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        數(shù)據(jù)化在檔案管理的應(yīng)用探索

        2019-08-22 09:53:26郭靜麗
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息建設(shè)

        郭靜麗

        摘 要:數(shù)據(jù)化在公司檔案管理中的利用,是大數(shù)據(jù)時(shí)代數(shù)據(jù)利用價(jià)值提升的背景下,公司為了可持續(xù)發(fā)展應(yīng)作出的改變,也是面對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)時(shí)管理模式革新的需求。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)目標(biāo),公司應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度,規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程,建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍,并完善數(shù)據(jù)化技術(shù)設(shè)施配置。

        關(guān)鍵詞:數(shù)據(jù)化;檔案管理;應(yīng)用

        所謂大數(shù)據(jù),就是通過常用計(jì)算機(jī)軟件無法實(shí)現(xiàn)高效信息處理、管理的巨量數(shù)據(jù)信息集合,數(shù)據(jù)量大,且具有多樣性,需采用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行收集、儲(chǔ)存、分析、挖掘、應(yīng)用[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,數(shù)據(jù)信息利用價(jià)值被充分挖掘出來,數(shù)據(jù)化成為各行各業(yè)信息管理的發(fā)展方向。檔案作為公司信息管理的重要對(duì)象,其信息價(jià)值要想被充分挖掘出來,就應(yīng)該合理引進(jìn)數(shù)據(jù)化技術(shù)及設(shè)備,步入數(shù)據(jù)化管理階段。檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè),能夠推動(dòng)檔案信息的整合與管理,讓檔案的調(diào)用與利用更為便捷,全面提升檔案管理水平,公司要想借助檔案優(yōu)化管理,就應(yīng)該將這項(xiàng)工作提上日程,給予人力、財(cái)力上的支持。

        1 檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)現(xiàn)狀

        1)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)。在數(shù)據(jù)化時(shí)代,檔案增添了電子數(shù)據(jù)、視頻等多種新類型,涉及面廣,內(nèi)容豐富,但是,目前很多公司都存在歸檔意識(shí)不足的問題,員工在按既定程序完成工作后,缺乏將相關(guān)資料歸檔整理的習(xí)慣,導(dǎo)致公司檔案數(shù)據(jù)存在內(nèi)容不全、數(shù)據(jù)虛假等問題,檔案管理流于形式化。要想實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化管理的目標(biāo),就應(yīng)該全面才加現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù),確保數(shù)據(jù)資源種類全面,信息足夠,否則,檔案管理工作將無以為繼,影響到檔案數(shù)據(jù)利用率[2]。日常資料歸檔,能夠?yàn)闄n案數(shù)據(jù)化管理提供信息基礎(chǔ),同時(shí),能夠督促工作人員按照既定程序完成工作,避免數(shù)據(jù)做虛弄假的問題,切實(shí)提升工作效率及質(zhì)量,培養(yǎng)工作人員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)、一絲不茍的工作態(tài)度,而且這些資料如果得以高效利用,對(duì)于公司的可持續(xù)發(fā)展是極為有利的。

        2)管理人員專業(yè)度不夠。時(shí)代在發(fā)展,檔案管理理念也在不斷更新,隨著檔案數(shù)據(jù)種類的增加與更新,檔案管理工作量會(huì)越來越大,如果采用傳統(tǒng)的人工管理方式,工作效率低下,且對(duì)于檔案信息的利用率也比較低,所以,應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理手段,引入數(shù)字化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等,實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)據(jù)化檔案管理。但是,檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè),會(huì)受到管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的限制,以往公司檔案管理要求不高,內(nèi)容較少,檔案管理人員多為辦公室工作人員兼職,或者在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn),對(duì)于檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、法律知識(shí)不熟悉,而且管理人員大多任職期限較長,年齡較長,對(duì)于新鮮事物的學(xué)習(xí)能力較差,無法數(shù)量使用各項(xiàng)數(shù)據(jù)軟件,進(jìn)行數(shù)據(jù)化檔案管理。

        3)管理手段落后。在以往,檔案信息的載體多為紙質(zhì)文件以及一些音像資料,隨著時(shí)間的推移,大量的文書、檔案原件堆積,整理起來比較困難,檢索查證效率極低,整體而言,檔案利用率較低,無法發(fā)揮應(yīng)有的效益。這正是公司檔案管理需邁向數(shù)據(jù)化管理階段的原因,因?yàn)殡S著公司規(guī)模的擴(kuò)大,業(yè)務(wù)范圍的拓展,傳統(tǒng)檔案管理手段已經(jīng)無法滿足海量檔案數(shù)據(jù)管理需求,實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化建設(shè),已是勢(shì)在必行[3]。但是,由于經(jīng)費(fèi)有限,管理理念陳舊,相關(guān)部門并沒有正確認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的重要性,未投入足夠的資金,導(dǎo)致檔案管理技術(shù)手段落后,硬件、軟件設(shè)施配置不足,檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)受到設(shè)施制約,無法取得進(jìn)展。

        2 檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)策略

        1)建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度。隨著計(jì)算機(jī)在公司日常管理中的普及,無紙化辦公目標(biāo)逐漸實(shí)現(xiàn),實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)目標(biāo)指日可待。為了保證檔案數(shù)據(jù)采集的完整度與真實(shí)度,公司應(yīng)該加大資金投入,構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)化管理室,完善人力資源配置,完善現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施配置。同時(shí),建立健全數(shù)據(jù)化檔案管理制度,以《檔案資料管理保密規(guī)定》、《檔案查閱利用制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》及《電子檔案管理制度》等現(xiàn)行規(guī)章制度為依據(jù),結(jié)合公司運(yùn)營轉(zhuǎn)卡,及檔案數(shù)據(jù)化管理目標(biāo),制定科學(xué)合理的管理制度,明確檔案管理工作內(nèi)容、流程及標(biāo)準(zhǔn),確保檔案的信息識(shí)別、資料采集、遞交、歸檔、核對(duì)、儲(chǔ)存、整理、分析及借閱等過程的標(biāo)準(zhǔn)化,督促各部門工作人員提升檔案管理意識(shí)[4]。

        2)規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,公司檔案利用價(jià)值被充分挖掘出來,為了提升檔案利用率,應(yīng)該規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程,明確各類文件歸檔的要求及標(biāo)準(zhǔn),提升工作人員的歸檔意識(shí),在工作完成后,將相關(guān)數(shù)據(jù)資料提交到檔案庫,確立檔案信息在真實(shí)性、完整性、及時(shí)性上達(dá)標(biāo),從而確保檔案信息的參考價(jià)值。為了確保檔案數(shù)據(jù)采集工作質(zhì)量,可相關(guān)的評(píng)價(jià)考核機(jī)制,將檔案數(shù)據(jù)采集工作任務(wù)細(xì)分到各個(gè)部門,并建立科室聯(lián)動(dòng)機(jī)制,相互監(jiān)督,分工協(xié)作,確保公司日常運(yùn)營中所產(chǎn)生的資料被完整納入到數(shù)據(jù)化檔案中,按照日期、模塊分類存檔。

        3)建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。根據(jù)檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)要求,培養(yǎng)專業(yè)的管理人才,學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)相關(guān)軟件、硬件設(shè)施的使用,突破公司在檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)中所遇到的人才瓶頸。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,公司應(yīng)該充分意識(shí)到檔案的信息指導(dǎo)作用,以及檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的必要性,設(shè)立專門的檔案管理部門,根據(jù)工作需求合理設(shè)置崗位,引進(jìn)專業(yè)素養(yǎng)、信息素養(yǎng)達(dá)標(biāo)的檔案管理人才,做好崗前培訓(xùn)考核工作,加強(qiáng)繼續(xù)教育,在公司新購進(jìn)數(shù)據(jù)化管理技術(shù)及設(shè)施后,組織管理人員學(xué)習(xí),迅速掌握相關(guān)硬件、軟件的使用流程及技術(shù),幫助其樹立網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí),以防公司機(jī)密被泄漏。

        4)完善數(shù)據(jù)化技術(shù)設(shè)施配置。應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案管理內(nèi)容的數(shù)字化,并建立數(shù)據(jù)庫,能夠有效提高檔案信息的共享效率。在數(shù)據(jù)化檔案庫中,信息利用者只需根據(jù)自身需求,輸入關(guān)鍵詞,即可快速查詢找出所需資源,工作效率大大提高。因此,公司必須意識(shí)到檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)的意義,提高重視度,加大資金投入,選擇合適的數(shù)據(jù)化模式,引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等,構(gòu)建公司檔案數(shù)據(jù)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)信息共享,同時(shí),簡化檔案借用、查閱的手續(xù),通過登記權(quán)限制度,來提升信息利用安全度,通過完善數(shù)據(jù)平臺(tái)防御機(jī)制,增設(shè)防火墻、殺毒軟件等,確保信息管理安全[5]。

        3 結(jié)語

        在公司發(fā)展的道路上,會(huì)形成基礎(chǔ)建設(shè)檔案、實(shí)物檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案及人事檔案等多種檔案資料,這些資料印證著公司的發(fā)展史,同時(shí)也能夠?yàn)楣窘窈蟮陌l(fā)展提供指引。從這一層面來說,提升檔案管理水平,對(duì)于公司的發(fā)展壯大有著積極意義。數(shù)據(jù)是一種沒有實(shí)際形態(tài)的東西,看不見也摸不著,但是作為一種信息載體,在人們的日常生活及社會(huì)的生產(chǎn)活動(dòng)中,發(fā)揮著重要作用。檔案管理的數(shù)據(jù)化,意味著管理對(duì)象從紙質(zhì)材料等拓展為電子數(shù)據(jù)、視頻等,在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代,管理起來較為便利,而且在利用檔案資料時(shí),變得更為高效便捷,能夠更好地發(fā)揮檔案信息在公司發(fā)展中的指導(dǎo)作用。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]丁德勝.數(shù)字檔案室在檔案信息化建設(shè)中的價(jià)值與前景——?從機(jī)關(guān)角度探討電子文件/電子檔案管理權(quán)責(zé)、思路與方法[J].中國檔案,2018(02):30-33.

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        [4]鄧強(qiáng),馬玉妍.做好新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理工作探拓——在發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)的背景下[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化,2016(12):107-108.

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