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        檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值與地位

        2019-08-22 09:53:52徐寧
        卷宗 2019年19期
        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè)檔案管理工作提高

        徐寧

        摘 要:在我國(guó)醫(yī)療建設(shè)水平不斷提升的過(guò)程中,醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多,這不僅僅能夠反映醫(yī)院在某一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和所接收醫(yī)療疾病類(lèi)型,還能夠后期相關(guān)疾病研究提供有效參考依據(jù)。為保證醫(yī)院檔案管理價(jià)值得以體現(xiàn),在這個(gè)過(guò)程中需要將醫(yī)院檔案管理與檔案信息化有效結(jié)合,有效避免醫(yī)院檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題,提升醫(yī)院檔案管理的合理性。

        關(guān)鍵詞:檔案信息化建設(shè);檔案管理工作;提高

        檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)和單位為做到全面、準(zhǔn)確的了解和掌握單位內(nèi)部人事、管理、財(cái)務(wù)、員工、業(yè)務(wù)情況的重要基礎(chǔ),單位開(kāi)展各項(xiàng)工作都將以檔案材料作為重要依據(jù)。檔案是單位、個(gè)人、社會(huì)方方面面活動(dòng)的記載和客觀自然情況的真實(shí)反映。對(duì)于單位、個(gè)人、社會(huì)都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院管理的一個(gè)組成部分,同時(shí)也面臨著21世紀(jì)飛躍式發(fā)展的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來(lái)越被社會(huì)關(guān)注。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院在日常工作中形成行政管理、財(cái)務(wù)管理、患者病歷、人事管理等的紙質(zhì)記錄、錄音和錄像等各門(mén)類(lèi)及載體的檔案,是醫(yī)院管理工作中的重要憑據(jù),是醫(yī)學(xué)工作和科學(xué)研究的基礎(chǔ),是醫(yī)院打造和塑造品牌形象的直觀材料。不斷適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求,推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理工作改革進(jìn)程,是新時(shí)代醫(yī)院管理者和檔案人員面臨的一項(xiàng)艱巨任務(wù)。

        1 信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作價(jià)值

        1)醫(yī)院檔案管理工作的一個(gè)目標(biāo)是儲(chǔ)存資料,與此同時(shí),檔案中承載了大量的信息,這些信息是開(kāi)展下一步工作的基礎(chǔ),通過(guò)查詢(xún)和利用檔案工作信息,可以更好的指導(dǎo)下一步工作,明確工作目標(biāo),優(yōu)化工作體系。通過(guò)檔案管理的信息化建設(shè),可以將檔案管理人員從傳統(tǒng)工作中解放出來(lái),將更多的精力放在檔案利用與開(kāi)發(fā)上。通過(guò)對(duì)檔案的總結(jié)和梳理,可以明確下一步工作方向,并且為單位主營(yíng)業(yè)務(wù)的發(fā)展與優(yōu)化提供建議,實(shí)現(xiàn)工作效能總體提升。

        2)在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,醫(yī)院檔案管理工作受到了較大的空間限制。紙質(zhì)版的傳統(tǒng)檔案會(huì)占據(jù)較大的空間。醫(yī)院在開(kāi)展診療業(yè)務(wù)的過(guò)程中,會(huì)產(chǎn)生大量的檔案,如果不進(jìn)行信息化收集與處理,會(huì)嚴(yán)重影響檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。此外,傳統(tǒng)的檔案管理方式存在明顯的不足,在檔案資料查詢(xún)與調(diào)取等方面,都要耗費(fèi)較大的人力物力。此外,信息化建設(shè)同時(shí)極大提升了醫(yī)院檔案管理的工作范圍,在傳統(tǒng)的檔案管理模式下,要想進(jìn)行檔案查詢(xún)或者檔案處理,都必須在實(shí)地進(jìn)行,而通過(guò)開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè),只要有網(wǎng)絡(luò)的地方,就可以通過(guò)登入數(shù)據(jù)庫(kù)的方式,進(jìn)行實(shí)時(shí)的查詢(xún)與處理,極大提升了工作效率。

        2 當(dāng)前醫(yī)院檔案信息化管理存在的主要問(wèn)題

        2.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

        部分醫(yī)院現(xiàn)有的檔案管理人員年齡偏大,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)和技術(shù)能力相對(duì)欠缺,即使有電腦知識(shí)較好的年輕管理人員,也因?yàn)獒t(yī)院對(duì)其業(yè)務(wù)能力要求不高,培訓(xùn)不夠,致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫(yī)院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認(rèn)識(shí),而且要求大幅度提升管理者的能力和素質(zhì)。在傳統(tǒng)管理體制下,醫(yī)院對(duì)檔案工作普遍重視程度不夠,不少醫(yī)院檔案管理人員是非專(zhuān)業(yè)出身的,有的甚至是兼職做檔案管理工作,在缺乏重視和激勵(lì)的體制下,檔案管理工作者的工作積極性大打折扣,也很少關(guān)注自身能力的提升。

        2.2 檔案信息化管理意識(shí)缺乏

        盡管檔案信息化管理能為醫(yī)院帶來(lái)諸多好處,也是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì),但當(dāng)前仍然有部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)重視程度不夠。這就導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)上的資金投入不到位,而醫(yī)院檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化,無(wú)論是硬件設(shè)備的購(gòu)置還是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

        3 提升醫(yī)院檔案管理信息化水平的有效策略

        3.1 充分利用檔案信息化資源

        在醫(yī)院檔案管理中開(kāi)展信息化建設(shè),既要優(yōu)化工作流程,發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的快捷性和便利性,還要實(shí)現(xiàn)檔案資源的充分利用。通過(guò)大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)檢索等方式,發(fā)現(xiàn)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,找到共性和有指導(dǎo)性的問(wèn)題,分析醫(yī)院診療趨勢(shì),通過(guò)得出有效數(shù)字,指導(dǎo)醫(yī)院工作,為醫(yī)院下一步工作開(kāi)展提供有針對(duì)性的意見(jiàn)。此外,醫(yī)院在利用檔案資源的過(guò)程中,要注重個(gè)人信息的保護(hù)問(wèn)題,通過(guò)匿名化處理等方式,保障個(gè)人隱私。在檔案利用過(guò)程中,也要注重安全管理與控制工作,在查詢(xún)與修改檔案過(guò)程中,要進(jìn)行登記備案,防止出現(xiàn)檔案管理安全問(wèn)題。通過(guò)醫(yī)院檔案資源的信息化建設(shè)與利用,可以有效提升醫(yī)院總體工作水平,推動(dòng)主營(yíng)工作提檔升級(jí)。

        3.2 構(gòu)建一體化檔案管理模式

        在醫(yī)院檔案管理工作中,重要的目標(biāo)就是發(fā)揮檔案作用,實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用與流通。要想提升醫(yī)院檔案管理信息化水平,就要構(gòu)建一體化的檔案管理模式,在傳統(tǒng)的檔案管理和收集模式中,各部門(mén)之間一般各自為政,檔案之間缺乏有效的交流和流通,通過(guò)檔案管理一體化建設(shè),可以通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,節(jié)約大量的人力、物力、財(cái)力,在需要信息和資源的時(shí)候,可以通過(guò)調(diào)閱檔案的方式,有效整合工作資源。因此,在強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中,要改進(jìn)數(shù)據(jù)運(yùn)算結(jié)構(gòu),打造醫(yī)院的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù),注重檔案信息開(kāi)發(fā),推進(jìn)檔案部門(mén)和信息化部門(mén)的整合,為資源的共享和有效利用創(chuàng)造條件。

        3.3 加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度

        傳統(tǒng)的檔案管理工作較為機(jī)械,重復(fù)性很強(qiáng),不需要很高的技術(shù)水平。但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理工作的融合,越來(lái)越需要專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人才。在現(xiàn)代高等教育體系下,很多學(xué)校都開(kāi)設(shè)了檔案管理專(zhuān)業(yè),醫(yī)院在引進(jìn)人才的時(shí)候,除了需要引進(jìn)醫(yī)療人才外,還要注重引進(jìn)檔案管理人才和計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才,提升醫(yī)院檔案管理的信息化水平。與此同時(shí),醫(yī)院要通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)等方式,提升原有檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平,提升檔案管理的信息化程度。在醫(yī)院工作中,檔案管理具有一定特殊性,檔案管理工作與日常主營(yíng)業(yè)務(wù)密切相關(guān),要經(jīng)常性開(kāi)展檔案信息化方面的培訓(xùn),提升工作人員的信息應(yīng)用意識(shí),提升總體工作水平。

        3.4 提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。

        檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平應(yīng)包含三方面的內(nèi)容:第一,檔案管理水平,包括熟知檔案管理準(zhǔn)則、認(rèn)真落實(shí)相關(guān)的檔案管理工作、制定更加合理的檔案管理策略等。第二,信息管理軟件的操作水平,包括熟知信息管理軟件的操作界面、掌握必要的快捷鍵、能夠以關(guān)鍵詞、主題詞精確查找檔案信息等。第三,相關(guān)硬件設(shè)備的管理水平:包括可以解決一些低級(jí)的硬件問(wèn)題,做到定時(shí)定量養(yǎng)護(hù)硬件設(shè)備等。

        4 結(jié)束語(yǔ)

        建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案規(guī)劃化、科學(xué)化管理的必然途徑,已成為醫(yī)院現(xiàn)代化進(jìn)程不可缺少的重要環(huán)節(jié)。只要我們不斷提高對(duì)檔案管理意義的認(rèn)識(shí),健全檔案管理制度,建立醫(yī)院信息一體化管理模式,多途徑、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源,以滿(mǎn)足醫(yī)療、教學(xué)、科研工作的需要,就能使醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)化,達(dá)成檔案信息資源的共享,屆時(shí)醫(yī)生坐在科室就能觀看學(xué)術(shù)講座的視頻檔案,使檔案信息資源能更好的服務(wù)于醫(yī)院,為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)添磚加瓦。

        參考文獻(xiàn)

        [1]蘇涵,張小康,王馨雨等.論醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的作用及價(jià)值[J].商情,2016(20):156.

        [2]周娟.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位[J].中國(guó)保健營(yíng)養(yǎng)(上旬刊),2014(6):3547-3548.

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