林麗萍

摘要：隨著社會(huì)不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù);電子檔案

隨著社會(huì)不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，財(cái)務(wù)電子化核算的精細(xì)化程度也日益提升，這也對(duì)財(cái)務(wù)電子檔案的管理提出了新的要求。2016年1月1日起執(zhí)行的新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》就是對(duì)如今會(huì)計(jì)檔案工作提出的新標(biāo)準(zhǔn)。會(huì)計(jì)檔案作為反映和記錄一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料，其管理工作也變得尤為重要。

一、財(cái)務(wù)電子檔案中存在的問(wèn)題

（一）會(huì)計(jì)電子檔案管理制度不完善。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作，建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度[1]。一些單位對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案沒(méi)有建立一套完善的電子檔案管理制度，或者并沒(méi)有嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，再加上其自身的特殊性，更容易在不知覺(jué)的情況下被篡改、偽造、復(fù)制甚至銷毀，這對(duì)于電子檔案的保管是非常不利的。

（二）會(huì)計(jì)電子檔案利用程度不高。會(huì)計(jì)檔案由于其自身的專業(yè)性，是單位預(yù)算和財(cái)務(wù)收支計(jì)劃的重要依據(jù)，也是單位建設(shè)發(fā)展的重要信息資源。但是在實(shí)際工作當(dāng)中，會(huì)計(jì)檔案往往沒(méi)有得到充分的利用，沒(méi)有起到對(duì)單位建設(shè)發(fā)展的指導(dǎo)性、規(guī)劃性的作用，造成資源浪費(fèi)。

（三）缺乏相關(guān)網(wǎng)絡(luò)開發(fā)、維護(hù)人才。一般情況下，許多單位的會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部保管一年后便只將紙質(zhì)檔案移交給本單位的檔案管理部室，也并未將電子檔案進(jìn)行移交。但其實(shí)會(huì)計(jì)檔案的管理工作并非只涉及財(cái)務(wù)部和檔案管理部室，在如今電算化如此普及的情況下，電子檔案的管理涉及到軟件系統(tǒng)的開發(fā)、日常維護(hù)、安全檢測(cè)等一系列專業(yè)的問(wèn)題，一旦遇到系統(tǒng)故障等問(wèn)題，會(huì)計(jì)人員往往因缺乏計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)就會(huì)束手無(wú)策，造成系統(tǒng)崩潰，嚴(yán)重的數(shù)據(jù)丟失，形成無(wú)法估計(jì)的后果。

（四）會(huì)計(jì)檔案鑒定銷毀難度大。會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際工作中，為了避免可能發(fā)生的未知風(fēng)險(xiǎn)，單位不會(huì)主動(dòng)對(duì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)最低保管期限和已經(jīng)失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀，造成了大量無(wú)意義的檔案占據(jù)著存儲(chǔ)空間，造成資源上的浪費(fèi)。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的銷毀程序只要求單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)，這也在一定程度上將檔案銷毀的主要責(zé)任歸于單位負(fù)責(zé)人，缺少了同級(jí)財(cái)政、審計(jì)部門的鑒定程序。

二、財(cái)務(wù)電子檔案中存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高電子檔案管理的重視程度，建立完善的管理制度。單位所有領(lǐng)導(dǎo)和工作人員不僅應(yīng)重視會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，也應(yīng)該重視電子檔案的管理，把其與紙質(zhì)檔案列入同等重要的管理地位。建立一套完整規(guī)范的電子會(huì)計(jì)檔案保管、查詢、借閱制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的保管方式、保管條件及會(huì)計(jì)檔案的查詢借閱做出明確要求，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案保管人員的工作職責(zé)做出明確規(guī)定，并按要求嚴(yán)格執(zhí)行。建立和落實(shí)會(huì)計(jì)電子檔案工作責(zé)任制，將責(zé)任落實(shí)到具體人。

（二）提高會(huì)計(jì)電子檔案的利用效率，為單位各項(xiàng)管理工作獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。為提高會(huì)計(jì)電子檔案的使用效率，單位應(yīng)組織相關(guān)人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員對(duì)大量電子檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)有價(jià)值的電子檔案形成數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)高效的處理能力，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行快速查詢、分析、推理及判斷，利用分析結(jié)果對(duì)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行評(píng)價(jià)，提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案由靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理的跨越。

（三）提高會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，完善人員配置結(jié)構(gòu)。財(cái)務(wù)部作為電子檔案的形成部門，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合培訓(xùn)，對(duì)新修訂的會(huì)計(jì)檔案法要進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，熟練掌握。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的開展，我國(guó)基于互聯(lián)網(wǎng)的新業(yè)態(tài)、新模式逐漸興起，形成了大量的電子檔案，為了確保電子檔案的安全、完整，防范因管理不善或者系統(tǒng)漏洞而導(dǎo)致電子檔案發(fā)生篡改、損毀、流失的情況，需聘請(qǐng)專業(yè)的電腦網(wǎng)絡(luò)人才，利用信息技術(shù)手段和安全防護(hù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)、功能提升以及日常維護(hù)，確保會(huì)計(jì)檔案的安全可用。

（四）定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，完善檔案銷毀程序。本次新修訂的會(huì)計(jì)檔案管理辦法重點(diǎn)完善了會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀程序。不再只由單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)簽字，而是先由單位檔案機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢、監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員對(duì)檔案共同進(jìn)行鑒定，經(jīng)鑒定后對(duì)仍具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案重新劃定保管期限;確定無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，可以進(jìn)行銷毀，并由單位負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人共同在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。為了未來(lái)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，單位也可以把銷毀的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案保存，做到有備無(wú)患。這樣既可以節(jié)省檔案存放空間，也可以節(jié)省人力物力，提高工作效率。值得注意的是，對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)，涉及的會(huì)計(jì)憑證和資料不得銷毀，需單獨(dú)抽出立卷直至事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的檔案，應(yīng)該在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

社會(huì)的迅速發(fā)展、科技的不斷更新，促使財(cái)務(wù)電子檔案的管理也應(yīng)該向更好更快發(fā)展。各單位的檔案管理人員，應(yīng)該結(jié)合工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)、完善管理制度、提高人員配置結(jié)構(gòu)，從而使會(huì)計(jì)檔案在確保質(zhì)量的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化電子手段來(lái)提升檔案利用率，為企業(yè)在當(dāng)今優(yōu)勝劣汰的市場(chǎng)環(huán)境中保駕護(hù)航。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部、國(guó)家檔案局 會(huì)計(jì)檔案管理辦法，2016.