田增光

摘 要：本文從新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀展開(kāi)分析，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新管理理念，提高對(duì)檔案管理的重視程度、利用先進(jìn)的管理方式，加大資金投入量、利用網(wǎng)絡(luò)化手段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)、創(chuàng)新檔案管控機(jī)制，提高信息利用率的有效措施，旨在基于新時(shí)期背景下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理的工作中，創(chuàng)新內(nèi)部控制制度與管理路徑，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期背景；事業(yè)單位；檔案管理；內(nèi)部控制制度

目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，事業(yè)單位迎來(lái)了更多的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的改革逐漸被提升了日程。這就要求相關(guān)的管理人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，不僅做好資料與文件的收集工作，還應(yīng)當(dāng)制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃。因此，在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，要從設(shè)備、管理及各種手段中，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理工作的全面改進(jìn)，緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，制定完善的內(nèi)部控制制度，利用先進(jìn)的信息技術(shù)，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。

1 新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 在檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有合理的利用資源

有些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理中仍然存在瓶頸階段，僅僅保持基本的整理、收集與管理工作，沒(méi)有對(duì)事業(yè)單位的檔案資金進(jìn)行合理的利用。在事業(yè)單位中建立檔案管理制度，就是將資料進(jìn)行匯集，并保證其能夠得到合理的利用。在此過(guò)程中，最重要的部分就是要保證信息的正確性，并為事業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)決策提供參考。但就實(shí)際情況進(jìn)行分析，在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員沒(méi)有合理的利用資源，管理方式較為單一，檔案管理工作一直處于被動(dòng)的狀態(tài)下。

1.2 在檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有規(guī)范化的管理制度

大部分事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理的工作中，對(duì)于管理工作與措施沒(méi)有建立相應(yīng)的管控制度，導(dǎo)致大部分事業(yè)單位管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性，對(duì)于內(nèi)部的資源缺了解，大部分的管理人員認(rèn)為檔案管理僅僅是邊緣性的部門，不需要加大重視力度。因此，通常情況下，事業(yè)單位的管理制度大都不夠健全，沒(méi)有對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)而對(duì)后續(xù)工作開(kāi)展造成影響[1]。

1.3 在檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有對(duì)信息進(jìn)行合理的利用

在事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理制度執(zhí)行流于形式化的問(wèn)題，在進(jìn)行資料外借的過(guò)程中，管理人員根據(jù)相關(guān)的手續(xù)做好了外借的過(guò)程，但是對(duì)于實(shí)際的資料歸還情況缺乏關(guān)注，對(duì)于檔案信息沒(méi)有合理的運(yùn)用，檔案管理人員對(duì)于自身的工作職責(zé)不夠明確。由于大部分事業(yè)單位沒(méi)有建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理人員的工作存在一定隨意性。在進(jìn)行檔案信息管理的過(guò)程中，沒(méi)有緊跟時(shí)代的發(fā)展腳步，導(dǎo)致信息量與工作量加大，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2 新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新管理路徑

2.1 創(chuàng)新管理理念，提高對(duì)檔案管理的重視程度

基于新時(shí)期背景下，提高事業(yè)單位的檔案管理工作不僅能夠提高管理效率，還能夠?yàn)楹罄m(xù)工作的順利開(kāi)展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。首先，對(duì)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，要從各個(gè)渠道出發(fā)，在內(nèi)部加大對(duì)于檔案管理工作的宣傳力度，提高員工的認(rèn)知。另外，要鼓勵(lì)各個(gè)基層的員工大膽的提出意見(jiàn)，將自己對(duì)于檔案管理工作的想法表達(dá)出來(lái)，進(jìn)而將員工的主觀能動(dòng)性發(fā)揮到最大化。另外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員要逐步加大重視程度，對(duì)在檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，逐步營(yíng)造出良好的工作環(huán)境。利用這種方式不僅能夠使全員都參與其中，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新，借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家的成功案例，保證檔案管理工作的順利開(kāi)展。例如，事業(yè)單位可以進(jìn)行建檔方式的創(chuàng)新，逐步構(gòu)建相應(yīng)的電子檔案，不僅能夠?yàn)楣ぷ魅藛T的查閱提供一定的方便，還能夠避免因紙質(zhì)檔案破損產(chǎn)生的損失[2]。

2.2 利用先進(jìn)的管理方式，加大資金投入量

在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)逐步加強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)。政府等相關(guān)部門可以利用多元化的措施，逐步加大對(duì)于檔案管理的資金投入。事業(yè)單位有了充足的資金，就能夠引進(jìn)先進(jìn)的管理制度，使員工能夠在實(shí)踐的管理過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，還能夠?yàn)殚_(kāi)展全面檔案管理工作的創(chuàng)新打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。也就是說(shuō)，檔案工作人員要合理的利用信息技術(shù)，提高實(shí)際操作能力，不僅能夠提高效率，還能夠減少工作人員的壓力。由于事業(yè)單位的檔案數(shù)據(jù)級(jí)別較高的資料內(nèi)容，需要經(jīng)過(guò)工作人員的審核工作，并進(jìn)行查找歸檔，針對(duì)于重要程度較低的檔案資料，單位可以將其制作為電子文檔并進(jìn)行保存；但是對(duì)于重要程度較高的檔案資料，相關(guān)的管理人員務(wù)必要反復(fù)核實(shí)，并手動(dòng)備份與電子備份，進(jìn)而為后期的文檔鑒定工作提供重要的依據(jù)[3]。最后，在進(jìn)行檔案管理工作保密性工作的同時(shí)，要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行合理的利用。將事業(yè)單位的檔案管理工作為基礎(chǔ)，通過(guò)總結(jié)實(shí)際的管理經(jīng)驗(yàn)，保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性。

2.3 利用網(wǎng)絡(luò)化手段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，基于新時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理人員需要同先進(jìn)的信息技術(shù)，逐步推動(dòng)單位檔案管理的信息化進(jìn)程。例如，針對(duì)于傳統(tǒng)的手記筆錄的方式進(jìn)行檔案的歸檔，在后續(xù)的查找工作中會(huì)遇到不方便的問(wèn)題。一些機(jī)構(gòu)單位已經(jīng)開(kāi)始利用光盤技術(shù)、聲像技術(shù)進(jìn)行檔案的入檔工作，并對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔管理，利用輸入指定信息的方式，使相關(guān)的管理人員能夠及時(shí)找到檔案。利用這種方式有效提高了檔案文件中重要資源的利用價(jià)值。合理的利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在對(duì)重要性文件進(jìn)行存檔管理的過(guò)程中，可以設(shè)置文件機(jī)密性保護(hù)機(jī)制，從檔案管理與保密方面進(jìn)行存檔，保證檔案管理的實(shí)效性。另外，在事業(yè)單位內(nèi)部建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)資料進(jìn)行數(shù)字化歸檔，并安排專門的工作人員進(jìn)行管理，并對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)與查詢工作，進(jìn)而為后續(xù)工作的開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)，推動(dòng)事業(yè)單位的戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)。

2.4 創(chuàng)新檔案管控機(jī)制，提高信息利用率

基于新時(shí)期背景下，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，建立完善的檔案管理機(jī)制，對(duì)于檔案管理工作的創(chuàng)新有著直接的關(guān)系。在制定管理機(jī)制的過(guò)程中，不僅要符合國(guó)家的基本法律法規(guī)，還要在具備廣泛平等性的基礎(chǔ)上，對(duì)內(nèi)部的員工進(jìn)行強(qiáng)力的約束，避免檔案管理工作流于形式化[4]。另外，能夠在一定程度上滿足員工的實(shí)際利益需求，可以由員工進(jìn)行自我討論，保證管理機(jī)制的靈動(dòng)性，便于制度的創(chuàng)新與改革。其次，在進(jìn)行檔案管理機(jī)制的完善過(guò)程中，要具體落實(shí)到各項(xiàng)工作中，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)檔案管理工作人員的工作行為進(jìn)行約束，并將員工的主觀能動(dòng)性發(fā)揮到最大化，還能夠保證檔案管理工作的安全性，為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供重要依據(jù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，加強(qiáng)檔案管理工作，對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有決定的作用，這就對(duì)于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員提出了更加嚴(yán)格的要求，不僅要在思想中提高重視程度，還要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況，創(chuàng)新解決方式與思路，進(jìn)而為事業(yè)單位的檔案管理工作順利開(kāi)展打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。當(dāng)然，事業(yè)單位只有最好本質(zhì)的管理工作，利用科學(xué)化與信息化的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)中存在的不足，健全管理體系，在一定程度上提高管理工作的質(zhì)量，推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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