鄧式軍

摘 要：隨著我國綜合國力的增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)水平的提高帶動了國內(nèi)各項(xiàng)事業(yè)的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們進(jìn)入信息化時代。而檔案管理工作是對信息的收集、管理和存儲，在某方面上對推動社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和步入信息化時代有至關(guān)重要的作用。在信息化時代發(fā)展的前提下，檔案管理工作如何進(jìn)行創(chuàng)新是首要難題，通過把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行了融合和創(chuàng)新后，發(fā)現(xiàn)能加速檔案工作的信息化建設(shè)。在下文中，通過分析和研究大量實(shí)例后，對信息時代下的檔案管理工作，如何進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展進(jìn)行各個層面的剖析和深化，提供微薄意見，希望能為檔案管理工作的水平有所提升。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創(chuàng)新和進(jìn)步

創(chuàng)新工作存在于社會的各行各業(yè)，是各種企業(yè)和工作發(fā)展的動力和源泉，同樣也是檔案管理工作進(jìn)步的重要力量。對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，是檔案工作信息化建設(shè)的客觀需要，也是信息時代下檔案管理工作的必然要求。在對其進(jìn)行創(chuàng)新時，要求創(chuàng)新的觀念要與時俱進(jìn)，方式方法要貼近基層，從而使得檔案管理工作的順利進(jìn)行，為檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展奠基良好的基礎(chǔ)。

1 檔案管理工作信息化

1.1 檔案管理工作概念

傳統(tǒng)的檔案管理工作是紙質(zhì)辦公，是對信息進(jìn)行收集和整理。在信息時代的大力發(fā)展下，我國檔案建設(shè)管理部門提出檔案信息化，并進(jìn)行統(tǒng)一的指導(dǎo)和組織，實(shí)現(xiàn)了檔案管理單位紙質(zhì)文件電子文件化，并用計(jì)算機(jī)創(chuàng)造出相對應(yīng)的電子文件管理程序和平臺，通過現(xiàn)代化的人員服務(wù)模式和現(xiàn)代化的服務(wù)手段進(jìn)行結(jié)合，實(shí)行檔案管理工作現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)電子文件自動上傳、收集、自動歸檔和提取等，從此突破傳統(tǒng)的檔案管理模式[1]。

1.2 檔案管理工作信息化的特點(diǎn)

國家檔案建設(shè)管理部門對檔案管理工作實(shí)行信息化管理，并為其統(tǒng)一制定了一系列所需遵從的法律法規(guī)；檔案管理工作的信息化也標(biāo)志著政府和企業(yè)單位邁入信息化管理的范疇；檔案管理工作信息化有效證明計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了其數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，提高了檔案管理工作的效率。

2 檔案管理工作信息化的創(chuàng)新途徑

2.1 建設(shè)平臺

想要順利實(shí)行信息化檔案管理工作，最重要的前提就是對檔案管理單位進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備和軟硬件升級，這也是為以后信息化檔案管理工作平臺的建立奠定了基礎(chǔ)。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的大前提下，信息化檔案管理工作平臺的建立是必然的，這樣能使檔案文件進(jìn)行快速交流和信息的傳輸，此外通過信息化檔案管理工作平臺的建立，能提升檔案管理工作的效率，并對其中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析深化，從而解決難題。要求檔案管理工作部門進(jìn)行日常工作時，從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持部門制定的準(zhǔn)則和規(guī)定，全面做好檔案的管理與歸類。對建設(shè)的平臺要求從簡單到困難進(jìn)行對檔案管理問題的深化和研究，以便提高平臺的技術(shù)水平和服務(wù)質(zhì)量[2]。

2.2 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

在信息化時代發(fā)展的大背景下，此時的信息化檔案管理就需要一個正確的管理理念進(jìn)行指導(dǎo)，進(jìn)而明了其發(fā)展方向。通過對信息化檔案管理理念的創(chuàng)新，從而為后來進(jìn)行檔案管理工作時提供正確的理念和方式，為今后全面踐行檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化奠定基礎(chǔ)。同時還需要求工作人員樹立良好的工作價值觀，時常進(jìn)行自我反思和總結(jié)歸類工作問題，以便提高平臺管理人員的水平，進(jìn)而提升管理理念。

2.3 優(yōu)化檔案管理的方式

目前，信息化檔案管理工作的模式方法還處于探索和實(shí)踐階段，想要檔案管理工作信息化的順利進(jìn)行，必須要對信息化檔案管理的方式進(jìn)行研究和深化，從而能夠加快信息化社會的建設(shè)[3]。

除此之外，我們應(yīng)對傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行研究和優(yōu)化，從而提升檔案管理工作的效率和綜合水平，以便更好的服務(wù)各階層的人民群眾。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，要求利用信息化檔案管理平臺進(jìn)行錄入存檔，以便資料的保存和統(tǒng)一管理，通過平臺的備份或復(fù)制功能，對不同企業(yè)和部門之前進(jìn)行資料備份和歸檔，以便更好的管理[4]。

3 檔案管理工作創(chuàng)新時的問題

3.1 盲目進(jìn)行信息化檔案管理工作

隨著當(dāng)代計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步以及普及，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案管理工作進(jìn)行結(jié)合，加快了工作人員的效率。在信息化檔案管理平臺的建立下，能夠使人們更好更快的進(jìn)行檔案的查詢和管理，減少時間的浪費(fèi)。信息化檔案管理平臺的建立，大大提升了檔案管理工作的效率，也激發(fā)了企業(yè)和部門想要建設(shè)的念頭，但許多企業(yè)實(shí)力不夠，心痛平臺建設(shè)時的資金花費(fèi)，從而承包給小型的程序設(shè)計(jì)師，導(dǎo)致平臺建設(shè)后的結(jié)果不如人意，功能大大縮減，僅能完成書面檔案的管理工作。許多大企業(yè)內(nèi)部開通了公司局域網(wǎng)，并建立了專屬檔案資料庫，局域網(wǎng)內(nèi)的電腦客戶端都可以進(jìn)行檔案的查閱，拓展了內(nèi)部的交流協(xié)作，但因管理不當(dāng)，造成檔案丟失和格式損壞等[5]。

3.2 信息化檔案管理工作的安全性低

我國的信息化檔案平臺的大力建設(shè)開展，許多國家部門和重要企業(yè)也擁有自己內(nèi)部的檔案管理平臺或者系統(tǒng)，其內(nèi)部的資料和文件往往關(guān)系到國家部門和企業(yè)的發(fā)展。就目前來說，大部分部門和單位進(jìn)行信息化檔案管理平臺建立時，往往忽略了檔案管理平臺的安全性，例如：保密系數(shù)低，沒有對文件進(jìn)行密鑰加密，建設(shè)局域網(wǎng)防火墻等。目前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，許多不法分子和黑客往往靠盜取和破壞某些企業(yè)或部門內(nèi)部的文件資料進(jìn)行牟利，此時，這些擁有重要機(jī)密文件的部門或單位就應(yīng)該重視檔案的網(wǎng)絡(luò)安全問題，嚴(yán)格控制監(jiān)管力度（加裝防火墻、對文件進(jìn)行加密、對內(nèi)部員工借閱檔案資格進(jìn)行審核），把信息化檔案管理平臺的網(wǎng)絡(luò)安全問題放在首位，不給不法分子任何機(jī)會。

4 檔案管理工作信息化的重要性

在某方面上來說，把檔案管理工作和信息時代化進(jìn)行融合是一件有利無害的事情，是提高檔案管理工作效率的根本，檔案信息化的創(chuàng)新工作是為了保障信息時代下各種工作水平的提升，也是突出信息效益的根本表現(xiàn)。在對檔案實(shí)行信息化管理時，要確保能滿足檔案管理工作各方面的需求，通過電子文件存儲的方式來替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件儲存方式，用信息化檔案管理平臺去代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理工作模式，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，使其綜合管理水平上升，在傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式上進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，是確保信息時代下檔案水平進(jìn)一步提高的核心，進(jìn)而使其具有劃時代的意義。

5 結(jié)語

綜上所述，信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新，需要將檔案管理和信息化進(jìn)行融合，對檔案管理工作進(jìn)行觀念和模式上的深化創(chuàng)新，才能促進(jìn)檔案管理工作效率的上升，此外還需對檔案管理工作人員進(jìn)行水平提升，以便促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新。在對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新時，檔案管理工作理念創(chuàng)新要從實(shí)際出發(fā)，提升對理念的重視，結(jié)合時代形式對管理觀念進(jìn)行創(chuàng)新，并對管理模式進(jìn)行相對優(yōu)化，只有這樣才能使檔案管理工作水平提高，進(jìn)而形成健全體系和不斷提高，為推動我國信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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