曲健

摘 要：辦公自動化是一種現(xiàn)代性的辦公方式，集合了網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、計算機技術(shù)與智能的辦公設(shè)備等技術(shù)新型發(fā)展成果。當(dāng)前辦公自動化已經(jīng)廣泛地運用到文書檔案領(lǐng)域，直接變革著文書檔案管理的方式與內(nèi)容。本文立足辦公自動化為基礎(chǔ)，分析了辦公自動化形勢下文書檔案管理工作的特點與不足，結(jié)合實際工作有針對性地提出了促進文書檔案管理工作的措施，保障文書檔案管理在辦公室業(yè)務(wù)中可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；文書檔案管理；策略

文書檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，能夠直接地表達(dá)管理人員的中心思想，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，文書檔案管理得到長足的發(fā)展。辦公自動化與自動化管理成為文書檔案管理的重要內(nèi)容，依托辦公自動化技術(shù)針對文書檔案進行整理，不斷提升文書檔案管理的質(zhì)量。在辦公自動化環(huán)境中，文書檔案的管理工作主要包含了電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔兩個部分，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案與電子檔案有機結(jié)合。這就要求文書檔案管理工作必須系統(tǒng)化的深入到文件生產(chǎn)、流轉(zhuǎn)、處理與歸檔全流程。實現(xiàn)文書檔案全流程管理直接為新時期文書檔案管理工作提出了更高地要求。

1 辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的特點

在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理與運用實現(xiàn)了傳統(tǒng)與智能化管理雙向結(jié)合的管理格局，文書檔案管理呈現(xiàn)出新的特點，其主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

文書檔案管理易制發(fā)：基于電子文件在辦公自動化系統(tǒng)環(huán)境下自動傳輸，有效地避免了檔案管理人員傳統(tǒng)的按照紙質(zhì)文件的管理模式，減少了傳統(tǒng)審核、會簽、簽發(fā)等文書檔案形成與制作流程，辦公室文書檔案管理人員只要在智能化的辦公系統(tǒng)環(huán)境下就可以完成以上程序，形成全過程的電子文件運行流程，進而形成原始的文書檔案材料。尤其是文書檔案在基層的管理上，只需要在辦公系統(tǒng)中自動儲存就可以實現(xiàn)上級文件分類保存，形成文件傳閱系統(tǒng)。

文書檔案管理儲存性強：以電子文件的形式針對文書檔案進行有效管理，將傳網(wǎng)絡(luò)硬盤、磁盤、硬盤等數(shù)據(jù)儲存設(shè)備納入到電子文書檔案管理中去，不僅有效地提升了文書檔案的儲存安全，還有效地節(jié)省了文書檔案管理儲存空間。

文書檔案的使用與分享更便捷：傳統(tǒng)紙質(zhì)文件記載了大量的信息，其復(fù)雜程度是依賴高強度的檔案管理實現(xiàn)，文書檔案的使用、交流等都需要消耗大量的人力、物力和財力等[1]。在辦公智能化、自動化運行系統(tǒng)實施以來，文書檔案的利用與分享等可以直接在網(wǎng)絡(luò)上進行。采取數(shù)據(jù)檢索與信息分類查詢的方式，能夠直接將需要的電子文書檔案納入使用進程中去。通過數(shù)字化的管理與現(xiàn)代化管理設(shè)備相結(jié)合，能夠直接促進交流共享，增強文書檔案的利用效率。實現(xiàn)電子文書檔案利用分級授權(quán)，文書檔案管理自動查詢與使用，減少檔案利用人力資源；打破文書檔案使用傳統(tǒng)空間限制，依托網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)雙向發(fā)展。

2 辦公自動化形勢下文書檔案管理的現(xiàn)狀

在辦公自動化形勢下，文書檔案依托信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)歸檔與數(shù)據(jù)整合處理，直接提升了文書檔案管理效率，增強了文書檔案管理利用效率，但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案管理依然存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1）儲存介質(zhì)不穩(wěn)定。電子文書檔案管理更多的是硬盤、光盤等線下實體硬件措施的管理，對檔案管理的環(huán)境要求比較高，不能在磁場環(huán)境下保存，怕擠壓、彎折等。同時，此種介質(zhì)的物理壽命相對較短，管理中需要及時更新，保證電子文書檔案管理的時效性，直接增加了電子文書檔案管理的難度。

2）文件原始認(rèn)定困難。雖然當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)了分級權(quán)限管理，根據(jù)個人的崗位實際情況實行相應(yīng)地權(quán)限管理，但是基于種種原因，電子文書檔案的原始性認(rèn)定是比較困難的。其主要表現(xiàn)在很多管理人員當(dāng)前依然沿用通用的密碼，操作中人員界定不到位。同時，尚未建立嚴(yán)格的電子文書檔案管理制度，經(jīng)常發(fā)生管理混亂。很多管理人員在崗位調(diào)整之后未及時收回相應(yīng)地權(quán)限，直接造成管理風(fēng)險。基于電子文件復(fù)制性強，進一步加大了文件的原始認(rèn)定[2]。

3）管理人員綜合素養(yǎng)有待提升。在辦公自動化形勢下文書檔案管理對于工作人員的要求進一步加大，當(dāng)前文書檔案管理人員有著基本的知識了解與掌握，但是檔案管理理念與技能更新并不及時，無法適應(yīng)新形勢下電子文書檔案管理的根本需求，尤其在檔案管理技術(shù)與檔案需求多重背景的影響下，強化管理人員綜合素養(yǎng)的提升成為電子文書檔案管理的必然趨勢。

4）電子文件安全性受到挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)是電子文件賴以生存的主要陣地，是電子文件傳輸?shù)闹饕h(huán)境，雖然電子文件的傳輸主要基于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，但是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境下，難免受到病毒等環(huán)境的破壞。當(dāng)前已經(jīng)采取了多項技術(shù)保證電子文件安全性，但是一旦發(fā)生泄露，沒有對應(yīng)的技術(shù)進行修補，導(dǎo)致無法辨別檔案的真?zhèn)危沟秒娮游募陌踩允艿酵{[3]。

3 辦公自動化形勢下增強文書檔案管理的策略

1）運用新技術(shù)實現(xiàn)文件長遠(yuǎn)保存。一方面建立健全線上檔案儲存系統(tǒng)。將云計算等新型儲存系統(tǒng)納入到電子文件保存中來，形成長效發(fā)展的根本保障，促進電子文書檔案持續(xù)發(fā)展。增強電子檔案安全保障環(huán)境，增強電子檔案的線上與線下使用安全。另一方面建立健全線下檔案儲存系統(tǒng)。保障檔案儲存系統(tǒng)適應(yīng)文書檔案的保存，包括檔案室溫度環(huán)境、濕度環(huán)境和通風(fēng)系統(tǒng)等基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，增加新技術(shù)，建立自動恒定檔案保存系統(tǒng)。

2）建立健全檔案管理制度。電子文件是一項新興的檔案管理模式，不僅自身在發(fā)展中存在固有的缺點，在運行中相應(yīng)地管理制度也無法滿足文書檔案管理。因此，必須不斷建立健全檔案管理制度，才能保障電子文件的形成、處理與歸檔等流程標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。進一步促進電子文書檔案規(guī)范化運行，保證不同類型、不同權(quán)限的電子文件都能通過自動化系統(tǒng)形成流程化管理模式。

3）增強管理人員綜合素養(yǎng)。隨著電子文書檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為管理中重要的方向之一，必須不斷強化電子文書檔案現(xiàn)代化管理，增強工作效率。因此，面對新形勢下電子文書檔案管理的發(fā)展，必須不斷強化內(nèi)部檔案管理人員培訓(xùn)，將檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)統(tǒng)籌起來，形成長效發(fā)展的根本原則。進一步掌握文書檔案自動化管理，進一步增強辦公的自動化程度。以崗位培訓(xùn)、職業(yè)教育相結(jié)合的形式增強檔案管理人員的綜合技能，確保檔案管理能力與自動化發(fā)展水平一致。

4）不斷增強文書檔案管理的安全性。信息技術(shù)是一把雙刃劍，在為文書檔案管理帶來便捷化的同時也存在一定的安全隱患。電子文書檔案在常態(tài)化傳輸進程中將直接存在一定的網(wǎng)路風(fēng)險，因此必須不斷強化電子檔案管理的安全性。定期做好文書檔案儲存系統(tǒng)維護與檢修，保證儲存系統(tǒng)的安全性質(zhì)。采取雙重加密的方式保障網(wǎng)絡(luò)傳輸文件安全，最大限度地保證電子文書檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性。例如：如采取防火墻、網(wǎng)絡(luò)防病毒、身份認(rèn)證與授權(quán)等技術(shù)。使用相關(guān)文件時，必須要嚴(yán)格落實數(shù)字化檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自進行電子文件的下載與修改，確保文件的安全性。

4 結(jié)語

辦公自動化形勢下文書檔案管理工作是衡量單位內(nèi)部檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理水平的高低直接影響電子檔案管理質(zhì)量與效益，在辦公自動化背景下我們應(yīng)該積極主動地探索新型管理方式，結(jié)合實際情況，有針對性地促進信息化時代下文書檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]嚴(yán)文枝.基于辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：181-181.

[2]王興源.論辦公自動化系統(tǒng)對文書檔案管理工作的影響[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：167-167.

[3]黃偉瑛.如何做好辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2018（7）：31-31.