于匯升

摘 要：檔案管理方面的工作屬于基層黨建過程中的關鍵環(huán)節(jié)，特別是其中涉及的各種文字、圖片信息和音像內容是基層黨建的表現(xiàn)形式，也是工作積累以及經驗所在，具有重要的資料意義，需要妥當保管。隨著信息技術的快速發(fā)展，已經引入我國的各行各業(yè)，通過充分采用先進技術，不僅有助于做好黨建檔案的規(guī)范化管理，而且可以改善黨建工作的整體開展。本文在分析應用現(xiàn)狀的基礎上，對如何進一步改進相關工作進行了探討。

關鍵詞：基層黨建；檔案管理；信息化

檔案信息化是指在國家總體規(guī)劃和系統(tǒng)組織之下，采用現(xiàn)代信息技術改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務，不斷適應數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化，檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點、向以檔案數(shù)字信息管理利用為重點的轉變，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。檔案信息化的實質是檔案工作目標與信息網絡手段的結合，是傳統(tǒng)檔案業(yè)務向網絡環(huán)境的遷移。2009年出臺的《中共中央關于加強和改進新形勢下黨的建設若干重大問題的決定》中明確規(guī)定，要“推進基層黨組織工作信息化”。如今，基層黨務工作基本實現(xiàn)電子化辦公，但作為黨建信息專門載體的檔案管理工作，大多還停留在比較粗淺的信息化水平階段。日常工作中，常出現(xiàn)檔案難查找、檔案丟失甚至過度依賴“翻箱倒柜”找檔案的方式，不僅降低了黨建檔案管理的工作效率，而且影響黨建工作的信息化進程。

1 基層黨建檔案信息化管理的意義

在檔案管理過程中進行信息化處理，目的是更好地為經濟建設以及黨務工作提供資料服務，該項工作不僅材料數(shù)量非常大，而且內容非常龐雜，在傳統(tǒng)方式的工作中容易出現(xiàn)一些失誤，不僅影響檔案工作的新時期改革，而且會影響基層黨務工作的其他環(huán)節(jié)。借助于信息化方法，一方面可以提高黨建檔案效率，更一方面可以充分為其他工作形成資料方面的支持。相比之下，以前的檔案都是人工記錄在紙張上的，不僅查找非常費時費力，而且經常造成黨建檔案資料彼此混淆，通過進行檔案信息化管理，就可以充分地解決相關問題，例如在電腦以及網絡上檢索要查找的關鍵詞，就能很快進行共享，增強黨建檔案的利用效率。另外，如果對于黨建檔案采取人工抄寫等方法不僅保管的檔案不容易保存，而且可能在抄寫中出現(xiàn)訛誤，影響所涉及檔案資料需要確保的真實性以及完整性，通過信息技術方法就能有效解決這些問題。

2 當前基層黨建檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 基層黨建檔案管理存在認識誤區(qū)

在全面深化改革的大背景下，加強基層黨建工作是實現(xiàn)基層治理，增強黨組織活力的重要切入點。而高質有效的黨建檔案管理工作會為黨建工作的深入開展提供營養(yǎng)和有效成果。目前，對基層黨建檔案的管理存在著明顯的認識誤區(qū)，一些基層單位將黨建檔案管理等同于資料的整理、摘錄和保管，檔案管理缺少針對性和目的性，并沒有按著管理檔案的標準將基層黨建檔案真正管理起來，相關人員也缺乏積極認真的工作態(tài)度，導致黨建檔案同其他相關資料混存混放、分類不清，黨建檔案沒有發(fā)揮應有的作用，檔案管理業(yè)務與實際工作業(yè)務往往脫節(jié)，基層檔案的綜合效用更難以得到充分的發(fā)揮。

2.2 制度不完善

對于具有保存價值的黨建材料，很多立檔單位并沒有明確的歸檔范圍和保管期限。各黨總支部、黨支部開展黨建工作形成的黨建材料多數(shù)存放于組織內部，并沒有經過具有檔案知識的人員對其進行整理和鑒定，因而這些資料還不具有檔案的屬性。由于基層黨組織安排的管理人員并不具備檔案管理最基本的業(yè)務知識，黨建資料的查閱、借閱制度也相應缺失，因此黨建資料的保密性和安全性往往很難保證。

2.3 基層黨建檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)較低

基層黨建檔案管理人員多為兼職，受過檔案專業(yè)培訓的并不多，因此其業(yè)務素養(yǎng)很難滿足崗位要求，主要體現(xiàn)在三方面：一是責任心不強，職業(yè)穩(wěn)定性較差；二是安于現(xiàn)狀，不注重學習和鉆研相關檔案管理知識；三是檔案工作意識不強，不能及時有效地收集和整理黨建檔案資料，甚至不懂整理檔案文件和歸檔業(yè)務，導致歸檔不及時、不規(guī)范，加大了調檔和查閱難度，甚至造成檔案內容嚴重缺失。

3 改進黨建檔案信息化管理的策略建議

3.1 錄入以及管理好電子文件

長期以來，基層黨建部門采取抄寫紙質檔案的方法形成工作檔案，在信息化條件下，需要基層黨建部門在充分認識到其意義的基礎上，著力從電子文件的掃描錄入開始，切實做好相關材料的信息化管理。事實上隨著信息技術的普及，電子文件在工作中所占的比重不斷增加，各級黨建工作所采取的形式也基本都是電子文件，這就要求檔案管理的工作人員通過努力，讓黨建檔案管理工作進入信息模式，將此前的基層黨建檔案轉換成電子形式。

3.2 提高人員檔案管理素質

首先，要提高領導人員和管理人員的檔案管理意識，只有檔案管理意識得到加強，思想上認識到檔案的重要性，才能充分發(fā)揮主觀能動性的作用，將黨建檔案管理工作做好、做細。其次，要提高管理人員的業(yè)務水平，進行必要的檔案管理知識培訓或繼續(xù)教育，提高業(yè)務能力，促進知識更新?lián)Q代。再次，要引進人才，合理調配人員結構，以滿足檔案信息化的要求。

3.3 重視基層黨建檔案管理工作

無論是一線檔案管理人員還是檔案主管領導，都應摒除落后觀念，消除形式主義，與時俱進，積極做好本職工作，重視基層黨建檔案的綜合管理和利用開發(fā)工作。以收集黨員檔案材料為例，黨員個人組卷材料包括入黨培養(yǎng)及相關歷程，工作關系轉接、政審以及其他重要材料，這對于黨員個人發(fā)展都很重要，是基層單位進行評優(yōu)或者晉升的關鍵性資料，都應有效建設和加以管理，一旦殘缺或者丟失，就會形成“問題檔案”，甚至造成“有人無檔”的狀況，給黨員隊伍管理帶來一定麻煩。所以，必須加強基層檔案的系統(tǒng)化和規(guī)范化管理，切實把黨建檔案管理融入基層實際工作，明確主體責任，提高黨建檔案管理質量。檔案工作人員不僅要做好本職工作，積極向領導匯報黨建檔案管理狀況，同時還要結合單位實際業(yè)務需要，從檔案管理的視角，向領導者提供相應的檔案工作信息，推動基層黨建檔案工作的常態(tài)化和規(guī)范化，逐步實現(xiàn)基層黨建檔案管理的科學化、現(xiàn)代化。

3.4 打造高水平的管理系統(tǒng)

由于很多存檔的文件都是由相關部門進行聯(lián)合發(fā)文，而且需要由其共同簽署印章，對于檔案管理部門來說，應該全方位、多元化地開展相關工作，打造優(yōu)秀高效的檔案管理系統(tǒng)，例如開辦基層檔案方面的網站，將其作為基層黨建檔案多元化處理的重要方法。另外借助于基層檔案工作網站，也便于工作人員廣泛搜集相關信息，更好地進行檔案整理等方面工作，增強檔案工作效率。

4 結語

綜上所述，基層黨建檔案作為黨建工作中非常關鍵的資料環(huán)節(jié)，如果對其管理不當，出現(xiàn)檔案資料流失以及泄露等重要情況，就容易影響黨建方面的全局工作，為了進一步打造科學的工作制度，需要引進先進的信息技術，一方面提高工作效率，另一方面解決此前檔案資料保管的各種問題。這就需要加強對相關工作人員的培養(yǎng)，并且形成科學的機制，全面提改進基層黨建檔案管理工作的業(yè)務水平。本文有針對性地提出工作改進策略，促進基層黨建部門更好地發(fā)展檔案管理工作。

參考文獻

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