魏曉英

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）2-121-02

摘 要 伴隨著不斷發(fā)展的信息化技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各行業(yè)得到了良好的普及，各個(gè)領(lǐng)域也已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了資源的合理有效共享。相比于紙質(zhì)檔案而言，電子檔案更加要求計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，而且在目前的醫(yī)院檔案管理工作之中，電子檔案同樣具備了現(xiàn)代化檔案管理的要求，更加方便信息共享，管理員的工作壓力得到了有效釋放，工作效率也得到了提升。并且，電子檔案的發(fā)展同樣對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作也給出了更高的要求，在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中急需解決的問題就是檔案資源開發(fā)與利用。本文首先介紹電子檔案的特性，隨后論述醫(yī)院在開發(fā)和利用電子檔案的過程中存在的安全隱患，進(jìn)而提出相應(yīng)的保障措施，全面推進(jìn)醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 電子檔案 開發(fā)利用 安全保障

一、電子檔案的特性

（一）信息形態(tài)的數(shù)字化

電子文件的本質(zhì)就是通過計(jì)算機(jī)針對(duì)各種信息實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化處理，并且變成了0與1的數(shù)列，人們所看到的電子文件，僅僅是以某種形式反映在屏幕上面的輸出，而計(jì)算機(jī)內(nèi)部的聲音、圖像、圖表等處理以及執(zhí)行的拷貝、傳輸?shù)炔僮鞫际前凑?和1編碼的方式在進(jìn)行。

（二）對(duì)設(shè)備、系統(tǒng)和標(biāo)準(zhǔn)的依賴性

在電子檔案創(chuàng)建的過程中，都需要計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行參與，并以外部設(shè)備作為輔助，一旦這些設(shè)備不存在，這些檔案信息也無法實(shí)現(xiàn)有效的運(yùn)用。因?yàn)榧夹g(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)的軟硬件設(shè)備已經(jīng)得到了極好地升級(jí)，這些因素的存在決定了電子檔案的管理對(duì)于計(jì)算機(jī)設(shè)備與技術(shù)的依賴。

（三）元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)性

元數(shù)據(jù)屬于文件結(jié)構(gòu)和背景信息的數(shù)據(jù)，主要是用在電子文件管理方面，保證文件的可靠性和真實(shí)性，同時(shí)確保文件可被利用，提高文件的使用效率。紙質(zhì)檔案文件在處理與構(gòu)成方面都是直接在文件上有所體現(xiàn)，而電子文件的管理過程中，則體現(xiàn)元數(shù)據(jù)上，在整個(gè)檔案關(guān)鍵的周期中，元數(shù)據(jù)始終存在。

（四）信息與載體的可分離性

電子文件可以隨時(shí)改變存放位置，而且可以在載體之間進(jìn)行傳輸。這種可以實(shí)現(xiàn)載體與內(nèi)容分離的特點(diǎn)對(duì)于檔案管理帶來了比較大的影響，紙質(zhì)檔案通過載體來對(duì)真實(shí)性進(jìn)行判斷，電子檔案的真實(shí)性是由文件內(nèi)容進(jìn)行判斷。如果無法保證這個(gè)特性的良好處理，就會(huì)對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性與可靠性造成影響。

（五）信息內(nèi)容的易更改性

計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)設(shè)備、硬盤以及保存電子文件所需要的光盤等存儲(chǔ)設(shè)備都需要具備可重寫的特點(diǎn)，存儲(chǔ)器具備了無限重復(fù)讀取功能，電子文件與載體又能夠?qū)崿F(xiàn)分離，這樣就導(dǎo)致了電子檔案信息具有更加快捷的添加、刪除以及更改的特性。

二、醫(yī)院電子檔案開發(fā)和利用中常見的安全隱患

（一）安全技術(shù)滯后

不斷發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在促進(jìn)檔案事業(yè)向前推進(jìn)的過程中也威脅著檔案信息的安全性，這些威脅來自于黑客攻擊或者病毒。盡管目前有著多種多樣的防火墻設(shè)備來為系統(tǒng)提供保障，比如添加了信息加密系統(tǒng)、數(shù)字水印系統(tǒng)以及身份認(rèn)定流程等。然而，伴隨著不斷發(fā)展的信息技術(shù)，黑客入侵技術(shù)和病毒技術(shù)也在不斷更新，破壞力更強(qiáng)，同時(shí)也更加隱蔽。醫(yī)院在于黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒的斗爭過程中，安全技術(shù)相對(duì)落后，這樣就增加了對(duì)信息安全進(jìn)行維護(hù)的難度。有些醫(yī)院對(duì)于檔案的信息化比較重視，但是忽略了檔案的安全性問題，這樣導(dǎo)致電子檔案不具備很強(qiáng)的抵抗黑客攻擊或者病毒入侵的能力，一旦出現(xiàn)上述不穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)安全威脅情況，就會(huì)造成醫(yī)院檔案系統(tǒng)癱瘓，對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作造成極大的影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為實(shí)物，通過面對(duì)面的方式進(jìn)行傳遞，電子檔案的分散性特別強(qiáng)，而且管理環(huán)境也極為復(fù)雜。電子檔案的制作者、傳輸者以及使用者彼此無法看見，只要擁有密碼就有登錄和使用權(quán)限，是有使用了合法與規(guī)范的操作，就必須通過技術(shù)手段來判斷。發(fā)展信息化檔案的過程中，醫(yī)院沒有重視運(yùn)用規(guī)則來實(shí)現(xiàn)技術(shù)安全控制，系統(tǒng)內(nèi)部安全防范技術(shù)更新不夠，這樣就造成了具備更改和閱覽權(quán)限的人因?yàn)闆]有足夠約定，出現(xiàn)個(gè)人人為的違規(guī)操作，對(duì)于電子檔案的安全構(gòu)成嚴(yán)重威脅。

（二）計(jì)算機(jī)設(shè)備安全問題

檔案信息化得以實(shí)現(xiàn)的重要硬件基礎(chǔ)為計(jì)算機(jī)。計(jì)算機(jī)是由內(nèi)存條、硬盤、主板元件以及穩(wěn)定的電源作為保障來確保電子檔案安全的，如果這些核心元器件被損壞或者丟失，就會(huì)導(dǎo)致電子檔案的缺損。檔案信息化建設(shè)中不僅計(jì)算機(jī)需要發(fā)揮重要的作用，同時(shí)還需要有穩(wěn)定的操作系統(tǒng)和安全的處理軟件作為支撐，一旦使用盜版的軟件或者操作系統(tǒng)，就會(huì)非常容易導(dǎo)致系統(tǒng)損壞，造成數(shù)據(jù)丟失。在醫(yī)院的各個(gè)科室中，始終存在電子檔案歸檔的過程中意識(shí)比較單薄，各個(gè)科室沒有統(tǒng)一的整體性管理體系，有著非常明顯的條塊分割，具有很強(qiáng)的隨意性。在檔案管理部門中同樣存在權(quán)責(zé)不明的以及監(jiān)督不夠的情況，醫(yī)院很難控制用在檔案管理的設(shè)備維護(hù)與采購費(fèi)用的流向，無法完整和系統(tǒng)地對(duì)計(jì)算機(jī)以及其他設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)與檢修，這樣導(dǎo)致計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障。

（三）人為失誤造成損失

醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量主要決定因素在于管理人員的素養(yǎng)與專業(yè)技術(shù)水平，因?yàn)獒t(yī)院基層單位進(jìn)行檔案管理工作的流動(dòng)性很大，而且工作人員中科班出身的專業(yè)人員數(shù)量不夠，專業(yè)技術(shù)能力與信息化水平比較薄弱，所以在歸檔新興電子文件的過程中，目前的醫(yī)院檔案管理人員技術(shù)水平不夠高，缺乏必要的責(zé)任感與約束概念。運(yùn)用電子檔案的方式對(duì)所有的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)與管理，改善目前的檔案管理工作的困境是具有重要意義的舉措，但是想要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，就必須要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。目前對(duì)于人才培訓(xùn)方面，醫(yī)學(xué)還沒有指定完善的計(jì)劃，檔案管理人員的培訓(xùn)工作一直是醫(yī)院發(fā)展的難點(diǎn)所在，而且針對(duì)檔案管理部門所制定的懲罰措施也不夠合理，這樣就會(huì)造成檔案出現(xiàn)各種篡改和流失的情況。此外，工作人員并不熟悉硬件設(shè)備，沒有深刻體會(huì)到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)淡薄，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問題，檔案人員則無法提出有效的解決方案，一旦隨意操作，很有可能造成無法挽回的數(shù)據(jù)丟失情況。

三、保障醫(yī)院電子檔案開發(fā)和利用安全的措施

（一）維護(hù)信息化檔案的原始性和真實(shí)性

在管理電子檔案真實(shí)性方面有兩點(diǎn)需要注意的：一是電子檔案要與紙質(zhì)檔案并存。由于在法律方面電子文件的憑證作用還不能夠與紙質(zhì)檔案相提并論，在生成與應(yīng)用電子檔案的過程中還需要對(duì)紙質(zhì)檔案加以保存，這是對(duì)電子檔案的真實(shí)性進(jìn)行核對(duì)與驗(yàn)證的最重要的方法?，F(xiàn)在紙質(zhì)檔案想電子化發(fā)展的過程中，國家層面也逐漸在完善相關(guān)的政策與法律法規(guī)。由此可以了解到，檔案必須要通過電子與紙質(zhì)的方式雙軌并存。而實(shí)際上，在一般情況下，紙質(zhì)檔案保存的時(shí)間可以長達(dá)幾百年，目前我國政府內(nèi)部的各個(gè)部門都還沒有實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，由此就可以發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案有其重要與特殊之處。醫(yī)院必須要重視原有紙質(zhì)檔案的作用，實(shí)現(xiàn)真正意義上的電子與紙質(zhì)檔案雙軌并存。

二是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案過程中，要嚴(yán)格依據(jù)電子公文歸檔與管理的相關(guān)要求與規(guī)范，建立完善有效的監(jiān)督機(jī)制。所有的環(huán)節(jié)與工序都必須要落實(shí)到個(gè)人，強(qiáng)化崗位的責(zé)任，這樣有利于一旦出現(xiàn)問題進(jìn)行合理清查，確保檔案的完整性與真實(shí)性。這就要求每一個(gè)工作人員都必須要嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行操作，根據(jù)數(shù)據(jù)的形式與安全等級(jí)給出層級(jí)審批權(quán)限。

（二）構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)體系

醫(yī)院同樣要確保網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)設(shè)備的物理安全性，提高檔案利用過程中的安全度。確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備與設(shè)施不會(huì)受到人為或者自然災(zāi)害的影響與破壞，一定要按照國家標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)機(jī)房。其次，網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)安全性也非常重要，網(wǎng)絡(luò)需要進(jìn)行安全等級(jí)劃分，將內(nèi)部用戶以及數(shù)據(jù)服務(wù)器要設(shè)置到高級(jí)別網(wǎng)段，將外部用戶設(shè)置到外部網(wǎng)段中，防止非法用戶的入侵與共計(jì)。采用信息加密的方式，保護(hù)網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的安全和完整。在檔案信息系統(tǒng)或內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)間安裝防火墻，實(shí)現(xiàn)訪問控制，監(jiān)控入侵性攻擊，防止黑客攻擊。要及時(shí)升級(jí)防病毒系統(tǒng)，避免病毒和木馬的破壞。同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該確保電子檔案應(yīng)用系統(tǒng)的安全性，針對(duì)不同權(quán)限的訪問者開放指定的服務(wù)，對(duì)于使用率不高的端口要及時(shí)關(guān)閉，強(qiáng)化登錄權(quán)限認(rèn)證，及時(shí)記錄來訪者信息，一旦出現(xiàn)事故，方便查詢。

（三）維護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備安全運(yùn)行

醫(yī)院的機(jī)房要聘請(qǐng)專業(yè)性的人員，對(duì)計(jì)算機(jī)性能、服務(wù)器、數(shù)據(jù)存貯設(shè)備、核心網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備進(jìn)行檢測，定期及時(shí)更新與維護(hù)，并將數(shù)據(jù)完好備份。在使用計(jì)算機(jī)的過程中，要確保機(jī)房的環(huán)境穩(wěn)定，并且針對(duì)核心設(shè)備要保證匹配合適的穩(wěn)壓器，同時(shí)實(shí)現(xiàn)不間斷供電，確保核心設(shè)備周圍環(huán)境中的靜電、磁化、鼠害、水火、雷電、溫度與濕度的安全合理。選擇計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)以及軟件必須要通過正規(guī)渠道進(jìn)行購買，一旦出現(xiàn)漏洞要及時(shí)更新系統(tǒng)并做好補(bǔ)丁防護(hù)，確保在第一時(shí)間對(duì)系統(tǒng)漏洞進(jìn)行彌補(bǔ)。針對(duì)特定的軟件要強(qiáng)化安全功能，通過與軟件商之間的及時(shí)有效溝通，方式出現(xiàn)漏洞被入侵的情況。

（四）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，合理制定培訓(xùn)目標(biāo)，全面提高檔案管理工作人員的專業(yè)能力與道德素養(yǎng)，為確保電子檔案部門良好服務(wù)與醫(yī)院和社會(huì)提供足夠的人才支撐。因?yàn)殡娮訖n案管理工作具有很強(qiáng)的特殊性，這就需要相關(guān)的工作者必須具備極高的使命感與責(zé)任心，工作中要具有很強(qiáng)的耐心。所以，在培訓(xùn)的時(shí)候，一定要注重對(duì)從業(yè)者道德情操的培養(yǎng)，提高思想道德水平，提高檔案人員在工作中的自律意識(shí)和自我約束能力。醫(yī)院應(yīng)制定關(guān)于檔案人員操作和管理的規(guī)章制度，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，全面降低因人為失誤影響檔案信息安全的事件發(fā)生概率。

四、結(jié)語

電子檔案在存儲(chǔ)介質(zhì)、利用方式和保存形式等方面與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在本質(zhì)的差異，這種差異帶來的突出問題就是檔案信息的安全問題。醫(yī)院檔案信息具有極大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，保障電子檔案在開發(fā)和利用中的安全是醫(yī)院檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。醫(yī)院應(yīng)從觀念、人力、技術(shù)等方面加強(qiáng)重視，讓電子檔案管理工作向著規(guī)范化發(fā)展，不斷為單位事業(yè)發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

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