陳桂梅

摘 要：檔案數(shù)字化管理是當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步的標(biāo)志，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必由之路。利用信息化技術(shù)，可將檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。本文就檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的實(shí)踐進(jìn)行分析，講述了檔案數(shù)字化管理的有效措施，為檔案管理提供有效的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)字化；信息化技術(shù)；科學(xué)整合

隨著我國(guó)信息技術(shù)的長(zhǎng)足進(jìn)步，我們的檔案管理事業(yè)也正在不斷的進(jìn)步與發(fā)展過(guò)程中?，F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步也要求著檔案事業(yè)必須朝著信息化、數(shù)字化方向發(fā)展。因此，要想提高檔案科學(xué)、有效的管理與建設(shè)就應(yīng)該合理利用當(dāng)前信息化平臺(tái)的技術(shù)，將檔案管理引進(jìn)數(shù)字化、信息化，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)檔案發(fā)展的實(shí)際情況來(lái)實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案現(xiàn)代化的發(fā)展。

1 數(shù)字化建設(shè)下的檔案管理的主要內(nèi)容

目前，檔案在管理過(guò)程中主要內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：

1）要進(jìn)行數(shù)字化的檔案管理，就需要有相應(yīng)的設(shè)備支持，包括相機(jī)、掃描儀、聲音和圖片采集系統(tǒng)等。

2）要對(duì)檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，包括各類資源的整合，以及按照檔案年份、代碼、檔案數(shù)據(jù)處理等各種信息進(jìn)行分類，并錄入信息化平臺(tái)中，為查詢工作提供便捷服務(wù)。

3）要制定相應(yīng)的檔案數(shù)字化管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字化檔案建設(shè)是一個(gè)數(shù)據(jù)化的系統(tǒng)工程。要在安全、可靠的環(huán)境下才能順利運(yùn)行，并需要制度與標(biāo)準(zhǔn)的制約，才能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的合理、有效建設(shè)。

2 對(duì)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 檔案數(shù)字化集成系統(tǒng)的建設(shè)方向

在檔案數(shù)字化管理的建設(shè)過(guò)程中，首先要以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，為檔案的搜索、建立、分類等操作提供便利的條件。其次，在集成系統(tǒng)內(nèi)，對(duì)各類數(shù)字檔案的信息進(jìn)行收集、整理和分類，并上傳至云端系統(tǒng)里。

以檔案集成系統(tǒng)的管理方式，借鑒檔案歸檔要求，將檔案按照使用年限等具有標(biāo)志性特定的屬性進(jìn)行分類。每大類別下，應(yīng)細(xì)化小類別，并設(shè)置二級(jí)分類。

檔案集成系統(tǒng)的管理與構(gòu)建，還可利用管理員的賬號(hào)開(kāi)展相應(yīng)得活動(dòng)。同時(shí)，也可以通過(guò)集體的力量，在系統(tǒng)中將設(shè)置相應(yīng)的檔案類別，讓用戶自行選擇，并直接填寫檔案的有關(guān)信息。并將檔案按照公開(kāi)、私密兩種形式加以保存，公開(kāi)檔案在公共平臺(tái)中可以被社會(huì)人士審閱，而私密信息只能用戶自行查看，自行編輯。通過(guò)該程序與流程，管理人員僅需要對(duì)已有檔案進(jìn)行查閱，按照檔案的內(nèi)容再次進(jìn)行審批，分類就行。將大大節(jié)省檔案管理的時(shí)間，提升檔案管理效率。

2.2 將檔案數(shù)字化系統(tǒng)建成后臺(tái)的管理模塊

數(shù)字化下的檔案綜合管理系統(tǒng)中應(yīng)構(gòu)建綜合管理模塊，即管理員管理、維護(hù)平臺(tái)的可視化端口。在網(wǎng)頁(yè)中，后臺(tái)功能可分為用戶管理、檔案管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等多個(gè)子模塊，管理員只需要通過(guò)后臺(tái)的權(quán)限，便能夠?qū)?yè)面的訪問(wèn)等操作進(jìn)行監(jiān)管。當(dāng)用戶在建立空間，并在空間內(nèi)上傳有關(guān)檔案的過(guò)程中，管理員可對(duì)此進(jìn)行管理與審批。如果系統(tǒng)里存在違法、違規(guī)操作，管理人員可對(duì)其進(jìn)行駁回處理。且管理人員可直接刪除違規(guī)的檔案，并對(duì)存在嚴(yán)重違法違規(guī)的用戶給予永久的凍結(jié)與暫時(shí)凍結(jié)賬號(hào)的處理方式。而用戶在注冊(cè)、填寫有關(guān)信息、上傳檔案時(shí)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，都將在管理員后臺(tái)模塊進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)的分類系統(tǒng)，將檔案按照屬性直接進(jìn)行分類。該操作方式，大大縮短了操作時(shí)間，提升工作效率。且管理員通過(guò)可視化平臺(tái)，有效掌握用戶的以及檔案的有關(guān)數(shù)據(jù)與信息，而利用數(shù)字化管理又能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的直接分類。減少管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。

2.3 構(gòu)建檔案數(shù)字化的專題網(wǎng)站

根據(jù)檔案的基本內(nèi)容，將檔案的有關(guān)信息錄入其中，并指定管理人員為該網(wǎng)頁(yè)的管理者與使用者。網(wǎng)站采用的是“互聯(lián)網(wǎng)+網(wǎng)頁(yè)”的管理模式，將互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，為館員提供管理的平臺(tái)與搜索的平臺(tái)。網(wǎng)站內(nèi)將上傳云端數(shù)據(jù)庫(kù)，以及根據(jù)檔案類型所建立的類型檔案信息。網(wǎng)站用戶的角色可分為：游客、管理人員、注冊(cè)人員、終端管理人員四種，游客主要可以瀏覽網(wǎng)頁(yè)中的公開(kāi)信息；注冊(cè)用戶可瀏覽網(wǎng)頁(yè)內(nèi)的公開(kāi)檔案外，還可以在自己的空間內(nèi)實(shí)施下載、上傳等各種操作。管理人員可通過(guò)賬號(hào)，登錄到網(wǎng)頁(yè)后臺(tái)，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)、用戶管理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等模塊進(jìn)行操作。而終端管理人員則具有所有權(quán)限以外的，注銷賬號(hào)權(quán)限、創(chuàng)建賬號(hào)權(quán)限等。該網(wǎng)站服務(wù)架應(yīng)以最先進(jìn)的編程語(yǔ)言進(jìn)行開(kāi)發(fā)，并利用SQL作為數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.4 建設(shè)檔案數(shù)字化的交流模塊

在檔案數(shù)字化的管理網(wǎng)頁(yè)中設(shè)置交流模塊，注冊(cè)用戶以及游客可以在網(wǎng)頁(yè)中提出相關(guān)意見(jiàn)與建議。并設(shè)置敏感字符，對(duì)用戶的言論進(jìn)行一定的限制。管理人員根據(jù)用戶所提出的有關(guān)要求與意見(jiàn)，直接在后臺(tái)進(jìn)行管理與維護(hù)，并直接給出相對(duì)應(yīng)的回答。建設(shè)瀏覽板塊，將不再是單純的檔案信息化管理與建設(shè)，而是一種社交平臺(tái)。用戶在使用的過(guò)程中，將受到檔案理念的影響，進(jìn)而推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，增加社會(huì)曝光率，提升檔案的管理力度。同時(shí)，利用交流模塊，實(shí)現(xiàn)信息的共享。以免檔案形成信息孤島現(xiàn)象，影響數(shù)字檔案建設(shè)的活力。交流模塊中增加檔案共享區(qū)域，用戶可通過(guò)該區(qū)域，實(shí)現(xiàn)檔案的上傳，分享操作，極大的推進(jìn)了數(shù)字化檔案信息資源的建設(shè)與管理。

總而言之，要建立檔案數(shù)字化信息平臺(tái)，并在平臺(tái)中增加管理員管理模塊，以及管理員后臺(tái)可視化端口。通過(guò)對(duì)用戶行為的管理，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、自動(dòng)上傳，而管理員僅需要對(duì)違規(guī)的操作以及存在敏感信息的行為嚴(yán)加看管即可。實(shí)現(xiàn)了高效的自動(dòng)化管理方式，數(shù)字化檔案建設(shè)。

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