李巖

摘 要：衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生監(jiān)督整體發(fā)展的重要組成部分，是一項(xiàng)多層次、多領(lǐng)域的工作，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理應(yīng)適應(yīng)形勢(shì)的新變化，以高度的責(zé)任感和開拓創(chuàng)新的精神，為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展服務(wù)。在本文中，通過(guò)分析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出了科學(xué)的指導(dǎo)思想衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，檔案管理工作效率增加的應(yīng)用信息技術(shù)手段，建立科學(xué)的衛(wèi)生監(jiān)督檔案人才培養(yǎng)機(jī)制，優(yōu)化檔案的管理機(jī)制，檔案工作的全面發(fā)展服務(wù)，大力提升檔案工作的影響力和貢獻(xiàn)力，為新時(shí)期衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生計(jì)生；監(jiān)督；檔案管理；現(xiàn)代化

持續(xù)、有效的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理活動(dòng)一直是一個(gè)重要的提高衛(wèi)生監(jiān)督工作的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的保證，衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)的檔案管理基于整個(gè)流程管理的基本前提是衛(wèi)生監(jiān)督活動(dòng)的發(fā)展。然而，由于我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作由于社會(huì)因素的影響，仍存在復(fù)雜的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理內(nèi)容，涉及廣泛的管理領(lǐng)域，管理過(guò)程復(fù)雜，參與管理流程太長(zhǎng)，主體和管理本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性、不確定性和創(chuàng)新。因此，為了促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，有必要加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理。

1 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)檔案管理內(nèi)容

根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的管理系統(tǒng)，工程建設(shè)、檔案制藥、食品衛(wèi)生、獸藥和環(huán)境保護(hù)應(yīng)由相應(yīng)的主管部門、衛(wèi)生主管部門、農(nóng)業(yè)主管部門和國(guó)務(wù)院環(huán)境保護(hù)主管部門來(lái)管理。國(guó)家質(zhì)檢總局只負(fù)責(zé)上述國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)以外的所有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的管理，本文所提到的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)檔案管理也指的是這一范圍?！掇k法》文件中規(guī)定的方法涉及的文件材料多達(dá)18種，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)容上主要是對(duì)10種文件的永久保存材料進(jìn)行文件管理的方法，具體的文件類型有：上級(jí)下達(dá)的文件、標(biāo)準(zhǔn)草案的審批、標(biāo)準(zhǔn)手冊(cè)及其附件、意見評(píng)審會(huì)議紀(jì)要或匯總表、標(biāo)準(zhǔn)審核結(jié)論函、批準(zhǔn)文件、聲明、標(biāo)準(zhǔn)公告及其附件、標(biāo)準(zhǔn)修訂撤銷通知。此外，一般還存放試驗(yàn)驗(yàn)證報(bào)告和一些屬于長(zhǎng)期保管的特殊說(shuō)明文件。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 衛(wèi)生與計(jì)生中心檔案管理設(shè)備不足

由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不平衡，各地經(jīng)濟(jì)條件不同，檔案管理工作還存在許多不發(fā)達(dá)的地方，許多檔案管理工作所需的硬件設(shè)施不到位，給檔案管理工作帶來(lái)了很大的困難。現(xiàn)今對(duì)我國(guó)的地方性衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的調(diào)查顯示，不少地方還存在著重視科研輕視記錄的現(xiàn)象，對(duì)于經(jīng)費(fèi)的分配也大都將多數(shù)的經(jīng)費(fèi)分配到科研上，而對(duì)于檔案的保存以及記錄，還停留在紙質(zhì)的階段，不少地方?jīng)]有現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)的輔助，只能將紙質(zhì)的檔案保存在文件柜中，紙質(zhì)文件的保存也需要合適的環(huán)境，溫度，以及保護(hù)措施。因此各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于硬件設(shè)備的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化的理解，加強(qiáng)對(duì)于信息存儲(chǔ)的建設(shè)進(jìn)程。

2.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的配套機(jī)制未充分建立

經(jīng)歷了十年的發(fā)展，衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)體制改革在衛(wèi)生監(jiān)督業(yè)務(wù)的發(fā)展上取得了輝煌的成就，創(chuàng)造一個(gè)科學(xué)、有效的監(jiān)管模式，專業(yè)指導(dǎo)執(zhí)法的隊(duì)伍，培養(yǎng)衛(wèi)生監(jiān)督的精神，富有特色的檔案管理工作背景和基本業(yè)務(wù)，但是基本的檔案業(yè)務(wù)仍然躺在文件組織系統(tǒng)的次要位置，需要進(jìn)一步完善文件管理制度創(chuàng)新、文件信息資源開發(fā)，拓寬服務(wù)渠道和手段對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督的支持。如今的文件管理仍在收集物理文件階段，電子檔案和檔案材料的“雙軌”集中管理機(jī)制上舉步維艱，特色專業(yè)的檔案、文件、重大事件，如文字、語(yǔ)音、圖像文件收集等工作還不夠。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的科技含量不高

在許多基層的監(jiān)督檔案管理，仍然使用手工歸檔操作方式，文件的收集、整理、檔案基本上是通過(guò)手動(dòng)操作，一方面，工作量很大，影響工作效率，另一方面在查閱、借用檔案非常不方便，在很大程度上影響檔案的準(zhǔn)確查詢和準(zhǔn)確的應(yīng)用，難以充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展的衛(wèi)生監(jiān)督企業(yè)，包含更廣泛的衛(wèi)生監(jiān)督文件，所服務(wù)的文件對(duì)象越來(lái)越復(fù)雜，越來(lái)越多的新檔案，僅僅依靠體力勞動(dòng)不能跟上時(shí)代的步伐，而仍未能電腦，掃描儀，和光盤存儲(chǔ)技術(shù)用于文件管理，將嚴(yán)重限制管理效率和利用效率，手動(dòng)的文件管理信息過(guò)程是緩慢的，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求和當(dāng)今國(guó)家的發(fā)展形勢(shì)。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)施策略

3.1 加大信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度

人才在檔案管理中起著舉足輕重的作用。在檔案信息管理的過(guò)程中，人們一方面負(fù)責(zé)管理和運(yùn)營(yíng)所需基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和維護(hù)，另一方面負(fù)責(zé)軟件系統(tǒng)的開發(fā)和維護(hù)，以及各種檔案信息的處理、整理和保存。然而，目前許多計(jì)劃生育和衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作人員并不具備這些素質(zhì)。他們大多缺乏基本的專業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、檔案管理知識(shí)和圖書館信息資源管理知識(shí)。培養(yǎng)適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的信息檔案管理人才是一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。首先，要加強(qiáng)一線檔案人員的培訓(xùn)，提高一線檔案人員的工作能力和知識(shí)水平。另一方面，要引進(jìn)與檔案管理相關(guān)的管理人才，給他們良好的條件，讓他們堅(jiān)守崗位，發(fā)揮特長(zhǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍。

3.2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的規(guī)范化建設(shè)是檔案管理單位的一項(xiàng)

基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)工作是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化不僅要求設(shè)備配置的現(xiàn)代化，而且要求管理標(biāo)準(zhǔn)、管理技術(shù)和管理思想的標(biāo)準(zhǔn)化，以適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展和要求。衛(wèi)生監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作。近年來(lái)，他們加大了對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，增加了檔案辦公用房，配備了電腦、打印機(jī)等設(shè)備，并要求按照上級(jí)規(guī)劃對(duì)檔案用房進(jìn)行改造和布局。利用計(jì)算機(jī)完成了文件管理、計(jì)算機(jī)輔助歸檔、文件各內(nèi)容的信息存儲(chǔ)與檢索、文件軟件管理、文件倉(cāng)庫(kù)管理的集成，從而提高了文件管理的效率和質(zhì)量。單位使用多媒體技術(shù)來(lái)存儲(chǔ)各種航空公司的文件，如靜態(tài)圖像、手稿、短信、照片、錄音和視頻。利用計(jì)算機(jī)的數(shù)字形式進(jìn)行綜合處理的文件，這樣用戶可以查詢檔案，利用各種形式的信息，如文字、圖片、聲音和視頻在任何時(shí)間進(jìn)行了查閱。改變了傳統(tǒng)檔案文本、圖像、聲音等不同載體的信息相互分離存儲(chǔ)，難以有機(jī)結(jié)合，提高了檔案管理和處理的效率。

3.3 做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的事后監(jiān)控

事后監(jiān)視是一種重要的管理活動(dòng)，指的是對(duì)文件管理過(guò)程結(jié)束后產(chǎn)生的結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和應(yīng)用。要做好兩個(gè)方面的工作：一是設(shè)計(jì)科學(xué)合理的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理驗(yàn)收指標(biāo)體系和考核體系。綜合考慮衛(wèi)生監(jiān)督檔案的科學(xué)性、完整性、準(zhǔn)確性和有效性。二是做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案的后期管理和總結(jié)工作。歸檔文檔的形式包括音像、各種數(shù)據(jù)報(bào)告以及材料等，文件的內(nèi)容涉及到大量的技術(shù)信息和數(shù)據(jù)，有一定的保密性，因此需要具備人事檔案管理知識(shí)背景的人進(jìn)行整理。

4 結(jié)束語(yǔ)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的主要目的是為衛(wèi)生監(jiān)督工作服務(wù)。隨著公共衛(wèi)生體制改革的深入，衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)檔案管理工作遇到了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期。如何充分發(fā)揮檔案的作用，最終為社會(huì)服務(wù)，是各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)共同研究和解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)。檔案管理現(xiàn)代化是推動(dòng)衛(wèi)生體制改革不斷健康發(fā)展的重要力量。各級(jí)衛(wèi)生監(jiān)督部門要做好檔案管理現(xiàn)代化工作，推進(jìn)公共衛(wèi)生體制改革。公共衛(wèi)生監(jiān)督檔案應(yīng)適應(yīng)新時(shí)代的要求，逐步滿足日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求，努力拓展服務(wù)領(lǐng)域，徹底擺脫單純業(yè)務(wù)的觀點(diǎn)，為工作人員和公眾服務(wù)。

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