于萍

摘要：老年大學(xué)檔案是記錄一個學(xué)校歷史發(fā)展的重要憑證，而學(xué)校做好老年大學(xué)的檔案管理工作就是一件非常重要的事情。在這個現(xiàn)代化的信息社會，學(xué)校以及檔案管理工作者需要全面利用好信息化的方式去對學(xué)籍檔案進行有效的管理，因此，筆者就主要圍繞著老年大學(xué)檔案的信息化管理方式進行詳細(xì)的闡述和分析，希望可以為老年大學(xué)的檔案管理工作提供一些有利的建議。

關(guān)鍵詞：老年大學(xué);檔案管理;信息時代;信息管理模式

一、在老年大學(xué)檔案管理工作中容易存在的問題

在通常情況下，學(xué)籍檔案屬于學(xué)校非常重要的檔案管理工作，尤其隨著我國社會經(jīng)濟水平的快速發(fā)展，老年大學(xué)的發(fā)展也越來越得到人們的關(guān)注，所以如何為老年人帶來更好的知識服務(wù)就需要從教者做好檔案的管理工作。然而從目前來看，學(xué)校的檔案管理工作主要存在兩個問題：

1.老年大學(xué)檔案管理工作過于表面化

在老年大學(xué)的檔案管理過程中，普遍存在過于表面化的管理狀態(tài)，其中主要體現(xiàn)在學(xué)校及檔案管理工作者沒有對學(xué)籍檔案管理引起足夠的重視，他們認(rèn)為對學(xué)生檔案進行一個簡單的信息錄入就可以了，并沒有在記錄頁面上顯示更多的老年學(xué)生的檔案信息，這種檔案信息的不完整容易造成，一旦有相關(guān)組織或者部門需要查看學(xué)生的學(xué)籍檔案，但是工作人員卻無法遞交出準(zhǔn)確度較高的檔案信息，這樣也就會為工作人員以及學(xué)校和學(xué)生造成不必要的麻煩。

2.老年大學(xué)檔案管理工作信息化管理程度不夠

雖然現(xiàn)在我們處在一個網(wǎng)絡(luò)發(fā)達的時代當(dāng)中，但是在檔案信息管理這一方面，有些老年大學(xué)的學(xué)籍檔案卻缺乏信息化的管理。熟不知網(wǎng)絡(luò)化的信息管理不僅可以讓檔案信息量變得更大，而且還更容易查找、儲存和攜帶，還可以全面提升工作人員的檔案管理質(zhì)量。所以學(xué)校以及檔案管理工作人員需要及時通過現(xiàn)代化信息技術(shù)手段做好檔案的管理工作。

二、關(guān)于提高老年大學(xué)檔案管理質(zhì)量的方法分析

1.對檔案管理模式進行改革和創(chuàng)新創(chuàng)

要想讓學(xué)校的檔案管理質(zhì)量得到有效的提高，學(xué)校以及相關(guān)工作人員首先就要對檔案管理模式進行及時的改革和創(chuàng)新。第一、學(xué)校的檔案管理部門和其他部門加強聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。因為隨著信息化時代的快速發(fā)展，社會信息資源數(shù)量也在大幅度的上升，僅僅憑借一個學(xué)校的檔案管理部門是無法對這些龐大的信息資源進行有效管理的，所以只有和其他部門加強聯(lián)系，通過資源信息的共享才能讓學(xué)生的檔案信息變得更加完整。第二、通過電子自動化手段來管理檔案信息，在這個信息時代里管理者需要對電子檔案進行及時的建立和整理，直接通過計算機系統(tǒng)就可以及時的找到相關(guān)信息，也能對檔案信息進行及時的修改、使用和保存，可以加快當(dāng)擔(dān)信息數(shù)字化的處理步伐。

不過，在進行數(shù)字化的檔案處理時，檔案管理人員需要利用掃描機對檔案信息進行處理，這樣才能做到對紙質(zhì)版檔案內(nèi)容的保真。對于一些錄音或者錄像的資料，還要通過刻錄機進行檔案的備份儲存，在電子檔案管理時還要做到把草稿內(nèi)容、修改稿以及正文進行統(tǒng)一的歸檔，修改草稿時一定要顯示改稿人的名字、修改的時間以及修改內(nèi)容，在檔案整套歸檔的過程中電子文件不可以變動。第三、根據(jù)檔案內(nèi)容特點構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立一個開放性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，從而滿足信息時代的檔案管理要求。

2.學(xué)校加強檔案管理的保密措施

現(xiàn)代化信息技術(shù)雖然為檔案管理帶來了一些便捷，但同樣它也為檔案資料的保密工作帶來了一些安全隱患，而檔案信息出現(xiàn)不安全的情況主要是由計算機使用過程中突然中病毒、人員操作不規(guī)范以及電子設(shè)備出故障等這樣幾個原因組成，所以我們必須通過有效的措施對檔案資料加強保密方面的管理。

第一、檔案管理部門人員要安裝最新的軟件管理系統(tǒng)，這樣才能保證檔案資料可以安全使用，并得到安全的保存;第二、檔案管理工作者要及時對計算機進行全面的殺毒和檢測，要避免信息資源因為感染病毒而出現(xiàn)隱患;第三、學(xué)校檔案管理部門的工作人員在工作期間要避免使用其他的外網(wǎng)連接，避免因為黑客的侵入而導(dǎo)致檔案資源的丟失和泄露。第四、學(xué)校要盡可能配備最專業(yè)、最先進以及最規(guī)范的檔案保管設(shè)備，并加強檔案管理措施，對檔案資料以及絕密檔案進行安全的保存。

三、總結(jié)：

綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)信息時代下對老年大學(xué)的檔案管理工作模式進行全面的改革和創(chuàng)新，就可以讓檔案管理工作質(zhì)量得到全面的提高，所以對于學(xué)校以及檔案管理部門來說，不僅要認(rèn)清楚信息技術(shù)為檔案管理工作帶來的更多好處，也要及時轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念以及工作態(tài)度，并為他們提供更加可靠、更加齊全的信息管理工具，這樣才能提高老年大學(xué)的信息化檔案管理進程。

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