李樹偉

摘 要：工程檔案是電網(wǎng)工程建設(shè)的重要組成部分，是工程建設(shè)成果和工程建設(shè)軟實(shí)力的綜合體現(xiàn)。文章指出了目前國(guó)內(nèi)電網(wǎng)工程建設(shè)檔案的管理現(xiàn)狀。通過分析存在的問題，以特高壓工程為例，提出要采取“全員全過程”的檔案管理方法，運(yùn)用“誰形成、誰負(fù)責(zé)”及“誰建管、誰組織移交”的歸檔模式，實(shí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、分階段移交策略，以達(dá)到全面提升電網(wǎng)工程建設(shè)的檔案管理水平及檔案資料質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)建設(shè)；檔案管理；特高壓

電網(wǎng)建設(shè)檔案是在電網(wǎng)建設(shè)過程中形成的，且有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。它是電網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)，是各供電企業(yè)維護(hù)電網(wǎng)正常運(yùn)行的必備條件。近年來，電網(wǎng)建設(shè)迅猛發(fā)展，電網(wǎng)建設(shè)的基建工程、技術(shù)改造工程、農(nóng)網(wǎng)改造升級(jí)工程、小型基建工程數(shù)量日益增加，同時(shí)，新技術(shù)、新工藝、新管理方式的出現(xiàn)，使以工程項(xiàng)目為核心的業(yè)務(wù)檔案歸檔文件數(shù)量迅速增長(zhǎng)；工程各參建單位檔案管理薄弱，兼職檔案員更換頻繁，社會(huì)化單位人員對(duì)電力企業(yè)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不夠熟悉，制作的文件質(zhì)量未能達(dá)到預(yù)期效果；工程管理人員忙于項(xiàng)目建設(shè)，對(duì)歸檔文件的收集管控不夠及時(shí)。因此，檔案管理人員必須要做好電網(wǎng)建設(shè)的工程檔案管理工作。

一、創(chuàng)新電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必要性

隨著“大電網(wǎng)”建設(shè)進(jìn)程的強(qiáng)力推進(jìn)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作節(jié)奏明顯加快，不少電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目存在搶建趕工現(xiàn)象，檔案人員在項(xiàng)目檔案管理過程中協(xié)調(diào)工作量加大，工作內(nèi)容和強(qiáng)度明顯增加，項(xiàng)目檔案管理工作顯得滯后和被動(dòng)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)家電網(wǎng)公司、省檔案局等上級(jí)單位均對(duì)重大項(xiàng)目建設(shè)檔案管理提出了嚴(yán)格要求，浙江公司也建立了相關(guān)的項(xiàng)目檔案文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，但在實(shí)際操作過程中，仍然困難重重口工程項(xiàng)目檔案在維護(hù)企業(yè)權(quán)益、支撐管理、保障運(yùn)行、儲(chǔ)備知識(shí)等方面具有舉足輕重的作用，保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案達(dá)標(biāo)評(píng)優(yōu)創(chuàng)精品檔案的任務(wù)相當(dāng)繁重。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理過程中存在的矛盾主要體現(xiàn)在：

1.1標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以執(zhí)行到位

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目絕大多數(shù)屬于省級(jí)以上重大建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)這部分項(xiàng)目檔案的管理，國(guó)家檔案局、國(guó)家電網(wǎng)公司、省檔案局等均有相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，但在執(zhí)行過程中沒有很好的管控措施，人為因素突出，普遍存在事后控制、文件材料收集不全等現(xiàn)象，很難確保辦法和制度不折不扣地執(zhí)行，沒有形成有效全程監(jiān)控檔案的管理體系。

1.2協(xié)調(diào)工作量大

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目參建單位多，建設(shè)周期長(zhǎng)，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，各單位往往重建設(shè)，輕檔案，檔案管理和項(xiàng)目建設(shè)很難同步進(jìn)行。重大建設(shè)項(xiàng)目檔案一般要求在竣工投產(chǎn)3個(gè)月內(nèi)完成，由于各參建單位對(duì)項(xiàng)目檔案管理的職責(zé)不明確，工作界面分工不清晰，業(yè)主單位（建設(shè)單位）檔案管理中的協(xié)調(diào)工作量大。往往是德下葫蘆起了瓢，這個(gè)項(xiàng)目協(xié)調(diào)好，另一個(gè)項(xiàng)目又會(huì)有扯皮、推誘現(xiàn)象發(fā)生。

1.3項(xiàng)目檔案質(zhì)量難以保證

各參建單位檔案管理員的業(yè)務(wù)水平參差不齊，認(rèn)識(shí)和做法不統(tǒng)一，不能有效地控制檔案的形成質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解不統(tǒng)一或執(zhí)行不到位而造成的返工工作量；項(xiàng)目檔案管理各環(huán)節(jié)銜接不流暢，影響整體項(xiàng)目檔案的管理效率和質(zhì)量。

1.4業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo)難以持久有效

各參建單位往往沒有固定的專業(yè)的檔案管理員，兼職檔案員或資料員經(jīng)常更換，業(yè)務(wù)指導(dǎo)的工作量很大，檔案專業(yè)培訓(xùn)效果不理想，且難以持久有效。

1.5項(xiàng)目檔案數(shù)字化程度不夠

在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理過程中，重視實(shí)體檔案的收集、整理、歸檔工作，忽視檔案的數(shù)字化工作，照片、視頻等檔案的收集力度不夠，數(shù)字化成果沒有統(tǒng)一載體和統(tǒng)一格式，制約了項(xiàng)目檔案信息快速有效共享。

二、提升檔案管理方法

通過梳理現(xiàn)有工程檔案管理的模式和流程，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，尋找不足并提升管控水平是項(xiàng)目檔案管理的重點(diǎn)方向，通過以下幾種方式開展。

2.1檔案培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)化

以標(biāo)準(zhǔn)化、流程化為抓手，強(qiáng)調(diào)管理力度，努力實(shí)現(xiàn)歸檔工作的真實(shí)、規(guī)范、及時(shí)，編制高質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化檔案培訓(xùn)課件，保持特高壓工程檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅根據(jù)工程建管模式的不同而調(diào)整相應(yīng)職責(zé)劃分等內(nèi)容。

2.2形成特高壓檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)

依托特高壓工程，收集、梳理國(guó)家、行業(yè)、國(guó)家電網(wǎng)公司各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)、制度、規(guī)程規(guī)范，形成標(biāo)準(zhǔn)的歸檔范圍、歸檔責(zé)任、歸檔流程、管理表單和整理規(guī)則，編寫統(tǒng)一的檔案整理手冊(cè)，作為各參建單位資料形成與整理、檔案管理與檢查的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

2.3全方位開展檔案交底培訓(xùn)

將檔案交底培訓(xùn)范圍由現(xiàn)在的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、業(yè)主項(xiàng)目部等擴(kuò)大到工程物資生產(chǎn)廠家、監(jiān)造單位等，宣貫統(tǒng)一的特高壓交流工程檔案管理模式和歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

三、創(chuàng)新歸檔模式

3.1 運(yùn)用“誰形成、誰移交、誰負(fù)責(zé)”的新模式

由于歷史原因，施工單位一直承擔(dān)著“資料移交二傳手”的角色。設(shè)計(jì)院的施工圖、竣工圖，鐵塔、導(dǎo)線、金具、一次設(shè)備、二次設(shè)備等生產(chǎn)廠家的資料均由施工單位代收并整理組卷。該工作模式直接導(dǎo)致施工單位資料移交階段工作量大、壓力大；由于對(duì)廠家生產(chǎn)資料不熟悉，資料整理效率低、返工率高；不合格的資料需退回廠家整改，但又缺乏有力的催交和管控 手段；生產(chǎn)廠家不親自移交，缺乏責(zé)任心，資料形成質(zhì)量不高等問題頻現(xiàn)。為轉(zhuǎn)變?cè)谫Y料移交階段施工單位的被動(dòng)模式，有效提高工作效率，在浙北 - 福州工程中創(chuàng)新實(shí)施“誰形成、誰移交、誰負(fù)責(zé)”及“誰管理、誰組織移交”的歸檔模式。由建管單位牽頭組織，設(shè)計(jì)單位、施工單位、材料廠家各自負(fù)責(zé)整理移交各自的資料，實(shí)現(xiàn)“資料質(zhì)量各負(fù)其責(zé)、歸檔工作責(zé)任明確”。嘗試“誰形成、誰移交、誰負(fù)責(zé)”的資料移交模式，目的在于最大程度降低重復(fù)工作量和返工率，提高設(shè)計(jì)院和線路材料廠家資料整理的條理性、規(guī)范性和完整性，提高資料人員責(zé)任心，最終提高各單位歸檔資料質(zhì)量和歸檔效率。

3.2 分階段移交

改變以往在工程竣工投產(chǎn)后集中進(jìn)行檔案移交的模式，嘗試進(jìn)行分階段移交，緩解竣工后歸檔壓力。工程建設(shè)過程中，通過轉(zhuǎn)序階段中間檢查、監(jiān)督整改閉環(huán)等措施，督促各參建單位盡早形成合格資料，具備條件時(shí)及時(shí)移交。紙質(zhì)檔案和電子化檔案均合格時(shí)，進(jìn)行數(shù)字化加工。歸檔工作階段性前移，以減輕工程投運(yùn)后集中歸檔的壓力，加快工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和創(chuàng)優(yōu)的順利進(jìn)展。

四、結(jié)語

電網(wǎng)檔案在整個(gè)項(xiàng)目中處于重要地位，檔案記錄的準(zhǔn)確與規(guī)范，從根本上影響了整個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展進(jìn)程，對(duì)于電網(wǎng)工程的安全進(jìn)行有了制約和保證，電網(wǎng)檔案的規(guī)范化記錄還能為將來工程出現(xiàn)問題時(shí)的維修提供證據(jù)依據(jù)，從各個(gè)方面都起到了重要的作用。電網(wǎng)的長(zhǎng)期發(fā)展和提供是城市發(fā)展的必備，也是企業(yè)發(fā)展的保證，在電網(wǎng)項(xiàng)目發(fā)展的同時(shí)，提高對(duì)電網(wǎng)基本建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理，提高檔案更新管理記錄意識(shí)，使用規(guī)范化系統(tǒng)的管理方法，確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目快速穩(wěn)步的發(fā)展。

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