高艷琴

摘要：有效的檔案管理有利于一個單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗以及調(diào)查結果， 分析了目前單縣機關檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了解決措施。

關鍵詞：基層機關單位；檔案管理；現(xiàn)狀；整改方案

檔案對于一個單位來說是十分重要的，檔案中包含了人員信息、工作記錄，是十分重要的一個工作參考。檔案室是機關單位設置的集中管理本單位檔案的工作機構，是國家檔案組織體系中最廣泛的基層檔案業(yè)務部門，有效的檔案管理有利于一個單位整體工作效率的提高和內(nèi)部組織上的和諧。然而目前，機關單位檔案的管理工作中仍然存在著一些問題，這些問題導致了機關檔案管理的效率一直無法提高。

筆者在單縣物價局從事了多年的檔案管理工作，根據(jù)自身的工作經(jīng)驗以及調(diào)查結果，淺析了目前機關檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，并提出了整改方案。

1 單縣基層機關單位檔案管理現(xiàn)狀

2018年對全縣各機關單位和所轄鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、辦進行檔案管理調(diào)查，在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前基層機關單位高度重視檔案管理工作，各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，歸檔文件均按照立卷（整理）歸檔制度要求及時進行歸檔。近年來各單位不斷加大了檔案硬件設施的投入，先后采購了復印機、掃描儀、彩色打印機等設備，更換了整齊劃一的檔案柜，基本滿足了現(xiàn)代檔案室各項功能要求，推進了檔案室管理的標準化、制度化、規(guī)范化建設，檔案管理水平穩(wěn)步提升。但在實際工作中也發(fā)現(xiàn)，有的單位不重視檔案工作，未能建立檔案管理工作制度；有的單位檔案室很小，很簡陋，無法滿足檔案管理的要求；有的單位沒有建立文書立卷歸檔制度，沒有設置分類方案，對本身的檔案未能有效的安全管理。

2 基層檔案管理存在問題

2.1 對檔案管理工作認識不足

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有些機關基層管理者認為檔案管理僅僅是一項輔助性工作，沒有必要投入太多人力物力，造成一些不必要的浪費，單位管理者對檔案管理工作缺乏應用的重視，從而導致相關管理規(guī)劃制度欠缺實施力度，造成基層機關單位檔案管理工作實施的有效性相對缺乏。

2.2 檔案管理工作缺乏信息化建設

隨著我國信息技術的發(fā)展，信息技術在我國各領域都被廣泛應用，信息時代下的檔案管理在一定程度上是與傳統(tǒng)檔案管理過程中的工作是不同的，它進一步地要求把現(xiàn)代信息技術在檔案管理工作中進行充分的應用，這就需要相關的檔案管理部門，不僅要在規(guī)劃下進行，同時也要在組織下進行，在一定程度上對檔案信息資源進行相應的采集，對其進行有效的整理以及保存。信息化檔案管理在一定程度上能夠對實體的保管進行脫離，不僅走向了數(shù)字化檔案管理，同時也走向了現(xiàn)代化檔案管理。

然而，針對單縣基層機關單位的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該縣部分機關單位依然采用傳統(tǒng)管理方式，沒有將信息技術充分融入到管理工作中去，導致工作進度與低成本方式難以保持同步，大大削弱了機關單位管理工作的反饋機制，并且還造成了檔案管理的同步要以更高成本作代價現(xiàn)象的出現(xiàn)，非常不利于當前機關檔案管理工作的順利開展。

2.3 管理人員專業(yè)水平相對低下

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，單縣基層機關單位大部分管理人員在管理方面還是比較有經(jīng)驗的，使事業(yè)單位服務管理工作能得到順利開展，對事業(yè)單位的發(fā)展起到一定促進作用，但有小部分管理人員的文化水平相對比較低，管理經(jīng)驗比較缺乏，管理人員水平參差不齊。介于這一點，相關單位面應該加強對管理人員進行專業(yè)培訓，提升事業(yè)單位整體素質水平。

3 整改方案

檔案工作的職能就是“記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民”，檔案工作是維護歷史真實面貌、功在當代、利在千秋的重要事業(yè)。針對單縣基層機關單位的檔案工作，筆者認為應從以下幾個方面入手。

3.1 領導重視，成立專門的檔案管理領導小組

為了加強對單縣各機關單位檔案工作的領導，應成立由單位主要負責人為組長，分管領導任副組長，各相關科室負責人為成員的檔案整理工作領導小組，配備了專職檔案管理人員，落實檔案管理經(jīng)費，定期召開有關會議，專門聽取匯報，及時認真解決工作中存在的問題，做到人員、經(jīng)費、設備三到位。

3.2 健全制度，不斷強化檔案管理措施

進一步建立和完善文件材料歸檔制度，建立檔案收集歸檔、保管、查閱、保密、電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度等，對立卷歸檔、查閱利用、安全保密、檔案室管理、崗位責任等都做了明確規(guī)定，做到有規(guī)可循、有章可依。

具體工作中，一是實行辦公室各項工作與檔案工作同步管理原則，將檔案工作與其他工作同布置、同檢查、同考核。二是建立和完善文件材料的歸檔制度，保證檔案的完整。三是形成完整的歸檔制度，確保本年度前完成上年度所有檔案資料的立卷歸檔。

3.3 規(guī)范操作，努力確保檔案連貫完整

建立專門檔案室，保證檔案室防火、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲和防有害氣體以及檔案室的干燥通風和檔案存放安全。在此條件的基礎上進行規(guī)范操作，努力確保檔案連貫完整。一是對原來的所有檔案材料進行了大分類，明確劃分檔案和資料界限。二是撥出經(jīng)費聘請檔案專業(yè)人員對原有的檔案進行全面整理并分類。在尊重歷史的同時，盡可能地對各類業(yè)務進行詳細的區(qū)分歸檔和編號。三是對近幾年的各專業(yè)檔案進行了較為全面的搜集和彌補，基本保證各專業(yè)檔案的完整性和年度的連貫性。

3.4 加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

我國大體上還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段，因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。針對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。建立數(shù)據(jù)庫在一定程度上是需要長期的過程，我們應該本著從低級到高級的過程進行相應的建設。在對數(shù)據(jù)庫建設的過程中，應該把檔案管理的相關工作和計算機技術這兩者進行有效的結合，并讓其能夠在一定程度上協(xié)調(diào)合作，把綜合數(shù)據(jù)及檔案目錄庫進行相應的集合，只有這樣才能進一步地形成網(wǎng)絡開發(fā)式以及分布式的數(shù)據(jù)庫，使信息化檔案管理工作過程中的效率進得到不斷地提高。

3.5 加強人才隊伍建設

檔案管理工作進步和發(fā)展需要有與之相適應的的管理隊伍，因此，要加強對檔案從業(yè)人員的教育培養(yǎng)，不斷提高管理人員的素質。一是檔案管理人員自身要具備較強的業(yè)務素質和能力，對其相關知識進行有效的的掌握，并能運用現(xiàn)代化手段對檔案進行規(guī)范化管理。二是檔案管理人員一定要具備較強的責任心和事業(yè)心，對檔案管理工作能夠全身心地投入。三是相關的工作人員要樹立較強的大局意識，使檔案管理工作能夠滿足國家規(guī)定的要求，保證工作的過程中不會出現(xiàn)紕漏。

檔案管理工作對于機關單位來說至關重要，因此相關單位必須將重點放在檔案管理工作上，加強統(tǒng)一認識與宣傳意識、建立完善的檔案管理制度、將檔案案管理納入合同、注意檔案安全管理工作的實施、提高檔案管理人員的素質水平、實施檔案管理一體化、做好相關的統(tǒng)籌規(guī)劃和安排，以及加大對檔案信息化建設的力度，從而達到提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1] 杜愛民.基層機關單位檔案管理現(xiàn)狀及整改方案分析[J].黑龍江檔案，2015（03）.

[2] 張長水.試論行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路[J].辦公室業(yè)務，2012（05）.

（作者單位：山東省菏澤市單縣物價局）