錢煒

摘 要：接收和管理高校畢業(yè)生的檔案，是地方人才交流服務(wù)中心一項平凡而又重要的工作，隨著每年高校畢業(yè)生人數(shù)不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態(tài)，地方人才中心不僅接收的檔案數(shù)量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務(wù)工作也面臨著很多新的問題。在新環(huán)境下，人才交流服務(wù)中心只有與時俱進(jìn)，更積極地思考如何完善學(xué)生檔案的管理、如何提高工作效率、如何改變服務(wù)理念，才能為畢業(yè)生們提供更好更優(yōu)的服務(wù)，更好地滿足服務(wù)對象的需求，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；服務(wù)；思考

人才交流服務(wù)中心有一項平凡而又重要的工作，那就是接收和管理高校畢業(yè)生的檔案，并隨時為他們提供檔案轉(zhuǎn)遞、查閱、材料歸檔等服務(wù)。隨著每年高校畢業(yè)生人數(shù)的不斷增加，檔案接收量呈遞增狀態(tài)，檔案轉(zhuǎn)遞量變動不大，少數(shù)畢業(yè)生考研，多數(shù)畢業(yè)生畢業(yè)后忙于擇業(yè)和就業(yè)，因考研、工作、落戶而轉(zhuǎn)檔的畢業(yè)生只是其中一部分，還有相當(dāng)一部分沒有確定就業(yè)方向的高校畢業(yè)生和用人單位無需調(diào)檔的高校畢業(yè)生的檔案也就無處安放，只能存放在人才交流服務(wù)中心進(jìn)行管理。因此，人才中心不僅接收的檔案數(shù)量不斷遞增、工作量加大，而且管理服務(wù)工作也面臨著很多新的問題。在新環(huán)境下，人才交流服務(wù)中心只有與時俱進(jìn)才能滿足服務(wù)對象的需求，同時，更需要積極思考如何完善學(xué)生檔案的管理、提高工作效率、改變服務(wù)理念，為畢業(yè)生們提供更好更優(yōu)的服務(wù)等問題。

一、海安人才交流服務(wù)中心檔案工作現(xiàn)狀

近年來，海安人才交流服務(wù)中心每年接收高校畢業(yè)生檔案及其他（人事）檔案5000份左右，2016年接收檔案5200多份，2017年接收檔案5300多份，2018年接收檔案5500多份，檔案接收量逐年遞增；每年轉(zhuǎn)出檔案在1000份左右；每年高校畢業(yè)生就業(yè)鑒定1500余人次。隨著我市高校畢業(yè)生人數(shù)的不斷增加，大部分學(xué)生的檔案由高校陸續(xù)轉(zhuǎn)至我中心，使得人才中心接收的檔案數(shù)量不斷增加，工作量也進(jìn)一步加大。

二、畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作存在的問題

1.專業(yè)檔案管理工作人員配備不足。根據(jù)國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求每千卷要有一名檔案管理人員專門負(fù)責(zé)，絕大多數(shù)檔案管理崗位遠(yuǎn)達(dá)不到配備標(biāo)準(zhǔn)。每年大學(xué)畢業(yè)生的人數(shù)不斷增加，檔案數(shù)量也隨之增多，導(dǎo)致檔案管理人員嚴(yán)重不足，一個人往往要承擔(dān)十幾個人的工作量，人均工作量明顯加重，影響到檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

2.被棄檔案管理難度大。隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，加上年輕人思維活躍，就業(yè)流動率增大，給人才中心的高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來一定的壓力。一方面，大部分學(xué)生畢業(yè)時檔案被直接轉(zhuǎn)到生源所在地，而很多學(xué)生并未回本地就業(yè)，且工作單位不需要檔案，造成檔案長時間棄置。另一方面，一部分畢業(yè)生將檔案轉(zhuǎn)到人才中心后辦理了報到手續(xù)，但之后對個人檔案就不再過問，致使檔案管理人員無法進(jìn)行信息更新，久而久之，這些被遺棄、長期無人問津的檔案，給檔案管理人員工作的開展帶來一定的難度。

3.信息化程度不高。傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案和新接收的未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案都是紙質(zhì)的，檔案管理主要靠人工分類、整理、錄入系統(tǒng)、存檔入庫。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案信息數(shù)量與日俱增的管理需要，而隨著人員流動性逐漸增多，管理紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)人檔分離的情況，紙質(zhì)檔案的異地化管理造成大量時間、人力以及費(fèi)用的浪費(fèi)，從而影響工作效率。隨著時代的發(fā)展，科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，大大提升了工作效率和質(zhì)量。那就人才交流中心檔案管理來說，紙質(zhì)檔案要進(jìn)行信息化管理，就要把紙質(zhì)的檔案全部進(jìn)行電子掃描并電子化，信息化程度還存在一定差距，無法滿足日益增加的檔案資料和社會發(fā)展的需求，也無法保證檔案管理信息化達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。

4.檔案意識淡薄。在檔案流轉(zhuǎn)過程中，一方面由于一些用人單位要求報到時間較短，檔案接收方為圖方便要求讓本人自帶檔案，這樣是違反相關(guān)檔案管理規(guī)定的；另一方面有些學(xué)校檔案管理不夠嚴(yán)格，讓學(xué)生私自帶走檔案，有些畢業(yè)生忙于學(xué)習(xí)和工作，讓他人代辦檔案轉(zhuǎn)接手續(xù)，由于代辦人不懂檔案管理要求，甚至有些代辦人出于好奇私自拆封檔案，導(dǎo)致檔案無法歸檔。另外，針對極個別偏遠(yuǎn)地區(qū)的應(yīng)屆畢業(yè)生，如新疆、西藏、內(nèi)蒙、海南、青海的極少數(shù)生源，在畢業(yè)生與學(xué)校溝通無果的情況下，為了減化學(xué)生的辦事流程，也只能視檔案情況接收。

三、畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作的幾點(diǎn)體會和建議

1.及時補(bǔ)充管理人員，夯實(shí)檔案管理隊伍?；鶎尤瞬沤涣鞣?wù)中心的檔案工作瑣碎而繁雜，日常檔案管理工作量較大，但人員編制偏少，檔案管理員幾乎把所有的時間都放在檔案室，加之檔案庫房的陳舊給檔案管理員的工作更增加了難度。針對以上問題，我認(rèn)為應(yīng)該盡可能增加檔案管理人員，擴(kuò)大管理人員隊伍，把專業(yè)對口、懂業(yè)務(wù)、有經(jīng)驗(yàn)的人員補(bǔ)充到檔案管理工作崗位上來。同時，加強(qiáng)管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案管理知識和先進(jìn)的檔案管理理念，不斷提高他們的業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平，多給檔案管理人員創(chuàng)造外出學(xué)習(xí)和參觀的機(jī)會，學(xué)習(xí)兄弟單位好的經(jīng)驗(yàn)和做法，開闊他們的視野，進(jìn)一步夯實(shí)檔案管理隊伍，提高檔案管理服務(wù)工作水平。

2.健全檔案管理制度，規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞流程。建立健全檔案調(diào)入和調(diào)出制度、存放制度、人事代理制度等各種管理制度，細(xì)化到各部門和個人，明確分工。檔案流轉(zhuǎn)的管理是畢業(yè)生檔案管理中一個關(guān)鍵組成部分，在管理過程中有必要對檔案進(jìn)行分類管理，可以對檔案進(jìn)行分類管理、專人負(fù)責(zé)，按照相關(guān)規(guī)定和程序辦理檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出手續(xù)，在程序上嚴(yán)格把關(guān)，按程序辦事，缺少任何一個環(huán)節(jié)都不予以轉(zhuǎn)出。同時，應(yīng)不定期對檔案室的檔案進(jìn)行梳理，加強(qiáng)對被棄檔案的管理，分配專職人員對被棄檔案及時進(jìn)行清理分類，并加強(qiáng)檔案相關(guān)管理和流程的宣傳，提高全民對檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識。

3.認(rèn)清檔案管理的重要性，加強(qiáng)信息化管理。檔案管理工作是一項繁雜而瑣碎的工作，同時也是一項責(zé)任重大的工作，它記載著存檔人成長的每一步。加強(qiáng)檔案電子化過程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，把畢業(yè)生檔案逐一錄入電腦，日常的管理工作如檔案的調(diào)入轉(zhuǎn)出、檔案材料的增減等全部在電腦上完成，做到所有的檔案資料在電腦上都能一目了然。檔案管理的信息化，有利于檔案統(tǒng)一管理，既能節(jié)約時間又可以減少不必要的程序，在可能的情況下，加大資金投入，引進(jìn)更先進(jìn)的管理軟件，使檔案管理更科學(xué)更系統(tǒng)，使檔案管理工作更高效，對提高服務(wù)質(zhì)量起到推動作用，也可以為畢業(yè)生檔案管理提供更有效更便捷的途徑。

高校畢業(yè)生檔案管理是人才交流服務(wù)中心管理工作的重要組成部分，做好畢業(yè)生檔案管理服務(wù)工作對大學(xué)生就業(yè)和擇業(yè)具有重要意義，這就要求檔案工作人員在日常管理的過程中，要牢固樹立為民服務(wù)的意識，保持高度的自覺性，多學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提升檔案信息化管理素質(zhì)，不斷更新檔案管理理念。

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