中國(guó)郵政集團(tuán)公司天津市分公司 馮鈺

隨著我國(guó)加入WTO，對(duì)外開(kāi)放的程度越來(lái)越深，越來(lái)越多的外資企業(yè)參與到我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，不僅帶來(lái)了先進(jìn)的生產(chǎn)力還有先進(jìn)的管理制度，與此同時(shí)國(guó)內(nèi)的企業(yè)也在面臨越來(lái)越大的競(jìng)爭(zhēng)和考驗(yàn)。如何在強(qiáng)手如林的國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中脫穎而出并保持高效的競(jìng)爭(zhēng)力，除了過(guò)硬的產(chǎn)品和服務(wù)，企業(yè)內(nèi)部先進(jìn)的管理制度也會(huì)幫助企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)達(dá)到事半功倍的效果。ERP作為企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成分，通過(guò)業(yè)財(cái)一體化的建設(shè)可以幫助企業(yè)提升財(cái)務(wù)管理水平，是企業(yè)管理未來(lái)的發(fā)展方向。

1 ERP系統(tǒng)的發(fā)展對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的意義

1.1 ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵

ERP（Enterprise Resource Planning）即企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)成果，全面集成企業(yè)的物資資源、人力資源、財(cái)務(wù)資源、信息資源等，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的系統(tǒng)化管理平臺(tái)。ERP是由美國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢(xún)和評(píng)估集團(tuán) Gartner Group Inc提出的一種供應(yīng)鏈的管理思想。企業(yè)資源計(jì)劃是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。

1.2 ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)實(shí)意義

(1)使核算更加準(zhǔn)確。在ERP系統(tǒng)管理環(huán)境中，主數(shù)據(jù)作為最主要最基礎(chǔ)的一個(gè)環(huán)節(jié)，可以將人、財(cái)、物協(xié)調(diào)地結(jié)合到一起。主數(shù)據(jù)可以分成部門(mén)機(jī)構(gòu)主數(shù)據(jù)、產(chǎn)品主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主數(shù)據(jù)以及人員主數(shù)據(jù)等，原來(lái)由做賬人員手工區(qū)分的某個(gè)部門(mén)機(jī)構(gòu)或者某類(lèi)產(chǎn)品的損益，全部通過(guò)前端主數(shù)據(jù)的設(shè)置進(jìn)行基礎(chǔ)綁定。職工在報(bào)賬的時(shí)候自動(dòng)帶出所在部門(mén)和機(jī)構(gòu)并集成到總賬模塊中，從而保證公司成本、利潤(rùn)核算更加真實(shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確，避免由于人為的錯(cuò)誤劃分造成某項(xiàng)業(yè)務(wù)或者產(chǎn)品損益核算真實(shí)性缺失，誤導(dǎo)企業(yè)決策層。

(2)有利于財(cái)務(wù)管理的系統(tǒng)性和規(guī)范性。ERP系統(tǒng)對(duì)大量規(guī)范業(yè)務(wù)的計(jì)量都可以在初始化中加以設(shè)置，使生產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)在同一環(huán)境下，使用同一種邏輯語(yǔ)言，將財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理有機(jī)結(jié)合。這樣通過(guò)系統(tǒng)集成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將前者用物料計(jì)量單位表示的對(duì)象統(tǒng)一通過(guò)貨幣單位進(jìn)行體現(xiàn)，使財(cái)務(wù)系統(tǒng)得到了一套更為有效的數(shù)據(jù)作為工作基礎(chǔ)。同時(shí)可以將財(cái)務(wù)規(guī)范嵌入到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成的程序中，減少數(shù)據(jù)后期加工及人為干預(yù)的可能性。

(3)增強(qiáng)財(cái)務(wù)人員數(shù)據(jù)分析能力。ERP系統(tǒng)將會(huì)計(jì)核算分成總賬模塊、應(yīng)收模塊、應(yīng)付模塊、資金管理模塊、固定資產(chǎn)模塊、薪酬模塊等，各個(gè)模塊數(shù)據(jù)分別從前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，財(cái)務(wù)人員的工作也漸漸從以往對(duì)數(shù)字的計(jì)量與記錄轉(zhuǎn)向?qū)蓴?shù)據(jù)的核對(duì)與分析。財(cái)務(wù)人員從原來(lái)“賬房先生”的角色中解放出來(lái)，更多地通過(guò)數(shù)據(jù)核對(duì)找出集成問(wèn)題給技術(shù)人員提供優(yōu)化系統(tǒng)的方向，通過(guò)數(shù)據(jù)分析找出掌握企業(yè)經(jīng)營(yíng)動(dòng)態(tài)為管理層提供決策支持。

2 ERP系統(tǒng)在實(shí)施過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1 企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不夠深刻

許多企業(yè)在進(jìn)行ERP的投資決策時(shí)，對(duì)自身缺乏深入研究，對(duì)企業(yè)的組織框架、經(jīng)營(yíng)目標(biāo)與ERP系統(tǒng)流程化管理的模式是否相適應(yīng)等問(wèn)題考慮不周。更有甚者存在為了上系統(tǒng)而上系統(tǒng)的情況，系統(tǒng)使用人員并不了解模塊自身的運(yùn)行邏輯，也不清楚模塊間的勾稽關(guān)系，為了系統(tǒng)驗(yàn)證通過(guò)進(jìn)行數(shù)據(jù)造假。ERP系統(tǒng)的操作者、設(shè)計(jì)者與上線決策層的信息不對(duì)稱(chēng)造成項(xiàng)目盲目上馬，增加了實(shí)施成本，降低了管理水平。企業(yè)中大部分人認(rèn)為ERP就是一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)，出現(xiàn)問(wèn)題都是財(cái)務(wù)人員的事，而財(cái)務(wù)人員看到的只是前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成后最終的結(jié)果，為錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的溝通和更改增加了溝通成本。

2.2 前端的錯(cuò)誤，通過(guò)手工憑證進(jìn)行調(diào)整

ERP系統(tǒng)操作和數(shù)據(jù)集成具有不可逆性，集成到財(cái)務(wù)各模塊的數(shù)據(jù)原則上不能任意修改。由于生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行不規(guī)范，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不完善，各種待清理的原始數(shù)據(jù)無(wú)法及時(shí)清理。導(dǎo)致集成到總賬模塊的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，又無(wú)法通過(guò)前端進(jìn)行調(diào)整，只能在總賬模塊做手工憑證來(lái)調(diào)賬。同時(shí)大型集團(tuán)企業(yè)上下級(jí)資金繳撥和成本費(fèi)用的分?jǐn)傒^為復(fù)雜，需要定制個(gè)性化的子系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)的補(bǔ)錄，再集成到總賬模塊。在無(wú)法將所有業(yè)務(wù)全部納入子系統(tǒng)管理的情況下，只能通過(guò)在總賬做手工制證來(lái)解決，ERP數(shù)據(jù)將缺乏客觀性和準(zhǔn)確性。

2.3 業(yè)務(wù)種類(lèi)、產(chǎn)品繁雜增加ERP系統(tǒng)運(yùn)行負(fù)擔(dān)

我國(guó)國(guó)有大中型企業(yè)集團(tuán)公司具有產(chǎn)品、服務(wù)多元化的特點(diǎn)，在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中追求大而精，小而全，致使對(duì)核算顆粒度要求更加精細(xì)，從而計(jì)算出每項(xiàng)業(yè)務(wù)，每項(xiàng)產(chǎn)品的盈虧平衡點(diǎn)。同時(shí)這樣的傳統(tǒng)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中已經(jīng)逐步建立起各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，將這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成到ERP系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化模塊的過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)由于系統(tǒng)接口問(wèn)題導(dǎo)致的信息傳輸不及時(shí)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。ERP系統(tǒng)對(duì)接數(shù)據(jù)龐大，實(shí)施成本過(guò)高，服務(wù)器運(yùn)行壓力過(guò)重，系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)以及后期的優(yōu)化升級(jí)將耗費(fèi)企業(yè)更多的管理成本，降低系統(tǒng)實(shí)施效益。

2.4 現(xiàn)有工作人員素質(zhì)參差不齊

ERP作為企業(yè)的信息管理系統(tǒng)，旨在將企業(yè)財(cái)務(wù)、采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、庫(kù)存和其他業(yè)務(wù)功能整合到一個(gè)綜合管理平臺(tái)上，這就要求工作人員不僅具備熟練的業(yè)務(wù)能力，還要有過(guò)硬計(jì)算機(jī)操作水平。同時(shí)ERP對(duì)流程管理要求很高，一項(xiàng)業(yè)務(wù)分成從立項(xiàng)、研發(fā)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售、資金回籠，每一環(huán)都有系統(tǒng)進(jìn)行管理和支撐，最終形成一個(gè)閉環(huán)的管理模式，打破了傳統(tǒng)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員一管到底的工作模式。工作人員對(duì)軟件不熟練、不精通，只了解自己負(fù)責(zé)模塊的業(yè)務(wù)流程，出現(xiàn)問(wèn)題不會(huì)解決，甚至相互推諉，降低了工作效率。

3 如何發(fā)揮ERP在財(cái)務(wù)管理中作用的建議

3.1 加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

上線企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的生產(chǎn)與業(yè)務(wù)構(gòu)成情況，服務(wù)需求，管理模式等特點(diǎn)，隨著ERP的上線進(jìn)一步梳理，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題以及業(yè)財(cái)銜接不流暢的地方進(jìn)行深入的探討和分析。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況量力而行，從實(shí)際出發(fā)，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行后期改造以適應(yīng)企業(yè)的管理現(xiàn)狀與管理要求，將是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關(guān)鍵。財(cái)務(wù)人員要將需求及時(shí)與業(yè)務(wù)人員和技術(shù)人員溝通，將對(duì)數(shù)據(jù)和報(bào)表的輸出要求前置到軟件開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)，減少后期的數(shù)據(jù)加工。ERP是一個(gè)全流程的閉關(guān)管理系統(tǒng)軟件，因此要對(duì)加強(qiáng)對(duì)各級(jí)工作人員的培訓(xùn)，從而使每個(gè)人都參與到ERP建設(shè)和運(yùn)行的環(huán)境中去。

3.2 減少ERP系統(tǒng)總賬數(shù)據(jù)的人工干預(yù)

ERP總賬模塊應(yīng)該用于接收子系統(tǒng)中各個(gè)模塊集成的數(shù)據(jù)，進(jìn)而生成財(cái)務(wù)報(bào)表，不應(yīng)該有人為做賬調(diào)整或者沖銷(xiāo)集成數(shù)據(jù)的痕跡，因此應(yīng)該關(guān)閉總賬系統(tǒng)的補(bǔ)錄功能。對(duì)于業(yè)務(wù)前端系統(tǒng)集成造成的錯(cuò)誤應(yīng)由相關(guān)經(jīng)辦人員從源頭調(diào)整；對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中個(gè)性化的賬務(wù)處理流程，無(wú)法通過(guò)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成分錄憑證，可以通過(guò)嵌入子系統(tǒng)的方式將統(tǒng)一的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)做成模板，集成到總賬系統(tǒng)中。

3.3 整合企業(yè)現(xiàn)有資源，梳理業(yè)務(wù)流程

ERP是一個(gè)帶有先進(jìn)西方管理理念的軟件系統(tǒng)，我國(guó)企業(yè)在使用ERP的時(shí)候，應(yīng)先了解自身的“硬件條件”，不能盲目地照搬使用。首先要對(duì)自身的資源有清楚的認(rèn)識(shí)，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)的落后產(chǎn)品以及自身運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不符合現(xiàn)代企業(yè)規(guī)范的管理方式進(jìn)行整改，增加對(duì)高效產(chǎn)品的研發(fā)投入，制定符合現(xiàn)代企業(yè)的內(nèi)控管理制度。其次制定對(duì)系統(tǒng)升級(jí)擴(kuò)容的資金投入安排，使ERP系統(tǒng)的運(yùn)行更加高效便捷。

3.4 加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)

ERP系統(tǒng)對(duì)相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力、計(jì)算機(jī)操作能力和綜合素質(zhì)要求都較高，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工基礎(chǔ)培訓(xùn)工作。對(duì)企業(yè)員工的培訓(xùn)不應(yīng)該局限于某個(gè)上線功能的操作，而是應(yīng)該將每個(gè)新上線的功能從前端的數(shù)據(jù)錄入到最后的憑證生成進(jìn)行全流程的培訓(xùn)。讓財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)每項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)補(bǔ)錄的依據(jù)，讓業(yè)務(wù)人員了解一項(xiàng)業(yè)務(wù)如何通過(guò)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映出經(jīng)營(yíng)成果。盡量避免將各個(gè)功能或者模塊與整個(gè)系統(tǒng)割裂開(kāi)來(lái)，出現(xiàn)使用者只了解自己負(fù)責(zé)的內(nèi)容，遇到問(wèn)題無(wú)法通過(guò)上下環(huán)節(jié)尋找解決途徑的現(xiàn)象。

4 結(jié)語(yǔ)

ERP在我國(guó)發(fā)展十幾年的時(shí)間里，有成功的案例也有失敗的案例。要想使用好這類(lèi)國(guó)際領(lǐng)先水平的管理軟件技術(shù)，首先要提升我們企業(yè)自身的管理水平，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。其次可以根據(jù)企業(yè)自身的特點(diǎn)和管理要求，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行可行性改造，通過(guò)設(shè)計(jì)配套的外圍系統(tǒng)，使其在使用過(guò)程中更符合企業(yè)的需求。