郝艷麗

摘 要：近些年我國國民經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各個行業(yè)都在迅猛發(fā)展，辦公室檔案管理和技術(shù)也得到了長足的進(jìn)步。檔案屬于一個發(fā)展中企業(yè)、單位的核心資料，對企業(yè)的發(fā)展起著重要的作用。有效的管理措施能夠充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有價值，同時對各個部門之間的工作起到輔助和協(xié)調(diào)作用，因此辦公室檔案管理工作只有不斷的進(jìn)行改革和創(chuàng)新，才能符合社會和企業(yè)的發(fā)展需求。鑒于此，本文就信息時代檔案管理工作的內(nèi)涵、內(nèi)容和特點以及具體的管理創(chuàng)新舉措進(jìn)行了一定的分析。

關(guān)鍵詞：信息時代；背景；辦公室；檔案；管理

前 言

信息時代背景下辦公室檔案管理工作也需要進(jìn)行信息化處理，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展以及新技術(shù)的需求。需要將復(fù)雜的檔案管理工作方式轉(zhuǎn)變成為智能化操作，提高檔案管理的工作效率，確保高質(zhì)量地完成工作內(nèi)容，進(jìn)而可以更全面管理辦公室的檔案資料，促進(jìn)辦公室檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步。

1 信息時代檔案管理工作概述

1.1 信息化檔案管理內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化就是在辦公室檔案管理工作中，融入信息化技術(shù)，實現(xiàn)對檔案資料的高效收集、整理、歸檔與保存。另外，檔案管理部門還需要提供檔案信息資料。信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作有所不同，朝著智能化與數(shù)字化方向發(fā)展，但是信息化檔案管理工作一般需要在管理組織支持下開展。

1.2 信息化檔案管理工作內(nèi)容

信息化檔案管理工作的主要內(nèi)容主要包括：一，需要以硬件及信息軟件為基礎(chǔ)內(nèi)容，為檔案管理系統(tǒng)的有序運行提供保障；二，需結(jié)合我國當(dāng)前國情，從科學(xué)發(fā)展的角度入手，加強(qiáng)各個檔案管理部門之間的工作聯(lián)系，實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化與全面化；三，加強(qiáng)檔案信息保存環(huán)節(jié)的智能化與信息化，將信息資源進(jìn)行統(tǒng)一整理與歸檔，加強(qiáng)對檔案信息的傳播與推廣；第四，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，可以從信息化平臺的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)與建設(shè)內(nèi)容相融合，實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的有序運行；四，加強(qiáng)專業(yè)人才的管理，尤其對于信息化技術(shù)，對人才要求高，為此需要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，在吸引高水平員工的基礎(chǔ)上，采取各項激勵措施留住人才。

1.3 信息化檔案管理特點

首先，信息化檔案管理工作必須要在我國法律法規(guī)等各項制度范圍內(nèi)開展工作；其次，信息化檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作相比較，實現(xiàn)了信息化與數(shù)字化；最后，數(shù)字化檔案管理工作實現(xiàn)了檔案資源管理方式的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，提高檔案管理工作效率。信息化檔案管理工作的核心內(nèi)容就在于將傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與現(xiàn)代化的數(shù)字管理方式相融合，有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量及效果。通過信息化及數(shù)字化手段，能夠節(jié)省檔案整理、保存及查詢的時間。

2 信息時代辦公室檔案管理工作的改革與創(chuàng)新措施

2.1 建設(shè)及應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)

在當(dāng)前信息化技術(shù)高速發(fā)展的時代背景下，建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。首先，企業(yè)要通過多方面扶持來推動檔案管理的信息化建設(shè)工作，以信息技術(shù)作為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)，從而更好的實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，提高檔案管理效率，加強(qiáng)檔案的收集、整理與歸檔工作。單位需要為檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供物力、人力及財力的支持，為保證檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化起到保障作用；第二，傳統(tǒng)人工形式的檔案管理工作顯然是無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作需要，為此要加速檔案管理數(shù)字化建設(shè)，通過建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)，突破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的低效、低質(zhì)；第三，通過建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作提供查詢與搜索功能，從而滿足檔案管理工作需要，改變傳統(tǒng)檔案查詢難、搜索慢的問題，提高檔案管理的實效性。因此，在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，不僅要提供最為基礎(chǔ)的資料整理、歸檔問題，同時也需要結(jié)合實際工作需要，為方便后期檔案的使用起到推動作用。

2.2 加強(qiáng)檔案管理設(shè)計規(guī)劃和人才培養(yǎng)

檔案管理工作要想真正意義的實現(xiàn)信息化，就一定要從管理的觀念和思想上進(jìn)行改革，因為檔案資料具有很大的參考和收藏價值，所以檔案管理人員在進(jìn)行檔案的收集和歸檔過程中需要將檔案進(jìn)行分類、整理，從而為以后的查檔工作提供便利。辦公室檔案管理人員的思想和觀念改革需要做到以下幾點：第一，檔案人員在進(jìn)行辦公室檔案收集時需要做好基本的系統(tǒng)骨架設(shè)計，在歸檔時嚴(yán)格按照骨架大綱為依據(jù)進(jìn)行整理，從而提高檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性；第二，相關(guān)企業(yè)、政府部門及事業(yè)單位還需要增加檔案管理的資金和技術(shù)支持，培養(yǎng)一批具有高素質(zhì)的辦公室檔案管理人才，在對相關(guān)人才進(jìn)行培養(yǎng)的過程中，可以與相關(guān)高校進(jìn)行合作，將可塑性較高的檔案管理人員推薦給高校進(jìn)行深造學(xué)習(xí)，同時還可以加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行技術(shù)交流，從而達(dá)到彌補檔案管理人員自身存在不足的目的，不斷的推動辦公室檔案管理工作發(fā)展和進(jìn)步。

2.3 加強(qiáng)“云計算”在辦公室檔案管理中的應(yīng)用

目前，隨著云計算技術(shù)的快速發(fā)展，其已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會發(fā)展的各個領(lǐng)域，其主要由多種運算技術(shù)綜合而成，并且云計算是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中較為新型的計算方式之一。通過將云計算方式在辦公室檔案管理中的應(yīng)用，云計算方式能夠?qū)n案管理中的分析、整理和歸納進(jìn)行有效的處理，并且還能夠縮短不必要的時間，降低管理人員的工作量，提升辦公室檔案管理的可靠性和安全性。采用云計算方式能夠?qū)⒄?、企業(yè)等海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效整合、分類和儲存，尤其是隨著近幾年科技的不斷進(jìn)步和發(fā)展，大量的視頻、音頻以及圖片等檔案資料需要進(jìn)行收集和整理，不僅增加了檔案資料的難度，還增加了儲存的容量，而云計算能夠為檔案管理工作節(jié)約大量時間。

2.4 檔案管理工作中需要注意保密工作

雖然先進(jìn)的科技技術(shù)為辦公室檔案管理工作提供了更大的便捷，但其中也存在著較大的隱患，一旦出現(xiàn)檔案管理資料的泄露，將會對企業(yè)造成嚴(yán)重的損失，因此在實施檔案管理中一定要確保計算機(jī)操作過程中硬件和軟件的保密工作，并做好相應(yīng)的防范措施，對于一些機(jī)密的資料在設(shè)置密碼時要相對較為繁瑣一些，同時做好備份，避免因為計算機(jī)的原因而造成檔案資料丟失，給企業(yè)造成巨大的損失。因此，在實施檔案管理工作中需要在計算機(jī)上安裝防護(hù)軟件，例如AvastAntivirus、KasperskyAnti-Virus或AviraAntiVir等軟件，加強(qiáng)對計算機(jī)的保護(hù)，防止因為病毒等原因造成檔案資料泄露或丟失，給企業(yè)、公司等造成嚴(yán)重的損失。同時還需要由計算機(jī)專業(yè)維修人員對計算機(jī)硬件進(jìn)行定期維護(hù)、檢修，及時更換存在問題的主機(jī)、硬件等，避免出現(xiàn)計算機(jī)死機(jī)等，造成存儲的檔案資料丟失。

結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展有著關(guān)鍵作用，尤其在制定決策環(huán)節(jié)，通過對以往工作經(jīng)驗的總結(jié)來進(jìn)行才能夠保證決策的合理性。而傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需求，建設(shè)信息化檔案系統(tǒng)是非常關(guān)鍵的。企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，加強(qiáng)信息化管理平臺的建設(shè)與應(yīng)用，從而實現(xiàn)檔案管理工作的高效高質(zhì)。

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