吾木提·阿恒別克
【摘 要】檔案管理工作作為行政事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分,對(duì)促進(jìn)行政事業(yè)單位健康、長(zhǎng)久發(fā)展具有重要意義。本文主要從行政事業(yè)單位檔案管理的重要性、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)原則以及做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略四個(gè)方面進(jìn)行了具體介紹,以供參考。
【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位;檔案管理;策略
【中圖分類號(hào)】D630 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A
一、引言
近年來,隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的日益繁榮,行政事業(yè)單位也取得了快速發(fā)展,與此同時(shí),行政事業(yè)單位需要管理的檔案數(shù)量也不斷增多,檔案管理人員的工作內(nèi)容更加復(fù)雜,這就要求行政事業(yè)單位檔案管理人員要具備更好的專業(yè)素質(zhì)與能力,優(yōu)化檔案管理制度,全面提高管理水平,以確保行政事業(yè)單位能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì),滿足社會(huì)發(fā)展要求。
二、行政事業(yè)單位檔案管理的重要性
2.1能夠準(zhǔn)確反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程
檔案不僅會(huì)記錄員工的基本資料,還會(huì)記錄單位各個(gè)部門的發(fā)展情況,加強(qiáng)行政事業(yè)檔案管理,保證檔案管理的質(zhì)量,可以通過查看檔案來了解行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程,能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效依據(jù),有利于促進(jìn)行政事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展。
2.2有利于保障單位的各項(xiàng)秘密工作
行政事業(yè)單位的很多工作機(jī)密都需要存入檔案中,只有做好檔案管理工作,才能確保單位內(nèi)部機(jī)密不被泄露[1],另外,做好檔案管理相當(dāng)于為單位的重要工作進(jìn)行了備份,有利于工作出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)查找檔案進(jìn)行補(bǔ)救,在一定程度上減少了事故發(fā)生的概率。
三、當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題
3.1對(duì)檔案工作的重視程度不夠
就現(xiàn)階段來看,一些行政事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理工作的重視,沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性,在日常工作中對(duì)檔案管理工作投入的資金和技術(shù)較少,并且沒有制定完善的檔案管理制度和責(zé)任制度,對(duì)檔案管理工作缺乏嚴(yán)格的考核,從而導(dǎo)致檔案管理工作水平不高。
3.2檔案室保管條件有待完善
檔案室保管條件有待進(jìn)一步完善是大部分行政事業(yè)單位存在的問題,這些單位內(nèi)部檔案室的檔案存放缺乏有序性和合理性,檔案擺放較為混亂,甚至有些單位的檔案室內(nèi)還存放了很多其他雜物,這很容易造成檔案的丟失和破損。另外,還有部分單位的檔案管理設(shè)備老化,檔案管理工作與單位發(fā)展步伐不匹配。
3.3檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待進(jìn)一步提升
因?yàn)闄n案管理在行政事業(yè)單位管理中發(fā)揮著重要作用,因此,加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)是行政事業(yè)單位發(fā)展的必然要求。然而部分行政事業(yè)單位的檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)還較低,在處理檔案事務(wù)時(shí)缺乏科學(xué)的理論指導(dǎo),對(duì)檔案管理的具體要求與規(guī)范了解不充分,責(zé)任意識(shí)缺乏,工作不夠認(rèn)真、細(xì)致,嚴(yán)重影響著檔案管理質(zhì)量的提升。
四、行政事業(yè)單位檔案制度建設(shè)原則
4.1規(guī)范與靈活相統(tǒng)一
行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行,目的是為了保證檔案管理工作更加規(guī)范化。但是由于不同的行政事業(yè)單位性質(zhì)和規(guī)模不同,因此在實(shí)際工作中應(yīng)結(jié)合單位內(nèi)部發(fā)展情況進(jìn)行靈活變通,找出自身單位發(fā)展的特點(diǎn),從而制定適合自己的工作制度。對(duì)于檔案管理部門來說,其只有在工作中不斷進(jìn)行探索、創(chuàng)新、思考與分析,才能進(jìn)一步完善自身管理制度,保證制度能夠真正為檔案管理工作服務(wù)。
4.2職責(zé)與權(quán)益兼顧
在實(shí)際工作中,檔案管理人員只有明確自身職責(zé),才能有針對(duì)性地開展管理工作,因此,單位在制定檔案管理制度時(shí)應(yīng)當(dāng)將職責(zé)劃分到崗位標(biāo)準(zhǔn)中[2]。舉例來看,對(duì)于部門領(lǐng)導(dǎo)來說,其主要的工作職責(zé)就是制定本部門的月工作計(jì)劃、季度工作計(jì)劃和年工作計(jì)劃,并監(jiān)督下級(jí)員工工作;對(duì)于基層員工來說,其工作職責(zé)則是認(rèn)真做好檔案的分類、保管以及更新等工作。需要注意的是,在分配職責(zé)的過程中應(yīng)注意保護(hù)員工的合法權(quán)益,只有保證了員工的合法愿意,員工才樂意為單位效勞,才能提高員工工作積極性。
4.3制定與執(zhí)行并重
要制定管理制度,首先應(yīng)當(dāng)明確檔案管理部門的工作流程和工作需要,結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)制定。而制度建設(shè)的目的是為了更好地開展工作,因此,行政事業(yè)單位檔案管理部門在制定制度的同時(shí)需要加強(qiáng)對(duì)制度落實(shí)情況的監(jiān)督,通過在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問題來不斷完善制度,從而使制度更加貼近工作需要,為檔案管理工作提供保障。
4.4動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合
通常情況下,制度一經(jīng)制定,在短時(shí)期內(nèi)不會(huì)再次進(jìn)行變更,單位內(nèi)部會(huì)按照形成的制度開展各項(xiàng)工作,但這并不意味著制度永遠(yuǎn)不可變,當(dāng)今社會(huì)變化速度非??欤姓聵I(yè)單位要想適應(yīng)社會(huì)發(fā)展趨勢(shì),就必須及時(shí)根據(jù)社會(huì)變化進(jìn)行相應(yīng)的政策調(diào)整,隨時(shí)關(guān)注社會(huì)動(dòng)態(tài),做到動(dòng)態(tài)與靜態(tài)的有效結(jié)合。
五、做好行政事業(yè)單位檔案管理工作的策略
5.1加強(qiáng)行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視
一個(gè)單位的發(fā)展與領(lǐng)導(dǎo)的決策有著重要聯(lián)系,因此,行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)首先應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的重視,認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,并在檔案管理方面投入相應(yīng)的資金、設(shè)備和人才。只有單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作引起了重視,下級(jí)員工才會(huì)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí),約束自身行為,加大管理力度,才能進(jìn)一步完善單位檔案管理工作。
5.2建立完善的行政事業(yè)單位檔案管理制度
要建立完善的管理制度,就需要做好以下五點(diǎn):第一,檔案管理部門的決策者應(yīng)當(dāng)綜合考察本單位檔案管理的特點(diǎn),然后根據(jù)實(shí)際情況制定合適的管理制度;第二,檔案管理制度是為實(shí)際管理工作服務(wù)的,因此檔案管理制度的建立應(yīng)當(dāng)具有可實(shí)施性,以便更好地約束員工行為;第三,檔案管理制度應(yīng)當(dāng)是針對(duì)檔案管理部門所有人員的,既包括基層員工,又包括領(lǐng)導(dǎo),以防止單位領(lǐng)導(dǎo)私自形式特權(quán)而做出不利于單位利益的行為,有利于實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的規(guī)劃化和合法化;第四,隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷進(jìn)步,信息化管理已經(jīng)成為當(dāng)今各個(gè)單位工作的重要途徑,對(duì)于行政事業(yè)單位的檔案管理工作來說,應(yīng)建立和完善檔案信息管理制度,增強(qiáng)檔案管理的信息化、集成化;第五,應(yīng)建立健全激勵(lì)機(jī)制,對(duì)工作表現(xiàn)突出的員工給予一定的物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)工作效率差、工作態(tài)度不認(rèn)真的員工實(shí)行一定的懲罰,切實(shí)保證檔案管理工作的質(zhì)量。
5.3提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)
在檔案管理日常工作中,最主要的工作力量就是檔案管理人員,因此,提高檔案管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)非常有必要,行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)努力打造一支優(yōu)秀的、高水平的檔案管理人員隊(duì)伍[3]。從單位的角度出發(fā),應(yīng)當(dāng)積極引優(yōu)秀的人才,并做好考核管理,及時(shí)淘汰工作能力較差的員工,同時(shí)加強(qiáng)員工專業(yè)知識(shí)與技能的培訓(xùn),提高員工的專業(yè)素養(yǎng);從員工的角度出發(fā),員工應(yīng)自覺樹立責(zé)任意識(shí),確保工作方向與單位發(fā)展方向相一致,并積極和其他部門進(jìn)行有效溝通,確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和實(shí)效性,在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)能力。
六、結(jié)語
綜上所述,對(duì)于行政事業(yè)單位來說,做好檔案管理工作非常重要,在新時(shí)期,社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈,行政事業(yè)單位要想提升自身競(jìng)爭(zhēng)力,就必須加大對(duì)檔案管理工作的重視,不斷完善管理制度,提高員工的專業(yè)素質(zhì),從而全面提高檔案管理水平,推動(dòng)行政事業(yè)單位健康發(fā)展。
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