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        論檔案信息安全保障體系的建設與思考

        2019-08-22 09:53:26趙翠玲劉浩
        卷宗 2019年21期
        關鍵詞:檔案管理信息建設

        趙翠玲 劉浩

        檔案中包含大量信息,同時信息具有較強的保密性,屬于工作開展的基本保障,以及數(shù)據(jù)、信息等來源途徑。當前,檔案管理已經(jīng)形成了相對完善的管理體系,但是安全體系的建設方面還存在不足之處,難以將信息收集、資源整合、檔案管理、在線查閱等環(huán)節(jié)相融合。為提升檔案安全,有必要探索出檔案安全管理體系的建設路徑。

        1 檔案信息的安全保障體系概念和建設的現(xiàn)狀

        1.1 概念

        檔案的信息安全概念較為廣泛,并有完整、保密等特征,和檔案安全相關的技術、理論等都屬于安全體系的重要部分。因此,相關部門只有應用先進的技術、設備、管理方式等才可降低信息出現(xiàn)安全的風險,保持檔案安全工作的順利進行。與此同時,檔案安全體系中還包括相關法規(guī)標準、管理規(guī)則、管理人才等因素,所以,要形成一個安全系數(shù)高的保障體系,不但要保障技術手段,而且還應保障管理細節(jié)的規(guī)范性,加強檔案的管理的信息化建設,才能高效利用檔案資源,促進檔案工作發(fā)展[1]。

        1.2 建設現(xiàn)狀

        第一,管理者安全意識缺乏,在日常工作過程中未能做好檔案信息的管理;第二,缺乏法律意識,導致檔案的安全管理沒有按照相關法律和法規(guī)嚴格進行;第三,管理手段不科學,沒有按照信息重要程度做好分類,展開針對性管理;第四,信息化系統(tǒng)不完善,缺少安全技術、管理技術等等方面的應用;第五,管理員素質(zhì)不高,難以適應檔案工作快速發(fā)展,開展安全管理工作;第六,缺乏完善的預警機制以及監(jiān)督機制,導致安全風險出現(xiàn)時難以及時發(fā)現(xiàn),并對相關負責人員展開追責。

        2 檔案信息安全保障體系的建設路徑

        2.1 提高安全意識

        在檔案管理方面,相關人員應本著“依法管理,安全第一”的原則。嚴格遵循國家相關規(guī)定,開展安全管理工作。例如:管理部門可通過培訓,提升管理員的檔案安全意識,學習各類信息安全,避免管理員在檔案管理過程存在安全意識不足的現(xiàn)象。還可組織管理員學習各類檔案管理先進事跡,提升其職業(yè)責任意識,對自身工作有高度使命感,并且從內(nèi)心中以及行為上將做好檔案管理工作,時刻以檔案安全作為首要內(nèi)容,將安全意識落實到安全系統(tǒng)建設當中。

        2.2 依照法律展開管理

        針對各機構檔案安全問題,應對檔案管理現(xiàn)狀展開分析,依照法律開展各項管理工作。例如:遵循《檔案法》、《計算機系統(tǒng)安全保護法》等構建安全系數(shù)高的檔案保障體系,將檔案安全納入到管理員工作第一要求當中。在當前時代,按照檔案管理的最新特征,建立全面的檔案安全體系,做好信息的保存、編目與利用。

        2.3 使用安全的管理方式

        在檔案安全系統(tǒng)建立的過程中,應使用多種安全管理手段,保障信息的真實和完整。例如:及時改善檔案保存地點的環(huán)境狀況,修繕存在安全隱患的檔案室,同時做好防火、防潮、防盜、防水等工作,保障檔案保管處溫度恒定,定期展開清潔、消毒等工作,避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)被弄臟或者霉變問題;對所有紙質(zhì)檔案做好歸檔,同時按照信息內(nèi)容重要程度,對其排列、排序、編號等,做好檔案清查,以便相關人員快速獲取信息,做好檔案的利用;還應具備檔案安全管理長遠計劃,及時將信息向電子類檔案進行轉化。針對重要信息,要采取重點保護措施;針對特殊類型的檔案,如照片、影像等,應根據(jù)其性質(zhì)做好保護工作;制定完善的安全管理考核機制,提升檔案管理員安全意識。為加大對管理員的監(jiān)管力度,還可在檔案管理區(qū)安裝攝像頭,對檔案管理工作實時監(jiān)控,及時發(fā)現(xiàn)管理過程中存在的安全風險,保障工作有序開展。除此之外,還應落實檔案管理的信息化建設,增加技術、設備、資金等投入,完善信息管理系統(tǒng),確保檔案安全系統(tǒng)的建設符合時代發(fā)展[2]。

        2.4 加強信息化管理

        當前信息技術已經(jīng)在各個領域中廣泛應用,將其應用到檔案管理上,提升安全系統(tǒng)性能。為實現(xiàn)檔案信息化管理,應構建完善管理系統(tǒng)。例如:檔案館應針對電子檔案建立安全管理制度,確保在電子檔案的轉化過程中有章可依,以此規(guī)范管理員行為,認真做好電子檔案的管理工作。優(yōu)化檔案網(wǎng)絡安全性能,可設置危險信息攔截、安裝防火墻、使用加密技術等,提升信息系統(tǒng)安全,防止網(wǎng)絡中存在的安全威脅,導致系統(tǒng)遭到攻擊或者入侵等問題,提高系統(tǒng)安全。積極創(chuàng)新管理技術形式,構建檔案安全管理體系。遵照“前端負責控制,后端負責歸檔”的管理模式對檔案信息的安全展開管理。高效發(fā)揮技術優(yōu)勢,整合不同種類的檔案信息。認真落實電子檔案轉移、交付等工作,防止在檔案轉移環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息丟失、泄露等安全問題,提升檔案信息化管理過程的安全性。

        除此之外,還可使用以下技術開展檔案管理。例如:訪問、識別、監(jiān)控、密碼、系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全等技術的應用,提高檔案的安全性。同時在檔案信息系統(tǒng)上安裝殺毒軟件、入侵檢測、風險評估等管理系統(tǒng),嚴格按照對應程序,使用先進的技術以及方法筑起一道安全屏障,加快檔案管理信息化的進程,完善安全保障體系。

        2.5 提升人員素質(zhì)

        在檔案管理中,管理者是主要安全要素。人員對安全管理的認識、技術水平、工作能力、道德品質(zhì)等對信息安全有直接影響。因此,為從根本上提升信息安全性,應加大力度建設高素質(zhì)檔案管理人才隊伍,制定出完善的人才培訓計劃,組建學習型人才隊伍。針對現(xiàn)有的管理員,可重點培訓其安全技術、信息化管理等能力,使管理者素質(zhì)適應當前檔案工作的實際需求。此外,為培養(yǎng)出更多綜合能力強的人才,還可使用“請進走出”模式,邀請檔案管理專家,對管理員進行工作指導,通過交流學習,提升管理員工作能力,積累更多實踐經(jīng)驗;組織優(yōu)秀的案管理員去具有先進管理技術的檔案館參加學習,不斷擴寬人才的學習思路,促使人才在檔案管理工作上積極創(chuàng)新,提升檔案管理水平,完善安全管理系統(tǒng)的建設。

        2.6 制定預警機制

        在檔案安全體系建設過程中,制定預警機制可避免自然、人為等因素對檔案安全造成的影響。防止檔案信息出現(xiàn)泄漏、損壞等。一旦出現(xiàn)安全問題,管理員可根據(jù)預警信息,展開救援方案制定,確保及時做好檔案施救工作,降低意外事件造成的損失。例如:檔案館可針對日常管理情況,對檔案信息可能存在的風險展開分析,并由所有檔案管理人員共同研究匯總,制定出安全預警機制,在應急方案的制定上要具備高度的可行性。同時,加大監(jiān)管力度,積極做好各項預警機制的整改,管理過程中,應嚴格遵照法律和法規(guī)進行。如果管理者未能按照規(guī)章制度展開風險預警,出現(xiàn)重大安全事件,一經(jīng)查實應嚴肅處理。對于在安全事故發(fā)生之后,觀望的、逃避的、推脫責任的人員,要采取處罰措施。不能及時預警風險的人員,導致檔案安全出現(xiàn)問題,追究工作者法律責任[3]。

        3 結論

        綜上所述,全面落實檔案信息的安全管理工作,需要建立完善的安全保障綜合體系,針對檔案管理過程存在的問題,做好優(yōu)化工作,更新安全管理理念,應用相關法律、管理技術等做好管理工作。與此同時,加大力度建設信息化管理模式,提升檔案管理員的工作水平,通過完善預警機制確保檔案的安全保障機制更加完善。

        參考文獻

        [1]米東榮.網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案信息安全保障體系建設[J].城建檔案,2018(12):23-24.

        [2]周宏艷.檔案信息安全保障體系建設中的問題與策略[J].黑龍江檔案,2018(02):83.

        [3]顧倩倩.加強檔案安全保障體系建設確保事業(yè)單位檔案信息安全[J].才智,2015(15):319.

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