摘 要：隨著我國科技的發(fā)展，網(wǎng)絡信息化時代已經(jīng)到來，各種各樣的信息管理模式慢慢的融入人們的生活，給人們的生活帶來了便利。企業(yè)在檔案管理方面也需要實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化的開發(fā)，讓檔案管理更加安全，可以更加數(shù)據(jù)化的進行管理。本文主要對網(wǎng)絡信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點以及缺點進行分析，提出利用網(wǎng)絡信息化管理檔案的要點，再對網(wǎng)絡信息化管理檔案的實際運用方面提出一些建議，推動企業(yè)和社會的健康發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)檔案管理；網(wǎng)絡信息化；開發(fā)利用

企業(yè)檔案管理是一種信息管理的方法，有條理的檔案管理可以有效的提高工作效率，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能適應信息化的發(fā)展。隨著信息化的發(fā)展，網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)開始普及到各個行業(yè)，這種信息工程技術可以在企業(yè)檔案管理方面有效的提高工作效率，讓檔案管理變得更加簡單，同時提高企業(yè)管理的水平。

1 網(wǎng)絡信息化檔案管理的優(yōu)點和缺點

隨著科技的發(fā)展，大部分企業(yè)已經(jīng)開始開發(fā)網(wǎng)絡信息化的檔案管理方法，這種方式可以將檔案和計算機技術結合，將所有的檔案建入同一個系統(tǒng)，來更加系統(tǒng)化的進行檔案管理，便于查詢。這種一體化的檔案管理模式是當代企業(yè)檔案管理的一個新出發(fā)點，讓企業(yè)檔案管理順應時代的發(fā)展。

1.1 網(wǎng)絡信息化企業(yè)檔案管理的優(yōu)點

1）提高檔案管理工作效率。信息化的管理企業(yè)檔案，打破原有的管理方式，這種系統(tǒng)化的管理方式不僅節(jié)約空間，并且減少了查找檔案的時間。工作人員在查找檔案的時候可以通過檔案管理系統(tǒng)查找出需要的檔案，提高工作效率，避免出現(xiàn)不必要的錯誤。

2）保存檔案原始內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存的過程中會由于一些人為或者外界因素導致保存不夠完整。隨著時間的推移，就會出現(xiàn)字跡不清，保存不完整的現(xiàn)象，這種情況便會影響到日后對于檔案的查閱。但是網(wǎng)絡化的檔案管理方法可以將紙質(zhì)版的文件，掃描為電子版的文件，這種電子版的檔案便可以保存檔案的原始樣貌了。

3）方便查找檔案。檔案查找是一件很復雜的工作，一個企業(yè)的檔案很多，傳統(tǒng)的檔案查找方法，只能根據(jù)年限以及代碼進行查找。而網(wǎng)絡化的檔案管理在查找的過程中，可以在管理系統(tǒng)中進行關鍵詞過濾查詢。當電子版的檔案錄入系統(tǒng)之后，管理人員便可以很快的查到所需要的檔案，這種方式更加具有針對性，并且節(jié)省了翻閱檔案的時間。

4）加強檔案的安全性。企業(yè)檔案中很多東西都具有私密性，網(wǎng)絡信息化的檔案管理可以在系統(tǒng)中設置不同的權限，進行分級管理。在工作人員登錄檔案管理系統(tǒng)的時候還可以設置身份驗證，來提高檔案的安全性。

1.2 網(wǎng)絡信息化企業(yè)檔案管理的缺點

1）無法保證檔案的完整性。網(wǎng)絡化的檔案管理方法雖然便捷，但是由于在上傳電子檔案的過程中，可能會出現(xiàn)上傳不完整或者上傳錯誤的現(xiàn)象。這種情況的發(fā)生讓檔案的完整性破壞，影響檔案的使用，還有可能會影響企業(yè)的發(fā)展。

2）電子檔案性質(zhì)過于特殊。網(wǎng)絡信息化檔案管理的形態(tài)就是一種電子信息，這種信息主要是存儲于計算機中。所以在存儲的過程中很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失的問題，并且工作人員對于檔案管理需要重視，避免在管理的過程中出現(xiàn)泄漏問題。計算機在運作的過程中可能會出現(xiàn)故障，導致檔案丟失，這些情況屬于電子檔案的特殊性。所以對于檔案管理人員的技術要求也需要提高，避免出現(xiàn)不必要的損失。

2 網(wǎng)絡信息化檔案管理開發(fā)的要點

信息化的檔案管理需要企業(yè)制定明確的目標，健全管理系統(tǒng)；制定專門的企業(yè)檔案管理計劃，對企業(yè)的檔案進行分類管理，企業(yè)需要結合自身的情況，普及網(wǎng)絡化的檔案管理模式，讓專業(yè)的工作人員進行管理，重視檔案管理的安全性避免造成企業(yè)的損失。

3 網(wǎng)絡信息化檔案管理實際操作中的建議

3.1 提高網(wǎng)絡安全性

為了避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，需要保證計算機網(wǎng)絡的安全性，安裝殺毒軟件以及可靠地防火墻，實時對系統(tǒng)安全進行檢測；企業(yè)對于檔案管理的保密工作一定要重視，檔案管理系統(tǒng)應該設定專業(yè)的工作人員操作，進行維護以及查找工作，避免造成不必要的損失；建立健全公司檔案管理系統(tǒng)的管理機制，要求工作人員系統(tǒng)的進行操作，注意檔案管理系統(tǒng)的操作時間，保證檔案信息的安全性。

3.2 開發(fā)計算機軟件、硬件

網(wǎng)絡信息化檔案的管理與計算機軟件的發(fā)展相輔相成，一體化的檔案管理需要更加成熟的計算機技術來支持，需要對計算機操作系統(tǒng)的安全性以及防護系統(tǒng)及時進行更新，對計算機網(wǎng)絡的信息網(wǎng)絡及時進行更新，確保傳輸過程中不會發(fā)生錯誤。

3.3 建立專業(yè)的管理隊伍

網(wǎng)絡化檔案管理也需要配備專業(yè)的管理人員，需要對檔案管理進行規(guī)范。隨著科技的發(fā)展，電子檔案已經(jīng)是企業(yè)最需要的檔案管理方式，所以管理人員掌握的專業(yè)知識要更加多元化，不僅要熟悉電子檔案的管理模式，還需要能解決電腦故障的人才。所以對于管理人員的專業(yè)要求應當提高，這樣才能讓網(wǎng)絡化信息的管理更加順利的進行。

3.4 提高檔案知識產(chǎn)權的保護意識

企業(yè)的檔案是一個企業(yè)最重要的文件，企業(yè)需要對公司檔案進行保護，避免管理檔案的過程中出現(xiàn)安全問題。企業(yè)在簽訂文件的時候，要確保簽訂方對文件內(nèi)容進行保密，協(xié)議的內(nèi)容不允許泄露給其他人。由于網(wǎng)絡化檔案管理的特殊性，工作人員在管理檔案的時候，可能會出現(xiàn)檔案流失的現(xiàn)象，有很高的風險。所以檔案管理系統(tǒng)一定要設置檔案分級管理權限，不同的工作人員對于檔案的查閱權限也要進行設置，避免檔案丟失或被盜用，減少企業(yè)損失。

4 結語

綜上所述，企業(yè)網(wǎng)絡化檔案管理是目前需要重視開發(fā)的一個項目，實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理可以讓企業(yè)順應時代發(fā)展的潮流，更加穩(wěn)定的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足目前企業(yè)的需求，網(wǎng)絡信息化的檔案管理不但可以減少工作時間，還可以節(jié)約檔案占用的空間，給企業(yè)的發(fā)展帶來很多便利。在網(wǎng)絡化管理檔案的同時，需要配備專業(yè)的檔案管理人員來管理系統(tǒng)，保證檔案管理的安全性，強化工作人員的產(chǎn)權意識，并且在管理的過程中實現(xiàn)數(shù)字化管理，節(jié)約時間，提高企業(yè)的工作效率，推動企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡介

曹同慶（1983-），男，漢族，山東安丘，大專，濰坊市市政公用事業(yè)管理處。