湯家惠

摘 要：本文對醫(yī)院檔案管理運(yùn)用OA系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)當(dāng)下醫(yī)院檔案管理工作問題，研究基于OA系統(tǒng)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的方式方法，探討推動醫(yī)院檔案管理科學(xué)化的方法，達(dá)到提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；OA系統(tǒng)；科學(xué)化

檔案是開展各項(xiàng)活動的重要信息載體，提高醫(yī)院檔案資源的利用效率，有助于幫助醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建有效的檔案管理體系。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個專業(yè)化的醫(yī)院檔案傳輸系統(tǒng)，切實(shí)基于現(xiàn)有的OA系統(tǒng)提升檔案管理工作水平，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的一體化與科學(xué)化目標(biāo)。

1 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接方式

1）標(biāo)準(zhǔn)接口鏈接方式。目前很多醫(yī)院的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接都采用的是標(biāo)準(zhǔn)接口的鏈接方式，強(qiáng)調(diào)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫接口采用JDBC完成系統(tǒng)的互聯(lián)工作。具體使用接口程序提取OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，然后建立模塊化的檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫中的字段與OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對應(yīng)，更好達(dá)到數(shù)據(jù)信息的接取與鏈接目標(biāo)。文件數(shù)據(jù)的具體鏈接過程中使用FTP服務(wù)器進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的鏈接，在數(shù)據(jù)庫目錄中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，并且在預(yù)設(shè)的存儲路徑中實(shí)現(xiàn)電子文件的一一對應(yīng)，解決電子文件傳輸過程中的問題。

2）通過Excel數(shù)據(jù)交換。不同的OA系統(tǒng)軟件有一定的差異性，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)軟件與檔案數(shù)據(jù)庫的有效銜接，還要找出OA系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)差異。在消除差異因素影響時可以采用Excel數(shù)據(jù)交換的方法。這一過程可以利用OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel，再利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵字段的配置，當(dāng)兩者成功匹配后，達(dá)到數(shù)據(jù)信息的有效規(guī)集整理目標(biāo)。這種方式操作較為簡單，但是轉(zhuǎn)換工作量較大，相應(yīng)增加操作的成本，還需要在完善OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)鏈接機(jī)制下提高文件轉(zhuǎn)換效率。

2 OA系統(tǒng)用于醫(yī)院檔案管理的問題

1）技術(shù)人員素養(yǎng)不足。OA系統(tǒng)環(huán)境開展檔案管理工作，需要醫(yī)務(wù)人員有較強(qiáng)的檔案管理素養(yǎng)，能夠運(yùn)用OA系統(tǒng)進(jìn)行檔案資源的精準(zhǔn)處置。雖然當(dāng)前醫(yī)院在不斷的強(qiáng)化檔案管理的硬件技術(shù)措施，但是有效醫(yī)務(wù)人員還缺乏專業(yè)化的檔案管理知識，檔案管理過程中存在一定的局限性，醫(yī)務(wù)人員與檔案管理人員的銜接不足，沒能基于OA系統(tǒng)有效的上傳和個性化的使用檔案資源。醫(yī)院對醫(yī)務(wù)人員使用OA系統(tǒng)的培訓(xùn)不足，沒能在OA系統(tǒng)的培訓(xùn)時滲透檔案管理方面的內(nèi)容，因此影響了醫(yī)務(wù)檔案管理使用效率，不利于提高檔案管理的整體質(zhì)量，使用公辦系統(tǒng)的檔案管理價值未能有效發(fā)揮，還需要加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員掌握新工作方法。

2）對OA系統(tǒng)的認(rèn)知不足。OA系統(tǒng)是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，將檔案管理功能融入OA系統(tǒng)管理平臺，可以方便用戶對過往檔案資源的使用，促進(jìn)檔案管理工作效率的顯著提高。當(dāng)前多數(shù)醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)未能有效銜接，部分醫(yī)院僅用OA系統(tǒng)發(fā)送通知，沒能充分的發(fā)揮該系統(tǒng)的文件傳輸價值，不能運(yùn)用OA系統(tǒng)進(jìn)行各種數(shù)據(jù)與電子文件的收集工作。數(shù)據(jù)信息在OA系統(tǒng)傳輸?shù)馁|(zhì)量較低，一些個性化的功能未能有效使用，因此影響了各類檔案收集與歸納有效笥，導(dǎo)致OA系統(tǒng)的應(yīng)用受阻。應(yīng)當(dāng)基于檔案管理工作需要進(jìn)一步豐富OA系統(tǒng)的個性化功能。

3）缺乏健全的管理平臺。制約檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)銜接的主要原因是當(dāng)前還缺乏一個科學(xué)化的管理平臺，OA系統(tǒng)的中的文件沒能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行有效傳遞，一些有關(guān)檔案文件的審批、發(fā)布、閱辦機(jī)制還不健全，檔案管理功能未能及時實(shí)現(xiàn)，檔案管理平臺建設(shè)投入力度較小，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺的穩(wěn)定性不足，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的健全性不足。很多重要的文件未能在OA系統(tǒng)進(jìn)行有效傳輸，一些大型文件在傳輸過程中面臨的數(shù)據(jù)丟失的隱患，有效簽批數(shù)據(jù)無法及時傳遞，因此影響了檔案管理的科學(xué)性，容易造成檔案丟失、受損或者其它問題，嚴(yán)重的影響檔案管理的安全性。

3 OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理鏈接方法

1）加強(qiáng)OA系統(tǒng)的建設(shè)。實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效鏈接，應(yīng)當(dāng)基于電子檔案的運(yùn)行需要出臺科學(xué)的電子檔案管理措施，強(qiáng)化推動醫(yī)院OA系統(tǒng)檔案收集信息化。主動開展OA系統(tǒng)的培訓(xùn)工作，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員重視OA系統(tǒng)的應(yīng)用，基于OA系統(tǒng)開展電子文檔的歸檔業(yè)務(wù)，發(fā)揮OA系統(tǒng)在檔案管理中的優(yōu)勢作用。首先，利用開發(fā)成本較低的計算機(jī)語言對網(wǎng)絡(luò)檔案進(jìn)行歸集處理，可以基于PHP網(wǎng)絡(luò)語言開發(fā)嵌入式的HTML語言，滿足醫(yī)務(wù)人員在簡單易學(xué)的計算機(jī)操作平臺下進(jìn)行文檔的有效歸檔存儲。其次，進(jìn)一步保證OA系統(tǒng)中文檔數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，通過各種安全權(quán)限、口令系統(tǒng)與身份驗(yàn)證進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸，把用戶有效的連接到檔案服務(wù)器當(dāng)中，轉(zhuǎn)變以往的傳輸加密模式，有效的保證傳輸文檔數(shù)據(jù)的安全屬性。第三，保證OA系統(tǒng)環(huán)境下檔案管理鏈接的實(shí)用性，收集反饋醫(yī)療、行政、后勤部門檔案管理需要，例如，針對醫(yī)療檔案涉及到的醫(yī)務(wù)、護(hù)理、保險等部門需要，在公辦系統(tǒng)環(huán)境下建立檔案傳輸機(jī)制，以便于各種數(shù)據(jù)的有效查詢傳輸，形成一個完善的檔案系統(tǒng)。

2）提高使用水平人員水平。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專人開展OA系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)工作，由專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)行系統(tǒng)管理，保證OA系統(tǒng)維護(hù)的有效性，解決OA系統(tǒng)維護(hù)中的現(xiàn)實(shí)問題。首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院OA系統(tǒng)與檔案管理部門鏈接的需要進(jìn)行相關(guān)理論知識的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與辦公自動化運(yùn)行相吻合，進(jìn)而提高檔案信息化運(yùn)轉(zhuǎn)的能力，保證醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)信息的有效存儲，進(jìn)一步幫助醫(yī)務(wù)工作人員熟悉相關(guān)軟件的使用方法。其次，減少醫(yī)務(wù)人員在使用公辦系統(tǒng)時受到的各種限制，保證用戶操作界面良好，能夠滿足醫(yī)務(wù)人員以直觀化的方式進(jìn)行檔案傳輸?shù)男枰＠?，普及C/S技術(shù)結(jié)構(gòu)方式，方便用戶進(jìn)行個性化檔案打印、查詢、共享需要。第三，優(yōu)化系統(tǒng)功能，在了解用戶需要的基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)，滿足用戶通過瀏覽器進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問需要，符合醫(yī)務(wù)人員遠(yuǎn)程查詢檔案的現(xiàn)實(shí)需要，在WEB服務(wù)器模式下允許用戶提交訪問信息，并且以Excel或其它格式進(jìn)行信息共享。

3）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)工作。促進(jìn)OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的有效鏈接，還要發(fā)揮智能化平臺的基礎(chǔ)作用，注重打造優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)化智能信息交互平臺，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的無縫鏈接。首先，保證基于OA系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案傳輸?shù)母咝?、安全性和穩(wěn)定性，提供OA系統(tǒng)信息提交、存儲、檢索工作方面的重要價值，著務(wù)建立有效的溝通協(xié)作機(jī)制，進(jìn)一步完善OA系統(tǒng)的應(yīng)用機(jī)制。其次，還要加強(qiáng)系統(tǒng)模塊設(shè)計工作，有效避免數(shù)據(jù)信息的泄露問題，在分模塊管理的基礎(chǔ)上提高OA系統(tǒng)與檔案鏈接的有效性。例如，可以開發(fā)醫(yī)療檔案、文書檔案、基建檔案、設(shè)備檔案與財會檔案等專門板塊。第三，構(gòu)建整體系統(tǒng)下的查詢、錄入與借閱管理體系，進(jìn)一上提升模糊查詢與精確查詢的質(zhì)量，還要為用戶提升自主檔案錄入界面，確保醫(yī)務(wù)工作者的信息被儲存起來。管理員應(yīng)當(dāng)針對用戶提交的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對，把臨時數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為永久數(shù)據(jù)，同時對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，科學(xué)化的剔除垃圾數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)的試運(yùn)行過程中提高該系統(tǒng)的實(shí)用性和實(shí)效性，從而展示系統(tǒng)的良好工作性能，滿足系統(tǒng)管理的需要。

4 結(jié)論

將OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)結(jié)合，需要從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，進(jìn)下體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的服務(wù)價值，注重醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的有效共享，著力為用戶提供便捷、高效和高質(zhì)量的檔案服務(wù)體系。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理方式，在兩者銜接的過程中體現(xiàn)出實(shí)效性、互動性、精準(zhǔn)性的特征，進(jìn)下實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化改進(jìn)與有效創(chuàng)新。

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