何江麗

摘 要：現(xiàn)如今，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與創(chuàng)新，全世界都在發(fā)生著翻天覆地的變化。在這樣的大環(huán)境下，干部的人事管理工作也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展作出創(chuàng)新，建立全新的管理模式，引進(jìn)和利用現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，最大化發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的作用。干部人事檔案管理對(duì)象工作的參與性與積極性會(huì)直接受到管理水平的影響，所以必須要全力創(chuàng)新和完善干部人事檔案管理工作。本文就干部人事檔案工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)解決辦法。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案；現(xiàn)狀；策略

1 干部人事檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)政治經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，干部變動(dòng)范圍和用人制度的不斷擴(kuò)大，出現(xiàn)了干部人事檔案管理與新形勢(shì)不相適應(yīng)的問(wèn)題。在以前的干部人事檔案管理中單位不夠重視，認(rèn)為檔案管理就是資料的裁剪、裝訂和保管，因此對(duì)任職員工和機(jī)構(gòu)設(shè)置的配備不完善，讓人事檔案管理工作變得默默無(wú)聞，認(rèn)為能應(yīng)付干部調(diào)動(dòng)和查檔工作就行。而人事檔案管理部門(mén)也習(xí)以為常，不主動(dòng)拓展和進(jìn)行人才建設(shè)工作。據(jù)調(diào)查，從事干部人事檔案管理的工作人員大部分都是兼職人員，缺少專業(yè)知識(shí)，對(duì)業(yè)務(wù)流程不熟悉，頻繁的更換檔案管理人員，經(jīng)常造成工作擱淺。存在檔案收集不完整、鑒別不準(zhǔn)確、材料缺失的現(xiàn)象，使檔案不能及時(shí)整理裝訂等等問(wèn)題。這些不規(guī)范的情況無(wú)法滿足干部任免考察的要求，不能準(zhǔn)確的為組織提供參考依據(jù)。大部分人對(duì)檔案管理沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，制度與設(shè)施的不完善導(dǎo)致檔案管理工作水平和質(zhì)量不高，與新形勢(shì)下對(duì)干部人事檔案管理的工作要求有一定的差距，存在思想上的認(rèn)識(shí)不足。

2 干部檔案管理工作的問(wèn)題

1）欠缺規(guī)范性的管理模式。各個(gè)工作單位都會(huì)涉及到干部人事檔案管理工作，管理工作模式也呈現(xiàn)出顯著的多元化趨勢(shì)，但其實(shí)并沒(méi)有得到充分的重視，沒(méi)有明確的分類管理和統(tǒng)一的規(guī)范要求，干部人事檔案與其他多種檔案混雜在一起，致使干部人事檔案管理效率降低。人事檔案管理工作是技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員認(rèn)真、細(xì)致，人事檔案規(guī)范化的基本前提是將個(gè)人材料歸檔成冊(cè)，但部分單位對(duì)檔案材料不能及時(shí)整理、嚴(yán)格把關(guān)，導(dǎo)致已經(jīng)立卷成冊(cè)卻沒(méi)有分類處理，為檔案的使用帶來(lái)不便。缺少達(dá)到檔案安全管理要求的庫(kù)房，借閱檔案的手續(xù)不完善，很多人沒(méi)有進(jìn)行借閱登記，經(jīng)常出現(xiàn)擅自轉(zhuǎn)借他人和逾期歸還的問(wèn)題，庫(kù)房缺少防潮、防火、防蟲(chóng)功能，達(dá)不到檔案保管要求。

2）信息化水平較低。雖然我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化大數(shù)據(jù)的時(shí)代，但是一些干部人事檔案管理部門(mén)依然存在保守陳舊的管理觀念。在一些經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展不高的地區(qū)，仍然在采用傳統(tǒng)的人工操作，將檔案管理工作范圍局限在簡(jiǎn)單的錄入和統(tǒng)計(jì)范圍之內(nèi)，部門(mén)只有接收、保管、歸檔等職能。傳統(tǒng)的管理模式在借閱使用檔案時(shí)，查找工作量大，利用率不高，信息化的檔案管理有準(zhǔn)確、高效、及時(shí)的特點(diǎn)，大大提高干部人事檔案管理的工作效率。

3）管理工作及時(shí)性不高。檔案管理是一項(xiàng)高要求、高標(biāo)準(zhǔn)的工作，其中檔案的分類會(huì)涉及到很多如履歷材料、獎(jiǎng)勵(lì)處分材料、考核考察材料等細(xì)節(jié)性資料。這些是變動(dòng)概率很大的資料，會(huì)隨時(shí)更改檔案材料，比如在干部工作的變動(dòng)和職位晉升等，但是很多人會(huì)因?yàn)閷?duì)檔案的不及時(shí)更新和上交到保管部門(mén)，造成檔案資料與個(gè)人實(shí)際工作經(jīng)歷產(chǎn)生很大出入，時(shí)間也無(wú)法對(duì)應(yīng)，給相關(guān)工作的進(jìn)行帶來(lái)困難。

3 新形勢(shì)下提高干部人事檔案管理效率的措施

1）強(qiáng)化干部人事檔案管理的責(zé)任意識(shí)。干部人事檔案反映了組織對(duì)干部的基本評(píng)價(jià)，記錄了干部的基本信息。考核選拔任用干部時(shí)，需要全面考察干部的個(gè)人情況，借助人事檔案歷史的、全面地掌握干部的所有經(jīng)歷過(guò)程，在群眾范圍內(nèi)針對(duì)干部的表現(xiàn)進(jìn)行民主測(cè)評(píng)。因此，干部人事檔案是衡量干部德、能、勤、績(jī)的重要依據(jù)，體現(xiàn)了干部的基本誠(chéng)信。要經(jīng)常對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)和法制意識(shí)教育，保證干部人事檔案的真實(shí)性、可靠性、權(quán)威性，嚴(yán)格秉承“誰(shuí)負(fù)責(zé)、誰(shuí)管理、誰(shuí)審核、誰(shuí)把關(guān)”的原則，嚴(yán)格遵循干部管理權(quán)限。干部人事檔案部門(mén)要做好業(yè)務(wù)把關(guān)，干部人選部門(mén)做好審核，干部監(jiān)督部門(mén)做好核查，做到各司其職、各盡其職、層層傳導(dǎo)?？偟膩?lái)說(shuō)，干部人事檔案管理工作一定要嚴(yán)格把控，認(rèn)真執(zhí)行，堅(jiān)決不弄虛作假、蒙混過(guò)關(guān)，要敢于擔(dān)當(dāng)、敢于碰硬。

2）實(shí)現(xiàn)信息化管理。在現(xiàn)代化時(shí)代，干部人事檔案信息化進(jìn)入實(shí)施階段。為實(shí)現(xiàn)檔案信息利用最大化，有條件的單位要建立根部檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)、準(zhǔn)確查詢，改變傳統(tǒng)人事檔案的紙質(zhì)管理方式，創(chuàng)造社會(huì)監(jiān)督條件。檔案管理信息化將檔案材料的收集、查詢、臺(tái)賬管理的基本流程系統(tǒng)化，大大提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，將被動(dòng)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，能及時(shí)更新干部檔案信息，為組織任用干部提供依據(jù)。干部人事檔案信息化就是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)的檔案材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)源存放于電子檔案庫(kù)和互聯(lián)網(wǎng)里，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行整理、分類、提取、分析，并且與干部的項(xiàng)目管理、績(jī)效評(píng)價(jià)、職稱評(píng)價(jià)、薪酬管理連接起來(lái)，實(shí)現(xiàn)資源共享，為項(xiàng)目管理工作、績(jī)效考核和人力資源調(diào)配提供信息依據(jù)。利用掃描儀和記算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，輸入干部檔案資料，通過(guò)技術(shù)處理，將圖片與聲像資料轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料，完成干部檔案的信息化、數(shù)據(jù)化，微機(jī)化的進(jìn)行檔案的查閱、借閱、歸檔和統(tǒng)計(jì)。通過(guò)干部個(gè)人電子檔的設(shè)立，有效地減少少棄檔和無(wú)檔現(xiàn)象，減少管理員的工作量和紙質(zhì)檔案的毀壞，有效實(shí)施檔案自動(dòng)化管理。在前期規(guī)范檔案管理流程和檔案數(shù)據(jù)化的基礎(chǔ)上，要逐漸完善干部人事檔案管理信息系統(tǒng)，制定上傳電子檔案-檔案管理員審核、檔案管理員修改、蓋章、分發(fā)-歸檔的統(tǒng)一操作步驟。除此之外，單位可以設(shè)立檔案檢索功能，做到實(shí)時(shí)快速查閱，減少人工成本和時(shí)間成本，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程互聯(lián)網(wǎng)訪問(wèn)，發(fā)揮信息化的最大作用。

3）規(guī)范檔案管理流程。每個(gè)單位的檔案管理都會(huì)制定審批流程，在檔案管理信息化后，還要規(guī)范其管理流程。要清理以前的管理流程并將其規(guī)范化，結(jié)合“計(jì)劃-執(zhí)行-檢查-糾正”的循環(huán)流程制定角色分配、工作流定義和審批權(quán)限工作，保證各項(xiàng)檔案管理工作的有序進(jìn)行，不斷改進(jìn)，最后確立完善、規(guī)范的檔案管理流程。此外，還要進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和分級(jí)管理模式。人事檔案數(shù)據(jù)通過(guò)掃描儀、計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)據(jù)資料，微機(jī)化操作檔案管理的日常工作，建立好數(shù)據(jù)系統(tǒng)后，干部的基本信息管理變化時(shí)，可以隨時(shí)錄入、改正，保證干部檔案資料的實(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理，出了反映干部的基本情況、履歷等固定信息，還能全面反映干部工資、職級(jí)和崗位變動(dòng)等動(dòng)態(tài)信息，對(duì)此要設(shè)立規(guī)范的流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。設(shè)立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)施干部人事檔案的分級(jí)管理，通過(guò)局域網(wǎng)的互相聯(lián)結(jié)，逐層建立干部人事檔案局域網(wǎng)，建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，可以實(shí)行分級(jí)管理模式，解決好管理權(quán)和使用權(quán)的問(wèn)題?？h級(jí)以上由各級(jí)主管部門(mén)負(fù)責(zé)，縣級(jí)以下由縣統(tǒng)一管理，通過(guò)身份和密碼確認(rèn)，提供所需的檔案，嚴(yán)格執(zhí)行管理權(quán)限。干部人事檔案的日常管理和修改維護(hù)工作的網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)有主管部門(mén)負(fù)責(zé)，可以保證各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部隨時(shí)調(diào)動(dòng)閱覽檔案資料，密碼和身份確認(rèn)的使用可以有效對(duì)干部人事檔案進(jìn)行保密，同時(shí)提高信息的利用率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，新形勢(shì)下，信息化建設(shè)推進(jìn)了干部人事檔案管理工作地開(kāi)展，為人事檔案管理的改革和創(chuàng)新帶來(lái)了機(jī)遇。我們要抓住時(shí)機(jī)，從觀念上和制度上更新，采取有效措施積極探索干部人事檔案的現(xiàn)代化管理模式，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案質(zhì)量，為人事檔案資源的最大化利用而作出不懈努力。

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