王文新

【摘 要】如今檔案信息化建設(shè)正處于突飛猛進(jìn)的階段，其發(fā)展?jié)摿κ怯心抗捕玫?，但同時，我們也必須清晰地認(rèn)識到現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的明顯的問題和不足，只有解決好這些問題，才能保證檔案信息化建設(shè)的完整性，不斷提高檔案管理的水平。以下就目前檔案管理中存在的一些問題，進(jìn)行詳細(xì)的闡釋，提出關(guān)于檔案信息化建設(shè)和檔案管理的幾點思考，供相關(guān)人員參考。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理；幾點思考

隨著科技的進(jìn)步，我國的社會也已經(jīng)逐漸由工業(yè)化時代進(jìn)入到了信息數(shù)據(jù)時代。作為信息的載體，檔案中包含很多信息，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的模式已經(jīng)逐漸被社會淘汰。為了在信息化時代能夠更好地為生活生產(chǎn)服務(wù)，因此我們必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，采取一定的管理措施，不斷加快我國的檔案信息化建設(shè)的腳步。

一、檔案信息化建設(shè)的具體內(nèi)容概述

（一）服務(wù)意識

檔案信息化建設(shè)首先需要提高檔案管理人員的服務(wù)意識。檔案的管理是加速社會文化發(fā)展的重要動力，檔案人員需要具備相應(yīng)的服務(wù)意識，才能夠服務(wù)于大眾，服務(wù)社會。檔案的信息化建設(shè)需要在深度和廣度上進(jìn)行改革，廢除傳統(tǒng)的單一的管理模式，從而滿足檔案管理發(fā)展的需要。不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識，從理論和實踐方面提高檔案管理人員的素質(zhì)，激發(fā)檔案管理人員的工作動力。

（二）硬件設(shè)施

檔案管理的信息化建設(shè)首先需要從硬件設(shè)施進(jìn)行改革，硬件設(shè)施是檔案管理工作能夠開展的前提要素，如果不能保障硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管理的質(zhì)量也會受到影響。檔案管理的硬件設(shè)施包括計算機(jī)、存儲區(qū)域、數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)等，這些組成了檔案管理的支撐平臺。

（三）管理水平

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵是提高檔案管理水平，檔案管理水平的提升也是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。在科技信息迅猛發(fā)展的今天，檔案管理中高新科技出現(xiàn)的越來越多。目前常見的管理模式就是電子化檔案管理，電子化檔案管理模式使得經(jīng)濟(jì)飛速進(jìn)步，也不斷促進(jìn)檔案管理邁向更高的階層。除此之外，檔案的管理水平提高還包括對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行不斷地創(chuàng)新擴(kuò)展，不斷豐富檔案管理內(nèi)容，不斷提高檔案管理的管理水平，對社會的進(jìn)步起到更好的促進(jìn)作用。

二、檔案管理信息化的運用現(xiàn)狀

（一）管理員綜合素質(zhì)不高

目前由于一些單位的檔案管理人員對檔案的管理工作未進(jìn)行深入的了解，導(dǎo)致絕大多數(shù)的檔案管理工作還是按照最傳統(tǒng)的方法開展。相比較于專業(yè)的檔案管理人員，缺乏先進(jìn)的理論實踐知識，較少掌握先進(jìn)的檔案管理方法，未能意識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。除此之外，部分檔案管理人員缺乏對檔案管理工作的熱情，不思進(jìn)取，不擅于主動學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理方法。所以，目前的檔案管理人員資質(zhì)不足。

（二）檔案檢索效率不高

雖然檔案的檢索已經(jīng)不斷趨向自主化，但目前仍有很多單位還是采用的傳統(tǒng)的信息檢索手段，一般采用效率較低的人工檢索手段。人工檢索不僅效率較低，而且對于經(jīng)驗豐富的檔案管理人員也需要一定的時間才能夠正確檢索。雖然很多單位在原有的檢索方式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，編制出新的檢索工具，但在效率上還是無法追趕信息化檔案管理模式。

（三）重視程度不夠

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展進(jìn)步，不少單位都已引進(jìn)檔案信息化管理模式，但是實際的運行效果卻并不是那么理想。最主要的原因是單位的檔案管理人員對檔案信息化管理的重視程度并不高，不能充分認(rèn)識到檔案管理的便利性和重要性，對于很多檔案未能及時進(jìn)行歸檔處理，從而導(dǎo)致了信息的遺漏。由于很多單位的檔案管理人員不是善于接受新事物的年輕人，思想模式較為陳舊，對檔案的管理仍然堅持紙質(zhì)檔，人工操作，不能意識到網(wǎng)絡(luò)處理的方便和準(zhǔn)確，對檔案的信息化管理起不到促進(jìn)作用。

（四）檔案管理信息資源缺乏整合與長遠(yuǎn)規(guī)劃

目前，部分檔案管理部門缺乏長久規(guī)劃，缺乏信息資源整合的意識，不具備科學(xué)有效的管理辦法，對于檔案的信息化建設(shè)還停留在基本的目錄錄入工作，依賴網(wǎng)絡(luò)和信息化的保管形式，在最近幾年未能得到實質(zhì)性的進(jìn)展。此外，對于檔案的管理信息，未能做到資源整合，導(dǎo)致開發(fā)的信息資源未能做到與互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)實時共享，檔案的管理局面呈現(xiàn)出分散的狀態(tài)。

三、檔案管理信息化的完善措施

（一）積極壯大檔案信息管理隊伍

檔案信息化管理若要發(fā)展壯大，需要優(yōu)秀的專業(yè)團(tuán)隊和高水平的管理專業(yè)人才，因此，我們需要重視檔案信息化管理隊伍人員的選拔、培訓(xùn)和考核工作，制定科學(xué)合理的競爭篩選機(jī)制，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心和進(jìn)取心，同時，從專業(yè)知識和管理電子文件、檔案等方面加大培訓(xùn)的力度，提高管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識，不斷提高檔案信息管理的安全性和完整性。

（二）優(yōu)化管理手段

為確保檔案管理工作能夠順利高效的開展，需要不斷提高對信息的管理手段。主要體現(xiàn)在：其一，健全管理制度。檔案管理制度的制定可以讓管理工作有依有據(jù)，避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理規(guī)章制度，有利于提高管理效率。其二，改變管理模式。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)逐漸被社會淘汰，不能滿足時代的發(fā)展，掌握對已知檔案信息進(jìn)行管理分類，是目前管理方式的重點。

（三）提高檔案管理技術(shù)支持與資金保證

在目前的檔案管理信息化建設(shè)階段，對檔案管理的技術(shù)和資金保證提出了新的要求。需要不斷完善檔案管理的信息化建設(shè)，保證檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展。不斷增強(qiáng)檔案管理信息化技術(shù)，對檔案管理的訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，保證檔案管理的安全性。對檔案信息化建設(shè)進(jìn)行資金預(yù)算，對建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)合理的管理。

（四）提高從業(yè)人員的素質(zhì)

從業(yè)人員的素質(zhì)決定了行業(yè)的水準(zhǔn)。在進(jìn)行檔案管理人員的聘用時，需要結(jié)合實際工作需要，選擇優(yōu)秀的綜合性人才。

首先，專業(yè)對口性，不了解行業(yè)的人看來，檔案管理工作就是簡單的對檔案進(jìn)行分類整理，登記存檔。但實際上，隨著檔案的信息化建設(shè)，從業(yè)人員在計算機(jī)的能力上有了更多的要求，需要從業(yè)者能熟練運用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的存儲、修改、統(tǒng)計等操作，因此從業(yè)者最好具有專業(yè)對口性。

其次，適應(yīng)競爭機(jī)制，合適的管理競爭機(jī)制能夠激發(fā)管理人員工作的積極性，為崗位招募合適的從業(yè)人才，健全激勵機(jī)制，具備適應(yīng)競爭機(jī)制的能力。

再者，學(xué)習(xí)能力，隨著時代的進(jìn)步，行業(yè)也處于更新?lián)Q代的時代，管理人員只有不斷學(xué)習(xí)，充實自己，才能適應(yīng)社會的進(jìn)步，滿足檔案管理人才的需求。因此具備學(xué)習(xí)能力對行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)十分重要。

四、結(jié)語

總之，隨著對檔案信息化建設(shè)的不斷完善，現(xiàn)階段的檔案管理方式更加高效，不僅相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式節(jié)省了大量的人力、物力，同時也降低了很大經(jīng)濟(jì)成本。雖然目前的檔案信息化管理的運用尚未達(dá)到最理想的狀態(tài)，但隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展壯大，檔案的信息化管理是不可阻擋的發(fā)展趨勢，相較于傳統(tǒng)的手工檢索等方式，檔案的信息化管理會更加安全、高效。

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