王艷玫

摘 要：我國檔案信息化建設(shè)在大數(shù)據(jù)背景下受到了巨大影響，在提高檔案管理的快捷性、方便性的同時，也在一定程度上提高了所面臨的安全風(fēng)險性。在新時期下，需對檔案信息安全建設(shè)予以高度重視，旨在進(jìn)一步確保電子檔案管理的安全性，降低檔案儲存風(fēng)險性，進(jìn)而提高檔案信息有效性與安全性。鑒于此，本文結(jié)合大數(shù)據(jù)背景下，對電子信息檔案工作優(yōu)勢進(jìn)行闡述，并針對管理安全提出幾點建議與措施，旨在促進(jìn)電子信息檔案安全管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；信息化；電子檔案；信息檔案；安全管理

在大數(shù)據(jù)背景下，改變了電子檔案工作模式，也為其提供了更大的發(fā)展前景，確保了電子檔案工作的信息安全與工作質(zhì)量，更加凸顯出電子檔案工作價值。當(dāng)前在我國的電子檔案信息管理中還存在較多問題，例如缺乏完善的法律法規(guī)體系、職責(zé)劃分不明確以及涉密儲存設(shè)備保管步驟而引發(fā)的泄密事件等。在信息化時代下，面對海量的存儲數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)檢測方式仍然以人工隨機(jī)檢測為主，因而難以全方位地對信息狀態(tài)予以掌握，一旦出現(xiàn)問題則難以修補。這就表明，電子檔案數(shù)據(jù)存在被篡改的風(fēng)險，同時因數(shù)據(jù)修改的隨意性與編輯行為較為隱蔽，因而增大了原始檔案的維護(hù)工作難度。因此，為確保電子信息檔案管理的安全性，需采取相關(guān)措施以保障大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案順利發(fā)展。

1 電子信息檔案管理優(yōu)勢

1.1 有助于文檔保密

傳統(tǒng)的檔案管理只要任何人進(jìn)入至檔案室便能對檔案進(jìn)行自由查閱，缺少文檔的保密性。而在大數(shù)據(jù)背景下，針對電子信息檔案構(gòu)建相關(guān)的信息管理系統(tǒng)后，通過該系統(tǒng)能夠針對電子檔案管理設(shè)計相應(yīng)的獨立登錄用戶名及其密碼，同時技術(shù)人員還需在系統(tǒng)平臺中設(shè)計一個模塊，旨在進(jìn)行安全驗證。也就是說只有當(dāng)用戶通過安全驗證后，方能進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)內(nèi)對檔案信息進(jìn)行查閱，并且針對檔案的使用下載權(quán)限予以了設(shè)定。若用戶未經(jīng)過授權(quán)便只能瀏覽相關(guān)信息，不得自動打印使用。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的實施在顯著地提高了檔案文檔的保密性，同時掃描整理紙質(zhì)檔案后，電子檔案的應(yīng)用能夠在很大程度上降低傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間。如果在信息的安全管理過程中將電子檔案信息存儲于移動硬盤中，這樣便能確保系統(tǒng)即便遭到了網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊而導(dǎo)致相關(guān)信息的損壞，也可通過移動硬盤恢復(fù)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)。

1.2 提高管理效率

基于大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理工作的實施能夠顯著地提高管理效率，這是由于在傳統(tǒng)的檔案管理工作中所面向的文件均為，對于文件需要予以編排及整理，在使用文件時需根據(jù)編號逐一查找。但當(dāng)紙質(zhì)檔案保存一段時間后，紙質(zhì)文件上所記錄的一系列文字信息可能會隨時間逐漸變得模糊，最終對使用質(zhì)量造成影響。為解決上述問題，可開展電子信息檔案管理，主要原因在于紙質(zhì)文件經(jīng)掃描且相關(guān)處理后所生成的電子信息檔案，能夠供相關(guān)人員直接針對電子信息檔案予以快速查找，信息的使用速度在電子檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助下會顯著得到提升。同時，由于在傳統(tǒng)檔案管理中需耗費大量的人力，而在大數(shù)據(jù)下的電子信息檔案管理系統(tǒng)，完成檔案統(tǒng)計管理任務(wù)時僅僅只需要少量的工作人員即可。因此，這說明在大數(shù)據(jù)背景下能夠顯著地提高管理效率。但仍需注意的是，盡管電子信息檔案管理工作具有較大優(yōu)勢，但因受到管理技術(shù)與基礎(chǔ)設(shè)施等多種因素的影響，該系統(tǒng)在實際應(yīng)用中仍需進(jìn)行不斷改進(jìn)與完善。

1.3 便于查缺補漏

在查找檔案內(nèi)容是否缺失問題中，傳統(tǒng)的紙制檔案管理需人工對其予以逐張逐本查閱排查，因而會耗費大量的人力與時間。但在電子檔案管理系統(tǒng)中可以直接利用軟件對檔案的總頁數(shù)進(jìn)行調(diào)取，然后將結(jié)果與所記錄的業(yè)主對比，如此便能有效地縮短時間，減輕勞動力。需要注意的是，盡管電子信息檔案在實際應(yīng)用中優(yōu)點眾多，但若相關(guān)人員并未熟練掌握技術(shù)方法，便會可能造成檔案信息的丟失。除此之外，與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，電子信息檔案管理具有較大差異，且對于管理人員具有較高的技術(shù)要求，不僅要求其能夠熟練地掌握傳統(tǒng)管理方式，還需要其能夠熟練利用計算機(jī)軟件技術(shù)，旨在進(jìn)一步完善及補充檔案內(nèi)容。

2 提高檔案安全管理措施

2.1 完善管理制度

優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理制度使其能夠更好地配合當(dāng)前電子信息檔案管理的特征。在完善管理制度的過程中，主要會涉及到對電子信息管理系統(tǒng)的具體使用操作的 規(guī)范要求，從而明確注意內(nèi)容。對于管理系統(tǒng)而言，在完善該系統(tǒng)中需重點參照電子信息檔案管理任務(wù)運行中可能會出現(xiàn)的安全隱患，進(jìn)一步完善關(guān)于安全隱患內(nèi)容相關(guān)技術(shù)。一旦在實際運行中，發(fā)現(xiàn)相關(guān)制度與實際情況不符則可對其予以局部優(yōu)化與調(diào)整，且能夠在大數(shù)據(jù)環(huán)境下實現(xiàn)檔案管理工作高效性，進(jìn)而更好地服務(wù)于檔案管理工作。

2.2 限制訪問

電子檔案工作所具有的機(jī)密性與特殊性，使得我們需不斷地加強電子檔案信息安全工作，通常情況下處理加密處理信息資料外，還可以限制電子檔案訪問設(shè)備與人員。比如企業(yè)可根據(jù)不同崗位工作人員進(jìn)行基本資料限制的訪問制度。這就是對于資料訪問僅僅只針對專業(yè)人員開啟，則就表明財政部門只能對公司財政相關(guān)信息與資料進(jìn)行訪問，不得跨區(qū)域地對其他部門信息與相關(guān)資料予以訪問，除非向上級申請。除此之外，還可對電子檔案的訪問設(shè)備設(shè)置一定的訪問權(quán)限，具體內(nèi)容為對企業(yè)內(nèi)部資料進(jìn)行訪問時，必須經(jīng)企業(yè)授權(quán)過的專項設(shè)備才能實現(xiàn)。

2.3 引進(jìn)技術(shù)人才

基于大數(shù)據(jù)背景下的電子檔案工作需依靠于技術(shù)的支撐，因而便需要不斷地加強技術(shù)人才引進(jìn)工作。原因在于只有加強一定的人才保障，才能夠確保電子檔案工作的信息安全，進(jìn)而提高工作效率與管理質(zhì)量。在電子檔案工作中，技術(shù)人員主要是對電子檔案信息進(jìn)行存儲、分裝、傳輸、整理、歸檔與保管等。只有確保上述工作質(zhì)量才能夠在一定程度上確保電子檔案工作符合相關(guān)要求，達(dá)到質(zhì)量要求與信息價值。除此之外，技術(shù)人員同時也是電子檔案工作信息質(zhì)量與安全保障，因而需在實際工作中謹(jǐn)防因資料與信息泄露而對企業(yè)及用戶造成的重大經(jīng)濟(jì)損失。

2.4 加大設(shè)備投入

電子檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下需要構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施，同時購買并安裝具有高處理能力的計算機(jī)硬件設(shè)備。由于在面對特殊的使用要求中，對于電子信息檔案也需要將其打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行使用，因此還需配置相應(yīng)傳真機(jī)以及打印機(jī)。除此之外，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，該系統(tǒng)的下載能力較高，同時在構(gòu)建硬件基礎(chǔ)設(shè)施的過程中還需要連接計算機(jī)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)平臺自動下載與更新最新的資源。

3 結(jié)束語

綜上所述，基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子信息檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此這就要求相關(guān)工作人員積極地學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識與技術(shù)，在日常工作中不斷提高業(yè)務(wù)能力，從而促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，發(fā)揮其最大價值。

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