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        新形勢下事業(yè)單位“政府采購”檔案管理及對策

        2019-08-22 09:53:26曾彩萍
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:政府采購事業(yè)單位對策

        曾彩萍

        摘 要:隨著國家政策的不斷發(fā)展與更新,我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位也相應(yīng)呈現(xiàn)出新的模樣,“政府采購”檔案管理在這樣的發(fā)展氛圍下,也更加受到事業(yè)單位的關(guān)注與重視?!蛾P(guān)于積極推進(jìn)供應(yīng)鏈創(chuàng)新與應(yīng)用的指導(dǎo)意見》文件的出臺說明了政府采購檔案管理新方向的到來,也進(jìn)一步表現(xiàn)了采購檔案管理中的機(jī)遇與挑戰(zhàn),為事業(yè)單位政府采購檔案管理的發(fā)展提供了契機(jī)和空間,也為事業(yè)單位完善采購檔案的管理提供了參考,本文針對新形勢下政府采購檔案管理的定義、背景等進(jìn)行了研究,探究了“政府采購”檔案管理與對策。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;政府采購檔案管理;對策

        檔案管理是對具有保存價(jià)值的文件等資料以檔案形式進(jìn)行規(guī)范管理,它能夠真實(shí)的反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位有關(guān)情況,如財(cái)務(wù)檔案反映經(jīng)濟(jì)、人事檔案反映人力;檔案管理作為研究事業(yè)單位發(fā)展的重要文獻(xiàn)來源,對于其采購極為細(xì)致,而國家對其也進(jìn)行了相關(guān)的規(guī)范,《中華人民共和國政府采購法》第四十二條規(guī)定:“……采購文件應(yīng)當(dāng)妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。[1]”

        1 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理定義和背景

        1.1 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理定義

        “政府采購”案管理是指對政府采購檔案的歸檔、收集、保管、鑒定、借閱、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的總稱;是指政府部門在采購活動(dòng)中形成的具有備考、利用和保存價(jià)值的歷史記錄;是政府部門對文件材料進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等活動(dòng)。

        1.2 事業(yè)單位“政府采購”檔案管理背景

        隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展,大量政策性法規(guī)、文件及相關(guān)事務(wù)性文書的出臺、印發(fā),使事業(yè)單位文件資料增加,為了更好規(guī)范管理事業(yè)單位文件資料,提供更精確、便利、高效的查找機(jī)制,精準(zhǔn)記錄,檔案管理是關(guān)鍵之中的重點(diǎn),事業(yè)政府采購檔案管理的出現(xiàn)就建立在這一基礎(chǔ)上,其不僅反映了政府采購活動(dòng)的決策真實(shí)記錄,也為審計(jì)部門在對政府采購進(jìn)行審計(jì)提供了論據(jù)。

        2 事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展及未來

        事業(yè)單位政府采購檔案管理程序復(fù)雜,環(huán)節(jié)繁多,對人員及代理機(jī)構(gòu)上有著較大要求。政府采購檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)收集、鑒定等,隨著計(jì)算機(jī)信息化影響,檔案開始信息化,政府采購以電子媒介為平臺,互聯(lián)網(wǎng)為渠道,有了更為寬廣的采購渠道、更為科學(xué)、規(guī)范的采購方式,節(jié)約了檔案管理成本,方便查詢記錄。隨著未來電子科技的不斷推進(jìn),事業(yè)單位政府采購檔案管理將進(jìn)一步信息化,平臺更加完善、穩(wěn)定,為檔案管理提供便捷高效的采購方式。

        3 當(dāng)前事業(yè)單位采購檔案工作所存在的問題

        3.1 重視強(qiáng)度不夠

        政府采購檔案是采購工作有效開展及質(zhì)量的重要保證,然而在實(shí)際生活中,采購人員及采購機(jī)構(gòu)在對檔案的采購工作上認(rèn)識缺乏全面性,大多只偏重于采購檔案管理工作的程序規(guī)范問題,忽視了采購檔案的收集、鑒定、管理等問題,這些外部因素逐漸出現(xiàn)邊緣化現(xiàn)象,這種現(xiàn)象直接致使檔案管理基礎(chǔ)不牢;另者,事業(yè)單位在檔案采購中沒有完全認(rèn)識到其重要性,采購前對相關(guān)人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)、采購中缺少防范化解采購管理風(fēng)險(xiǎn)的意識,當(dāng)采購活動(dòng)完成后,沒有及時(shí)收集整理資料,形成檔案規(guī)范化存儲、管理。

        3.2 工作人員專業(yè)性欠缺

        事業(yè)單位采購檔案工作的另一個(gè)問題是工作人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺。采購檔案工作人員往往由于自身專業(yè)技能不強(qiáng),業(yè)務(wù)能力不精,知識層面單一而影響其對事業(yè)單位檔案的采購及管理,由于缺乏相關(guān)崗位經(jīng)驗(yàn)及知識儲存,在采購檔案工作中認(rèn)知度不深,寬度不廣,對于專業(yè)的文件資料的收集、鑒定存在疑惑,不夠精準(zhǔn),導(dǎo)致其直接影響了采購工作的總體開展。

        3.3 體制不健全

        事業(yè)單位在采購檔案工作中,體系制度不夠完善,一是事業(yè)單位采購檔案制度存在機(jī)械性,現(xiàn)實(shí)性,可執(zhí)行性差;二是現(xiàn)使用的管理制度流于形式、片面化,缺乏對采購過程的監(jiān)管,導(dǎo)致了采購檔案管理混亂情況。

        3.4 硬件設(shè)施設(shè)備低下

        隨著采購檔案數(shù)量不斷增多,《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中也對檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用提出了更高的要求[2]。這使采購檔案管理在實(shí)際工作中出現(xiàn)了反差,如硬件設(shè)施老舊、庫房空間不夠等問題,這直接影響了事業(yè)單位紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的質(zhì)量。

        4 完善采購檔案的必要性和對策

        較為完善的采購檔案管理有利于事業(yè)單位檔案的規(guī)范管理,確保政府采購工作的質(zhì)量、成為防范化解采購風(fēng)險(xiǎn)的有效手段,也能更加真實(shí)的記錄政府采購的過程,其具有不可忽視的必要性,而這也讓我們進(jìn)一步思考如何更好的完善采購檔案的對策。

        4.1 提高組織領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識,強(qiáng)化宣傳

        事業(yè)單位應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對采購檔案管理工作的理論學(xué)習(xí),加強(qiáng)對《檔案法》《政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)的深入學(xué)習(xí),以單位負(fù)責(zé)人為“第一責(zé)任人”,增強(qiáng)采購人員、機(jī)構(gòu)及相關(guān)監(jiān)管部門的法律觀念,強(qiáng)化單位、采購人員、機(jī)構(gòu)等個(gè)體對采購檔案的重視度。在日常實(shí)踐中,單位加強(qiáng)對采購檔案管理相關(guān)知識的宣傳,形成內(nèi)宣外宣、網(wǎng)上網(wǎng)下、傳統(tǒng)媒體及新媒體多種媒體相結(jié)合的形式進(jìn)行宣傳推廣,營造良好的采購檔案管理學(xué)習(xí)氛圍。

        4.2 提高工作人員專業(yè)性,健全制度

        事業(yè)單位提高對采購檔案管理人員學(xué)歷、態(tài)度要求,組織相關(guān)專業(yè)知識培訓(xùn)強(qiáng)化采購檔案人員的業(yè)務(wù)能力,還可利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)傳媒進(jìn)行學(xué)習(xí),重點(diǎn)學(xué)習(xí)檔案管理、收集、鑒定、采購等內(nèi)容,提高采購檔案人員專業(yè)性,讓其更好的適應(yīng)工作,開展工作。其次,事業(yè)單位也需立足采購檔案的當(dāng)下境況健全采購檔案管理制度,使制度更加科學(xué)、規(guī)范、具有可操作性,使體系制度相輔相成的同時(shí)拓寬管理網(wǎng)絡(luò)體系,為推進(jìn)采購檔案管理的發(fā)展提供良好的環(huán)境。

        4.3 提升管理水平,強(qiáng)化硬件設(shè)施

        按照《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中的要求,積極爭取財(cái)政方面的支持,將軟硬件設(shè)施的投入及經(jīng)費(fèi)保障納入制度范疇,使采購檔案管理工作獲得充分的經(jīng)費(fèi)保障[3]。另外,乘借信息技術(shù)的“東風(fēng)”對采購檔案進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理,實(shí)現(xiàn)采購檔案管理信息共享,營造大數(shù)據(jù)支撐、網(wǎng)絡(luò)化共享、智能化協(xié)作的新時(shí)期采購工作環(huán)境。

        參考文獻(xiàn)

        [1]劉玲玲,王磊.檔案時(shí)空[J].新時(shí)期有關(guān)采購檔案管理工作的探討,2018(10):26-27.

        [2]顧惠岳.加強(qiáng)政府采購文件檔案的管理[J].中國政府采購,2003(5):75-76.

        [3]羅間蹉.蘭臺內(nèi)外[J].政府采購檔案管理及對策,2007(5):68.

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