孟慶華
摘 要:檔案管理信息化是檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然趨勢。在信息時代,檔案引入了先進的信息技術,提高了檔案管理的效率和檔案管理的質(zhì)量。在工作中還存在一些問題,為了保證工作的正常進行,必須采取有效的措施加以控制和完善。本文主要對城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案資料進行分析,以供參考和借鑒。
關鍵詞:養(yǎng)老保險檔案;管理;信息化
信息技術已在社會許多行業(yè)得到廣泛應用。信息技術的應用可以提高工作效率,促進社會和企業(yè)的穩(wěn)定。信息技術在檔案業(yè)務中的應用,可以提高工作人員的工作效率,減少工作失誤的發(fā)生。信息化技術有許多優(yōu)點。充分結合計算機技術,可以實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。目前,我國的科學技術水平有了很大的提高。信息化技術在社會發(fā)展的許多領域也得到了應用。養(yǎng)老保險檔案管理過程也開始廣泛應用這一技術,使檔案管理的安全性更高,檔案損失減少,為社會的順利運行奠定了堅實的基礎。
1 城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀分析
目前,我國的經(jīng)濟和科技水平有了很大的提高。在這種情況下,許多人認為信息化社會實際上與自動化是一樣的。因此,信息技術在當今經(jīng)濟社會發(fā)展中也占有十分關鍵的地位。我國許多行業(yè)有了很大的發(fā)展,改革的深度也明顯增加,城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的形式和內(nèi)容發(fā)生了很大的變化,特別是在管理方式上發(fā)生了很大的變化。從紙本管理到信息化管理,這種變化是非常顯著的,這對提高管理的質(zhì)量和效率也是非常有效的。在許多方面顯示了更大的優(yōu)勢。然而,我國的數(shù)據(jù)和信息的綜合性還存在很多不足。在這種情況下,許多管理過程并不是很科學,管理往往處于無序狀態(tài),此外,檔案整理也存在許多缺陷,管理的片面性很強,在管理中有可能丟失數(shù)據(jù)。
2 信息化管理的應用優(yōu)勢
首先,信息技術在應用過程中具有很強的抗干擾能力,其準確性也比其他方法更具優(yōu)勢。因此,應用信息技術對城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險檔案進行管理,可以有效控制外界的負面影響。例如,紙張文件容易受到天氣、濕度、霉變和損壞的影響。而信息管理在實際工作中可以有效避免這些問題,同時使文件信息的安全性大大提高,使信息得以長期保存,確保自身的安全性和完整性。許多信息可以存儲在很小的空間里。信息化技術在應用過程中也具有很強的保密性。使用這種技術可以加密一些重要的邊緣,因此也避免了紙張文件中的許多缺陷。在紙質(zhì)檔案時代,信息一般被分類在一起。如果您想找到這類信息,可以在指定的位置讀取。保密性很低,使用信息技術進行管理可以解決這個問題,如果沒有登錄帳號和密碼,別人就很難進入頁面查詢。最后一點是信息技術在多功能性方面有很好的表現(xiàn)。這種技術可以非常有效地利用標準化的邏輯組件,形成一個具有多樣性的系統(tǒng),這也是紙質(zhì)檔案所不具備的功能。因此,從整體上看,信息化在城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理中具有非常重要的優(yōu)勢,因此我們也應該采取有效措施,大力推廣這一技術。
3 做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案信息化工作
3.1 加強檔案管理人員應用信息技術的能力
首先,為了實現(xiàn)這一目標,應允許檔案管理人員學會利用信息技術管理檔案信息,調(diào)動和利用各種信息資源,并將這一技術應用于實際工作的開發(fā)和應用。二是培養(yǎng)檔案管理人員,提高其信息技術應用能力,以檔案信息相關信息技術為重點,同時學習現(xiàn)代管理知識和英語知識;如有關部門可定期組織長者保險檔案經(jīng)理進行資訊知識學習,并于每次學習完成后,進行測試,以核對學習結果。對于不符合標準的人,應要求他們繼續(xù)學習。應建議連續(xù)三次測試水平均低于合格人員,以確保檔案管理人員能夠應用信息技術完成工作;最后,通過培訓方法,提高養(yǎng)恤金保險檔案管理的綜合實際能力;它被要求能夠?qū)⑺形募畔⒅鹨惠斎氲接嬎銠C中,這樣它就可以學會使用關鍵字、時間和其他信息來快速查找相關信息。
3.2 做好傳統(tǒng)和現(xiàn)代化工作
在養(yǎng)老保險檔案管理中充分利用信息技術,必須處理好信息輸入與檢索、保密性與開放性、資源共享與信息技術所有權的關系。同時,也要處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關系,要完成紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉變,首先要認識到紙質(zhì)檔案的重要性。紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容通常顯示在紙質(zhì)載體上,同時具有較強的可靠性和較強的法律效力。然而,存儲在這種文件中的信息比較密集,存儲空間更大,可以節(jié)省大量的存儲空間,信息含量也很大,但首先要將信息存儲在CD上。在計算機的幫助下完成信息的讀取,這樣的操作很容易丟失檔案信息,不易發(fā)現(xiàn),信息的真實性也很難分辨。因此,為了安全起見,應該實現(xiàn)雙重保險。既有數(shù)字文件信息,也有紙質(zhì)文件信息。
3.3 加強現(xiàn)代檔案的管理
實現(xiàn)信息管理檔案,最重要的是增加設備資金投入。信息化管理檔案需要大量應用先進的計算機設備,引進大量高素質(zhì)、高技能人才。這些任務都需要資金支持,同時,現(xiàn)代檔案管理應納入工作考核,養(yǎng)老保險檔案管理的領導者應經(jīng)常深入基層,了解信息技術在實際工作中的應用,了解員工在工作中遇到的困難。
4 結論
隨著我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展,檔案管理員所使用的管理技術越來越先進。通過建立管理系統(tǒng),可以提高檔案管理水平。檔案管理是一項系統(tǒng)工程。在傳統(tǒng)的手工管理模式下,檔案管理存在著許多質(zhì)量缺陷,影響了檔案管理的發(fā)展。利用信息技術可以保證檔案管理的安全,同時也保證了檔案管理的質(zhì)量。信息技術在應用過程中可以為城鄉(xiāng)居民的保險檔案的管理提供很大的方便,這種技術在應用過程中具有很大的優(yōu)勢,同時也能充分滿足人們的特殊需要。然而,該技術在運行過程中的技術水平相對嚴格,因此在實際工作中,我們需要引進和培訓一批高素質(zhì)的技術人員。只有這樣才能保證保險管理的質(zhì)量和水平,確保社會的順利運作。
參考文獻
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