梁秀云

摘 要：檔案資料作為建筑單位的信息集中處，現(xiàn)如今傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法早已無法滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求。本文從建筑工程檔案管理信息化存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)實(shí)際情況就大數(shù)據(jù)時(shí)代如何有效進(jìn)行信息化檔案管理提出具體措施，希望能對(duì)建筑工程的檔案管理工作起到促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；建筑工程

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息技術(shù)已被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，大幅度提升了企業(yè)工作效率。對(duì)于建筑單位而言，檔案作為記錄工程進(jìn)度的重要資料的載體，科學(xué)的管理檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)建筑工程高效穩(wěn)健運(yùn)轉(zhuǎn)的目標(biāo)。目前，部分建筑單位由于缺乏信息化建設(shè)，導(dǎo)致建筑單位檔案管理工作效率持續(xù)降低。

1 建筑工程信息化檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科技飛速發(fā)展的同時(shí)，建筑工程檔案信息化建設(shè)也在加快進(jìn)程，雖然大多數(shù)建筑企業(yè)已經(jīng)加大了重視程度以及資金的投入，但根據(jù)調(diào)查結(jié)果可以發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)建筑工程檔案信息化管理的發(fā)展速度仍然落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步，并未建立好工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案來源地區(qū)不同，導(dǎo)致信息分散難于管理。除此之外，許多建筑企業(yè)仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而忽略了信息化建設(shè)。

1.2 對(duì)檔案管理信息化的重視度不夠

現(xiàn)階段，我國(guó)建筑工程檔案信息化管理建設(shè)還處于起始階段，存在諸多不足，具體包括：案卷質(zhì)量不高，缺乏搜索工具，專業(yè)檔案管理人員技能不過關(guān)，從業(yè)數(shù)量不多，處理檔案管理事務(wù)時(shí)違規(guī)操作，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程。同時(shí)，國(guó)家相關(guān)法律制度不夠完善，檔案信息安全得不到保障。許多建筑企業(yè)存在著“重施工，輕管理”的現(xiàn)象，造成檔案收集、整理、移交、存檔等工作無法與工程施工同步，檔案管理工作僅僅流于形式。

1.3 檔案庫(kù)房不足

檔案庫(kù)房不足是當(dāng)前建筑工程企業(yè)檔案管理面臨的問題之一，盡管絕大多數(shù)建筑工程企業(yè)都配備了管理檔案的辦公設(shè)施，但專門用于存放工程檔案的辦公用房卻嚴(yán)重不足，甚至沒有，工程檔案與公司的文秘、行政檔案一同存放，難以對(duì)其進(jìn)行有效的保護(hù)與管理，檔案庫(kù)房的不足為建筑企業(yè)工程檔案的采集、整合、使用造成了很大影響。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化建設(shè)建筑工程檔案管理的措施

2.1 增強(qiáng)建筑工程管理層的信息化意識(shí)

隨著大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)等新興科技的發(fā)展，信息化建設(shè)在建筑工程檔案管理中的作用日益突出，應(yīng)用信息化管理手段能夠簡(jiǎn)化檔案管理程序，減輕工作量，促進(jìn)檔案管理高效化。但現(xiàn)階段我國(guó)信息化建設(shè)的應(yīng)用還不到位，建筑企業(yè)管理層對(duì)其重視度不夠。為了提升建筑企業(yè)的檔案管理水平，企業(yè)管理層領(lǐng)導(dǎo)的信息化管理思維模式需要培養(yǎng)，不斷轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在思想認(rèn)知上推進(jìn)檔案管理工作，將日常生活中的檔案管理模式過渡到網(wǎng)絡(luò)管理模式，營(yíng)造出安全、高效的檔案管理平臺(tái)，重視信息化技術(shù)實(shí)際應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，不斷完善檔案管理流程，嚴(yán)格按照相關(guān)制度把控管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，并對(duì)管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行檢測(cè)，同時(shí)安排技術(shù)人員對(duì)新科技設(shè)備進(jìn)行定期檢測(cè)，確保檔案信息的完整與真實(shí)，為建筑企業(yè)檔案信息化管理帶來益處，實(shí)現(xiàn)信息化管理檔案的發(fā)展目標(biāo)。

2.2 培訓(xùn)建筑工程檔案管理人員的專業(yè)技能

建筑施工企業(yè)檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作的效率。因此需要正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理人員的不足，優(yōu)化信息化技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮，提高建筑企業(yè)檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)檔案管理工作內(nèi)容繁多且工作量大，管理人員的專業(yè)能力與素質(zhì)水平極為重要，能否熟練運(yùn)用新科技設(shè)備會(huì)直接影響檔案管理的水平。目前，部分建筑工程企業(yè)檔案管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)水平偏低，嚴(yán)重降低了檔案管理的工作效率。近日，國(guó)網(wǎng)棗莊供電公司按照檔案管理新要求，認(rèn)真總結(jié)分析傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端后，堅(jiān)持以信息化建設(shè)為導(dǎo)向，大力推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，著重加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員專業(yè)水平以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)。在其位謀其職，檔案管理人員要保持對(duì)工作的高度熱情，以良好的態(tài)度積極對(duì)待日常工作，嚴(yán)格履行檔案管理的職責(zé)。并開展了檔案管理宣傳工作，提高建筑企業(yè)其他部門的在職員工對(duì)檔案管理一職的正確認(rèn)知，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍的內(nèi)部結(jié)構(gòu)。此外，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能水平和服務(wù)態(tài)度進(jìn)行評(píng)估檢測(cè)，并根據(jù)測(cè)試結(jié)果給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒，以此促進(jìn)每位檔案管理人員自主提升操作技能、熟練掌握現(xiàn)代化檔案信息處理工具的決心[1]。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、素質(zhì)高低與檔案管理工作的質(zhì)量與效率有直接關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)，對(duì)檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

2.3 自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)

檔案管理工作的自動(dòng)化模式建設(shè)是完成建筑施工企業(yè)檔案管理信息化改革的重要組成。為實(shí)現(xiàn)企業(yè)自動(dòng)化檔案管理建設(shè)目標(biāo)，各建筑企業(yè)可以通過購(gòu)進(jìn)新科技設(shè)備的方式加快檔案管理進(jìn)程，提升檔案管理的工作效率。自動(dòng)化技術(shù)包含數(shù)碼掃描識(shí)別技術(shù)、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別技術(shù)等，以O(shè)CR識(shí)別技術(shù)為例，OCR識(shí)別技術(shù)又稱光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)，通過數(shù)碼相機(jī)或掃描儀等電子設(shè)備檢查打印紙上的印刷體字符，然后通過檢測(cè)明、暗的模式確定其形狀，采用光學(xué)的方式將紙質(zhì)文檔中的文字轉(zhuǎn)換成黑白點(diǎn)陣的圖像文件，最后通過字符識(shí)別方法將形狀翻譯成計(jì)算機(jī)文字的自動(dòng)化技術(shù)，運(yùn)用此技術(shù)不僅可以除錯(cuò)，還能輔助信息提高識(shí)別正確率。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包括信息數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、自動(dòng)篩查、自動(dòng)搜索以及關(guān)鍵詞自動(dòng)提取等程序，可有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資料批量、自動(dòng)處理功能，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理中各個(gè)檔案信息只能對(duì)應(yīng)一份信息的弊端，促進(jìn)了建筑施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.4 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

由于計(jì)算機(jī)科技與網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用于社會(huì)發(fā)展的方方面面，建筑施工企業(yè)檔案管理工作也要迎合時(shí)代節(jié)奏，將網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)與檔案管理工作有效結(jié)合，從而不斷提高其工作效率。傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)文件的形式進(jìn)行保存，極易造成信息資料損壞與丟失，所以現(xiàn)如今各大企業(yè)可以采用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)處理信息資料的方法保存文件。例如，目前杭州市人民政府關(guān)于本市各級(jí)建筑工程企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)下放通知，為能夠方便、安全、迅速的管理檔案，企業(yè)應(yīng)引進(jìn)相關(guān)計(jì)算機(jī)設(shè)備，將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資料通過掃描、錄入等方法轉(zhuǎn)換成電子檔案或圖像的形式保存到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，檔案管理人員統(tǒng)一在企業(yè)局域網(wǎng)上進(jìn)行日常辦公，只需鼠標(biāo)和鍵盤就可以完成檔案管理工作，這樣既能節(jié)省存儲(chǔ)空間，又能相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件保存模式保證信息資料的安全，與此同時(shí)還有便于查找和調(diào)取所需檔案文件的優(yōu)點(diǎn)，一舉多得[2]。認(rèn)清檔案管理信息化的新形勢(shì)，適應(yīng)其形勢(shì)下的管理模式，達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。

3 結(jié)論

總而言之，根據(jù)當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案管理現(xiàn)狀以及社會(huì)的發(fā)展需要，應(yīng)用信息化管理檔案能夠提升建筑工程企業(yè)檔案管理的效率與水平，是我國(guó)信息化建設(shè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]古穎偉.基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].山東工業(yè)技術(shù)，2016（13）：156.

[2]林文艷.信息化工程建筑檔案管理方法研究[J].信息化建設(shè)，2016（04）：268.