韓壽云
內(nèi)部會(huì)計(jì)控制是指單位為了提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量,保護(hù)資產(chǎn)的安全、完整,確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行等而制定和實(shí)施的一系列控制方法、措施和程序。一個(gè)有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度應(yīng)保證企業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)按照適當(dāng)?shù)氖跈?quán)進(jìn)行,保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全和完整,防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊,保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整。
財(cái)政部為了促進(jìn)各單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制建設(shè),加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督,維護(hù)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)秩序,先后下發(fā)了多個(gè)文件,指導(dǎo)企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度建設(shè)。但是某些單位或企業(yè)仍存在不制訂內(nèi)部會(huì)計(jì)控制或不執(zhí)行已制定內(nèi)部控制的情況,筆者在參與某單位審計(jì)工作時(shí),發(fā)現(xiàn)某單位制訂的內(nèi)部控制不完善,不嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)部控制,出現(xiàn)賬務(wù)混亂,財(cái)務(wù)核算存在較大漏洞,造成嚴(yán)重后果,公司多人因犯罪行為鋃鐺入獄,令人深思?,F(xiàn)于大家探討于下:
一、單位的基本情況
山東A有限公司(以下簡稱A公司)為國有企業(yè),主要從事藥品、藥材、醫(yī)療器械的購銷業(yè)務(wù),下設(shè)地產(chǎn)分公司、零售店等部門。地產(chǎn)分公司負(fù)責(zé)中藥材原料的購銷業(yè)務(wù),地產(chǎn)分公司實(shí)行獨(dú)立承包、上繳利潤的經(jīng)營方式,由A公司提供資金與經(jīng)營場所,地產(chǎn)公司承擔(dān)其職工工資及業(yè)務(wù)費(fèi)用,并按照年利率7.2%交納資金占用費(fèi),公司不再經(jīng)營地產(chǎn)業(yè)務(wù)。地產(chǎn)分公司每年完成一定的銷售任務(wù),實(shí)現(xiàn)一定的毛利,在銷售任務(wù)內(nèi)銷售稅金由公司承擔(dān),超過銷售任務(wù)部分的稅金由承包人承擔(dān)。地產(chǎn)分公司所有業(yè)務(wù)由A公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核算,資金往來由A公司統(tǒng)一結(jié)算,公司代理地產(chǎn)分公司收付款業(yè)務(wù),商品購進(jìn)時(shí)由公司開具票據(jù),承包人開具驗(yàn)收單,公司僅負(fù)責(zé)管理地產(chǎn)分公司庫存明細(xì)賬,實(shí)際庫存由承包人管理,承包結(jié)束后公司只承認(rèn)實(shí)際庫存。并與公司簽訂了承包經(jīng)營合同。
二、A公司主要存在的問題及關(guān)鍵控制點(diǎn)
(一)個(gè)人借款核銷
A公司存在這種情況:個(gè)人借款先計(jì)入其他應(yīng)收款賬戶,后轉(zhuǎn)為待處理資產(chǎn)損益或待攤費(fèi)用,再借機(jī)核銷;或進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整,多次調(diào)整賬務(wù)后轉(zhuǎn)平應(yīng)收款。如20*1年6月30日,李某借南京招標(biāo)費(fèi)用25萬元,計(jì)入“其他應(yīng)收款”科目;20*4年6月30日,從其他應(yīng)收款科目轉(zhuǎn)入待處理財(cái)產(chǎn)損益;20*4年7月22日,未經(jīng)審批將待處理財(cái)產(chǎn)損益轉(zhuǎn)入經(jīng)營費(fèi)用,造成國有資產(chǎn)流失。
基本規(guī)范授權(quán)審批控制要求明確規(guī)定涉及會(huì)計(jì)及相關(guān)工作的授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。A公司應(yīng)建立借款審批制度,規(guī)定借款人員的范圍、事由、額度、歸還時(shí)間等內(nèi)容,建立會(huì)計(jì)調(diào)整賬務(wù)審批控制,規(guī)定調(diào)整賬務(wù)時(shí)必須說明調(diào)整賬務(wù)的原因、影響程度、新的賬務(wù)處理等,建立資產(chǎn)處理制度,規(guī)定企業(yè)將不良資產(chǎn)轉(zhuǎn)入待處理資產(chǎn)損益的原因、程序、審批權(quán)限、處置等制度,A公司未經(jīng)審批就核銷了其他應(yīng)收款25萬元,造成國有資產(chǎn)損失。
(二)供應(yīng)商余額減少個(gè)人欠款
A公司為國有企業(yè),購銷業(yè)務(wù)頻繁,供應(yīng)商眾多,有不少供應(yīng)商多年沒有業(yè)務(wù),無法聯(lián)系,存在無法支付的余額,A公司將部分無法支付的余額,進(jìn)行多次調(diào)整賬務(wù)后轉(zhuǎn)入個(gè)人借款明細(xì)賬,沖減個(gè)人欠款。
內(nèi)部會(huì)計(jì)控制應(yīng)當(dāng)保證單位內(nèi)部涉及會(huì)計(jì)工作的機(jī)構(gòu)、崗位的合理設(shè)置及其職責(zé)權(quán)限的合理劃分,堅(jiān)持不相容職務(wù)相互分離,確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督。A公司應(yīng)定期與供應(yīng)商核對(duì)賬務(wù),找出未達(dá)業(yè)務(wù),經(jīng)授權(quán)審批后方可調(diào)整賬務(wù),保持一致。
(三)不須支付的款項(xiàng)
A公司將不需要支付的款項(xiàng)和收到其他單位贈(zèng)送的貨物,計(jì)入應(yīng)付賬款,經(jīng)過賬務(wù)調(diào)整,最后將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入關(guān)聯(lián)單位或沖減個(gè)人欠款。如從甲公司購進(jìn)10,000元商品(發(fā)票金額),實(shí)收9,000元貨物,短少1,000元,其賬務(wù)處理為:在收到貨物時(shí),按10,000元計(jì)入應(yīng)付賬款-甲公司,經(jīng)過一段時(shí)間后,將短少的貨物1,000從應(yīng)付賬款-甲公司中轉(zhuǎn)出,經(jīng)多幾次賬務(wù)處理,最后轉(zhuǎn)入應(yīng)付關(guān)聯(lián)企業(yè),或沖減個(gè)人欠款。
A公司應(yīng)制訂商品采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制,各部門人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行,對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告;有關(guān)部門應(yīng)查明原因,及時(shí)處理。
(四)財(cái)務(wù)不進(jìn)行明細(xì)核算
A公司驗(yàn)收的貨物后,按驗(yàn)收單記錄的金額計(jì)入應(yīng)付賬款-待查戶,供應(yīng)商拿正式發(fā)票要求付款時(shí),再從待查戶中轉(zhuǎn)出。應(yīng)付賬款-待查戶金額高達(dá)到幾百萬元,長年也不清理,形成一個(gè)垃圾賬戶,無法查清從應(yīng)付賬款待查戶中轉(zhuǎn)出金額及余額是否正確。
A公司應(yīng)建立企業(yè)會(huì)計(jì)制度,應(yīng)保證所有交易和事項(xiàng)以正確的金額在恰當(dāng)?shù)臅?huì)計(jì)期間及時(shí)記錄于適當(dāng)?shù)馁~戶,使會(huì)計(jì)報(bào)表的編制符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的相關(guān)要求,保證賬面資產(chǎn)與實(shí)存資產(chǎn)定期核對(duì)相符。
(五)財(cái)務(wù)人員舞弊
在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn),A公司存在一個(gè)較特殊情況,連續(xù)編制兩張憑證或記錄兩張相同的明細(xì)賬賬頁,憑證、明細(xì)賬內(nèi)容等相同,只有金額或余額不同,且該兩張憑證、賬頁連續(xù)裝訂。在登記賬頁時(shí),一張憑證登記兩張明細(xì)賬賬頁(金額相同)或兩張憑證登記兩張明細(xì)賬賬頁。A公司付款時(shí),一般不支付現(xiàn)金,使用銀行支票支付,向供應(yīng)商收取手續(xù)費(fèi),不開具收據(jù)(每筆業(yè)務(wù)20元),形成賬外收入。由財(cái)務(wù)人員私分,最初湊夠10,000元后分,后湊夠1,000元或按月分,最后100元就私分。
A公司應(yīng)建立和完善企業(yè)會(huì)計(jì)制度,但設(shè)計(jì)再完善的內(nèi)部控制制度都必須有人執(zhí)行、有人監(jiān)督。公司應(yīng)建立人力資源政策,保證執(zhí)行公司政策和流程的人員具有勝任能力和正直品行,企業(yè)雇用的人員應(yīng)具備基本的專業(yè)勝任能力,即完成某一職位的工作所應(yīng)有的知識(shí)和能力,除專業(yè)勝任能力還應(yīng)具有誠信和正直性,企業(yè)內(nèi)部控制的有效性直接依賴于負(fù)責(zé)創(chuàng)建、管理和監(jiān)控內(nèi)部控制人員的誠信和道德價(jià)值觀念。不進(jìn)行明細(xì)賬核算可能是專業(yè)勝任能力,但有問題的連續(xù)編制兩張憑證或記錄兩張明細(xì)賬賬頁,賬外收取手續(xù)費(fèi)私分,就不僅是專業(yè)勝任能力的問題了。
三、給我們的啟示
(一)人的作用在內(nèi)部控制中起到關(guān)鍵的作用,尤其是管理層的人員對(duì)內(nèi)部控制起到?jīng)Q定的作用。內(nèi)部控制不是由某個(gè)人提出,專門針對(duì)某個(gè)人的制度,它是為整個(gè)企業(yè)設(shè)計(jì)的制度,針對(duì)企業(yè)的每個(gè)職工,沒有人能脫離內(nèi)部控制管控。企業(yè)管理層應(yīng)負(fù)責(zé)建立有效的內(nèi)部控制,在企業(yè)中倡導(dǎo)內(nèi)部控制意識(shí)。企業(yè)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制中起到核心作用,應(yīng)設(shè)計(jì)、推行和監(jiān)管企業(yè)的財(cái)務(wù)信息報(bào)告行為。如果管理層存在舞弊的動(dòng)機(jī),內(nèi)部會(huì)計(jì)控制就不可能得到有效的發(fā)揮,只有治理層通過內(nèi)部審計(jì)或外部渠道獲取有效信息后,對(duì)管理層進(jìn)行改革,才能避免舞弊的發(fā)生。
(二)企業(yè)的人事制度。企業(yè)應(yīng)建立從員工的招聘、培訓(xùn)、考核、晉升和解除勞動(dòng)合同等整套政策。在職工招聘時(shí),應(yīng)首先要關(guān)注人員的道德品質(zhì),有德有才的人員才能得以重用,有才無德的人員不能錄用。企業(yè)職工應(yīng)具備其崗位專業(yè)勝任能力,在日常的工作中通過評(píng)比、考核、考試等手段確認(rèn)職工是否具備專業(yè)勝任能力,根據(jù)結(jié)果確定職工的繼續(xù)聘用、調(diào)換崗位、晉升或解除勞動(dòng)合同。企業(yè)的人事政策的目的是將正確的人放在正確的位置上做正確的事情。
(三)內(nèi)部審計(jì)的重要性。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)直接隸屬于單位最高權(quán)力機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo),保持較高的獨(dú)立性,使其在工作過程中不受到其他干預(yù)。企業(yè)要高度重視內(nèi)部審計(jì)的工作,內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)。企業(yè)應(yīng)保證內(nèi)部審計(jì)人員全面參與企業(yè)的經(jīng)營管理,了解企業(yè)的經(jīng)營情況,為內(nèi)部審計(jì)提供關(guān)注點(diǎn)。內(nèi)部審計(jì)人員與外部審計(jì)人員相比,外部審計(jì)人員獨(dú)立性強(qiáng),業(yè)務(wù)水平高,但這些只要治理層高度重視內(nèi)部審計(jì)工作都可以通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等予以解決,內(nèi)部審計(jì)人員擁有外部審計(jì)人員不具備的優(yōu)勢,他們對(duì)企業(yè)情況的了解比外部審計(jì)人員要深、廣,掌握的企業(yè)專業(yè)知識(shí)要比外部審計(jì)人員多,比外部審計(jì)人員更加清楚的知道問題的根源。
(四)建立全面的內(nèi)部控制制度,不留死角;修訂和完善內(nèi)部控制制度,減少漏洞。建立內(nèi)部控制的目的是由原先的人管人管事,改變?yōu)橹贫裙苋斯苁?。企業(yè)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行,會(huì)受外部環(huán)境和人員的制約,環(huán)境的變化和人員的因素使內(nèi)部控制不能有效的運(yùn)行時(shí),就需要企業(yè)及時(shí)評(píng)價(jià)控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)行,以及根據(jù)情況的變化采取必要的糾正措施,減少漏洞。
內(nèi)部控制是企業(yè)健康發(fā)展的保證,是企業(yè)內(nèi)部的法律,企業(yè)的員工就應(yīng)該認(rèn)真的遵守執(zhí)行,企業(yè)才能沿著正確的軌道前進(jìn)。