石燕

摘 要 本文分析了辦公室行政事務(wù)管理工作的內(nèi)涵和特性，以及現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理工作面臨的困境，在此基礎(chǔ)上研究了辦公室行政事務(wù)管理工作效果提升的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 辦公室 行政事務(wù)管理工作

在企業(yè)內(nèi)部，辦公室是一個(gè)綜合、系統(tǒng)、全面的辦事機(jī)構(gòu)，是進(jìn)行企業(yè)文化宣傳、協(xié)調(diào)各個(gè)部門工作和對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持的關(guān)鍵部門。可以說，辦公室在企業(yè)發(fā)展和變革中的重要性和地位是不言而喻的。在現(xiàn)代企業(yè)制度推行、社會(huì)發(fā)展速度加快的時(shí)代背景下，辦公室已經(jīng)逐漸地發(fā)展成為了一個(gè)綜合性服務(wù)管理機(jī)構(gòu)，并有向企業(yè)核心層靠攏的趨勢。但是，從實(shí)際工作開展情況來看，辦公室行政事務(wù)不可避免地受到環(huán)境因素的影響，并遭遇到或多或少的管理困境。為此，相關(guān)人員需要思考如何去解決行政事務(wù)管理之中的現(xiàn)存困境。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作概述

首先，我們要對(duì)辦公室行政事務(wù)管理的概念進(jìn)行界定。在日常行政性事務(wù)處理之中，辦公室是一個(gè)不容忽視的場所和地點(diǎn)，為企業(yè)運(yùn)營和發(fā)展之中各個(gè)部門的樞紐和紐帶，能夠在企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營決策的制定之中起到基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)支撐作用。在現(xiàn)代企業(yè)制度逐步深入人心的階段，辦公室已經(jīng)發(fā)展成為企業(yè)內(nèi)部重要的職能部門，對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)、經(jīng)濟(jì)利益獲取和市場地位提升均有重要影響。

總的來說，辦公室行政事務(wù)管理具有如下特征：

（一）服務(wù)性

辦公室行政事務(wù)管理是為企業(yè)愿景和長遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)的，因此其日常服務(wù)對(duì)象大多為企業(yè)高級(jí)管理層，可以說辦公室管理天然地帶有服務(wù)性屬性，日常需要處理大量繁雜的事務(wù)性工作，其工作牽涉到的部門也極其廣泛，需要隨時(shí)隨地和各個(gè)部門保持緊密的聯(lián)系。如何針對(duì)雜亂、無序、繁雜的事項(xiàng)進(jìn)行有序穩(wěn)定的管理是每一個(gè)辦公室工作人員都要時(shí)刻思考的問題;與此同時(shí)，大量、繁復(fù)的行政事務(wù)性工作也使得工作開展面臨很大的困難。

（二）助手性

辦公室需要對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部署的任務(wù)予以科學(xué)合理的實(shí)施，進(jìn)而有效、穩(wěn)定地維護(hù)企業(yè)經(jīng)營秩序。首先，辦公室工作起到輔助領(lǐng)導(dǎo)的重要作用，一方面能夠?yàn)槠髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)工作、提供翔實(shí)的文件資料;另一方面則可以大幅度降低領(lǐng)導(dǎo)工作壓力。在長期的實(shí)踐和沉淀之后，辦公室行政事務(wù)管理部門應(yīng)當(dāng)成為企業(yè)信息的匯聚地。其次，辦公室工作能夠起到參謀的重要作用，辦公室行政事務(wù)管理工作能夠在第一時(shí)間內(nèi)了解到公司基層員工的想法，在上傳下達(dá)和意見溝通上能夠起到至關(guān)重要的作用。再次，辦公室行政事務(wù)性工作可以起到文化宣傳的作用，可以說辦公室是一個(gè)企業(yè)文化的匯聚和凝聚，是企業(yè)進(jìn)行文化宣傳的重要窗口，也是企業(yè)對(duì)外溝通的關(guān)鍵所在。從某種情況來講，辦公室行政事務(wù)性工作決定了企業(yè)未來的發(fā)展方向，需要在執(zhí)行企業(yè)決策的過程中引起全體員工的認(rèn)同和理解。

二、辦公室行政事務(wù)管理工作弊端闡述

（一）主動(dòng)與被動(dòng)協(xié)調(diào)的矛盾

鑒于辦公室行政事務(wù)性工作本身是一種服務(wù)屬性的工作，其在日常工作開展中需要?jiǎng)討B(tài)、即時(shí)地發(fā)現(xiàn)自身問題并采取針對(duì)性措施予以解決，堅(jiān)決不能放任問題惡化和累積。同時(shí)，辦公室行政事務(wù)性工作在開展過程中還要兼顧領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)下的心理狀態(tài)和管理意圖，以便鎮(zhèn)定自若、游刃有余地應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的要求，并對(duì)自身變革和改革的方向有更加清晰的認(rèn)知，進(jìn)而循序漸進(jìn)地提升自身工作效率。但是，從目前的實(shí)際情況來看，具備戰(zhàn)略目光的辦公室可謂鳳毛麟角，大部分行政事務(wù)管理工作都停留在眼前利益的獲取上，也沒有和其他部門的工作形成妥善的協(xié)調(diào)機(jī)制。

（二）大局和小局權(quán)衡的矛盾

辦公室的行政事務(wù)管理工作是為企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和決策支持的部門，協(xié)調(diào)成為其日常工作中必須要思考和考慮的一個(gè)重要方面。從這一層面來看，辦公室行政事務(wù)管理工作和其他工作存在本質(zhì)上的區(qū)別。新時(shí)期，辦公室行政事務(wù)管理工作要有效發(fā)展，首先要解決的是大局和小局之間的權(quán)衡問題。但是，辦公室在實(shí)際工作中往往被繁雜的事務(wù)性工作迷花了眼，缺乏對(duì)主要發(fā)展矛盾的解決和處理，最終陷入本末倒置的工作狀態(tài)。

（三）“過”和“不過”之間平衡的矛盾

在實(shí)際工作中，辦公室行政事務(wù)管理工作還需要積極履行職責(zé)的分配和策劃問題，進(jìn)而為企業(yè)的決策和領(lǐng)導(dǎo)提供的數(shù)據(jù)支撐和技術(shù)支撐。在實(shí)際工作開展中，辦公室行政事務(wù)管理部門很少對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行清晰的職責(zé)劃分，對(duì)自身的工作界限也沒有清晰的認(rèn)知，工作越位和工作缺位的現(xiàn)象同時(shí)存在。

三、辦公室行政事務(wù)管理工作對(duì)策分析

（一）提升工作人員服務(wù)意識(shí)

辦公室行政事務(wù)管理人員要對(duì)自己的本職工作有一個(gè)清晰的認(rèn)知，在工作中堅(jiān)持服務(wù)和端正的態(tài)度，提升自身服務(wù)各個(gè)部門的能力，以良好的心態(tài)應(yīng)對(duì)日常繁雜的工作內(nèi)容，養(yǎng)成兢兢業(yè)業(yè)、逐步攻堅(jiān)的工作習(xí)慣，并在這個(gè)過程中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和積累，找到適合辦公室行政事務(wù)工作開展的最佳模式。

（二）開展行政事務(wù)管理監(jiān)督

監(jiān)督工作是為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息支持的前提和基礎(chǔ)。在新的歷史條件下，辦公室行政事務(wù)管理工作要從提升工作執(zhí)行力度、樹立各級(jí)黨委權(quán)威的方式來提升工作威信力和可靠性，將工作精力和重點(diǎn)向服務(wù)督查傾斜。行政督查管理之中，要注重各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)和溝通，保證各個(gè)部門都能夠心甘情愿地接受辦公室行政事務(wù)管理工作模式。辦公室行政事務(wù)工作在新時(shí)期要實(shí)現(xiàn)對(duì)員工、基層和領(lǐng)導(dǎo)的三重服務(wù)，這意味著其需要時(shí)刻對(duì)常規(guī)的工作思路和工作思維進(jìn)行挑戰(zhàn)，積極地拓展管理和服務(wù)的范圍，將解決基層發(fā)展困境和為企業(yè)發(fā)展服務(wù)作為一切工作開展的出發(fā)點(diǎn)。

（三）構(gòu)建良好的培訓(xùn)機(jī)制

第一，積極組織各種各樣的學(xué)習(xí)活動(dòng)，讓辦公室行政管理人員可以接觸到最新的行政管理知識(shí)，進(jìn)而提升他們的工作能力和服務(wù)企業(yè)的能力。

第二，要構(gòu)筑辦公室行政事務(wù)管理人員共享學(xué)習(xí)平臺(tái)，通過現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)對(duì)辦公室行政事業(yè)管理人員的思想狀況予以動(dòng)態(tài)把握，了解他們的職業(yè)發(fā)展動(dòng)向和職業(yè)需求，把握其心理動(dòng)態(tài)，積極地進(jìn)行人力資源配置的優(yōu)化，將行政事業(yè)工作人員的工作潛力激發(fā)出來。

第三，提升工作人員智力能力。辦公室行政事務(wù)管理人員為企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門職工服務(wù)，需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的經(jīng)營計(jì)劃、戰(zhàn)略任務(wù)、資源分配重點(diǎn)隨時(shí)調(diào)整自己的工作模式，這就對(duì)其智力能力提出了較高的要求。與此同時(shí)，企業(yè)行政事務(wù)性管理人員還要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)自身的發(fā)展性眼光和戰(zhàn)略性眼光，以辯證和客觀的視角來看待工作之中存在的問題，提升對(duì)工作的把控力和預(yù)見力。除此之外，辦公室行政事務(wù)管理人員還要提升自身的人際交往能力和協(xié)調(diào)能力，與其他部門之間的工作人員形成融洽的工作氛圍，將部門打造成為一個(gè)良好的管理團(tuán)隊(duì)。

（四）創(chuàng)新管理模式

在辦公室行政事務(wù)管理過程中，人是最重要的、最活躍的因素，在工作變革過程中起到直接的影響作用。為此，在辦公室行政事務(wù)管理之中，首先要構(gòu)建科學(xué)合理的管理模式，用以引導(dǎo)員工規(guī)范工作流程和工作行為。在行政事務(wù)管理工作開展之中，要始終堅(jiān)持人本思想，將職工的工作熱情和工作積極性的激發(fā)作為工作宗旨，為員工個(gè)人職業(yè)生涯提供長久規(guī)劃，使其對(duì)企業(yè)產(chǎn)生歸屬感和依賴感，進(jìn)而為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

（五）開展辦公室行政事務(wù)信息化管理

在市場經(jīng)濟(jì)逐步深入，市場經(jīng)濟(jì)逐步步入到攻堅(jiān)時(shí)期之后，企業(yè)之間的競爭態(tài)勢愈加激烈。從時(shí)代發(fā)展需求的角度來看，辦公室行政事務(wù)工作成效的提升在很大程度上依賴信息技術(shù)的運(yùn)用程度。信息化技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)⑥k公室行政事務(wù)管理人員從繁重的事務(wù)性工作中解脫出來，使其有時(shí)間去思考和探索為企業(yè)提供更加全面信息的機(jī)會(huì)，為企業(yè)未來的發(fā)展提供更具備適應(yīng)性的環(huán)境。另外，辦公室行政事務(wù)管理部門還需要通過內(nèi)部管理制度的完善和內(nèi)部控制制度的實(shí)施來對(duì)分公司經(jīng)營狀況和發(fā)展?fàn)顩r的把控，進(jìn)而提升企業(yè)整體的運(yùn)營能力和管理能力，為集團(tuán)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供最大的支持。

總而言之，作為企業(yè)內(nèi)部看似基礎(chǔ)性但是作用非凡的部門，辦公室行政事務(wù)性管理工作要從信息化建設(shè)、人員素質(zhì)培養(yǎng)、提升服務(wù)意識(shí)和完善工作流程等視角進(jìn)行工作創(chuàng)新，構(gòu)建良好的行政事務(wù)性工作局面和氛圍。

（作者單位為金堆城鉬業(yè)集團(tuán)有限公司）

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