金艷萍

摘要：本文從檔案實際出發(fā)，著重探討了這一領域中檔案信息及檔案信息資源等有關概念以及以市級、區(qū)縣級文化館為主體實施構建的檔案信息資源共享模式：檔案信息咨詢共享模式和網絡檔案信息資源共享模式的實施和所需的運行機制。以期對文化藝術檔案信息資源共享理論與實踐的發(fā)展有所促進。

關鍵詞：檔案信息資源;共享模式;運行機制

檔案作為一種信息資源，現(xiàn)在通過計算機輸入，掃描，電子文檔生成等多種方式可以使檔案信息脫離紙質等實物載體而以電子信息的形式存在，這樣就可以通過計算機對檔案信息進行存儲和檢索，通過網絡對信息進行傳遞，大大提高了檔案信息的利用效率。目前，各單位、部門都在進行檔案信息化工作，但相對獨立，分散，如何更好的利用檔案信息資源呢？檔案信息資源共享就是一種有效的解決方法。下面將以文化館為研究對象，探討市級、區(qū)級文化館的檔案資源信息共享模式及運行機制。

一、檔案信息資源及檔案信息資源共享的描述

1.檔案信息資源的描述

檔案信息主要來自于檔案數(shù)字化后形成的電子信息，也可以是直接由計算機軟件生成的電子文檔。結合實際情況，檔案信息主要有以下幾種形式：檔案目錄信息、檔案專題信息、檔案全文信息。按照信息的開放程度，可以將它分為：公開檔案信息、非公開檔案信息。

2.檔案信息資源建設

對于文化館來說就是要整理、完善檔案資料。做好檔案資源的數(shù)字化工作，生成檔案信息資源。建立規(guī)范的數(shù)據(jù)格式標準，使得數(shù)據(jù)可以轉化和導入，從而避免了重新輸入。

3.檔案信息資源共享的描述

檔案資源共享系統(tǒng)可以細化描述為一個以檔案利用需求中心，以信息技術為基礎，以檔案信息資源的橫向與縱向整合與共享為手段，以實現(xiàn)檔案資源共享為目標的一種信息共享系統(tǒng)。

4.檔案信息資源共享的意義

①整合檔案信息資源，方便統(tǒng)計、編研等工作開展。整合了各文化館的目錄信息，全文信息（整合的標準、技術問題這里暫不討論）將有助于市文化館進行檔案統(tǒng)計，編研等工作。

②加強館際交流與合作。通過檔案信息資源共享系統(tǒng)各區(qū)縣檔案館將可以開展跨區(qū)的檔案交流與合作。

③為今后建設檔案信息資源網奠定基礎?？梢砸罁?jù)檔案信息資源共享系統(tǒng)逐步建設檔案信息資源網絡，提高檔案利用效率，增強利用者的檔案利用需求，形成檔案利用的良好循環(huán)。

二、檔案信息資源及共享的現(xiàn)狀

據(jù)了解，上海市文化藝術檔案館根據(jù)藝術生產的自身規(guī)律和收集保管的特點，通過對藝術檔案材料進行實體管理和數(shù)據(jù)庫管理的兩種不同形式，形成了對各文化藝術單位藝術檔案科學管理的網絡。為滿足社會各界對藝術檔案的利用需要。據(jù)調查，寧波市文化館間的檔案信息資源相對獨立，交流較少。

三、檔案信息資源共享模式

1.檔案信息咨詢共享模式

這種共享模式主要是檔案館工作人員通過電話，電子郵件等方式向其他檔案館發(fā)布檔案查詢申請，由檔案館員查詢后給出答復，從而達到檔案信息共享利用的目的。這種方式構建簡單，能夠較快的定位所需檔案的存儲位置，得到所需的信息數(shù)據(jù)，但是功能比較單一，適合于那些只需了解相關少量檔案信息，而不需要提供檔案憑證的檔案需求。

2.網絡檔案信息資源共享模式

這種共享模式主要是通過構建網絡平臺，將檔案館的檔案信息資源在網絡上整合發(fā)布或分別提供利用，達到檔案資源共享的目的。檔案信息包括全文信息都能夠存儲在數(shù)據(jù)庫中提供查詢利用，并利用網絡進行傳送。這種方式無疑能更好的促進檔案信息資源的共享，更好的開發(fā)利用檔案信息資源。這個網絡平臺是以網站為外在表現(xiàn)形式，其后臺的數(shù)據(jù)庫包括了相關的檔案信息資源數(shù)據(jù)，利用者可以通過網站的檢索界面檢索相關的檔案信息資源信息，并通過這種形式來達到共享檔案信息資源的目的。

3.文化藝術網絡檔案信息資源共享模式。共享模式主要是指由市文化館確定檔案信息資源整合的項目，由各個區(qū)縣檔案館分別將本館掌握的這部分檔案信息資源數(shù)據(jù)庫上傳市文化館，由市文化館有關部門將數(shù)據(jù)整合后在市文化館網站上設立查詢界面提供利用。

①網絡檔案信息資源共享模式運行流程。各區(qū)縣文化館進行檔案信息資源調查分析，了解館藏檔案信息資源及數(shù)字化情況，然后分類上報市文化館匯總。以后可以定期上報檔案信息資源變化和利用的情況。

②上報檔案數(shù)據(jù)庫，整合數(shù)據(jù)。依照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式，各區(qū)縣文化館將確定共享的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫上報市文化館，由市文化館統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)，建立相應的網絡數(shù)據(jù)庫。

③檔案信息資源數(shù)據(jù)發(fā)布，提供檢索利用。市文化館將整合完畢的檔案數(shù)據(jù)上網，提供相應的檔案信息資源信息檢索界面。各檔案單位可以根據(jù)權限來訪問檔案信息內網檔案信息資源。如果檔案信息資源可以向公眾開放的，則通過市文化館網站統(tǒng)一提供檢索。

四、檔案信息資源共享模式運行機制

1.依法調控機制

檔案信息資源共享是一個系統(tǒng)工程，所涉及的檔案信息管理領域也是一個較新的領域，還有很多問題需要解決，如檔案信息資源的查閱權限，檔案信息的數(shù)據(jù)類型等，所以，檔案信息資源共享模式的實現(xiàn)就必須依靠相關的法規(guī)、標準來統(tǒng)一，協(xié)調內部關系。

2.檔案信息需求調查機制

檔案存在的目的是為了利用，是為了滿足檔案利用者的需要。檔案信息服務要更好的發(fā)揮作用，就必須及時了解掌握公眾的檔案利用需求。

3.有序的組織領導機制

各級領導重視檔案信息資源共享工作、關心和支持檔案信息工作，才能在隊伍建設和硬件配備上給予加強和支持，為檔案信息資源共享工作打下一個良好的工作基礎。

4.檔案信息資源建設、協(xié)調機制

各個檔案館掌握的檔案資源不同，開發(fā)的檔案信息資源的程度也各不相同。為此需要市文化館制定相關的協(xié)調機制，督促各個文化館將相關檔案信息資源建設列入工作計劃.另外在開發(fā)新的檔案信息資源時，可以將檔案館以及專業(yè)的文化藝術檔案館好的做法，經驗加以推廣。

參考文獻：

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