唐小紅

【摘要】本文論述了煤礦企業(yè)實行文書檔案信息化管理的意義，分析了煤礦企業(yè)在信息化檔案管理中遇到的問題，并對檔案管理信息化建設進行了深入的思考。

【關鍵詞】煤礦企業(yè);文書檔案管理;信息化建設

煤礦企業(yè)信息化的建設是由科學技術的發(fā)展來推動的，企業(yè)一般利用先進的計算機來搜尋信息。煤礦企業(yè)在原始的文字檔案管理方式上已經跟不上工作管理的需要，但可以依靠計算機與各行業(yè)進行融合，將煤礦企業(yè)文書檔案管理與信息化的內容建設相結合，實現信息化、多元化、創(chuàng)新化的管理方式，加強對文書檔案的管理，與時代接軌，使用先進的科學管理技術，這樣才會讓企業(yè)在現代化的信息技術中領先于同行業(yè)。

一、煤礦企業(yè)實行文書檔案信息化管理的意義

社會的快速發(fā)展讓信息化、數字化變得更加普遍，煤礦企業(yè)的文書檔案管理也不例外，從檔案管理前期的內容整合到內容處理、輸出等都可以在信息化中獨立完成，更可以依靠大數據的支撐為煤礦企業(yè)提供服務。若依照傳統(tǒng)的管理辦法則無法滿足現有的數據記錄，需引入信息化的管理建設，將文書檔案進行重新整理備份以防丟失，還可以建立企業(yè)數據庫為企業(yè)提供更多服務，幫助企業(yè)實現穩(wěn)定發(fā)展。

（一）現代化信息技術讓信息實現交互。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式只需要通過紙質檔案來記錄信息，這種方法不但會造成檔案記錄不全或損壞丟失，還會造成紙質檔案被人為損壞的可能。紙質檔案存檔內容相較于現代化的信息存儲，確實有很多不周到之處。所以，煤礦企業(yè)的文書檔案管理要結合信息化操作，設立電子檔案管理系統(tǒng)，相較之前的管理方法，在儲存上就能節(jié)省很大的空間，更能給管理者帶來方便，既存儲上的方便、查詢上的方便等等，其因為查找時產生的失誤率也會降低，工作人員在查詢檔案時也不會花費過長的時間，只需要使用計算機，輸入相關內容，就會查詢到想要的結果，通過計算機簡單的程序就能搜索到相關的資源，現代化信息技術可以將信息共享，也可以讓信息交互，讓信息達到共有化。

（二）現代化信息技術將提高工作效率。當文書管理與信息化相結合時，信息技術會連接每一個程序，減少管理者工作時會出現的失誤，也為工作效率帶來提升，通過使用計算機來管理檔案調取及核算，在對檔案進行修改時，可以通過預設的計算機程序來修改，避免失誤，從而完成檔案管理的問題。

（三）現代化信息技術將傳輸方式變得多樣化。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案要倚靠郵寄等才能實現雙方間的傳送，這樣的郵寄方法不但會造成內容互動時間過長，還容易在郵寄過程中出現檔案遺失的情況，給企業(yè)造成不可挽回的經濟損失。隨著社會化的發(fā)展，現代化信息技術的誕生，方便人們的學習與生活，電子郵件不但能通過網絡傳輸各種文件內容，還能保證接收雙方都能進行資料的存儲，不易造成文件的丟失，最重要的是，高效的網絡傳輸速度，不用一刻鐘的時間，就能讓雙方都接收到相關的文件內容，既保證了時效性，又保障了文件存儲的安全環(huán)境。

（四）現代化信息技術將儲存變得更穩(wěn)定。受現代化信息技術影響的企業(yè)文書檔案，其信息管理可以進行不同方式存儲，而且該存儲不擔心會有外界環(huán)境的影響，內容的大小，只需要按照一定的格式進行存儲、歸檔就可以進行相關的存儲，方便后期的查詢與提取，便于一鍵查詢。將現有的檔案進行存儲，這樣不僅能提高信息內容的收集率，還能充分發(fā)揮現代化信息技術的優(yōu)勢，緊跟時代發(fā)展的腳步。

二、信息化檔案管理中遇到的問題

現代化信息技術為人們生活帶來便利性的同時，也會帶來很多負面的內容。所以，在處理相關問題時，要時刻以企業(yè)的利益為思考的大前提，進行優(yōu)先級的劃分，只選擇對企業(yè)有益的方向進行改革，如發(fā)生以下兩種問題，要這樣解決：

（一）安全性問題?；ヂ摼W為人們帶去方便的同時，也會引起很多安全隱患，會讓黑客或病毒伺機而入，隨著黑客的進入，企業(yè)系統(tǒng)中存儲的檔案內容會被惡意篡改，甚至還有可能黑入重要文檔中，查看企業(yè)的機密文檔。為了防范以上內容的發(fā)生，對于企業(yè)內部的檔案，需要由專門的一臺電腦進行管理，最好有專人監(jiān)管，不讓其他人隨意觸碰，也不要隨意上網，點擊任何來歷不明的鏈接等。

（二）缺乏管理人才。煤礦企業(yè)文書檔案管理應由專人進行科學化的監(jiān)管，而不是要求一個人使用計算機進行簡單的錄入。所以，對于該人選要進行層層選拔，需具備較高的專業(yè)技能，還要用相關的工作經驗，才能勝任該項職務。但我國在文書檔案管理方面的發(fā)展相較于發(fā)達國家相差甚遠，相關的人才也相對較少，所以，此職位中的很多人，只是由企業(yè)其他崗位的人兼代，甚至是崗位被空置，無法實現信息化管理。

三、對檔案管理信息化建設的思考

（一）建立文書檔案管理部門。由于煤礦企業(yè)需掌管的檔案內容過多，設置專門的文書檔案管理部門是非常有必要的。不但能幫助企業(yè)內部建立檔案內容進行存檔，統(tǒng)一管理，還能根據所掌握的信息內容對企業(yè)未來的發(fā)展提供具有建設性的數據內容。聘用專人進行文書檔案的管理工作。對所管轄的文書檔案內容進行管理，并設立獎懲制度，根據員工的生理、物質、心理需要，設置考核標準，滿足員工物質上的需要，精神上的富足等等，基于這種情況下訂立的考核內容，按期對其進行考核。還要構建云文書檔案庫，實現檔案信息一鍵查找和快速維護，這樣用戶在局域網范圍內，都能對現有的存檔信息進行查詢，不但能提升客戶的滿意度，還能對現有的檔案進行遠程操控，無論工作人員身處何處，只要登錄檔案信息后臺，都能進行信息的更新與管理，優(yōu)化管理。為企業(yè)提供可靠的信息資源促進企業(yè)文書檔案管理資源的發(fā)展。

（二）加強網絡安全防護力度。檔案管理需要安全維護，可以幫助煤炭企業(yè)實現更好的安全管理工作，制訂可靠的信息安全管理方針，針對檔案內容進行明確的安全性保管方案。所以，針對檔案管理的安全性，首先，煤炭企業(yè)務必要制訂相關的管理規(guī)定及制度，使文書檔案管理人員必須按照嚴格的規(guī)定遵守制度進行相關的管理及操控，重視文書檔案管理的重要性，不斷對檔案管理內容進行優(yōu)化，還要重視文書檔案管理工作，確保資料不外泄，提高自身的綜合素質。其次，學習老員工的優(yōu)秀品質，做好自身的本職工作，提高自身的專業(yè)水平，在工作當中營造更加和諧的氛圍，同時還要加大對檔案管理人員的監(jiān)管工作，為企業(yè)的檔案管理提供更加安全的后勤保障工作。

（三）增加對文書檔案信息化建設的投入力度。強化文書檔案信息化管理建設，除了提升保障檔案管理的安全性外，更應加強檔案管理內容建設的基礎設施，如做好資源的保存整理工作，要做到防火、防電、防高溫等，安排專人對檔案內容進行監(jiān)管，成立管理監(jiān)督稽查小組，這樣才能促進文書檔案管理工作的建設，提升檔案管理工作的效率。稽查小組的成立，也可以制訂相關的獎懲制度，對檔案管理人員的日常操作進行監(jiān)督，辦公室的行為規(guī)范、存儲內容的規(guī)范等等，大力推進煤炭企業(yè)文書檔案管理信息化建設的步伐。

四、結語

隨著信息技術的發(fā)展與完善，互聯網時代的日益發(fā)展，文書檔案管理人員要與時俱進，依照新時代的信息管理技術，將這些先進的技術理論應用到企業(yè)內部的文書檔案管理工作當中，跟隨科技的腳步，革新自身，將可能發(fā)生的變故拒之門外，根據當前存在的問題，采取科學的管理辦法，最終提供與企業(yè)當前的建設發(fā)展方向相一致的解決方案，幫助企業(yè)在同業(yè)競爭中脫穎而出。重視信息化、數字化技術為文書檔案管理帶來的積極作用，更要與新時代接軌，做好檔案管理工作，為我國煤炭企業(yè)的發(fā)展作出突出貢獻。

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