萬勝永
信息技術(shù)的快速發(fā)展使傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公室能夠優(yōu)化整合數(shù)字化信息數(shù)據(jù),通過技術(shù)升級使傳統(tǒng)的辦公方式得到了有效的變革。在目前互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)、信息化的基礎(chǔ)上,我們建立了以技術(shù)為主要支撐的數(shù)字文件管理模型,可以最大限度地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的性能優(yōu)勢,提升各級檔案的數(shù)字化建設(shè)速度,并鞏固和完善已經(jīng)建設(shè)完成的數(shù)字檔案系統(tǒng)。
1 數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化的概念類別
數(shù)字檔案館是一種新型的概念,與傳統(tǒng)的文件管理都有較大的區(qū)別,其具有資源信息的數(shù)字化、信息化等屬性,最明顯的區(qū)別是數(shù)字檔案館不再以制止作為載體,主要依靠數(shù)字化信息的傳輸進行對檔案建設(shè)和管理。與傳統(tǒng)的檔案管理功能相比,數(shù)字檔案具有更多的信息存儲空間,不受地域限制,并可以實現(xiàn)信息的實時共享。在數(shù)字檔案中,可以更有效地處理、驗證和存儲檔案信息,在存儲形式方面,數(shù)字檔案館可以突破傳統(tǒng)較為單一的本文存儲,形成以圖像、視頻、音頻等多媒體數(shù)字的管理存儲,使信息呈現(xiàn)方法更加多樣化,并且便于檢索,而且可以更好對檔案進行后期管理。
檔案數(shù)字化是利用計算機技術(shù),將檔案數(shù)據(jù)通過掃描、數(shù)字影音等技術(shù)將傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成數(shù)字的形式進行傳輸,并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行數(shù)據(jù)的歸檔、檔案技術(shù)的互聯(lián)網(wǎng)連接,以此構(gòu)建成完整的數(shù)字化檔案信息庫。在大數(shù)據(jù)時代,檔案的數(shù)字化是一種趨勢,只有實現(xiàn)檔案的數(shù)字化才能滿足當前檔案館的發(fā)展要求,避免檔案工作滯后、影響企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展。
2 大數(shù)據(jù)時代檔案電子處理的特點
1)通過收集各方面的信息,建立完善的檔案信息資源庫,與傳統(tǒng)形式的檔案管理相比,檔案的數(shù)字化管理工作更加的復(fù)雜、數(shù)量更大,對于數(shù)字資料檔案而言可以實時的進行擴展和管理,同時檔案的電子處理還較大程度的突破文件傳輸形式中的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理形式,可以將音頻、圖像等內(nèi)容進行有效的展示,從檔案資料的收集、管理和查閱等工作而言,有效的增加了檔案的信息內(nèi)容和種類,并以數(shù)字檔案為基礎(chǔ)建立綜合性的數(shù)字信息資源庫,從而更加滿足企業(yè)對于信息化資源的需求,有效的增加企業(yè)對數(shù)字化檔案的分析和管理能力,為未來的發(fā)展提供有利的數(shù)據(jù)支持。
2)實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)存儲和集中分析。由于檔案的數(shù)字化管理依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),電子文件的存儲密度高于傳統(tǒng)的手工信息存儲。隨著信息技術(shù)的不斷進步,電子文件管理的儲存容量還需要更大提升,以此滿足所需存儲的數(shù)字文件的數(shù)量,實現(xiàn)大容量存儲的功能。大量的存檔信息還提供了對大數(shù)據(jù)進行集中分析和處理的可能性,實現(xiàn)了單項數(shù)據(jù)分析,并且大量數(shù)據(jù)使分析的結(jié)果更具說服力。
傳統(tǒng)的文件管理在文件搜索中經(jīng)常需要大量的人力和物力資源,特別是對于稀缺資料和較為珍貴的檔案資料的管理,需要能夠進行快速查詢并且還要確保文件保存的有效性,這些要求都對檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理提出了較大的要求。通過設(shè)置用戶權(quán)限,數(shù)字檔案可以保證稀缺資料和較為珍貴的檔案資料的有效存儲,避免信息丟失,用戶還可以通過后臺查詢提高搜索和查詢的效率。
3 在大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建檔案信息資源數(shù)字化的關(guān)鍵點
首先,在進行檔案數(shù)字化建設(shè)時,有必要考慮其科學(xué)性和合理性。在數(shù)字化應(yīng)用程序文件的過程中,許多企業(yè)只需將傳統(tǒng)的文件信息輸入計算機。實際上,這種文件數(shù)字化并不科學(xué)有效,為了實現(xiàn)高效的文件電子管理,我們應(yīng)該注意構(gòu)建系統(tǒng)的歸檔目錄,然后建立相應(yīng)的搜索模式,以便在文件輸入計算機后,方便員工檢查,這要求在整體質(zhì)量文件設(shè)計之前,對現(xiàn)有文件內(nèi)容進行科學(xué)劃分,并將文件內(nèi)容數(shù)字化,然后對文件內(nèi)容進行數(shù)字化處理,科學(xué)合理地協(xié)調(diào)文件信息內(nèi)容。
其次,檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)具有系統(tǒng)性。當建立數(shù)字化的檔案是,其過程不是單一獨立的,而是具有連續(xù)性的,所有收集到的資料需要及時的上傳到數(shù)據(jù)庫中,保證數(shù)據(jù)檔案的關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。
最后,數(shù)字化建設(shè)需要融入個性化特征。所謂特征,是指不同的企業(yè)單位對檔案信息的管理有不同的要求。在檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中,有必要根據(jù)單位的工作特點進行整體規(guī)劃。就像提供差異化服務(wù)一樣,數(shù)字檔案也有其獨特的特點,可以促進數(shù)字檔案之間健康的競爭形成,為信息交流和共享打下堅實的基礎(chǔ)。
4 是建立數(shù)字檔案的相關(guān)途徑
4.1 注意目錄和全文數(shù)據(jù)庫的同步構(gòu)建
在數(shù)字文件管理過程中,有必要認識到完整性的重要性,進行目錄和全文數(shù)據(jù)的同步管理,并通過總分總的形式提高信息輸入率和搜索效率。在目錄的設(shè)置中,需要根據(jù)特定的文件內(nèi)容設(shè)置搜索目錄,以便通過設(shè)置單獨的目錄來簡化文件檢索的路徑,特別是對于時間較久或者不經(jīng)常使用的文件,可以建立獨立的數(shù)據(jù)目錄,使用戶更快地找到他們需要的信息。在檔案信息的數(shù)字檢索過程中,除了增強檢索功能外,還需要根據(jù)實際情況設(shè)置書簽,以適應(yīng)不斷變化的客觀需求。在輸入方面,還可以通過打開不同的管理員帳戶,提高文件輸入的效率,以及更新的及時性。
4.2 建立完整的電子文件信息存儲和存儲功能
在電子文件的存儲中,由于電子文件使用原始數(shù)據(jù),為了實現(xiàn)文件的長期使用,有必要注意內(nèi)容信息的真實性和完整性,并不斷補充它們。在后期維護文件信息時,應(yīng)定期組織文件內(nèi)容,并每隔幾年將信息傳輸?shù)叫陆橘|(zhì)以更好地保存。在計算機軟件和硬件中,也應(yīng)不斷更新,改善軟件和硬件的操作環(huán)境,提高了操作效率,并確??梢愿踩卮鎯ξ募畔ⅰ?/p>
4.3 人員素質(zhì)的結(jié)合
檔案工作者的能力和素質(zhì)包括專業(yè)知識,技術(shù)知識,管理技能等。提高工作人員的能力和質(zhì)量主要是由于對工作人員的跨學(xué)科和跨學(xué)科培訓(xùn)。傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)是單一的,這導(dǎo)致許多員工理解文件管理,但不了解現(xiàn)代信息技術(shù)。這將成為數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化建設(shè)的制約因素。因此,培養(yǎng)復(fù)合檔案人才已成為數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化必須解決的難題。這也是工作人員建設(shè)數(shù)字檔案和檔案數(shù)字化的必要條件。
為了提高檔案管理員的能力和質(zhì)量,使他們成為滿足大數(shù)據(jù)時代要求的綜合人才,有兩種主要方法。一個是培訓(xùn)檔案管理員,包括現(xiàn)代知識培訓(xùn),管理科學(xué)培訓(xùn)和計算機。技術(shù)培訓(xùn)和外語培訓(xùn)等。這是一種靜態(tài)方法。動態(tài)的方法是組織和參與學(xué)術(shù)界和檔案界之間的學(xué)術(shù)研討會,進行研討會和交流,促進兩個圈子之間的交流和溝通,實現(xiàn)相互促進。這種"走出去"的方式將為思想帶來許多新思路,并將與時俱進,推動數(shù)字檔案館和檔案館的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮作用。
5 結(jié)論
隨著全球社會科學(xué)技術(shù),網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展,大數(shù)據(jù)時代的到來勢不可擋。在這種背景下,數(shù)字檔案的建設(shè)和檔案的數(shù)字化也是未來的必然趨勢。面對這些重大變化,我們應(yīng)該及時應(yīng)對措施和準備,以順應(yīng)時代潮流,促進和促進新制度的發(fā)展,從而促進整個社會的發(fā)展,提供更方便快捷的服務(wù)。
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