招商海達(dá)保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司 張海燕
對(duì)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)基礎(chǔ)工作者的工作進(jìn)行分工,把日常財(cái)務(wù)核算工作從最初始入賬開始進(jìn)行分解,解放基層財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)錄入,使得有些會(huì)計(jì)工作人員在職能上開始轉(zhuǎn)變,由基礎(chǔ)核算工作轉(zhuǎn)型為更具有價(jià)值的分析與管理會(huì)計(jì)工作,使相關(guān)重要的財(cái)務(wù)人員更專注于經(jīng)營業(yè)績狀況,為企業(yè)實(shí)施戰(zhàn)略目標(biāo)過程中控制活動(dòng)高效服務(wù),使財(cái)務(wù)管理工作者視角更寬;重分類財(cái)務(wù)人員從事后檢查變?yōu)槭虑氨O(jiān)控和進(jìn)行分析預(yù)測、事中能通過系統(tǒng)提示控制預(yù)警,同時(shí)將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)內(nèi)容相結(jié)合,從而達(dá)到財(cái)務(wù)人員的工作實(shí)質(zhì)內(nèi)容轉(zhuǎn)型的目的。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的本質(zhì)是對(duì)財(cái)務(wù)工作者的再一次分工,是讓從財(cái)務(wù)工作在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)處理中進(jìn)行分離,由專門的組織、人員來從事會(huì)計(jì)信息的生產(chǎn),其工作內(nèi)容就是記賬、算賬并提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息,這個(gè)專門的組織就是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。是對(duì)專業(yè)的財(cái)務(wù)信息提供者的一次觀念再造、流程再造、組織再造、人員再造、系統(tǒng)再造的過程,為企業(yè)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升效率、降低成本、創(chuàng)造價(jià)值的目的,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化甚至智能化的手段來完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的記錄、存儲(chǔ)、整理、分析。這個(gè)工作平臺(tái)就是我們說的財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)平臺(tái)。
1.3.1 加強(qiáng)對(duì)工作流程的管理
通過再次組織與分工,使財(cái)務(wù)核算工作變得比原來容易操作,同時(shí)更加專業(yè)化、流程化、制度化,甚至不需要專業(yè)的財(cái)務(wù)人員來完成。同時(shí)將核算工作納入到一個(gè)中心來進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)?;纳a(chǎn),有效降低財(cái)務(wù)管理成本。特別是在業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化,或是業(yè)務(wù)拓展擴(kuò)展時(shí)能夠快速的響應(yīng)業(yè)務(wù)需求,業(yè)務(wù)又能及時(shí)獲得財(cái)務(wù)服務(wù)的支持,業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)的相互聯(lián)動(dòng)。還能夠降低渠道拓展成本,滿足業(yè)務(wù)迅速擴(kuò)張的速度和需要。
1.3.2 優(yōu)化賬務(wù)核算處理
分工后的核算經(jīng)過專業(yè)的流程化的梳理、優(yōu)化與再造,首先是能讓全部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)能夠及時(shí)全面的被記錄,形成完整的業(yè)務(wù)信息,其次是通過標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)化能讓流程更透明、更快捷,提高流程效率。另外通過流程再造,減少流程中不合理的環(huán)節(jié),增加有效的數(shù)據(jù)支持,便于業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)執(zhí)行控制。
1.3.3 提高流程效率透明度
專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)流程化的核算工作,更有利于利用先進(jìn)的IT技術(shù)來進(jìn)行信息的確認(rèn)、收集、加工。更自動(dòng)、更智能,減少業(yè)務(wù)人員信息錄入的工作量,人機(jī)交互界面的操作,有效的解決前端業(yè)務(wù)人員對(duì)財(cái)務(wù)知識(shí)的要求。特別是將財(cái)務(wù)制度、控制標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算、管理要求等嵌入于流程的過程,減少各環(huán)節(jié)的審核等待時(shí)間,甚至減少一些不再需要的環(huán)節(jié),真正的為業(yè)務(wù)人員服務(wù),為提高流程效率服務(wù)。
財(cái)務(wù)共享是信息的共享,不是簡單的人員共享,也不是簡單的財(cái)務(wù)賬套的集中。組織可以是虛擬的團(tuán)隊(duì),人員也可以是外包形式。共享中心是要建成符合企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的情報(bào)中心,決策及業(yè)務(wù)按照自己的權(quán)限及需求實(shí)時(shí)的獲取相關(guān)信息。
財(cái)務(wù)共享中心是業(yè)務(wù)活動(dòng)全過程的記錄與報(bào)告,不是簡單的事后記錄和核算。不是像以前我們把業(yè)務(wù)系統(tǒng)中相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)信息傳遞到核算模塊,對(duì)于財(cái)務(wù)預(yù)算、資金、費(fèi)控等實(shí)際執(zhí)行的情況,對(duì)費(fèi)用管控進(jìn)行全方面、多維度的管理。針對(duì)費(fèi)用相關(guān)業(yè)務(wù),對(duì)流程的申請(qǐng)、審批實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格把控,規(guī)范票據(jù)、合同審批流程,都是通過不同的展現(xiàn)方式來記錄和呈現(xiàn),便于業(yè)務(wù)人員及業(yè)務(wù)管理者檢查監(jiān)督業(yè)務(wù)活動(dòng)的全貌,也便于對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行績效考核,業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的經(jīng)營信息同步記錄轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)報(bào)告。
財(cái)務(wù)共享服務(wù),財(cái)務(wù)一定要強(qiáng)調(diào)服務(wù)。要把提供優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)服務(wù)作為財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營的宗旨,在設(shè)計(jì)服務(wù)流程的時(shí)候,一定要站在業(yè)務(wù)的角度去思考。我們要將企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)變成財(cái)務(wù)服務(wù)產(chǎn)品,并不是讓所有員工為財(cái)務(wù)生產(chǎn)好數(shù)據(jù),財(cái)務(wù)服務(wù)工作往前站,盡量減少業(yè)務(wù)人員信息輸入的數(shù)量,盡量縮減無價(jià)值的流程環(huán)節(jié)。盡量利用先進(jìn)的工具來替代業(yè)務(wù)部門的信息手工處理,減少對(duì)業(yè)務(wù)部門使用系統(tǒng)的時(shí)間和空間上的限制。當(dāng)然,業(yè)務(wù)部門也要多與財(cái)務(wù)部門溝通,為了獲得高質(zhì)量的財(cái)務(wù)信息,首先得有最及時(shí)準(zhǔn)確的原始業(yè)務(wù)信息,及時(shí)溝通,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和有效性。
財(cái)務(wù)核算工作的共享不是要弱化會(huì)計(jì)核算工作,要求財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變工作方式從這些低價(jià)值的工作中解脫出來,盡快提升管理會(huì)計(jì)的知識(shí)和能力。隨著科技的發(fā)展及應(yīng)用,比如通過共享打通企業(yè)各個(gè)平臺(tái),業(yè)務(wù)人員只關(guān)注業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí)所需要的資源保障,所有的核算結(jié)算工作交由服務(wù)中心后臺(tái)處理,這就是要消滅的報(bào)銷環(huán)節(jié),為業(yè)務(wù)人員省去了很大一部分時(shí)間。同時(shí)也解決了財(cái)務(wù)人員在這些日常的、小額的且又大量發(fā)生的報(bào)銷工作上所帶來的巨大資源浪費(fèi)。另外,共享服務(wù)平臺(tái)擁有全部的業(yè)務(wù)信息,通過標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表的內(nèi)置和特定管理報(bào)表的自定義制作,開放查詢權(quán)限,由業(yè)務(wù)人員自主按需生成存取,減少了財(cái)務(wù)人員提供報(bào)表的工作。隨著管理會(huì)計(jì)的發(fā)展進(jìn)步,會(huì)對(duì)企業(yè)起到更大的價(jià)值創(chuàng)造,就會(huì)讓企業(yè)越來越重視財(cái)務(wù),越來越依賴財(cái)務(wù),財(cái)務(wù)人員將迎來更大的發(fā)展空間。享受信息化帶來的福利,我們應(yīng)該感到高興。
企業(yè)的高層管理人員高度重視,從戰(zhàn)略的高度來指導(dǎo)服務(wù)內(nèi)容項(xiàng)目的實(shí)施規(guī)劃設(shè)計(jì),確認(rèn)實(shí)施目標(biāo)和實(shí)施策略,同時(shí)要對(duì)實(shí)施過程中的重要變革問題給以強(qiáng)有力的支持。財(cái)務(wù)管理服務(wù)共享模式的變革是會(huì)影響到企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的,高層一定要確定財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心項(xiàng)目的戰(zhàn)略定位,是加強(qiáng)管控,還是提高服務(wù)質(zhì)量,是降本增效還是支持?jǐn)U張或是支持內(nèi)部經(jīng)營變革,不同的戰(zhàn)略選擇就決定不同的共享服務(wù)中心項(xiàng)目目標(biāo)。同時(shí)在項(xiàng)目實(shí)施過程中,要對(duì)一些難點(diǎn)問題進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)調(diào),千萬別把企業(yè)的命運(yùn)交給幾個(gè)實(shí)施顧問或是一個(gè)什么系統(tǒng)來掌握,那很危險(xiǎn)。建議是由高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)負(fù)重要角色,將企業(yè)相關(guān)執(zhí)行制度和財(cái)會(huì)規(guī)則融合在一起,通過系統(tǒng)平臺(tái)轉(zhuǎn)化執(zhí)行部門之間協(xié)同。
例如企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)、影像管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)和銀企互聯(lián)等系統(tǒng)及技術(shù)是對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心最為重要的。但在系統(tǒng)上線的前期要有充分的需求調(diào)研,實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)技術(shù)支撐和先決條件是建設(shè)一個(gè)良好的財(cái)務(wù)共享信息化平臺(tái)。在系統(tǒng)上線過程中,如出現(xiàn)同一企業(yè)使用多種財(cái)務(wù)系統(tǒng),統(tǒng)一的平臺(tái)系統(tǒng)必要條件是企業(yè)內(nèi)推行統(tǒng)一平臺(tái)系統(tǒng),通過整合財(cái)務(wù)共享中心平臺(tái)后服務(wù)才可以跨越地理距離的障礙,向其財(cái)務(wù)管理者提供內(nèi)容廣泛的、持續(xù)的、反應(yīng)迅速的數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)處理服務(wù)。財(cái)務(wù)管理者在這過程中要充分發(fā)揮指導(dǎo)和監(jiān)督的作用,確保系統(tǒng)在設(shè)定按原來需求完成上線并能實(shí)現(xiàn)既定的功能。共享服務(wù)的模式是在信息技術(shù)支持下的管理變革,只有利用現(xiàn)代的IT技術(shù),才能使企業(yè)集團(tuán)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)真正落到實(shí)處。
作為一個(gè)成熟穩(wěn)定的、有過大量實(shí)踐應(yīng)用的系統(tǒng)平臺(tái),財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是面向全員服務(wù)的,人數(shù)眾多、素質(zhì)不一,必須有一個(gè)成熟穩(wěn)定的系統(tǒng)平臺(tái),好用、易用,同時(shí)又能與其他系統(tǒng)進(jìn)行集成,復(fù)合型人才在推進(jìn)共享平臺(tái)系統(tǒng)上體現(xiàn)在系統(tǒng)的集成與融合上。還有就是要有良好的拓展性,能夠方便的融入最新的企業(yè)特點(diǎn)。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心要做到全業(yè)務(wù)全流程的共享,需業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)抽出骨干人員參與到共享建設(shè)中來,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)要進(jìn)行深度溝通,才能讓流程真正做到高效可控。IT部門要基于現(xiàn)有IT系統(tǒng)提出合理的解決建議,考慮組織的變革需要,確定幾名未來財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的骨干成員全程參與到實(shí)踐項(xiàng)目組,能完整的參與項(xiàng)目調(diào)研實(shí)施,讓這些人既有專業(yè)的財(cái)務(wù)知識(shí),又有對(duì)業(yè)務(wù)的深入了解和實(shí)踐,同時(shí)又將供應(yīng)商的實(shí)施方法和產(chǎn)品技能轉(zhuǎn)移過來,能夠?yàn)槠髽I(yè)運(yùn)用平臺(tái)更好的推廣、擴(kuò)展應(yīng)用做好支撐。而且在項(xiàng)目運(yùn)營中,能夠承擔(dān)起項(xiàng)目的運(yùn)維,迅速的通過流程調(diào)整和配置滿足業(yè)務(wù)不斷增加、變化和需求,減少對(duì)第三方的依賴和降低運(yùn)維成本。
同一行業(yè)內(nèi)的不同企業(yè)內(nèi)控流程也是不同的,控制標(biāo)準(zhǔn)和邏輯不同、企業(yè)文化不同、客戶現(xiàn)有的信息系統(tǒng)也不同,都有系統(tǒng)集成的要求和不同程度的個(gè)性化開發(fā)需求。除了項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)可以依賴,很少有標(biāo)準(zhǔn)的流程可以復(fù)制。第三方顧問的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和對(duì)業(yè)務(wù)的理解能力、對(duì)企業(yè)文化的領(lǐng)悟能力很關(guān)鍵。除了咨詢顧問還要有產(chǎn)品實(shí)施顧問,相應(yīng)的技術(shù)顧問進(jìn)入項(xiàng)目,同時(shí)還要正確的判斷財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)需求是否能在當(dāng)今科學(xué)技術(shù)發(fā)展的條件下解決并給出恰當(dāng)?shù)某杀痉治?。不能什么需求都?yīng)承下來,交給供應(yīng)商去解決,要考慮供應(yīng)商的承受能力。一個(gè)不成熟的解決方案會(huì)給以后的運(yùn)營埋下很多隱患。財(cái)務(wù)共享中心對(duì)財(cái)務(wù)管理制度建設(shè)過程中的流程梳理、流程優(yōu)化、流程再造是實(shí)施效率效果的重要保證,通過固化的操作步驟,指導(dǎo)和順暢各個(gè)動(dòng)作的交互交系,通過組織架構(gòu)改革和系統(tǒng)整合,設(shè)計(jì)縝密的流程節(jié)點(diǎn),可以大幅降低業(yè)務(wù)差錯(cuò),減少人為判斷。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心采用“流程化”運(yùn)營管理模式,關(guān)鍵績效指標(biāo)是衡量流程績效的目標(biāo)式量化管理工具,為提供共享服務(wù)中心效率,保證服務(wù)質(zhì)量和最終財(cái)務(wù)共享服務(wù)目標(biāo)的達(dá)成,激勵(lì)機(jī)制是為了能夠有效地對(duì)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心提供的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)、確保服務(wù)目標(biāo)的達(dá)成,有責(zé)任的對(duì)關(guān)鍵績效指標(biāo)進(jìn)行季度或半年度對(duì)外報(bào)告,可通過郵件呈遞至指定的聯(lián)絡(luò)人,可對(duì)具體財(cái)務(wù)人員工作完成情況掛鉤,對(duì)高層管理可從總目標(biāo)考核,如對(duì)各個(gè)經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)頻率、周轉(zhuǎn)率等。
從財(cái)務(wù)職能上看,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理模式已經(jīng)成為企業(yè)最流行、先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理新模式。企業(yè)應(yīng)該尋找適合企業(yè)文化和業(yè)務(wù)模式的方式,積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式的思想和理念,才能發(fā)揮其最大效用,本人企業(yè)已運(yùn)用2年多的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式,風(fēng)險(xiǎn)控制和流程設(shè)置需要不斷進(jìn)行優(yōu)化改善,融合創(chuàng)新,不斷與時(shí)共進(jìn),只有采取有效適用內(nèi)部自身企業(yè)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式,才能使企業(yè)走到更遠(yuǎn),更穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。