摘 要：在人事檔案信息管理在醫(yī)院人力資源管理中具有重要作用，掌握正確的檔案信息管理手段，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況進(jìn)行管理，并對(duì)醫(yī)院人事檔案信息資源進(jìn)行合理的利用，可以有效提升醫(yī)院人力資源管理水平，從而推進(jìn)醫(yī)院健康快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人力資源；檔案管理；強(qiáng)化策略

對(duì)醫(yī)院健康穩(wěn)定發(fā)展而言，人事檔案管理既能為醫(yī)院提供有力的人才保障，同時(shí)也是人力資源管理工作的重要組成部分，因此對(duì)醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)具有非常重要的影響和作用。由于人事檔案管理內(nèi)容非常多，具有一定的復(fù)雜性，因此需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行管理。

1 人事檔案管理價(jià)值

人事管理與醫(yī)院各項(xiàng)管理都有聯(lián)系，人事檔案管理又是人事管理主要內(nèi)容，會(huì)影響醫(yī)院人事工作的有效性。在醫(yī)院中，人事檔案管理是醫(yī)院各項(xiàng)工作開(kāi)展是否順利的保障，例如人員調(diào)動(dòng)，根據(jù)人事檔案才能將人才匹配到正確的崗位中，合理調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。此外，人事檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展有著緊密聯(lián)系，當(dāng)醫(yī)院完善制度、制定發(fā)展戰(zhàn)略時(shí)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人需對(duì)人事檔案進(jìn)行查看。對(duì)醫(yī)院人才合理匹配，有助于人才發(fā)揮自我能力，進(jìn)而提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平。

2 醫(yī)院人事檔案管理亟待改善的問(wèn)題

2.1 人事檔案管理松散，缺乏重視度

領(lǐng)導(dǎo)層成員綜合素質(zhì)的高低關(guān)系到醫(yī)院能否健康快速發(fā)展，是醫(yī)院的核心?？偟膩?lái)說(shuō)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)更加重視引進(jìn)先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備、優(yōu)秀醫(yī)療人才的引進(jìn)方面，對(duì)于人事檔案的信息化管理工作不太重視。比如，X人民醫(yī)院長(zhǎng)期以來(lái)就不夠重視人事檔案信息化管理方面的工作，再加上醫(yī)院處于繁華的市區(qū)，每天接診的患者非常多，工作量很大，于是部分信息檔案管理工作人員就被抽調(diào)到其他部門工作。慢慢地，人事檔案管理部門逐漸被邊緣化，導(dǎo)致檔案的信息管理工作不能及時(shí)完成并且出現(xiàn)工作失誤的情況。

2.2 信息化管理方式傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新性

目前，大多數(shù)醫(yī)院還是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)版的管理方法。這種紙質(zhì)版的人事檔案儲(chǔ)存方法由于資料眾多，所以需要花費(fèi)大量的人力、財(cái)力，并且在歸類整理的時(shí)候，由于人不像機(jī)器那么智能，或多或少會(huì)出現(xiàn)信息整理錯(cuò)誤。比如工作人員可能會(huì)忘了某個(gè)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在哪個(gè)地方；也有少部分先進(jìn)醫(yī)院會(huì)采用電腦網(wǎng)絡(luò)信息化管理。但是由于工作人員的計(jì)算機(jī)水平不夠高，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理能力偏差，所以在管理的時(shí)候，會(huì)出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤、信息誤存等問(wèn)題，給廣大群眾帶來(lái)不必要的麻煩，給醫(yī)院的口碑帶來(lái)一定的負(fù)面影響。

3 強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案信息的策略

3.1 修建符合人事檔案管理要求的檔案室

一個(gè)獨(dú)立、專門的人事檔案室是進(jìn)行人事檔案管理的基礎(chǔ)。人事檔案屬于紙質(zhì)檔案，易腐易潮易燃燒，因此人事檔案室的裝修則顯得格外重要。在裝修過(guò)程中要嚴(yán)格遵循“六防”的原則，防火、防潮、防蛀、防盜、防光和防高溫。除此之外還應(yīng)該配備空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度記錄儀、報(bào)警裝置、防火裝置和排風(fēng)扇等儀器，從而保障人事檔案的存放和保管?？紤]到檔案的科技化水平管理，還應(yīng)該在檔案室修建工作臺(tái)，利于電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印件等硬件設(shè)施的擺放。

3.2 成立領(lǐng)導(dǎo)小組，全面提高檔案管理員素質(zhì)

成立由院長(zhǎng)為首、紀(jì)委為督導(dǎo)、人事科科長(zhǎng)為指導(dǎo)的人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，這一舉措不僅可以從宏觀政策上提高醫(yī)院對(duì)人事檔案管理的重視，強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的力度。要組建一支高素質(zhì)、高技能的人事檔案管理員隊(duì)伍。首先，優(yōu)先選拔政治思想素質(zhì)高的共產(chǎn)黨員；其次，對(duì)所選人員進(jìn)行專業(yè)技能的系統(tǒng)化培訓(xùn)，使其熟練掌握人事檔案管理的知識(shí)和流程，培訓(xùn)要循序漸進(jìn)并貫穿整個(gè)職業(yè)生涯，定期或者不定期對(duì)其進(jìn)行考核；最后，要不斷全面提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，如高尚的職業(yè)道德素質(zhì)、較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。人事檔案工作人員是一群默默無(wú)聞的無(wú)名英雄，是幕后工作者。人事檔案工作在人們眼里往往被認(rèn)為是沒(méi)有技術(shù)含量的機(jī)械勞動(dòng)。這就要求人事檔案工作人員樹(shù)立正確的價(jià)值觀、人生觀，增強(qiáng)信心，堅(jiān)定思想，平衡心態(tài)，以實(shí)際行動(dòng)維護(hù)個(gè)人尊嚴(yán)及檔案工作的職業(yè)榮譽(yù)。

3.3 改革舊制度，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新

陳舊的人事檔案管理制度已經(jīng)跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多樣性，人員身份及聘用崗位類別的不同，如干部、工人等等。對(duì)比，可以采用以下方法對(duì)人事檔案進(jìn)行創(chuàng)新性編排。首先，將所有檔案按照退休人員、在職人員分為兩大類，退休里面又進(jìn)一步細(xì)分到離休和退休。考慮到退休人員的檔案使用率較低，把退休人員的檔案歸在一起，可以放到檔案密集架的最里面。考慮到在職人員的身份不同，退休時(shí)間不同，可將檔案分為干部身份、工人身份兩大類，干部身份人員退休時(shí)間較晚，相對(duì)比較穩(wěn)定，而女工人退休時(shí)間較早，所以她們檔案的使用率相對(duì)較高。最后，在每一類別里按照漢字結(jié)構(gòu)或者姓氏拼音首字母進(jìn)行檔案的編排。這樣可以使檔案編排更合理，提高檔案密集架的使用率，在檔案的查閱上更省時(shí)省力。另外，醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，使人事檔案管理能與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。

3.4 開(kāi)發(fā)新系統(tǒng)，利用新科技，信息化管理

人事檔案管理工作應(yīng)該充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。首先，醫(yī)院應(yīng)該與口碑和業(yè)績(jī)都比較好的軟件公司合作，開(kāi)發(fā)適用于本醫(yī)院的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)要包括人事檔案十大分類材料的所有信息，對(duì)于像履歷表這類的表格可以有空模版便于輸入和導(dǎo)出。除此之外該數(shù)據(jù)庫(kù)還要注明每本檔案所在具體位置及目前使用情況。其次，檔案管理人員使用掃描儀將檔案原件掃描上傳到該數(shù)據(jù)庫(kù)，作為原始資料的圖片版本儲(chǔ)存在該庫(kù)，以便日后查閱。最后，對(duì)于一些個(gè)人基本信息，如年齡、學(xué)歷、職稱等，醫(yī)院?jiǎn)T工可以憑借自己賬號(hào)和密碼登錄該庫(kù)進(jìn)行查看，當(dāng)然查閱權(quán)限只能設(shè)為個(gè)人，這不僅可以使員工及時(shí)了解自己所處的水平，對(duì)未來(lái)做好職業(yè)規(guī)劃，還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，便于反饋和更改。另外，醫(yī)院要督促軟件公司對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，從而保證數(shù)據(jù)庫(kù)使用的準(zhǔn)確性和安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理是人力資源管理的主要內(nèi)容，而人力資源的管理關(guān)乎醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視醫(yī)院人事檔案管理工作，通過(guò)強(qiáng)化全員的檔案管理意識(shí)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加快檔案管理的信息化建設(shè)，健全檔案動(dòng)態(tài)管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)院、科技興院，推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

鄒軍麗（1976-），女，檔案館員，煙臺(tái)市中醫(yī)醫(yī)院工作。