孫偉

摘 要：醫(yī)院的檔案管理的內(nèi)容繁多，涉及到醫(yī)院各方面的運營管理與資料錄入，需要管理人員整理并掌握醫(yī)院全面的資料與信息。主要包含醫(yī)院財務(wù)檔案管理、病例檔案管理等，其工作量較大且實際的操作較為繁雜。相較于醫(yī)院的傳統(tǒng)檔案管理，電子檔案具有更多管理優(yōu)勢，且順應(yīng)信息化時代的發(fā)展腳步，為醫(yī)院的檔案管理提供更為便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；電子檔案；管理；系統(tǒng)應(yīng)用

伴隨我國經(jīng)濟的快速增長，人民生活水平的提高，越來越多的人開始關(guān)注自身的身體健康，所以對醫(yī)院需求量也在不斷加大，造成醫(yī)院的各類型檔案增長較快，為保證其檔案管理工作的有效進行，許多醫(yī)院都開始將電子檔案引進到醫(yī)院的檔案管理中，為醫(yī)院的檔案管理提供良好的質(zhì)量保障。本文將分析醫(yī)院的電子檔案在實際的檔案管理工作中的應(yīng)用情況。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)存的問題

1.1 檔案利用率不高

在以往的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)以紙質(zhì)檔案進行收檔保存，但是其保存的難度比較大，如果沒有相對完善的保存管理措施，會因時間的推移產(chǎn)生受潮與發(fā)霉的現(xiàn)象，而醫(yī)院對用藥方面的處方管理方面有較為嚴苛的要求，因此資料檔案的查詢與其正確性等方面的管理工作的要求也就較高。但是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理和儲存方面都有些許問題存在，造成醫(yī)院工作人員不愿意去檔案管理部門查閱檔案，所以檔案的利用率在逐漸下降。另一方面由于醫(yī)院的檔案管理部門缺少管理人員，會使其在管理工作中出現(xiàn)問題，影響到相關(guān)資料檔案的準確性，對醫(yī)院的持續(xù)長久性經(jīng)營發(fā)展不利。

1.2 檔案查詢不便

醫(yī)院檔案類型較多且管理方式與儲存方式有所不同，造成檔案管理人員的工作難度加強，同時檔案需要查詢時，需要管理人員按相關(guān)流程對查詢?nèi)藛T進行登記，然后通過其提供的信息分類逐層的進行查找，其查詢過程非常繁瑣，檔案的檢索查詢較為滯后，造成相關(guān)查詢工作不能按時完成，對整個檔案的管理的工作效率。

1.3 檔案保存難度大

醫(yī)院在不斷的發(fā)展、壯大過程中，會產(chǎn)生越來越多的病例檔案和其它類的檔案，此時仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案會占用醫(yī)院大量的空間，檔案管理員也需要花費更多的時間與精力去完成管理工作，另外受儲存介質(zhì)的影響，一些時間比較長的檔案可能產(chǎn)生破損，這樣對醫(yī)院的檔案管理不利[1]。

2 系統(tǒng)應(yīng)用的實際效果

2.1 檔案利用率增高

醫(yī)院建立電子檔案管理系統(tǒng)后，檔案的查詢時間明顯縮短。尤其是醫(yī)生在開處方和寫病歷時，因要求嚴格所以需要結(jié)合有關(guān)檔案進行判斷對比，此時電子檔案的應(yīng)用大大縮短了查詢所用的時間，工作人員查詢檔案的次數(shù)顯著增加，提高了檔案的查詢效率。電子檔案系統(tǒng)在規(guī)范化的應(yīng)用程序支持下，明顯減輕了檔案管理員的工作量，使其將更多的精力應(yīng)用到提高醫(yī)院的檔案管理效率中去，也可以促進工作人員的管理質(zhì)量。

2.2 檔案的查詢更加便捷

受傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢不方便的影響，其查詢質(zhì)量普遍不高。在醫(yī)院引進電子檔案查詢系統(tǒng)之后，其檔案管理的儲存方式更加規(guī)范，從順序、種類、步驟等方面都有效的提高了保存質(zhì)量。電子檔案管理中的糾錯系統(tǒng)的設(shè)置，可以有效的降低檔案在管理過程的出錯幾率。同時醫(yī)院的工作人員也可以通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案進行實時查詢，不再需要浪費大量的時間在檔案查詢上，也會改變檔案管理員的工作態(tài)度，對醫(yī)院檔案的管理工作的后續(xù)開展有促進作用。

2.3 檔案保存得以提高

電子檔案管理是將醫(yī)院所有的紙質(zhì)檔案、影像等通過計算機進行展示，其檔案歸類的速度比較快，醫(yī)院都是通過互數(shù)據(jù)庫與計算機結(jié)合的方式，將不同部門的相關(guān)工作檔案按類別進行歸納整理，其儲存速度非?？?，而且對儲存空間的不足問題得以有效的解決。同時電子檔案系統(tǒng)的引進醫(yī)院檔案管理中，可以使檔案的加密難度明顯降低，對檔案的私密性起到良好的保護作用，可以有效提高醫(yī)院檔案的工作效率。另一方面，電子檔案的方便之處就是，對突發(fā)的意外情況引起的檔案消失，可以進行計算機儲存還原，可以有效提高檔案的保存質(zhì)量。

3 系統(tǒng)應(yīng)用與注意事項

3.1 系統(tǒng)的具體應(yīng)用

醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的實際應(yīng)用，包括病例檔案、文件檔案、影像檔案等三個方面，其中病歷檔案主要是針對醫(yī)院的病人建立的檔案管理，是記錄病人在入院及治療過程中的病情和用藥情況的檔案，同時也可以為醫(yī)院的發(fā)展歷史提供相應(yīng)的資料，另一方面，當醫(yī)院遇到醫(yī)療事故糾紛與其它問題時，調(diào)取病例可以有效的解決或調(diào)解雙方的矛盾。為了提高電子檔案的合理性使用，電子檔案系統(tǒng)會對病例檔案采取加密的方式進行保存，只對相關(guān)人員提供病歷檔案，此方法對保護醫(yī)院的資源和推動醫(yī)院的發(fā)展等有較為重要的。文件檔案的產(chǎn)生主要是醫(yī)院的相關(guān)管理及運行和會議檔案等，對其進行電子化管理，對檔案的儲存位置進行文本記錄，將其保存下來，需要工作人員對其進行檢查，以避免儲存發(fā)生失誤。影像檔案更多是記錄醫(yī)生的手術(shù)過程，對醫(yī)院進行醫(yī)生的培訓(xùn)有重要的意義，另外影像資料也包含病人身體的檢查報告，這些資料都具有研究價值，對醫(yī)院的長久性發(fā)展有重要的意義。電子檔案管理系統(tǒng)的引入，極大方便了工作人員對影像檔案的后續(xù)查詢和使用，對醫(yī)院工作的順利開展有積極的推動作用[2]。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用的注意事項

電子系統(tǒng)的應(yīng)用進入醫(yī)院電子檔案中，是符合當下時代的發(fā)展潮流的，同時隨著信息技術(shù)的不斷提高，也將有效的提升醫(yī)院檔案管理方面的工作效率。在實際的檔案管理過程中，醫(yī)院應(yīng)重視其管理力度，對相關(guān)檔案管理員進行定期的培訓(xùn)，確保其掌握正確的檔案儲存方法與檔案的管理方法，并及時學(xué)習(xí)與跟進新的電子檔案管理方式，推進電子檔案在醫(yī)院管理工作中的發(fā)展進程。醫(yī)院可以通過專項撥款的方式加強電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)與完善，對其相關(guān)設(shè)備加以重視，也可從外聘請專業(yè)知識較強的技術(shù)人員對醫(yī)院電子檔案管理人員進行技術(shù)指導(dǎo)，進一步推動醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的完善。

4 結(jié)語

檔案管理是醫(yī)院實行管理工作的重要部分，為提高其管理水平，順應(yīng)信息時代的發(fā)展腳步，將電子檔案管理系統(tǒng)納入醫(yī)院的檔案管理中，對提高其管理效果有極大的促進作用。為完善電子檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用作用，醫(yī)院的管理人員與檔案管理員應(yīng)該加強醫(yī)院的電子檔案系統(tǒng)的建設(shè)力度，對其管理特點與需要注意的事項進行分析，通過科學(xué)合理的方式將電子檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的作用發(fā)揮出來。

參考文獻

[1]熊瑛，甄玲，余國兆.醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國醫(yī)療器械信息，2017，23（6）：116-117.

[2]王慧榮.醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（6）：47-47.