崔文靜

摘 要：在社會的改革發(fā)展進程中，檔案已經(jīng)成為了至關(guān)重要的戰(zhàn)略性資源，成為了各個行業(yè)持續(xù)成長與發(fā)展的重要載體，做好檔案的科學(xué)管理以及開發(fā)利用工作是非常重要的。檔案管理在資源管理工作實踐當(dāng)中占據(jù)重要地位，檔案管理方法選擇的是否恰當(dāng)將會直接影響到檔案資源戰(zhàn)略價值的發(fā)揮。在當(dāng)前信息技術(shù)手段快速發(fā)展和普及推廣的背景下，促進檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了必然趨勢。在信息化社會不斷發(fā)展演進的背景下，檔案管理信息化建設(shè)也需要與時俱進，立足實際發(fā)揮信息資源的利用價值。下面將就如何推動檔案管理信息化建設(shè)進行思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；實踐方法

促進檔案的規(guī)范化以及科學(xué)化發(fā)展是檔案管理的重要方向，而檔案信息化管理也是信息化背景下檔案管理工作走向現(xiàn)代化道路的必經(jīng)之路要求將計算機管理作為重要根基，在強化檔案管理能力的同時，加強對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，充分發(fā)揮技術(shù)在檔案管理實踐當(dāng)中的積極作用，檔案資源的開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。在信息化發(fā)展形勢和背景下，只有徹底打破傳統(tǒng)檔案管理模式，走信息化發(fā)展道路，才可以跟上時代，保證檔案管理有效性，推動檔案戰(zhàn)略性管理的實現(xiàn)。

1 檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理模式有著很大的差異，所以也顯現(xiàn)出了一些獨特性，下面從檔案存儲以及應(yīng)用查詢的角度出發(fā)進行檔案管理信息化特征的剖析。從檔案存儲的角度看，檔案管理信息化能夠迅速收集與錄入檔案資料，強化檔案管理，降低檔案存儲工作量和工作難度。就目前而言，紙質(zhì)檔案不管是在數(shù)量還是在實際應(yīng)用方面，仍舊占據(jù)很大的比重，但是紙質(zhì)檔案管理存在著諸多缺陷。比方說紙質(zhì)檔案資料以紙張為載體，而紙張會伴隨時間的推移出現(xiàn)損壞問題，假如保存不當(dāng)?shù)脑?，更是會影響檔案的完整性與準(zhǔn)確性；要運用人工書寫方法錄入紙質(zhì)檔案，在整個過程當(dāng)中會破壞紙質(zhì)媒介，也會出現(xiàn)一些人文錯誤，給檔案存儲帶來阻礙。而檔案管理信息化的實現(xiàn)則能夠讓信息存儲更加的方便有效，是目前檔案管理創(chuàng)新價值的重要體現(xiàn)。從檔案的應(yīng)用以及查詢角度看，信息化檔案管理的實現(xiàn)能夠顯著提升檔案利用率，優(yōu)化和簡化檔案應(yīng)用流程，增加信息應(yīng)用查詢的便利性。傳統(tǒng)的檔案查詢和應(yīng)用有著復(fù)雜手續(xù)，同時面臨著紙質(zhì)老化、效率低下等問題，增加了信息查詢利用的難度。而在實現(xiàn)檔案管理信息化后，在電子平臺上就能夠成功迅速的完成檔案應(yīng)用查詢的操作，促進檔案管理便捷性的提升。

2 檔案管理信息化建設(shè)的意義

很長一段時間以來，雖然認(rèn)清了檔案管理在社會發(fā)展進步當(dāng)中的積極作用，也在通過改進檔案管理策略來保證檔案資源的合理化應(yīng)用。不過在檔案管理信息化建設(shè)方面還存在一定程度的不足，特別是在思想認(rèn)知方面還存在一定偏差，沒有切實認(rèn)識到實現(xiàn)檔案信息化管理的重要意義，這對于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用和檔案資源價值的發(fā)揮來說是非常不利的。檔案管理信息化建設(shè)的意義主要體現(xiàn)在以下三個方面：第一，有助于打破檔案資源在查詢應(yīng)用方面的局限，及時收集實時性強的信息資源，對各項信息資源進行優(yōu)化配置，推動網(wǎng)絡(luò)共享以及實時交互的實現(xiàn)，進而推動檔案管理的系統(tǒng)性和全面性發(fā)展。第二，有助于提升檔案信息的詳細性，為管理決策的制定與落實提供強有力的信息服務(wù)和決策支持為決策的制定與實施效率的提升提供切實保障。第三，有助于長時間進行檔案戰(zhàn)略資源的保存保管，彌補傳統(tǒng)檔案管理當(dāng)中壽命有限的不足，讓檔案管理充分適應(yīng)信息化時代。

3 檔案管理信息化建設(shè)的實踐策略

3.1 推動檔案數(shù)據(jù)庫管理和建設(shè)

要保證檔案管理信息化的全面落實，必須加強對現(xiàn)代科技的應(yīng)用力度，以科技為依托，把多元化的檔案信息錄入到電子設(shè)備當(dāng)中，同時依照一定格式做好分門別類的檔案處理，使得檔案信息實現(xiàn)自動化集合，推動檔案高度共享和利用。從中我們能夠看到檔案信息化管理，能夠彌補傳統(tǒng)管理模式中存在的弊端確保檔案的完整與全面，為檔案資料研究與開發(fā)利用創(chuàng)造強有力的物質(zhì)條件。而檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的達成無法脫離檔案數(shù)據(jù)庫管理建設(shè)而存在，也是對信息化建設(shè)的深入發(fā)展，可以為檔案的有效存放與共享創(chuàng)造良好條件，保證數(shù)據(jù)資料間的聯(lián)動與整合。而在具體的工作實施當(dāng)中，首先需要立足當(dāng)前時代，積極引進和利用現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備，打造全面和功能完善的檔案數(shù)據(jù)庫，強化信息化處理的作用，同時還需要有效運用先進技術(shù)與設(shè)備，在數(shù)字化技術(shù)大數(shù)據(jù)技術(shù)等的支持之下，完善數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對檔案進行全程跟蹤管理。而在檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，最為關(guān)鍵的一個建設(shè)內(nèi)容就是要做好檔案自動化處理裝置的設(shè)置工作：配備統(tǒng)一管理設(shè)備，促進低質(zhì)量檔案信息的數(shù)字化信息的轉(zhuǎn)化，通過對檔案信息的綜合化管理以及全程跟蹤來挖掘檔案數(shù)據(jù)庫的潛能，為數(shù)據(jù)庫的有效運轉(zhuǎn)打下基礎(chǔ)。

3.2 積極完善檔案管理體制機制

在推動檔案管理，提升檔案科學(xué)化以及規(guī)范化發(fā)展水平的過程中，對過去的檔案管理機制進行全面改革和完善，可以保證檔案信息的有效收集存儲和應(yīng)用，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理與建設(shè)的要求，通過檔案管理機制的有序運轉(zhuǎn)，保證信息化建設(shè)內(nèi)部的有效調(diào)控。在檔案管理體制機制的建設(shè)當(dāng)中，必須循序漸進，重點把控以下幾個環(huán)節(jié)：第一，完善保障機制，增強監(jiān)督檢查力度，積極運用現(xiàn)代技術(shù)手段和設(shè)施設(shè)備處理好信息化管理工作中的問題，及時處理漏洞，避免信息質(zhì)量受到影響。與此同時，要特別注意對檔案管理者的責(zé)任意識進行教育和培養(yǎng)，指導(dǎo)他們及時對檔案資料進行整理歸檔，與各個部門進行密切配合和積極協(xié)調(diào)，確保檔案管理有序運轉(zhuǎn)，提升工作效率。第二，建立標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，制定統(tǒng)一化的檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范技術(shù)流程，使得電子檔案處理的各個環(huán)節(jié)都納入到標(biāo)準(zhǔn)化之中。其中需要特別注意做好檔案的分類管理，促進監(jiān)督與責(zé)任制度的落實，保障管理機制的完善化和創(chuàng)新化。第三，提高檔案管理機制規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)當(dāng)前檔案管理制度當(dāng)中存在的缺陷和不足，查找制度空白點，在此基礎(chǔ)之上完善檔案管理制度條款。

3.3 提升檔案管理信息化安全性

檔案管理信息化建設(shè)是信息化社會的重要產(chǎn)物，而我們?nèi)缃袼幍倪@個信息化社會存在著諸多不容忽視的安全問題，也因為不恰當(dāng)?shù)墓芾聿僮鞫黾恿税踩[患。比方說檔案管理者在推動信息化建設(shè)當(dāng)中，只是把關(guān)注點放在信息流轉(zhuǎn)與互動下，忽略檔案憑證價值，從而出現(xiàn)了檔案實體被忽略的問題，影響到信息的安全性；在檔案資料的應(yīng)用當(dāng)中，一味關(guān)注檔案信息應(yīng)用而忽略安全環(huán)境之下的檔案應(yīng)用；個人檔案信息泄露問題層出不窮，其中也出現(xiàn)了一些弄虛作假的違法違規(guī)行為。而為了徹底解決這些問題，提升檔案信息化管理的安全性，一方面需要積極引進安全技術(shù)，將防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)等多元化的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和運行之中，建立起強有力的技術(shù)安全屏障。另一方面需要對檔案管理隊伍進行積極建設(shè)，提高他們的綜合工作技能，引導(dǎo)檔案管理者樹立安全意識，讓他們能夠在實際工作當(dāng)中憑借高超的業(yè)務(wù)素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)保障檔案管理的安全。

檔案管理信息化建設(shè)強調(diào)以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為根基，對各項檔案資源進行信息化以及數(shù)字化管理實踐，對于拓展檔案信息利用價值，管理效率和質(zhì)量來說有著重大意義。而且檔案管理信息化也是社會與科技進步的重要產(chǎn)物，為了更好的順應(yīng)時代以及社會的改革進步，在檔案管理實踐當(dāng)中需要將信息化建設(shè)貫穿全程，抓住檔案信息化管理的工作特征，了解實現(xiàn)檔案管理信息化的重要意義，在此基礎(chǔ)之上積極探究提升檔案管理信息化水平的有效策略，加快檔案管理改革創(chuàng)新的進程。

參考文獻

[1]孫錫萍.檔案管理信息化建設(shè)的保障措施和具體方法[J].今日科苑，2017，（10）：104.

[2]方萍.加強檔案管理信息化建設(shè)服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展[J].金融經(jīng)濟，2018，（12）：25-26.

[3]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇，2018，（13）：147-149.