葉淑賢

作為高校日常工作事務和國家人事檔案的重要組成部分，高校學生檔案真實和全面地記錄著大學生在校期間的學習實踐、日常表現(xiàn)及能力考核等內(nèi)容，是步入職場后用人單位在選拔和聘用人才方面的重要憑證。因此，重視并加強高校學生檔案管理工作十分有必要，然而當前高校學生檔案管理仍存在著制度不健全等諸多問題，本文就此展開分析指出當前制約高校學生檔案管理水平提高的主要因素，并對此提出了相應的解決路徑。

高校學生檔案記載的內(nèi)容不但包括了學生的簡歷、成績報告以及鑒定評價，還涵蓋了學生的健康體檢表、獎懲記載等，作為學生高校生活的記錄和教學活動及社會實踐的衍生物，高校學生檔案管理在現(xiàn)階段因為基礎條件不夠完善，管理人員不夠充足，管理工作缺乏專業(yè)性，使得學生檔案的材料過于簡單，缺乏全面的材料使得利用率大打折扣。現(xiàn)今，企業(yè)用人單位愈發(fā)重視學生在高校時期的能力評價，所以本著對學生負責的原則，高校學生檔案管理者要針對現(xiàn)存的問題進行思考和分析，尋求最為適當?shù)慕鉀Q策略。

一、高校學生檔案管理存在的問題

首先，我國大部分高校在學生檔案管理工作上還沒有實現(xiàn)閱檔室、干部檔案人員辦公室以及檔案庫房的單獨設置。諸如庫房面積、防火防潮能力等安全設施未能達標。基礎條件較差加上管理人員普遍不是檔案管理相關專業(yè)出身，管理手段滯后，對學生需要歸檔的材料不具備應有的鑒別能力，使得實際的檔案收集與整理工作較為隨意。

其次，未能建立健全的高校學生檔案管理機制。就當今高校學生管理檔案實際而言，主要采取兩種方式開展工作，要么將學生的檔案置于學生處存放或者在校檔案室進行統(tǒng)一的管理，要么以院系為單位，實行檔案的分散管理。一旦無法實現(xiàn)“三室分開”的檔案管理要求，在學生畢業(yè)時再轉交檔案，就會出現(xiàn)檔案材料無法及時歸檔的問題，給學生畢業(yè)就業(yè)帶來一定的負面影響。

最為重要的一點在于，檔案意識的淡薄導致檔案內(nèi)容過于單一，使得當前高校學生檔案并不能很好地反映出學生的真實情況。檔案信息量少，檔案材料過時，檔案內(nèi)容缺乏參考價值等，不少高校檔案管理工作對檔案知識的普及和宣傳力度較弱，這就令高校學生檔案的重要性有所削減。學生和檔案管理者不能實實在在認識到高校學生檔案與人事檔案間的重要關系，忽視了學生檔案在之后轉化成人事檔案時對學生個人職業(yè)生涯構成的影響力，這就不利于日后人事檔案的歸檔和整理。

二、改善高校學生檔案管理水平的對策

提高高校學生檔案管理的水平，要立足實際，具體問題具體研究，采取合理的舉措，就癥結所在進行優(yōu)化，增強檔案內(nèi)容的全面性和使用價值。建立健全的高校學生檔案管理機制，要從主觀和客觀上改善基礎條件。提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平，普及檔案管理知識，可以利用現(xiàn)代信息技術的優(yōu)勢，借助高科技的管理設備和軟件以有效改善當前高校學生檔案管理工作中存在的不足。具體來說，可從以下幾點來嘗試提升現(xiàn)今管理工作中的不足。

（一）加強檔案管理的思想教育工作，強化師生的檔案意識

意識對行為往往具有一定的導向作用，檔案意識的培養(yǎng)和強化能從思想主觀層提升檔案管理的水平。高校入學之初，學生作為檔案管理的主體，應當對檔案的基本內(nèi)容與相關的管理規(guī)范等有一定程度的熟悉和認知，幫助學生養(yǎng)成檔案意識，有利于學生對學生檔案樹立認真和嚴肅的態(tài)度。這樣，在日常的學習生活中，不但能對檔案管理提供充足的材料，更能有所側重地改善自己的不足，提高自我約束的能力。同時，老師及管理工作員通過開展與檔案管理相關的培訓工作，邀請業(yè)內(nèi)專家來校開展交流講座學習來從思想上強化其檔案意識、管理水平和職業(yè)道德等，為學生發(fā)展等提高更好的服務。并且高校還要注重加強檢查和監(jiān)督學生檔案管理工作中的細節(jié)，將管理職責與適當?shù)莫剳涂冃Э己藱C制結合，一方面是提升管理水平的有力措施，另一方面是滿足學生檔案全面性和真實性應當具備的基本要求。

（二）利用現(xiàn)代技術，強化檔案管理的信息化水平

高科技有效的彌補了學生檔案工作中因為較差的基礎條件造成的管理工作的缺陷，當前諸如掃描技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術等計算機技術逐漸被運用到高校學生檔案管理工作中。信息化的檔案管理讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉化成了數(shù)字信息，加之計算機技術的數(shù)字化存儲和管理，能讓檔案管理突破過往因為“三室不分”的庫房容量限制。顯然，數(shù)字化信息管理符合學生實際所需與社會發(fā)展的趨勢，在新形勢下，高校首先要做的是落實建立學生電子檔案的工作，對學生的基本信息進行數(shù)據(jù)庫采集、錄入以及整理歸檔。再有校內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)班級與班級，課程與課程，院系與院系之間的信息資源共享，充分發(fā)揮數(shù)字化管理存儲量大、查詢速度快的優(yōu)勢，提升檔案管理的標準化與規(guī)范化。

三、結語

高校學生檔案作為記錄高校人才培養(yǎng)方方面面的詳實資料，應當從各個側面反映出學生的能力與水平，以為學生日后就業(yè)提供最為全面的依據(jù)和憑證。高校在學生檔案的日常管理中，要與時俱進，結合社會發(fā)展的實際需要改善工作方法，提升管理質(zhì)量，更新管理理念，積極為提升高校的服務水平做出貢獻。事物的發(fā)展永遠是動態(tài)的過程，所以高校學生檔案的管理工作還需要相關工作者在嘗試和摸索中，不斷發(fā)現(xiàn)問題，去思索與創(chuàng)新，以更好地解決管理工作中存在的疏漏。（作者單位：佛山職業(yè)技術學院）