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        淺談企業(yè)制度下的檔案管理工作

        2019-08-01 01:14:02梁小泉
        現(xiàn)代交際 2019年12期
        關(guān)鍵詞:檔案管理制度信息

        梁小泉

        摘要:檔案管理作為企業(yè)管理的重要組成之一,對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。筆者首先概述了現(xiàn)代企業(yè)制度,然后分析了企業(yè)制度下對檔案管理提出的新要求及檔案管理存在的問題,最后就做好企業(yè)制度下的檔案管理工作進行了探析。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)制度 檔案管理

        中圖分類號:G271 ?文獻標(biāo)識碼:A ?文章編號:1009-5349(2019)12-0109-02

        進入新世紀(jì)后,計算機技術(shù)獲得空前發(fā)展,很多企業(yè)逐步建立現(xiàn)代企業(yè)制度,這給企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求,就檔案管理自身工作而言,也應(yīng)該不斷地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理制度,充分借助現(xiàn)代化手段和技術(shù),發(fā)揮檔案管理的功能,做好檔案管理工作,助力企業(yè)發(fā)展。

        一、現(xiàn)代企業(yè)制度概述

        所謂的現(xiàn)代企業(yè)制度是一個特定的概念,是針對國有企業(yè)制度創(chuàng)新發(fā)展而提出的,具體概念為:建立法人實體,確立具有清晰產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)、明確權(quán)利和義務(wù)、政企分開,確保企業(yè)自主經(jīng)營的市場主體地位。

        國有企業(yè)確立現(xiàn)代企業(yè)制度是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然要求,是充分激活國有企業(yè)活力的有效途徑,是公有制企業(yè)充分融入市場經(jīng)濟的有效措施。在公有制經(jīng)濟企業(yè)中引入現(xiàn)代企業(yè)管理制度,能夠助力企業(yè)高速發(fā)展。

        二、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)對檔案信息的要求

        1.及時性

        及時性是企業(yè)生產(chǎn)決策部署的顯著特征之一,如果不重視,就會在瞬息萬變的信息中錯失經(jīng)營商機,無法滿足市場化的要求,導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟受損。連續(xù)性是企業(yè)發(fā)展的重要特征,作為有價值信息載體的檔案,如果使用正確、科學(xué)的方法進行開發(fā),會轉(zhuǎn)化為不容忽視的生產(chǎn)力,提升企業(yè)的發(fā)展水平。在檔案信息及時的幫助下,企業(yè)決策層能夠迅速作出科學(xué)的決策。

        2.準(zhǔn)確性

        半年內(nèi)的信息是很多企業(yè)決策所需的信息之一。因為和決策有關(guān)的信息并非是靜態(tài)的,而是在不斷的變化之中,而檔案則可以把動態(tài)的信息以靜態(tài)的形式保存起來,以滿足企業(yè)各項活動的需求,最終為決策提供必要的支撐和依據(jù)。如果信息無法被集中管理,再加上檔案自身的隱蔽特征,有時很難提供準(zhǔn)確的檔案信息支撐,因此作為檔案管理人員,必須確保檔案信息準(zhǔn)確性,以免誤導(dǎo)最終的決策。

        3.適用性

        一段時間內(nèi)企業(yè)經(jīng)營管理活動和這一段時間的環(huán)境、政策等息息相關(guān)。隨著時代的發(fā)展和進步,我們必須以辯證的思維去偽存真,在眾多的信息中找到對當(dāng)下有用的信息并繼續(xù)保存,用以對企業(yè)經(jīng)濟生產(chǎn)進行指導(dǎo)。就當(dāng)前發(fā)展形勢而言,企業(yè)選擇的重點應(yīng)該是信息,在眾多的檔案信息中總結(jié)、提煉有用的信息,從中找到規(guī)律,深入總結(jié)、概括、濃縮,保持檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性,使之成為對企業(yè)發(fā)展有利的信息綜合體,在企業(yè)管理各個部門、管理中傳遞和使用,保證各個部門和個人根據(jù)部門的特征和自身的工作情況,選用最佳的信息。

        4.完整性

        隨著企業(yè)的發(fā)展,需要的信息支撐越來越多。要發(fā)掘更多對企業(yè)發(fā)展有利的信息,檔案管理就必須做到完整。如要預(yù)測下一年企業(yè)的各項經(jīng)營指標(biāo),就需要大量完整的信息做支撐,以便于提升預(yù)測的精準(zhǔn)性。

        5.經(jīng)濟性

        經(jīng)濟性不難理解,有兩層意思,一是投入最小,二是收入最大。本文中所講的經(jīng)濟性指的是企業(yè)在檔案管理中的投入。任何一個現(xiàn)代化企業(yè)都想利用最小的投入獲得最大的收益,檔案管理也不例外,也是想使用有限的人力物力財力投入,獲取盡可能多的有效的檔案信息,不斷拓展信息渠道,提升信息的效能。

        三、企業(yè)制度下的檔案管理存在的問題

        1.檔案信息意識有待提升

        和現(xiàn)代企業(yè)制度下的其他工作相比,檔案管理工作者普遍不受重視,雖然很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性,也作出了一些努力和改變,但是并沒有從根本上解決問題。企業(yè)沒有足夠強的檔案信息意識,大多企業(yè)重視經(jīng)營及提升經(jīng)濟效益,主觀上邊緣化對效益提升作用不大的檔案管理工作。

        2.管理人員水平有待提升

        社會的發(fā)展也帶來信息安全問題,檔案管理人員應(yīng)該具有較強的專業(yè)性,但是現(xiàn)在很多企業(yè)從事檔案管理工作的人員綜合素質(zhì)有待提升。造成上述情況的原因主要是因為國內(nèi)專業(yè)化的檔案管理人員比較缺乏,培養(yǎng)人員不到位。很多高校重視培養(yǎng)經(jīng)濟發(fā)展性人才,開設(shè)很多比較熱門的專業(yè),卻并未重視檔案信息管理人人才的培養(yǎng),最終導(dǎo)致檔案管理從業(yè)人員專業(yè)性不強。

        3.管理手段落后‘檔案管理手段落后也是造成檔案管理工作效率不高的原因之一。很多企業(yè)的檔案管理手段比較原始,設(shè)備老化,還存在手動錄入、人工檢索的方式,在檔案管理中沒有引入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和手段。人工工作的影響因素較多,在管理工作中難免出現(xiàn)紕漏,從而導(dǎo)致檔案信息記錄不全,進而影響后續(xù)工作的開展,最終影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

        四、提升企業(yè)制度下檔案管理水平的途徑

        1.增強檔案意識

        企業(yè)管理層應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理的重要性,帶頭學(xué)習(xí)檔案管理知識,不斷提升管理水平,在企業(yè)內(nèi)部形成重視檔案管理的氛圍。重視檔案管理人才的培養(yǎng),宣傳推介檔案管理工作,讓內(nèi)部員工了解檔案管理,深化認(rèn)知認(rèn)同檔案管理。探索多樣化的培養(yǎng)方式,如引入數(shù)字技術(shù)、信息化技術(shù)、計算機技術(shù),以圖文結(jié)合、喜聞樂見的方式提高培養(yǎng)的針對性和效果。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶領(lǐng)員工學(xué)習(xí)檔案管理知識,尊重檔案管理人員,提高檔案管理人員企業(yè)認(rèn)同感。

        2.提高專業(yè)性

        針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平不高,人員能力有待提升的問題。企業(yè)可以采取人才引進的方式提升企業(yè)檔案管理層次。在公司人才招聘過程中,納入檔案專業(yè)人才,在學(xué)校中招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生,充實企業(yè)檔案管理人才隊伍。對現(xiàn)有的檔案管理人員,傾注更多的精力培養(yǎng),創(chuàng)造更多的培訓(xùn)機會,讓他們接受更專業(yè)、更科學(xué)的培訓(xùn),不斷提升其知識水平,滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的人才需求。檔案管理人員水平的提升,帶動檔案管理工作的提升,最終實現(xiàn)助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的目的。

        3.引入現(xiàn)代化工作設(shè)備

        進入新世紀(jì)后,信息技術(shù)、計算機等技術(shù)的發(fā)展深刻的改變著我們的生活和工作方式,讓我們的工作效率更高。我們可以借鑒在工業(yè)、農(nóng)業(yè)等領(lǐng)域引入電子信息技術(shù)以提升工作效率的啟示,把其引入檔案管理工作之中。企業(yè)要真正重視科學(xué)技術(shù)在企業(yè)發(fā)展中的重要性,在檔案管理領(lǐng)域引入整套的信息化設(shè)備,借此建立電子檔案,推廣電子檔案管理模式,提升信息準(zhǔn)確性的同時,更提高了檔案管理的效率和水平。

        4.正確處理手工操作與現(xiàn)代化管理的關(guān)系

        我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到,檔案管理的現(xiàn)代化并非一朝一夕可以實現(xiàn),必須經(jīng)歷一個完整的過程,在此過程中現(xiàn)代管理手段和人工操作形式會同時存在。我們要用辯證的思維對待這一階段,讓人工參與一些基礎(chǔ)性工作,如信息的收集、鑒定等。我們不能因為檔案管理現(xiàn)代化就摒棄手工操作。所以,我們在不斷引進、更新設(shè)備的同時,也要深化學(xué)習(xí)傳統(tǒng)檔案管理技術(shù),很好地處理知識豐富和手段缺乏之間的矛盾。

        科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代對企業(yè)的發(fā)展帶來很多有利的影響,檔案管理尤為如此,因此我們要敢于利用新思維、新思想、新手段來不斷提升檔案管理工作水平,不斷提高檔案管理從業(yè)者的工作積極性,以便提升檔案管理工作效能。

        參考文獻:

        [1]劉爽.淺談怎樣做好檔案管理工作[A].“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集(上),2017.

        [2]王偉,劉澤韡.制約企業(yè)檔案信息資源共享的因素及其對策研究[J].機電兵船檔案,2012(2).[3]袁衛(wèi)平.信息時代企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].蘭臺內(nèi)外,2018(5).

        責(zé)任編輯:孫瑤

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