劉凱豐

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展也有了很大的進(jìn)步。知識(shí)管理近年來(lái)備受關(guān)注，將知識(shí)管理引入檔案管理是對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新與優(yōu)化。在社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)的檔案管理模式難以與日益完善的信息化管理相匹配，在知識(shí)挖掘、人才培養(yǎng)、信息轉(zhuǎn)化等方面都存在明顯的不足。

關(guān)鍵詞：社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校后勤檔案；知識(shí)管理實(shí)施策略

在社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下高校后勤檔案管理應(yīng)加快信息化進(jìn)程，深化對(duì)線上管理的認(rèn)識(shí)和完善，并將知識(shí)管理引入高校后勤檔案管理中，通過(guò)知識(shí)管理理念對(duì)檔案管理工作進(jìn)行升級(jí)，增加對(duì)高校后勤檔案價(jià)值的挖掘，推動(dòng)高校后勤檔案信息化發(fā)展。

1 社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識(shí)管理實(shí)施的必要性

1.1 轉(zhuǎn)變管理理念，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新

傳統(tǒng)檔案管理理念下高校后勤檔案管理工作主要是編輯檔案信息，保存檔案資料。在這種理念下高校后勤檔案資料長(zhǎng)期處于閑置狀態(tài)，缺乏實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，與當(dāng)前檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用趨勢(shì)相背離。知識(shí)管理注重對(duì)知識(shí)的發(fā)掘與搜集，將知識(shí)管理融入高校后勤檔案管理工作中有助于高校后勤檔案管理理念的轉(zhuǎn)換，將檔案作為知識(shí)信息的源頭，在編輯、保管基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高校后勤檔案的價(jià)值，讓其能夠服務(wù)高校后勤管理工作，推動(dòng)高校后勤管理工作效率和質(zhì)量的提升。

1.2 推動(dòng)信息建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理升級(jí)

社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息化是高校后勤檔案管理發(fā)展的必然要求，但是由于受到管理理念、人員素質(zhì)等方面的限制，高校后勤檔案信息化管理發(fā)展速度較為緩慢，很難與社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境相適配。知識(shí)管理與信息化建設(shè)之間有著相互促進(jìn)，相互支持的作用，通過(guò)信息化建設(shè)能夠?yàn)橹R(shí)化管理提供強(qiáng)有力的技術(shù)支持，便于知識(shí)化管理理念的實(shí)現(xiàn)。而在知識(shí)化管理的推動(dòng)下信息化建設(shè)的速度也會(huì)得以提升，為了滿(mǎn)足知識(shí)管理的需要，在技術(shù)應(yīng)用程度、信息管理模式等方面進(jìn)行不斷的升級(jí)。

2 社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案管理存在的弊端

2.1 缺乏專(zhuān)業(yè)人才，檔案意識(shí)不足

與其它類(lèi)型檔案管理工作相比，高校后勤檔案管理工作一直處于被忽略的狀態(tài)。這主要是由于高校缺乏后勤檔案管理意識(shí)，在實(shí)際工作中沒(méi)有對(duì)相關(guān)后勤部門(mén)提出具體的管理要求，后勤檔案管理制度不健全。并且，通過(guò)對(duì)高校后勤檔案管理人員進(jìn)行了解，可以發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)高校并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的后勤檔案管理人員，其中兼職管理人員較多，并且嚴(yán)重缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案編輯不規(guī)范、檔案保密不到位等基礎(chǔ)性的問(wèn)題，在知識(shí)管理、信息化建設(shè)方面更表現(xiàn)出了明顯的不適應(yīng)性，對(duì)高校后勤檔案管理工作帶來(lái)了極大的阻礙，不利于高校后勤檔案知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)。

2.2 忽視信息建設(shè)，管理隨意性大

當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)高校檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化轉(zhuǎn)型，但是高校后勤檔案一直沒(méi)有信息化部分后勤部門(mén)甚至仍沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，手工操作仍是高校后勤檔案編輯整理的主要方式。除此之外，雖然部分后勤部門(mén)引入了信息化管理系統(tǒng)，但是由于管理隨意性較大，在信息化管理方面也暴露出了大量弊端，其中較為明顯的問(wèn)題主要包括：電子檔案格式不統(tǒng)一、電子檔案分類(lèi)不科學(xué)、管理系統(tǒng)安全系數(shù)低等。而造成上述現(xiàn)象的根本性原因之一就在于相關(guān)院校將有限的資金應(yīng)用在教育第一線，忽視后勤管理工作建設(shè)，導(dǎo)致后勤部門(mén)信息化建設(shè)一直無(wú)法與教育教學(xué)發(fā)展保持同步。

2.3 管理理念落后，知識(shí)管理遲滯

社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案資源開(kāi)發(fā)利用的需求，因此必須在傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)之上引入新思想，應(yīng)用新模式。知識(shí)管理與檔案管理相結(jié)合是強(qiáng)化檔案管理的有效途徑，在企業(yè)檔案管理、歷史檔案管理等方面都取得了較好的效果，但是由于管理理念上的落后，思想認(rèn)知上的陳舊，知識(shí)管理一直未能有效落實(shí)到高校后勤檔案管理中。究其原因，一方面源于高校缺乏對(duì)知識(shí)管理的宣傳，對(duì)高校后勤檔案管理工作重視程度不足；另一方面則是由于缺乏知識(shí)管理應(yīng)用基礎(chǔ)，沒(méi)有搭建檔案管理與知識(shí)管理共融的管理體系，導(dǎo)致知識(shí)管理無(wú)法真正融入到高校后勤檔案管理工作之中。

3 社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識(shí)管理實(shí)施策略

3.1 實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)耦合，強(qiáng)化管理互補(bǔ)

學(xué)界在對(duì)檔案管理與知識(shí)管理進(jìn)行研究過(guò)程中，認(rèn)為檔案管理與知識(shí)管理之間存在相似性，其中知識(shí)管理較檔案管理覆蓋面更廣，并且在管理過(guò)程中檔案管理相對(duì)保守，而知識(shí)管理創(chuàng)新性較強(qiáng)。同時(shí)，檔案管理以記錄保存為主，而知識(shí)管理則更注重開(kāi)發(fā)與利用，將二者進(jìn)行融合，能夠?qū)崿F(xiàn)高校后勤檔案管理上的多元化，既能夠保障高校后勤檔案的長(zhǎng)久性保存，又能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)后勤檔案信息的發(fā)掘與拓展，強(qiáng)化高校后勤檔案信息在實(shí)際工作中的應(yīng)用，并對(duì)后勤檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行不斷豐富。1）高校后勤部門(mén)應(yīng)注重兩種管理理念的耦合，建立配套的管理系統(tǒng)，支持知識(shí)組織、知識(shí)評(píng)價(jià)、知識(shí)服務(wù)等多種職能的實(shí)現(xiàn)。要為知識(shí)管理在高校后勤檔案中的應(yīng)用提供配套的支持，對(duì)原有管理制度、管理體系進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)新制度的設(shè)立。2）所有管理工作應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，要有明確的行為標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，樹(shù)立流程規(guī)范意識(shí)，保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都處于可控狀態(tài)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的建立減少知識(shí)管理的阻礙，保障檔案信息的安全。3）人才是支撐高校后勤檔案知識(shí)管理實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，現(xiàn)階段高校后勤檔案管理人才嚴(yán)重匱乏，人才培養(yǎng)工作迫在眉睫。首先，要對(duì)相關(guān)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化其對(duì)后勤檔案管理工作的了解，增加其對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握；其次，要積極進(jìn)行知識(shí)管理理念的宣傳，幫助工作人員做好思想上的轉(zhuǎn)變，促進(jìn)知識(shí)管理與檔案管理的融入，實(shí)現(xiàn)新舊管理模式的有效銜接；最后，要積極對(duì)外進(jìn)行人才上的引入，招聘具有知識(shí)管理經(jīng)驗(yàn)的管理層，通過(guò)專(zhuān)業(yè)人員的帶動(dòng)，打造知識(shí)管理型團(tuán)隊(duì)。

3.2 把握管理特性，確定管理方向

1）深化信息搜集，拓展記錄范圍。知識(shí)管理與檔案管理都具有相同的知識(shí)信息搜集、紀(jì)錄的功能，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中知識(shí)管理在該項(xiàng)職能上更加深化，所以在工作中應(yīng)注重對(duì)隱性知識(shí)的發(fā)掘，除了對(duì)基礎(chǔ)檔案信息進(jìn)行記錄外，相關(guān)工作人員還要增加知識(shí)信息獲取的主動(dòng)性，對(duì)后勤檔案信息記錄的范圍予以適當(dāng)?shù)耐卣埂?）實(shí)現(xiàn)細(xì)化管理，構(gòu)建評(píng)價(jià)體系。知識(shí)管理在高校后勤檔案管理中進(jìn)行應(yīng)用，需要依托于原有檔案基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)知識(shí)積累和組織，因此需要對(duì)原有檔案分類(lèi)進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化，構(gòu)建多維度結(jié)構(gòu)體系，實(shí)現(xiàn)檔案分類(lèi)的多層級(jí)使其與知識(shí)分類(lèi)保持一致。并且，在履行管理保存義務(wù)的同時(shí)，要注重高校后勤檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)掘，根據(jù)內(nèi)容分類(lèi)對(duì)檔案信息進(jìn)行甄別、鑒定，判斷其在實(shí)際工作中能夠具有哪些用途。值得一提的是，為了便于后續(xù)的應(yīng)用，應(yīng)在后勤檔案知識(shí)管理過(guò)程中建立配套的評(píng)價(jià)體系，從檔案入庫(kù)開(kāi)始就對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，并且設(shè)置周期化的評(píng)價(jià)模式，保證能夠?qū)笄跈n案知識(shí)信息有一個(gè)全面的掌控，可以在實(shí)際工作中對(duì)這些信息進(jìn)行活化應(yīng)用，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，社會(huì)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校后勤檔案知識(shí)管理的實(shí)施需要對(duì)兩個(gè)問(wèn)題予以重點(diǎn)關(guān)注，一是知識(shí)管理與檔案管理的有效融合；二是后勤檔案管理的信息化建設(shè)。在具體實(shí)施過(guò)程中要為知識(shí)管理與檔案管理的耦合創(chuàng)造條件，做好制度的設(shè)定、人才的培養(yǎng)，并注重把握后勤檔案管理的特殊性，實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的針對(duì)性。

參考文獻(xiàn)

[1]周美蘭.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案資源體系建設(shè)的思考[J].山西檔案，2015（1）.