李潔

摘 要：檔案工作是企業(yè)管理的一個重要組成部分，檔案關系著企業(yè)發(fā)展，關系著企業(yè)和員工的根本利益，現(xiàn)代企業(yè)也越來越意識到檔案的重要性。隨著科技技術的發(fā)展，檔案信息化程度的加深，檔案在保管和利用過程中的風險越來越高，企業(yè)檔案部門也應當積極研究檔案保管方法，改進利用服務方式，最大限度地減小檔案保管和利用過程中的風險。

關鍵詞：企業(yè)檔案；保管；利用；風險

檔案利用是檔案整理整個工作過程的最終環(huán)節(jié)，檔案保管的最終目標就是能服務于企業(yè)。當下很多企業(yè)在重視檔案保管與開發(fā)利用的同時，往往忽視了檔案的保管與利用過程中的風險。企業(yè)要加強檔案保管與利用過程的風險管理，將檔案風險管理納入企業(yè)風險管理之中，保障檔案的安全，提升企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的核心競爭力。因此，本文對企業(yè)檔案保管與利用過程中的風險進行研究，把可能存在的風險最大化，增強憂患意識。

1 檔案保管過程中的風險及對策

檔案是企業(yè)的重要資產(chǎn)，它以一定的物質(zhì)形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，保障企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀或者潛在損毀風險的過程中。對于不斷形成和增加的檔案，可以通過加強檔案的收集工作來解決這個問題，而對于不斷損毀或者處于損毀風險之中的檔案，則需要通過加強檔案的保管工作來解決。檔案人員需要了解和掌握檔案損壞規(guī)律，通過經(jīng)常性工作，采取專門的技術措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長檔案的壽命，維護檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的安全。檔案的保管風險主要有突發(fā)事件（如地震、火災、水災、恐怖襲擊、戰(zhàn)爭、等）風險，自然損壞風險，可控（個人損毀、數(shù)據(jù)庫故障等）風險，針對不同的風險，檔案部門要有不同的應對措施，要有危機感，積極思考，制定檔案保管風險管理方案。

通過對本企業(yè)檔案保管過程中的主要風險事項分析，確定主要風險名稱、發(fā)生可能性、現(xiàn)有應對措施等，見下表：

針對上述表1中的風險進行分析并提出應對措施：

1.1 突發(fā)事件風險方面

檔案工作者擔負著保護企業(yè)文化資產(chǎn)的責任和使命，對于一些不可抗力因素如地震、火災、水災、戰(zhàn)爭等突發(fā)事件，雖然概率極低，但是如果發(fā)生，后果可謂是災難性的。通過對突發(fā)事件的分析與整合，除了在檔案館（室）建立之初，要規(guī)范檔案庫房的選址和設計，對于已經(jīng)建成在用的檔案館（室）主要采取的應對措施如下：

1.1.1 加強應急預案演練

近些年來，隨著國家對檔案安全方面的重視，部分檔案館（室）已經(jīng)有相應的應急預案，但是演練程度不夠，存在敷衍態(tài)度，僅僅只是為了“交差”，完成工作任務。檔案部門要加強應急預案的演練，針對每次演練的結(jié)果，認真總結(jié)，查找不足，持續(xù)改進應急方案，特別是現(xiàn)在信息化程度越來越高，很多企業(yè)正在推行無紙化辦公，存儲的數(shù)字檔案越來越多，數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障的風險較高。為了保障檔案保管的安全，還應該定期進行檔案庫房安全檢查，重點檢查電氣設備安全情況、計算機及相關設備安全情況、消毒設備安全情況、消防設備安全情況等。

1.1.2 實行異地備份制度

按照國家檔案局的部署，全國各地檔案館（室）正積極推進重要檔案異地備份工作，這對于做好突發(fā)事件的防范工作也具有重要意義。航天系統(tǒng)內(nèi)每年各下屬單位都會對重要型號的檔案移交到上一級檔案館，但移交數(shù)量和范圍不大，在后續(xù)工作中，上級檔案館可以要求擴大移交范圍，如果數(shù)量過大，可以對移交檔案進行數(shù)字化，刻錄成光盤等特殊載體形式。再者，隨著檔案數(shù)字化工作的不斷推進，數(shù)字檔案室的建立，大量的數(shù)據(jù)需要備份。通過檔案異地備份工作，將檔案備份于遠離突發(fā)事件可能發(fā)生的檔案部門，從而避免造成無法挽回的損失。

1.1.3 加強應急物資儲備工作

突發(fā)事件是偶然的，不可預測的，所以在任何時候都有可能遇上一些突發(fā)事件，檔案部門要積極把應急資金和應急設備納入單位預算，確保應急資金和設備及時到位，重視應急物資的日常儲備。

1.1.4 及時啟動災后恢復工作

在突發(fā)事件發(fā)生后，檔案部門應及時啟動檔案庫房的恢復及檔案的修復工作，爭取在有限的時間內(nèi)避免損失的擴大，盡快恢復正常的工作秩序。在突發(fā)事件消除后，應對檔案庫房、檔案數(shù)據(jù)庫進行修復工作，檔案的修復工作應遵循“最大限度地延長檔案壽命，盡量保持檔案的歷史面貌”的原則，根據(jù)檔案的受損情況，盡快對檔案進行修復工作，并關注檔案的修復情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施，確保檔案安全。

1.2 自然損壞風險方面

對于一些長久保存的檔案，隨著時間的推移，檔案紙張的老化、字跡模糊、紙張發(fā)霉、受污染等情況在所難免，除了做好對檔案庫房的“八防”、溫濕度控制外，還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案被自然損壞的時間。為了防范檔案自然損毀的風險，可從以下幾個方面加強檔案管理的內(nèi)部控制：

1.2.1 防生物腐蝕

除了做好日常防霉防蟲等藥品的定期放置，可在檔案歸檔時使用的漿糊中加入防霉防蟲藥物，可起到防霉防蟲的作用，在一定程度上起到預防作用。

1.2.2 少折疊

折疊的痕跡也是造成檔案部分損壞的原因，檔案整理歸檔過程中盡量少折疊，對于大幅面的檔案，例如圖紙，最好不要折疊，更不要裝訂，以盒裝或者卷裝存放，最大限度地保護原件。

1.2.3 數(shù)字化保存

采用掃描儀或者數(shù)碼相機等技術手段對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字形態(tài)存在的并能被計算機識別和處理的信息，延長檔案的壽命。

1.3 可控風險方面

檔案的接觸者多種多樣，只要有人參與的檔案行為，就有發(fā)生檔案受損的風險，為了防范檔案管理中的一些可控風險，企業(yè)可從以下幾個方面加強檔案管理的內(nèi)部控制：

1.3.1 規(guī)范檔案管理制度

隨著社會的進步，國民素質(zhì)的不斷提高，因個人原因故意破壞、損毀檔案的行為也在不斷的減少，但是依舊難以避免一些人為因素損壞檔案。企業(yè)在日常的檔案管理工作中需要引入內(nèi)控風險管理意識，嚴格規(guī)范并執(zhí)行檔案管理制度，在日常的培訓中提高檔案管理人員的內(nèi)控風險意識，增強檔案管理人員及企業(yè)員工的責任感，提高資料原件的重視程度。

1.3.2 提升檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性

隨著科學技術的不斷發(fā)展，越來越多的信息化技術應用于檔案管理中，不僅為檔案人員帶來了新思路、新想法，還進一步提升了檔案工作的管理水平，從而更好地為企業(yè)、員工服務。雖然檔案管理越來越信息化，但是如果沒有完善穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，還是不能起到應有的作用，比如載體類型轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)存儲格式更改以及軟、硬件的更新升級、病毒的攻擊、黑客的入侵、系統(tǒng)的漏洞、網(wǎng)絡故障、各個管理信息系統(tǒng)之間的接口對接等等，都會對檔案數(shù)據(jù)信息的安全存儲帶來風險。企業(yè)需要加強信息化建設，培養(yǎng)檔案信息化人才，保障檔案信息管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的長期穩(wěn)定，為企業(yè)檔案信息的安全保管保駕護航。

2 檔案利用過程中的風險及對策

檔案管理工作的最終目的是提供利用，充分發(fā)揮檔案的作用，最大限度的滿足利用者的檔案信息需求。在檔案利用過程中，傳統(tǒng)的面對面的檔案利用服務方式，存在著檔案污損、散失、轉(zhuǎn)借、摘抄、等各種風險；隨著電子檔案的產(chǎn)生，檔案利用又增添了新的形式，同時也存在著電子檔案不可讀取、失真等風險。在正常的檔案利用過程中，檔案人員一方面要及時提醒利用者多加注意，盡可能地避免對檔案的損毀，一方面要加強工作流程的規(guī)范性，從制度上保證檔案信息的安全。檔案人員的風險意識、責任心強，利用的風險就會小。

通過對企業(yè)檔案利用過程中的主要風險事項分析，確定主要風險名稱、發(fā)生可能性、現(xiàn)有應對措施等，見下表：

針對上述表2中的風險進行分析與整合，提出以下應對措施：

2.1 加強檔案利用安全保密的監(jiān)管

在檔案利用過程中要時刻提高檔案工作人員的風險防范意識，認真抓好檔案人員的業(yè)務素質(zhì)提升，把好庫房管理關、查閱利用關、檔案質(zhì)量關、網(wǎng)絡管理關、設備安全運行關，進一步加強對檔案工作的再認識，最大限度地降低檔案在利用過程中的損失和風險。在檔案利用網(wǎng)絡化不斷深入的條件下，查詢和利用檔案信息的手段發(fā)生了很大的變化，不再是面對面的單一服務方式，檔案管理人員要加強數(shù)字化知識的學習，轉(zhuǎn)變思維方式、工作模式、管理方法，做好網(wǎng)絡環(huán)境下檔案利用的安全保密的防范工作。

2.2 加強檔案信息化建設

隨著檔案信息化的不斷發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，給檔案利用提供了新的服務形式，檔案利用工作的全過程均可實現(xiàn)計算機管理。利用者登記、檢索、閱覽、下載、打印、查詢、外借，催還等記錄，統(tǒng)計，檔案利用情況的統(tǒng)計分析等一系列工作由計算機自動完成，提高了利用工作的準確性和效率，將檔案人員從手工勞動中解放出來。檔案管理人員要創(chuàng)新服務方式，充分利用信息化技術手段，做到主動服務，安全管理，克服泄密風險。加深檔案數(shù)字化加工程度，做到全文掃描、全文檢索，建設隔離性閱覽室。利用數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術、訪問權控制技術，實現(xiàn)對檔案信息的利用服務，減少對檔案原件的利用，減少風險發(fā)生的機會。在當前檔案數(shù)字化建設加快推行的情況下，不要盲目的為了數(shù)字化而數(shù)字化，要注重檔案提供利用的安全與方便性。比如，企業(yè)生產(chǎn)車間人員，如果遇到設備故障需要查閱相關資料，則需要到檔案室借閱設備的相關資料，辦理借閱手續(xù)，才能得到所需信息，工作效率很低。隨著信息化技術的深入發(fā)展，車間配備與企業(yè)局域網(wǎng)相連的計算機可陸續(xù)實現(xiàn)，利用計算機檔案查詢系統(tǒng)就可以查詢到所需信息，工作效率將大大提高。檔案管理人員要主動積極參與學習信息技術的新理念、新知識，提升檔案工作水平。

總之，隨著檔案的不斷增加，在工作中檔案的保管與利用越來越重要，同時，面臨的風險也會增加，在保管與利用中出現(xiàn)越來越多的問題，我們要時刻警惕檔案保管與利用過程中的風險，把風險管理程序化、科學化、系統(tǒng)化地融入檔案日常管理之中，遵循“以防為主、防治結(jié)合”的原則，才能保證檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案不可替代的憑證性作用，為企業(yè)和社會的科學發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

參考文獻

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