劉浩

摘 要：隨著數(shù)字信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數(shù)字信息化建設成為檔案工作發(fā)展中十分重要的內(nèi)容和趨勢，檔案數(shù)字化工作是信息化建設的重要內(nèi)容，也是建設數(shù)字檔案的需要，有利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。檔案數(shù)字化就是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)的文件和已歸檔保存的電子文件，系統(tǒng)組成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。作為多年從事檔案管理的工作者，深感檔案信息在生產(chǎn)中的重要性。如何做好數(shù)字化檔案的管理工作？結(jié)合自己的工作實際，就做好檔案數(shù)字化應用的安全問題談一些想法。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案安全

1 技術(shù)問題

檔案數(shù)字化是一項技術(shù)性很強的工作，涉及計算機技術(shù)、信息儲存技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡通訊技術(shù)、安全技術(shù)等許多高新技術(shù)。在進行數(shù)字化之前，一定要根據(jù)自己的具體情況，客觀的分析本單位的技術(shù)力量、計算機水平、自動化水平，做好可行性分析，在技術(shù)方面保證的前提下開展工作。

目前的信息技術(shù)發(fā)展迅速，尤其是信息存儲技術(shù)，物質(zhì)載體的存儲量不斷擴大，但是存儲信息的物質(zhì)載體的使用壽命卻不能得到同步發(fā)展。所以，在發(fā)展數(shù)字化的同時也應注意數(shù)字載體的長久保存。如何延長存儲載體的使用壽命成為檔案信息數(shù)字化建設的重要問題。另外，由于數(shù)字信息是要借助于計算機的軟硬件設備才能被讀出來，新的軟硬件系統(tǒng)對舊系統(tǒng)的兼容問題也是數(shù)字化后要面臨的重要問題。

數(shù)字化工作一般是通過計算機錄入或掃描方式進行的，由于數(shù)字化信息可以被復制，也可以被不留痕跡的修改，所以在數(shù)字化處理過程中一定要確保數(shù)字化信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合，確保檔案信息的完整與安全。

檔案信息數(shù)字化不僅包括信息存儲數(shù)字化，同時也要發(fā)展檢索數(shù)字化。這就是要發(fā)展計算機在檔案信息內(nèi)容方面的揭示功能。其中包括：自動標引技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、內(nèi)容檢索技術(shù)等。只有發(fā)展了這些技術(shù)才是真正實現(xiàn)了數(shù)字化。

2 數(shù)據(jù)安全問題

信息數(shù)據(jù)安全是指保護信息資源，防止外來信息入侵及防止信息的泄漏修改和破壞，保證信息的安全和可靠。保證檔案數(shù)據(jù)信息安全的主要措施有：

1）數(shù)據(jù)備份。也稱數(shù)據(jù)存儲管理，就是將系統(tǒng)硬盤中的數(shù)據(jù)做個備份，或存入其他存儲器中，從而為硬盤中的數(shù)據(jù)保留一個后援數(shù)據(jù)，以便在硬盤數(shù)據(jù)遭破壞或需要用到已經(jīng)從硬盤中刪除了的數(shù)據(jù)時，對數(shù)據(jù)進行恢復。

2）雙機備份。這項技術(shù)是相對技術(shù)的俗稱，有的稱其為數(shù)據(jù)容錯技術(shù)、系統(tǒng)雙工技術(shù)等。其基本原理是指同一個計算機應用軟件系統(tǒng)，采用兩個或兩個以上的主機、服務器硬件系統(tǒng)來支持，當主要的主機、服務器發(fā)生故障時，通過相應技術(shù)，有另外的主機、服務器來承擔應用軟件運行所需要的環(huán)境。因此，它主要解決的問題是本問題是計算機應用軟件系統(tǒng)的連續(xù)運作。

3）分級存儲管理。分級儲存管理技術(shù)見計算機系統(tǒng)內(nèi)存數(shù)據(jù)和硬盤數(shù)據(jù)的管理方式，延伸到硬盤和后援的存儲設備上，使計算機數(shù)據(jù)的分布更趨合理，即將最常用的數(shù)據(jù)放在內(nèi)存中，經(jīng)常用的數(shù)據(jù)放在硬盤中，其他數(shù)據(jù)放在后援存儲設備上。

4）數(shù)據(jù)管理。隨著計算機軟、硬件技術(shù)的不斷發(fā)展，一些相關(guān)的數(shù)據(jù)管理技術(shù)不斷面世，如數(shù)據(jù)在線復制技術(shù)、智能數(shù)據(jù)修復技術(shù)、邏輯數(shù)據(jù)技術(shù)等。

3 保密問題

數(shù)字化檔案由于其特殊性，在應用中的安全保密是一個重要問題。

首先，建立健全安全保密制度。保密工作是一項綜合管理行為，在眾多因素中任何一個環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問題都有可能造成泄密。只有制度健全了，保密工作才能有章可循，有法可依。

其次，確保系統(tǒng)的物理安全。物理安全是指“保護計算機網(wǎng)絡設備、設施以及其他媒體免遭地震、火災、水災等環(huán)境事故以及人為操作失誤或錯誤及各種計算機犯罪行為導致的破壞過程”。為確保網(wǎng)絡運行安全，應利用多網(wǎng)分割處理不同密級檔案信息。

再次，嚴格訪問控制。要建立周全的用戶管理體系，各類人員只能訪問自己的授權(quán)信息。用戶進入系統(tǒng)的各項操作，都能如實記錄。

最后，建立多層次保密手段，嚴格控制源程序，加強身份強制認證和數(shù)據(jù)控制方面的防范措施。確保檔案信息的安全。

4 人員問題

數(shù)字化工作是一項高科技、高投入的工作，不僅需要有檔案專業(yè)知識的人才，同時也需要懂管理有創(chuàng)造力的管理人才，而且還需要信息技術(shù)專業(yè)人才。目前檔案工作者的知識結(jié)構(gòu)和能力遠遠達不到這個要求，這也成為檔案數(shù)字化工作中的一個障礙。在應用數(shù)字化檔案工作前要加強對檔案管理工作者的培訓，要能夠熟練掌握硬件設備的操作以及簡單的維護工作，同時還要有專業(yè)的信息技術(shù)人員共同工作才能確保檔案信息的安全。

5 應對方案

5.1 全網(wǎng)安全運行體系

全網(wǎng)安全就是指對網(wǎng)絡運行的各個發(fā)展階段的管理，實現(xiàn)統(tǒng)一的發(fā)展，促進網(wǎng)絡運行的高效性。這是檔案管理工作人員以及網(wǎng)絡運行技術(shù)人員重視的問題。只有認清這些問題，才能將具體的工作落到實處。

對于全網(wǎng)運行的安全性來說，其薄弱環(huán)節(jié)是產(chǎn)生嚴重影響的重要環(huán)節(jié)?？梢?，網(wǎng)絡運行的某個端口或者是某臺機器出現(xiàn)了故障很有可能造成整個網(wǎng)絡系統(tǒng)的癱瘓。因此，在實際的工作中，工作人員的安全意識要不斷加強，對于網(wǎng)絡系統(tǒng)的各個軟件以及硬件等都進行系統(tǒng)的維護，同時要對出現(xiàn)漏洞的環(huán)節(jié)進行修復或者是升級，提高檔案信息管理的自動化水平。另外，管理系統(tǒng)的認證服務以及加密體系等都需要和管理措施以及技術(shù)方式等向連接，提高管理的高效性和穩(wěn)定性。另外，檔案信息管理的安全性會隨著時間的變化或者是辦公地點的變化而出現(xiàn)明顯的問題，因此，相關(guān)的網(wǎng)絡管理工作人員要從全網(wǎng)的角度出發(fā)，落實安全保障措施。促進檔案管理工作的高效進行。

5.2 聯(lián)動安全與全網(wǎng)安全的重要

保障檔案館網(wǎng)絡安全的基礎設施、網(wǎng)絡按防護體系、安全管理標準規(guī)范（包括法律法規(guī)、技術(shù)標準、管理制度和操作規(guī)范等）等集成起來協(xié)同工作，實現(xiàn)檔案館網(wǎng)絡環(huán)境中從網(wǎng)絡及其基礎設施、各種軟件系統(tǒng)、硬件設備的同步管理和聯(lián)動安全服務出發(fā)，建立由網(wǎng)絡、系統(tǒng)、機構(gòu)、組織和個人共同構(gòu)筑檔案館安全運行的一體化保障體系。

5.3 檔案館全網(wǎng)安全運行

要保障檔案館的公共環(huán)境、網(wǎng)絡、信息系統(tǒng)和監(jiān)控系統(tǒng)的有效與安全運行是需要健全的安全管理制度來支撐，需要管檔案全體員工安全意識的加強與提高為基本前提。我國目前也正在逐步建立信息化和信息安全的相關(guān)法律、法規(guī)體系和執(zhí)行體系，各級檔案管理部門也在不斷地完善本地區(qū)域的安全管理體系和安全保障體系，檔案工作者也開始逐漸意識到要保障檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)和檔案信息的真實、完整和有效，不僅需要依靠包括組織、法律、標準、技術(shù)、基礎網(wǎng)絡環(huán)境等在內(nèi)的社會保障體系，更需要貫徹標準、執(zhí)行法律、強化管理、提高全員的安全意識，只有這樣，檔案館及檔案的安全才有保障。

參考文獻

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