王一超

摘 要：隨著經濟生產和人們對醫(yī)療生活需求的增加，醫(yī)院文書檔案管理的內容越來越多，管理越來越復雜，這大大提高了醫(yī)院文書檔案管理的難度。在現(xiàn)代化建設中，醫(yī)院文書檔案的管理與醫(yī)院的長遠發(fā)展息息相關。因此，醫(yī)院文書檔案管理需要不斷創(chuàng)新，更好地適應社會發(fā)展，滿足人民群眾的日常醫(yī)療需求，從而促進我國醫(yī)療事業(yè)的長遠發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；特征；創(chuàng)新方法

傳統(tǒng)的檔案管理方法逐漸出現(xiàn)許多問題，已經無法滿足醫(yī)院文書檔案管理的需要，這就需要一個醫(yī)院文書檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新。醫(yī)院要根據實際情況，提高管理的有效性，不斷提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，促進我國醫(yī)藥企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理的重要性

醫(yī)院文書檔案包含了醫(yī)院過去的歷史情況，記錄著各種經驗、教訓、研究成果和突出事跡的單位。在開發(fā)過程中，起著非常重要的作用，同時在分析單位的整體發(fā)展水平，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略中也占據著重要作用。醫(yī)院文書檔案中數(shù)據的準確性和真實性的特點能夠幫助醫(yī)院領導在制定相關的政策和程序，幫助他們改善決策結果，并確保其科學性和合理性。因此，醫(yī)院文書檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展具有重要意義[1]。

1.1 醫(yī)院文書檔案管理的特點分析

在醫(yī)院文件檔案管理中，它涉及的領域廣泛，檔案種類繁多，內容全面，能夠反映醫(yī)院的基本情況。一般來說，醫(yī)院文件管理的主要特點包括：

1）全面性。在醫(yī)院文書檔案管理工作的實際過程，相應的內部組織的檔案管理醫(yī)院綜合檔案管理，如果從文件的類型上分析，它主要包括：人事檔案，基礎設施建設檔案、科研檔案、財務管理、記錄、醫(yī)療記錄、總務工作記錄，醫(yī)院醫(yī)療設備檔案、黨工作文件等。它不僅包括有關規(guī)定、政策指導和業(yè)務文檔或上級部門出具由醫(yī)院制定本身，還包括醫(yī)院的文件與有關單位交換或其他部門或一些文件來編譯歷史記錄[2]。

2）專業(yè)。一般來說，醫(yī)院在實際工作過程中都是以相應的醫(yī)療工作為基礎的，并且在實際工作中能夠形成相應的文件，能夠體現(xiàn)工作的主體。因此，相應的文件文件具有較強的專業(yè)性。例如，醫(yī)院在發(fā)展過程中制定的長期規(guī)劃和專業(yè)診療，以及各方面的檔案管理都具有一定的專業(yè)性。

3）保密。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，做好檔案管理工作的主要目的是為醫(yī)院相關工作提供一定的指導，而相應的文件檔案管理具有保密性強、操作性強的特點，其開放度較低，只有在醫(yī)院工作人員的查看下，才能提供更深層次的服務。

4）分階段保存。醫(yī)院在發(fā)展過程中，相應的更重要的是，為了確保醫(yī)院在一定階段的工作可以順利進行，文件需要有一定的連續(xù)性、系統(tǒng)性和完整性。因此，一個階段的醫(yī)院文書檔案管理工作一般會保存一年或半年。

2 醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新

2.1 轉變觀念，夯實醫(yī)院文件檔案管理工作的基礎

醫(yī)院醫(yī)療服務是工作重心，文件不能直接創(chuàng)造經濟效益，加上它的業(yè)務知識有一定的局限性，在實際工作中經常出現(xiàn)不足的理解文檔文件管理的意義[3]。沒有足夠的關注，因此急需提高全體員工的灌注，特別是要改變領導干部的檔案工作的傳統(tǒng)態(tài)度，改變他們的舊觀念。對此，有必要進一步加強檔案宣傳，并采用不同形式廣泛的宣傳法律、法規(guī)、規(guī)章的檔案工作，使職工能夠充分意識到整個醫(yī)院的文件檔案管理的重要性，以更好地支持和配合開發(fā)文檔文件的管理。醫(yī)院管理者應當建立檔案管理領導小組，采取切實有力的政策措施，加強文檔文件管理，以促進檔案意識的形成，創(chuàng)造一個良好的氛圍有利于醫(yī)院文書檔案工作的發(fā)展。

2.2 完善制度，提高醫(yī)院文件檔案管理質量

文件檔案管理是一項長期的工作，醫(yī)院應完善文件檔案管理制度，推動文件工作進入規(guī)范化、制度化的管理軌道。文件保存應該根據國家檔案管理規(guī)定，聯(lián)系醫(yī)院的現(xiàn)實，將一些碰到的現(xiàn)實問題及時解決，如正確的定義文件的文件材料，區(qū)分檔案保存期，使文件方便存儲和使用。同時，有必要對文件系統(tǒng)進行修改和完善，如文件、存儲、利用、保密、損壞等文件管理人員的職責，進一步規(guī)范文件和文件管理人員在文件工作中的行為，確保系統(tǒng)遵守行為準則。同時，醫(yī)院實行院長負責制、領導負責制、職能科室負責制、分級負責制。定期或不定期的監(jiān)督、檢查和考核，及時處理問題，確保制度的全面實施[4]。

2.3 注重人才培養(yǎng)，加強醫(yī)院文書檔案管理

目前一些醫(yī)院文書檔案管理人員存在專業(yè)知識欠缺、綜合知識欠缺、計算機操作水平不高等問題，檔案梯隊不合理，缺乏現(xiàn)代知識的新力量和創(chuàng)新意識。文檔的人才隊伍建設，應注重改善醫(yī)院的結構，加強現(xiàn)有人員的培訓，采取“請進來，走出去”的方式，邀請知名醫(yī)院文書檔案管理專家研討會，鼓勵業(yè)務知識的更新，學習技術骨干定期醫(yī)院文書檔案業(yè)務知識培訓，使員工文檔不但要繼承傳統(tǒng)理論，了解文件工作的概念，同時也研究了探索新形勢下檔案工作發(fā)展的意識。運用先進的技術解決新問題，進一步提高醫(yī)院文書檔案的整體質量，提高醫(yī)院文書檔案管理水平，確保醫(yī)院文書檔案工作的強勁發(fā)展勢頭[5]。

2.4 運用科技手段提高醫(yī)院文件管理效率

科學技術是第一生產力，加大資金投入，引進現(xiàn)代化技術和設備，是提高醫(yī)院文獻檔案管理效率，實現(xiàn)科學檔案管理的必要條件。構建文件以反映內部隱藏和提高文件的使用信息管理系統(tǒng)的目標，建立多維的書籍和文件管理模式。這是由于信息存儲和檢索系統(tǒng)不僅可以節(jié)省大量的人力和物質資源和財務資源，縮短搜索時間，并可以大大減少手工檢索誤差，提高精度。同時，完善文件實體管理系統(tǒng)，設置防盜監(jiān)控、自動溫濕度控制系統(tǒng)、除塵、防蟲、防磁等設施，延長文件的使用壽命，維護文件的完整性和安全性。通過加大對文檔設備軟硬件的投入，及時實現(xiàn)醫(yī)院文檔和文件的采集、存儲和數(shù)字化，利用網絡使醫(yī)院文檔和文件的管理更加合理和高效。

2.5 以開發(fā)利用為目標，實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的價值

檔案管理的最終目的是使檔案得到充分的開發(fā)和利用，醫(yī)院文件管理人員應根據自身職責調整服務模式，將被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨峁┫冗M的跟蹤服務。多渠道、多角度開發(fā)文獻檔案信息資源，深入利用和處理信息，為醫(yī)院管理、決策、工作質量評價、醫(yī)療、科研、教學等提供服務。同時，積極寫“醫(yī)院發(fā)展歷史”和“時間軸”。同時明確各級各類人員的責任，把文件放到現(xiàn)實生活中提取出有價值的信息。加強檔案信息反饋管理，實現(xiàn)檔案信息資源共享，充分發(fā)揮檔案信息資源的社會效益，促進醫(yī)院科學發(fā)展。

3 結束語

總之，醫(yī)院文書檔案管理是一項系統(tǒng)工程，應在意識形態(tài)建設在，在管理模式的基礎上不斷創(chuàng)新。同時還需要跟上時代的步伐，使醫(yī)院的文檔文件管理功能和活力，滿足社會進步和發(fā)展對醫(yī)院文書檔案管理提出的新的和更高的要求。

參考文獻

[1]陳佳強.醫(yī)院文書檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法[J].辦公室業(yè)務，2016（16）.

[2]陳海英.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2018，No.292（11）：125.

[3]吳玉梅.淺談醫(yī)院文書檔案管理創(chuàng)新的有效途徑[J].辦公室業(yè)務，2015（17）：77-78.

[4]王家壽.淺談醫(yī)院文書檔案管理的特點與幾點體會[J].卷宗，2015（8）：115-116.

[5]陳家義.醫(yī)院文書檔案管理工作[J].中國醫(yī)學創(chuàng)新，2012，10（10）：91-92.