王方

摘要：企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中包含的業(yè)務(wù)流程很多，其中采購(gòu)環(huán)節(jié)涉及到大量成本投入，是所有業(yè)務(wù)中的重中之重，是企業(yè)最容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊的業(yè)務(wù)之一。當(dāng)前，很多企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行力不足，各種問(wèn)題嚴(yán)重，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)存在大量的潛在風(fēng)險(xiǎn)。若要最大限度地降低采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，就需要加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。文章首先闡述了加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要性，然后，以M企業(yè)為典型案例，分析了M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題;最后，分析了結(jié)合現(xiàn)代化的科技信息手段，M企業(yè)對(duì)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制創(chuàng)新，主要包括以下兩個(gè)方面：一是進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì);二是M企業(yè)采購(gòu)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要包括供應(yīng)商子系統(tǒng)、采購(gòu)方子系統(tǒng)、M企業(yè)采購(gòu)信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)等，分別介紹了各個(gè)模塊的功能、設(shè)計(jì)思路以及處理流程。M企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作，避免了執(zhí)行采購(gòu)業(yè)務(wù)工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，促進(jìn)了M企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高了管理效率，為M企業(yè)增加收益提供有利的保障，并為存在代理進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)企業(yè)提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：信息系統(tǒng);采購(gòu)業(yè)務(wù);內(nèi)部控制

一、引言

企采購(gòu)業(yè)務(wù)對(duì)任何企業(yè)而言都是十分重要的一環(huán)，是保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所需物資使用的關(guān)鍵，是企業(yè)最容易出現(xiàn)差錯(cuò)和舞弊的業(yè)務(wù)之一。當(dāng)前，很多企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制執(zhí)行力不足，各種問(wèn)題嚴(yán)重，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)存在大量的潛在風(fēng)險(xiǎn)。若要最大限度地降低采購(gòu)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)，就需要加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制。加強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)內(nèi)部控制的重要性具體主要體現(xiàn)在以下方面。

1. 有助于企業(yè)合理地規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)利益

當(dāng)前，各行各業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)面臨的外環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈，這就造成企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)會(huì)面臨各種各樣的外部風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)完善企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)部控制，保障每一個(gè)采購(gòu)流程有序的進(jìn)行，對(duì)于合理的規(guī)避外在市場(chǎng)環(huán)境因素給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)起著重要的現(xiàn)實(shí)作用。

2. 有助于減少企業(yè)內(nèi)部存在的采購(gòu)腐敗問(wèn)題

在所有業(yè)務(wù)流量中，采購(gòu)環(huán)節(jié)消耗的成本較多，也是內(nèi)部控制的難點(diǎn)，是最敏感的環(huán)節(jié)。因?yàn)榇罅抠Y金的投入會(huì)給一些員工或者部門管理者提供貪污腐敗的機(jī)會(huì)，是必須要重點(diǎn)治理的環(huán)節(jié)。通過(guò)制定完善的采購(gòu)內(nèi)部控制流程、科學(xué)的審批，保證采購(gòu)信息透明化，有助于減少企業(yè)內(nèi)部存在的貪污腐敗問(wèn)題。

3. 有助于提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的效率

采購(gòu)成本是企業(yè)運(yùn)行資金中投入最大的一部分，對(duì)于現(xiàn)代化企業(yè)來(lái)說(shuō)能否有效控制采購(gòu)成本是內(nèi)部管理水平的重要表現(xiàn)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的大環(huán)境下，必須規(guī)范采購(gòu)行為，合理控制成本范圍，有助于提高采購(gòu)采購(gòu)效率。

二、M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

M企業(yè)是一家從事以體育器材銷售、代理進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)為重點(diǎn)的大型國(guó)有企業(yè)，商品的種類覆蓋了運(yùn)動(dòng)射擊器材、運(yùn)動(dòng)服裝鞋類、科研設(shè)備等類別，全年商品采購(gòu)額約2億元，其中90%的商品來(lái)源于進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)。

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，M企業(yè)和各項(xiàng)制度在不斷完善，管理體系也在逐漸優(yōu)化，但是采購(gòu)業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)一直未能得到改善和優(yōu)化，目前的采購(gòu)信息系統(tǒng)是基于政府采購(gòu)流程設(shè)計(jì)的，隨著采購(gòu)商品的渠道逐步由國(guó)產(chǎn)轉(zhuǎn)向進(jìn)口，該系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)已無(wú)法滿足進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)的需要，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制工作沒(méi)有強(qiáng)有力的支撐，采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題，進(jìn)而影響企業(yè)的整體效益。

三、M企業(yè)基于信息系統(tǒng)的采購(gòu)內(nèi)部控制創(chuàng)新

在當(dāng)前的新常態(tài)背景下，M企業(yè)充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段，創(chuàng)新更多的內(nèi)部控制手段，讓內(nèi)部控制管理更加學(xué)科化。將電腦技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，讓數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化和集成化的信息形態(tài)和內(nèi)部控制管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合在一起，建立一套適用于代理進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)的采購(gòu)信息系統(tǒng)，M企業(yè)的采購(gòu)內(nèi)部控制也可以依托于該系統(tǒng)，以此加強(qiáng)內(nèi)部控制的工作效果。

首先，M企業(yè)進(jìn)口采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)。

其次，M企業(yè)采購(gòu)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

（一）供貨商子系統(tǒng)

系統(tǒng)首頁(yè)為供貨商角色登錄后首先看到的頁(yè)面，需要包含供貨商的基本信息、M公司對(duì)應(yīng)的聯(lián)系人及聯(lián)系方式。首頁(yè)需有清晰的系統(tǒng)功能區(qū)域，方便供貨商角色登錄后該系統(tǒng)具有的所有功能模塊并快遞進(jìn)入相應(yīng)功能操作。由于供貨商均為海外商家，因此系統(tǒng)提供了必要的中英文對(duì)照方便外商使用。

1. 供貨商基本信息管理

功能描述：商家信息維護(hù)功能需要提供公司名稱、原產(chǎn)地等基本信息。

設(shè)計(jì)流程：由供貨商以自身角色進(jìn)入系統(tǒng)后自行維護(hù)商家信息，在功能區(qū)內(nèi)選擇“商家信息”填寫(xiě)供貨商名稱、原產(chǎn)地、地址、聯(lián)系人、郵箱等基本信息，點(diǎn)擊“保存”完成信息維護(hù)。

2. 品牌管理

功能描述：各供應(yīng)商根據(jù)所提供的產(chǎn)品品牌，自行發(fā)布品牌信息。

設(shè)計(jì)流程：供應(yīng)商通過(guò)功能區(qū)域進(jìn)入品牌管理，選擇添加品牌，可以維護(hù)品牌信息，如注冊(cè)商標(biāo)號(hào)、品牌LOGO等信息，點(diǎn)擊“保存”完成信息維護(hù)。

3. 產(chǎn)品管理

功能描述：添加產(chǎn)品功能是產(chǎn)品信息入庫(kù)的入口，供應(yīng)商需錄入產(chǎn)品詳細(xì)信息，包括產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、貨幣單位價(jià)格、圖片等基本信息。

設(shè)計(jì)流程：供應(yīng)商在對(duì)應(yīng)的品牌下，選擇“添加商品”功能，錄入商品基本信息，產(chǎn)品名稱、品牌、產(chǎn)地、貨幣單位、到貨周期、價(jià)格、圖片信息為必填項(xiàng)，未填寫(xiě)則無(wú)法進(jìn)行保存，填寫(xiě)完畢后點(diǎn)擊“保存”完成信息維護(hù)（為了保證系統(tǒng)穩(wěn)定與節(jié)省存儲(chǔ)空間，圖片大小設(shè)定為最大1M）。新添加的商品點(diǎn)擊“提交”，提交至M公司審核。

4. 產(chǎn)品清單管理

功能描述：產(chǎn)品信息添加后，系統(tǒng)需要提供便捷的產(chǎn)品列表，方便供應(yīng)商查詢已添加的產(chǎn)品并進(jìn)行修改。對(duì)于已經(jīng)審批通過(guò)并上架的產(chǎn)品，不能再進(jìn)行修改。

處理流程：供應(yīng)商可以在查詢條件中通過(guò)“過(guò)濾”功能查詢某一產(chǎn)品，可預(yù)覽產(chǎn)品在商城的實(shí)際展示效果，通過(guò)“修改”功能還可以進(jìn)行產(chǎn)品信息修改。在規(guī)定的時(shí)期內(nèi)，供應(yīng)商還可以點(diǎn)擊“下架”按鈕進(jìn)行下架處理，下架后的產(chǎn)品不在商城中顯示。

5. 訂單查詢管理

功能描述：為方便供應(yīng)商能夠及時(shí)看到被訂購(gòu)商品情況，系統(tǒng)需要提供已訂購(gòu)產(chǎn)品的列表清單，各供應(yīng)商可實(shí)時(shí)查看本單位產(chǎn)品的訂購(gòu)情況。

處理流程：供應(yīng)商通過(guò)“訂單查詢”功能進(jìn)入訂單查詢頁(yè)面，查看所有被訂購(gòu)的商品清單。在清單列表中點(diǎn)擊產(chǎn)品名稱可查看該商品的詳細(xì)信息，方便確認(rèn)商品的具體規(guī)格等信息。

6. 發(fā)貨管理

功能描述：供應(yīng)商根據(jù)訂單完成商品生產(chǎn)后，將商品發(fā)往M公司，供應(yīng)商需在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)貨登記。需填寫(xiě)本資發(fā)貨時(shí)間、所屬合同、商品金額、數(shù)量等信息，方便M公司根據(jù)發(fā)貨單進(jìn)行到貨驗(yàn)收處理。

處理流程：供應(yīng)商通過(guò)功能區(qū)域“發(fā)貨登記”，點(diǎn)擊“新建”，在登記頁(yè)面填寫(xiě)發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨時(shí)間、所屬合同、商品金額、數(shù)量等信息，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“保存”，確認(rèn)后發(fā)貨單不允許進(jìn)行修改，防止到貨后修改發(fā)貨單出現(xiàn)系統(tǒng)登記與實(shí)際到貨內(nèi)容不一致的問(wèn)題。

（二）采購(gòu)方子系統(tǒng)

采購(gòu)方子系統(tǒng)采用商城模式，系統(tǒng)提供商品的檢索、選購(gòu)、下單等功能。根據(jù)代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的特殊性，不對(duì)所有的公眾用戶開(kāi)放，因此，需要有M企業(yè)認(rèn)可的用戶登錄系統(tǒng)后，可進(jìn)行產(chǎn)品的瀏覽與選購(gòu)。

功能描述：商場(chǎng)系統(tǒng)首頁(yè)需要在用戶登錄后展示，用戶可在首頁(yè)看到產(chǎn)品列表、產(chǎn)品信息，同時(shí)系統(tǒng)提供產(chǎn)品相關(guān)的篩選過(guò)濾條件，，方便查詢，為方便用戶直觀的區(qū)別產(chǎn)品，商城首頁(yè)產(chǎn)品列表展示產(chǎn)品的縮略圖。

處理流程：用戶通過(guò)M企業(yè)分配的用戶名登錄系統(tǒng)首頁(yè)，點(diǎn)擊產(chǎn)品目錄，可直接過(guò)濾查詢相應(yīng)類別的產(chǎn)品信息，系統(tǒng)提供檢索框，用戶可直接輸入產(chǎn)品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格型號(hào)等關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢，點(diǎn)擊“加入購(gòu)物車”按鈕，將已選好的產(chǎn)品加入購(gòu)物車，用戶下單后，通過(guò)個(gè)人中心“我的定單”功能，可對(duì)定單進(jìn)行修改。

（三）M企業(yè)采購(gòu)信息管理平臺(tái)

1. 供貨商商品管理

供貨商在完成商品上架后，由M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理人員對(duì)商品進(jìn)行審核，由于采購(gòu)子系統(tǒng)中商品的價(jià)格均為進(jìn)口供應(yīng)商發(fā)布的外幣價(jià)格，商品在運(yùn)輸、報(bào)關(guān)過(guò)程中還會(huì)產(chǎn)生代關(guān)費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、港口倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)等，供貨商品信息管理主要是對(duì)商品的外幣價(jià)格按設(shè)定的公式轉(zhuǎn)換為人民幣價(jià)格，方便國(guó)內(nèi)用戶在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)直觀看到外幣及人民幣價(jià)格。

（1）供貨商品審核。M企業(yè)采購(gòu)管理人員通過(guò)供貨商品審核功能對(duì)已上架商品進(jìn)行審核，應(yīng)對(duì)上架商品的規(guī)格、型號(hào)、產(chǎn)地等進(jìn)行審核。審核通過(guò)的商品執(zhí)行對(duì)外發(fā)售，只有成功對(duì)外發(fā)售的商品才能在采購(gòu)方子系統(tǒng)中被用戶瀏覽及定購(gòu)。

（2）外幣價(jià)格轉(zhuǎn)換為人民幣價(jià)格。M企業(yè)財(cái)務(wù)人員通過(guò)價(jià)格核算功能，根據(jù)匯率、運(yùn)保費(fèi)率等因素，設(shè)置年度售賣商品的價(jià)格轉(zhuǎn)換公式，選擇一種商品后點(diǎn)擊計(jì)算按鈕，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)算出對(duì)應(yīng)的人民幣價(jià)格。

（3）商品發(fā)售。商品對(duì)應(yīng)的人民幣價(jià)格核算完成后，確認(rèn)商品相關(guān)準(zhǔn)確無(wú)誤后，采購(gòu)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行對(duì)外發(fā)售，已發(fā)售的商品商家則無(wú)法再進(jìn)行維護(hù)商品信息。

2. 訂單匯總處理流程管理

功能描述：用戶訂單提交訂單后，由M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行審核，審核通過(guò)后的訂單需要與相關(guān)用戶簽訂代理進(jìn)口采購(gòu)合同，合同文本由M企業(yè)業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)發(fā)起，發(fā)起合同后，由訂購(gòu)用戶在系統(tǒng)中進(jìn)行合同確認(rèn)。

處理流程：用戶登錄系統(tǒng)后，通過(guò)“合同管理”進(jìn)行合同確認(rèn)頁(yè)面，選擇待確認(rèn)的合同，進(jìn)行基本信息等內(nèi)容的完善后保存，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“確認(rèn)”，確認(rèn)后的合同則無(wú)法再進(jìn)行修改。合同確認(rèn)后可點(diǎn)擊“導(dǎo)出PDF"按鈕將合同打印出來(lái)，完成線下合同審批與簽字蓋單環(huán)節(jié)。

3. M企業(yè)訂購(gòu)合同管理

與用戶完成合同簽訂后，M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)員與進(jìn)口供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。系統(tǒng)自動(dòng)匯總某一供應(yīng)商的全部訂單，由業(yè)務(wù)員根據(jù)匯總后的訂單發(fā)起合同，發(fā)起后進(jìn)口供應(yīng)商通過(guò)合同管理功能，選擇相應(yīng)的待完善的合同，進(jìn)行基本信息完善后保存，確認(rèn)無(wú)誤后點(diǎn)擊“確認(rèn)”，確認(rèn)后的合同則無(wú)法再進(jìn)行修改。合同確認(rèn)后可點(diǎn)擊“導(dǎo)出PDF”按鈕將合同打印出來(lái)，完成線下合同審批與簽字蓋章環(huán)節(jié)。

4. 用戶收貨管理

訂貨用戶收到商品后，需要系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)，收貨確認(rèn)后，整個(gè)訂貨流程結(jié)束。

用戶通過(guò)功能區(qū)域的“確認(rèn)收貨”進(jìn)行收貨確認(rèn)頁(yè)面，在M企業(yè)進(jìn)行商品發(fā)貨后，用戶可直接在系統(tǒng)中查詢到需要確認(rèn)的收貨清單，訂貨用戶在驗(yàn)收商品后，選擇相應(yīng)的收貨清單進(jìn)行確認(rèn)收貨。

（四）收付款管理

1. 與訂貨用戶的付款管理

采購(gòu)用戶完成與M企業(yè)的合同簽訂后，需按合同約定的付款時(shí)間向M企業(yè)支付貨款，付款后需進(jìn)行付款登記，訂貨用戶完全成付款登記后，M企業(yè)財(cái)務(wù)人員登錄系統(tǒng)后可看到待確認(rèn)的付款登記單，待財(cái)務(wù)人員由到銀行回單后，與合同中約請(qǐng)的金額進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后對(duì)相應(yīng)的付款登記進(jìn)行確認(rèn)收款。

2. 與供應(yīng)商的付款管理

M企業(yè)與供應(yīng)商完成合同簽訂后，按合同約定向供應(yīng)商付款，M企業(yè)業(yè)務(wù)人員發(fā)起付款申請(qǐng)，此時(shí)財(cái)務(wù)人員可看到相應(yīng)待確認(rèn)的付款申請(qǐng)單。完成線下審批流程后，財(cái)務(wù)人員憑借已審批的付款申請(qǐng)向供應(yīng)商支付款項(xiàng)。然后憑銀行回單對(duì)該筆待確認(rèn)的付款申請(qǐng)進(jìn)行確認(rèn)。

（五）庫(kù)房管理

1. 供應(yīng)商發(fā)貨管理

供應(yīng)商在向M企業(yè)發(fā)貨前，會(huì)將本次發(fā)貨的商品信息匯總成發(fā)貨清單，發(fā)送給M企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)員，發(fā)貨清單中主要計(jì)量本資發(fā)貨商品的規(guī)格型號(hào)、發(fā)貨數(shù)量等信息，業(yè)務(wù)員核對(duì)發(fā)貨清單確認(rèn)無(wú)誤后，將發(fā)貨清單導(dǎo)入到系統(tǒng)中，導(dǎo)入后的商品清單將作為商品入庫(kù)確認(rèn)環(huán)節(jié)的依據(jù)。

2. 入庫(kù)管理

商品到達(dá)M企業(yè)庫(kù)房后，庫(kù)房管理員需選擇相應(yīng)的發(fā)貨清單進(jìn)行入庫(kù)操作。采購(gòu)業(yè)務(wù)員和庫(kù)房管理員需同時(shí)對(duì)已到貨商品進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收后雙方同時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行商品驗(yàn)收并入庫(kù)操作。

3. M企業(yè)銷售調(diào)撥管理

商品驗(yàn)收完成后，M企業(yè)業(yè)務(wù)人員要對(duì)已驗(yàn)收商品并結(jié)合用戶訂購(gòu)情況實(shí)施調(diào)撥發(fā)貨，根據(jù)用戶訂購(gòu)情況及本次到貨商品，系統(tǒng)自動(dòng)生成調(diào)撥清單。

4. 商品出庫(kù)管理

調(diào)撥單生成后，庫(kù)房管理員向用戶發(fā)送提貨通知單，辦理相關(guān)提貨手續(xù)，手續(xù)辦理完成后，庫(kù)房管理人員組織商品出庫(kù)，已出庫(kù)的商品顯示為已出庫(kù)狀態(tài)。

（六）統(tǒng)計(jì)分析管理

根據(jù)M企業(yè)業(yè)務(wù)員、財(cái)務(wù)人員、庫(kù)房管理員的實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提供多指標(biāo)、多維度的統(tǒng)計(jì)分析圖表。

M企業(yè)在代理采購(gòu)環(huán)節(jié)已制定了基本流程，各業(yè)務(wù)部門通過(guò)日常工作的開(kāi)展，各自發(fā)揮職能，初步達(dá)到了管控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的效果。

企業(yè)做好采購(gòu)業(yè)務(wù)是進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)和銷售等各種工作的前提，只有企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)確保了原材料和生產(chǎn)設(shè)備的供應(yīng)，企業(yè)的其他各項(xiàng)工作才能夠開(kāi)展，企業(yè)管理層要重視采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，嚴(yán)格把關(guān)采購(gòu)業(yè)務(wù)的各個(gè)程序可能出現(xiàn)的問(wèn)題，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)順利完成，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展。

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（作者單位：華興體育用品發(fā)展中心）