(jì)80年代開(kāi)始的電子健康檔案(Electronic Medical Records,簡(jiǎn)稱(chēng)EMR)實(shí)踐,通過(guò)對(duì)國(guó)民個(gè)人醫(yī)療檔案的“唯一性”建設(shè),形成了各醫(yī)療機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等跨平臺(tái)操作,便捷地實(shí)現(xiàn)了資源共享。通過(guò)這一舉措,保障了醫(yī)療保健質(zhì)量、減少醫(yī)療事故機(jī)率、降低醫(yī)療成本支出,這對(duì)于我國(guó)新形勢(shì)下“全民醫(yī)?!币?guī)劃具有重要的借鑒意義;在具體實(shí)施過(guò)程中,國(guó)家負(fù)責(zé)頂層設(shè)計(jì),衛(wèi)生部門(mén)負(fù)責(zé)全國(guó)性的電子檔案平臺(tái)建設(shè),各省、市、區(qū)醫(yī)院完善組織內(nèi)介入系統(tǒng),并積極對(duì)接科研、保險(xiǎn)、教育等相關(guān)機(jī)構(gòu)。
3.2 以“互聯(lián)網(wǎng)+”創(chuàng)新理念、促使醫(yī)院檔案管理規(guī)范化
“互聯(lián)網(wǎng)+”作為一種全新的經(jīng)濟(jì)業(yè)態(tài),對(duì)于傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)具有戰(zhàn)略性影響,“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)院檔案管理”是新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理邁入“現(xiàn)代化”的重要途徑。一方面,加大醫(yī)院檔案管理硬件投入,構(gòu)建醫(yī)院檔案管理“生態(tài)系統(tǒng)”,例如,在醫(yī)院各職能部門(mén)中普及數(shù)字化終端設(shè)備,加強(qiáng)檔案電子化程度,在檔案部門(mén)中配備高規(guī)格保護(hù)設(shè)備。另一方面,要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè),引進(jìn)“大數(shù)據(jù)”管理理念,例如配置檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、分析預(yù)測(cè)軟件等,實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的深度挖掘。
“互聯(lián)網(wǎng)+”理念在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐,對(duì)于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理思維、行為具有顛覆性功能,全程電子化、數(shù)字化、智能化處理機(jī)制,促使醫(yī)院檔案管理工作更加規(guī)范。同時(shí),“互聯(lián)網(wǎng)+”也實(shí)現(xiàn)了跨越時(shí)空,“遠(yuǎn)程醫(yī)療”成為可能,例如通過(guò)遠(yuǎn)程設(shè)備進(jìn)行異地會(huì)診、醫(yī)療救援、健康講座等,擴(kuò)大了醫(yī)院檔案的內(nèi)容來(lái)源。
3.3 加大人才培養(yǎng)投入、建立“梯隊(duì)模式”檔案管理隊(duì)伍
現(xiàn)階段而言,醫(yī)院檔案管理人才的獲取將更多地依賴(lài)社會(huì)供給,包括高校專(zhuān)業(yè)教育、成人網(wǎng)絡(luò)教育、個(gè)人進(jìn)修等方式,短期內(nèi)無(wú)法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理專(zhuān)業(yè)人才的大規(guī)模培養(yǎng)?;诖?,醫(yī)院可從自身角度出發(fā),投入一定的資金和人力,通過(guò)“外部引進(jìn)、內(nèi)部培養(yǎng)”的形式,打造屬于自身的檔案管理人才梯隊(duì),保障人力資源的穩(wěn)定。
整體上,人類(lèi)社會(huì)進(jìn)入21世紀(jì)之后,更加強(qiáng)烈地依賴(lài)信息技術(shù)展開(kāi)各項(xiàng)管理工作,“數(shù)據(jù)”、“網(wǎng)絡(luò)”、“系統(tǒng)”等一系列集成性資源,成為提升人類(lèi)管理現(xiàn)代化水平的主要?jiǎng)恿?,由此衍生而出的“大?shù)據(jù)”、“云計(jì)算”、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新概念,不僅對(duì)醫(yī)院檔案管理提出了新的挑戰(zhàn),也進(jìn)一步暴露了原有缺陷和不足,亟待完善有效的相應(yīng)對(duì)策,以更好地適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的需求。
參考文獻(xiàn)
[1]焦鈞.醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題與建議[J].檔案管理,2018(04):96.
[2]黃曉映.醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀與改進(jìn)措施[J].浙江檔案,2017(12):66.
作者簡(jiǎn)介
吳楊(1982-),漢,女,重慶人,研究生,館員,研究方向:檔案管理。